Case Study: Bolt

Comment Bolt a fait évoluer ses voyages d'affaires avec TravelPerk

Présent dans plus de 600 villes et 50 pays, Bolt s’est donné pour mission de réduire le besoin de voitures particulières dans le monde entier. De Cape Town à Copenhague, Bolt propose une meilleure alternative à chaque utilisation d’une voiture privée : VTC, location de voitures, trottinettes et vélos électriques en libre-service, livraison de repas et de courses.

Fondée en 2013, l’équipe de Bolt a connu une expansion rapide. Basée en Estonie, l’entreprise s’est développée pour compter 51 bureaux à travers le monde, avec des hubs majeurs en Allemagne, en Roumanie et en Pologne. À mesure que Bolt entrait sur de nouveaux marchés, les déplacements professionnels sont devenus essentiels à ses opérations.

« À mesure que l’entreprise se développe, les voyages d’affaires nous aident à faire avancer les choses, à construire de nouvelles relations et à renforcer notre présence dans tous ces nouveaux marchés. »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands

Les employés de Bolt voyagent pour des réunions inter-bureaux, des sommets régionaux et des événements annuels d’entreprise afin de maintenir les liens et de favoriser la collaboration. En 2018, Bolt connaissait une période passionnante d’hypercroissance. L’expansion rapide de l’équipe a mis en lumière les limites des processus manuels inefficaces et la nécessité d’une solution plus fluide pour organiser les voyages professionnels.

Une efficacité extrême pour accompagner l’hypercroissance

Gérer un nombre croissant de voyageurs représentait de nombreux défis, allant de la coordination des itinéraires à l’optimisation des budgets. Cette période intense de croissance et de déplacements exigeait une efficacité maximale. L’équipe dirigeante de Bolt a cherché une solution pour simplifier les flux de travail, et TravelPerk s’est imposé comme le choix idéal pour optimiser leur gestion des voyages d’affaires.

« L’automatisation du processus de réservation grâce à TravelPerk a été une vraie révolution. Cela nous a permis de monter en charge beaucoup plus facilement et de répondre aux besoins de notre équipe en pleine expansion. »

Kertu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

TravelPerk a simplifié la réservation en permettant aux voyageurs d’organiser leurs itinéraires en quelques clics. Plus besoin de jongler entre plusieurs sites : les employés de Bolt disposent d’une plateforme conviviale avec une offre complète d’hébergements, de vols et de transports terrestres.

« L’interface est claire et simple à utiliser, la réservation est intuitive pour notre équipe. Cela nous fait gagner du temps et rend le processus fluide. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experienc Manager and Travel Manager

Avec TravelPerk, les responsables voyages peuvent facilement intégrer les politiques de voyage directement au sein du processus de réservation. En quelques minutes, il est possible de configurer des paramètres pour que seules les options respectant les règles établies soient proposées. Ces voyages sont alors automatiquement approuvés, ce qui évite une surcharge de demandes pour les responsables et permet aux collaborateurs de réserver au meilleur prix. Tout itinéraire non conforme est signalé pour approbation et transmis à l'interlocuteur adéquat.

D’un travail manuel chronophage à des intégrations fluides

Aujourd’hui, Bolt emploie plus de 4 000 personnes sur cinq continents. En sept ans, les équipes ont effectué 27 000 voyages d’affaires, soit environ 7 000 par an. En 2024, Bolt a réservé quelque 11 000 prestations pour plus de 2 000 collaborateurs.

Mais les bénéfices de TravelPerk vont bien au-delà de la réservation. La plateforme s’intègre facilement à d’autres outils pour optimiser l’ensemble des flux de travail liés aux déplacements. Par exemple, Bolt utilise Workday, une plateforme RH basée sur l’IA. Initialement, les équipes techniques de Bolt ont connecté Workday à TravelPerk via une API. Cela a permis de centraliser automatiquement les données des employés. TravelPerk a ensuite développé une intégration complète avec Workday, simplifiant encore davantage les opérations RH de Bolt.

« L’intégration RH avec Workday est un vrai plus. Le flux de données est fluide, plus besoin de mises à jour manuelles, tout reste synchronisé. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Automatiser les tâches répétitives permet d’éviter les erreurs de saisie et de libérer un temps précieux pour les administrateurs. Les équipes de Bolt n’ont plus besoin de faire des croisements manuels entre systèmes, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Des rapports détaillés pour optimiser la conformité

Kerttu apprécie tout particulièrement les rapports de TravelPerk, qui offrent une visibilité précieuse sur les données de voyage des employés de Bolt. Grâce aux filtres, il est facile d’ajuster les rapports pour suivre les dépenses par département, destination ou collaborateur.

« Les nouveaux filtres nous donnent plus de flexibilité pour analyser les données. Cela nous aide à mieux comprendre les tendances et les dépenses. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Une meilleure visibilité permet à Bolt de mieux comprendre les habitudes et préférences des voyageurs, et d’ajuster ses politiques de voyage en conséquence. L’accès aux données en temps réel aide Laura et Kerttu à améliorer l’expérience collaborateur et le respect des règles internes.

« Nous cherchons à trouver le bon équilibre entre prix compétitifs et flexibilité, afin d’adapter nos choix selon les retours des employés. »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands

TravelPerk, grâce à ses validations automatiques et ses politiques intégrées, a permis à Bolt de réduire de 10 % ses dépenses voyages. De plus, l'identification de nouvelles opportunités d'économies est grandement facilitée par les rapports complets et le support client de TravelPerk.

Un accompagnement personnalisé pour les déplacements de Bolt

Depuis le début du partenariat entre Bolt et TravelPerk, des account managers dédiés accompagnent l’équipe. Ils assurent la formation, intègrent les retours des utilisateurs pour améliorer la plateforme et ajoutent régulièrement de nouvelles fonctionnalités. TravelPerk fournit aussi un service client continu. Les voyageurs bénéficient d’un support 24 h/24, 7 j/7, toute l’année, par email, téléphone ou chat.

« Nous tenons à remercier nos account managers. Nous sommes très reconnaissants pour toutes les améliorations qu'ils ont apportées suite à nos retours. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

En automatisant et en simplifiant ses processus avec TravelPerk, Bolt a pu faire évoluer son programme de voyages sans stress. Alors que l’entreprise poursuit sa croissance, les solutions TravelPerk permettent aux équipes de se concentrer sur des sujets plus stratégiques.

« Avec une croissance aussi rapide, il est essentiel d’opter pour des solutions évolutives afin de rester agiles sans se perdre dans les détails. C’est formidable de voir que TravelPerk partage cette vision – nous avons hâte de voir la suite ! »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands