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¿Son mejores las agencias de viajes corporativos en línea o las tradicionales?

30 Jun 2022 6 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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¿Son mejores las agencias de viajes corporativos en línea o las tradicionales?

Si eres gestor de viajes o te encargas de reservar y gestionar viajes de negocios para tu empresa, seguramente te hayas topado con muchos de los retos habituales de los viajes de negocios: procesos de reserva muy lentos, costosas facturas de vuelos y hoteles, y problemas a la hora de gestionar los gastos de los viajes, entre otras cosas.

Cuando las empresas se enfrentan a estos retos una y otra vez, muchas de ellas optan por externalizar la gestión de los viajes de negocios a agencias de viajes especializadas. Y, con la creciente tendencia de digitalizar muchos servicios corporativos, son cada vez más las empresas que recurren a la tecnología para automatizar la mayor parte de sus procesos y ahorrarse tiempo y dinero.

Esto significa que las organizaciones pueden usar una agencia de viajes corporativa en línea o una tradicional para gestionar sus programas de viajes de negocios. Aquí, analizamos las diferencias entre ambas opciones para ayudarte a decidir qué le conviene más a tu empresa.

Cómo funcionan las agencias de viajes tradicionales

Las agencias de viajes tradicionales cuentan con expertos en viajes y consultores de viajes que operan en un establecimiento y trabajan con las empresas para gestionar las necesidades de sus viajes de negocios.

De acuerdo con los planes y las necesidades de los viajes de negocios de las empresas, suelen realizar las siguientes tareas:

  • Reservar vuelos y otros medios de transporte (coches de alquiler, trenes, etc.)
  • Reservar hoteles
  • Crear itinerarios de viaje para viajes de negocios
  • Obtener visados de viaje
  • Garantizar que se cumplan las responsabilidades del deber de asistencia y protección
  • Trabajar con los departamentos financieros para facilitar los procesos relacionados con los gastos de viaje
  • Proporcionar asistencia a los viajeros de negocios

Las empresas usan agencias tradicionales para acceder a mejores ofertas de viajes y para reducir las fricciones que se suelen encontrar a la hora de gestionar viajes. Aunque las agencias de viajes tradicionales suelen tener años de experiencia en el sector de los viajes y pueden quitarte de encima los arduos procesos de reserva, muchas no son capaces de cumplir los estándares que necesitan las empresas modernas.

Por ejemplo, aunque los agentes de viajes se encarguen de gestionar todo el proceso de los viajes de negocios, muchas empresas siguen encontrándose inmersas en un bucle de idas y venidas con los agentes, ya que estos tratan de confirmar todos los datos de los viajes. Así que en vez de ahorrar tiempo, las empresas acaban tardando el doble en reservar un viaje.

Además, para reservar un viaje, suele ser necesario llamar a un número directo y tendrás que pagar por cada llamada si no consigues reservar el viaje a la primera. Esto se suma a los gastos de gestión y a la comisión que ya te habrán cobrado. Y, dado que las empresas de gestión de viajes tradicionales normalmente trabajan de 9:00 a 17:00, suelen cobrar por la asistencia proporcionada fuera de este horario, por lo que pueden tardar más en atender tu consulta.

Además, aunque las agencias tradicionales suelen tener acceso a tarifas negociadas con los proveedores, estas dependen del volumen de ventas que sean capaces de ofrecer. A menudo, las opciones de viaje que te den serán limitadas y no te vendrán del todo bien, pero a la agencia sí.

Cómo funcionan las agencias de viajes corporativos modernas con plataformas en línea

Las agencias de viajes corporativos en línea con herramientas de reserva en línea pueden satisfacer mucho mejor todas las necesidades de tus viajes de negocios.

No solo te permiten gestionar y optimizar cualquier aspecto relacionado con el proceso de los viajes de negocios desde una sola plataforma, sino que también te dan acceso instantáneo a grandes inventarios de vuelos y alojamientos, y a tarifas negociadas, por lo que puedes acceder a las tarifas que más te convienen.

Las plataformas de gestión de viajes, como TravelPerk, eliminan al intermediario corporativo de la ecuación y te dan las herramientas y la libertad de gestionar tu propio programa de viajes en tus propios términos.

Aquí tienes algunas formas en que la plataforma de gestión de viajes en línea de TravelPerk puede responder a las necesidades de tus viajes de negocios:

  • Cualquier persona de tu organización puede buscar, reservar y gestionar fácilmente todas las reservas de vuelos y alojamientos desde la sencilla plataforma de TravelPerk
  • Tienes acceso al mayor inventario del mundo para reservar vuelos corporativos y alojamientos con las mejores tarifas
  • Puedes incorporar tu política de viaje y los flujos de trabajo de aprobación en la plataforma para garantizar su cumplimiento
  • Puedes garantizar la seguridad de los viajeros en todo momento con nuestra solución de gestión de riesgos, ya que te permite saber dónde se encuentran en todo momento y qué situaciones debes gestionar
  • Tanto tú como los viajeros podéis acceder a un servicio de asistencia 24/7, los 365 días del año, con un tiempo de respuesta de 15 segundos

Además, las agencias de viajes corporativos en línea con plataformas se adaptan a tu crecimiento. Son fáciles de escalari para adaptarse al crecimiento de tu empresa y, dado que todos tus datos de gastos de viaje están conectados en un solo lugar, también te ayudan a optimizar tu programa de viajes proporcionándote informes de gastos inteligibles y detallados.

¿Son mejores las agencias de viajes corporativos en línea o las tradicionales?

El éxito de tu programa de viajes corporativos depende de la gestión de viajes corporativos en línea.

La gran mayoría de los servicios de viajes corporativos siguen empleando procesos de gestión de viajes tradicionales en un mundo cada vez más digital, lo que simplemente no encaja con las necesidades de las organizaciones modernas, que buscan ahorrar tiempo y dinero.

Al combinar servicios humanos con tecnología de vanguardia, las agencias de viajes y las plataformas en línea pueden ayudarte a automatizar procesos que normalmente tardan horas, ahorrarte dinero presentándote las mejores tarifas (que no se ven influidas por los objetivos de ningún agente) y darte la flexibilidad y el apoyo necesarios para ejecutar tu programa de viajes de negocios de forma eficiente.

Las herramientas de viajes corporativos en línea son el futuro de la gestión de viajes de negocios

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