5 gastos habituales en viajes que las empresas no deberían pagar nunca

Las compañías pagan los viajes de los empleados a las oficinas de clientes, eventos y más. Esto es de esperar, pero hay algunos costes de viaje que las empresas no deberían tener que cubrir. Y no estamos hablando de cosas obvias como cócteles a precios abusivos.

Estos gastos repetitivos de viaje no son caprichos, sino que suceden debido a que los viajes de negocios están retrasados a comparación de los viajes de ocio en cuanto a flexibilidad, visibilidad y más. Veamos estos cinco gastos que deberías eliminar de inmediato:

1. Tasas para llamadas a Atención al Cliente y cambios de itinerario

No importa si estás llamando para una consulta inicial, una pregunta simple sobre una reserva existente o un cambio de itinerario. Si tu negocio usa un agente de viajes corporativo, probablemente te estén cobrando todas las interacciones con atención al cliente.

A raíz de los recortes en las comisiones desde 1995 a 2001 (cuando las comisiones fueron del 9% al 0-1%), las agencias de viajes migraron en gran parte a un modelo basado en tasas. Las aerolíneas ya no querían pagar comisiones —¿por qué querrían cuando internet puso su inventario disponible ampliamente?—así que el coste operativo de las agencias de viajes se impuso a los consumidores y empresas mediante las tasas de servicio.

Tasas para reservas, para transacciones, para llamadas a Atención al Cliente, para cambios, para preguntas, para problemas… por mencionar algunas. El modelo de los años 80 de imponer tasas ha desaparecido en todas las otras industrias menos la de los viajes de negocios, y ya es hora de que desaparezca.

Tu negocio NO debería pagar para un buen servicio cuando ya estás pagando por el coste de los vuelos y el hotel. Para no pagar más estas tasas de 35-100€, usa una herramienta de reservas de viajes que incluya Atención al Cliente 24/7 sin coste adicional.

2. Reservas hechas fuera de la política de viaje

Pueden haber muchos beneficios con los viajes no gestionados, donde las reservas las hacen los empleados en vez de usar un gestor de viajes corporativo, pero hay una clara desventaja: Los empleados que no hacen caso a la política de viaje de la compañía.

Por ejemplo, quizás tu política de viaje requiere que el empleado escoja un vuelo con escala si el precio es menor, pero aun así lleguen a su destino a tiempo. Los empleados pueden conscientemente (o inconscientemente si no habían leído la política) reservar vuelos directos porque son más convenientes.

“El principal motivo para que los viajeros se salten la política es porque están buscando el itinerario perfecto para su viaje: el hotel que está más cerca del sitio de reuniones, o el vuelo que les conviene más en cuanto a horarios. El aspecto en que los viajeros de negocios y de ocio coinciden es en la importancia de las reseñas.” – PhocusWright

Los viajeros de negocios quieren conveniencia, información y acceso a opciones de vuelos. Quieres proveerlos con todo eso, al mismo tiempo que mantienes sus viajes dentro de la política. Para dejar de pagar viajes que no se atienen a los límites, usa una herramienta que automatice tu política de viaje y permita aprobar viajes cuando sea necesario.

3. Transporte grupal para un evento

¿Se aproxima la fecha para una gran conferencia?¿Una reunión en la oficina de Londres que requiere la presencia de cuatro empleados de Milán?

Sea cual sea la razón para un viaje de negocios en grupo, asegúrate de que tus empleados se están coordinando para ayudar a reducir los costes. A continuación, algunos errores frecuentes:

  • No poner a todos los viajeros en un vuelo de bajo coste (reservas de último minuto o falta de previsión)
  • No obtener ofertas para grupos para múltiples habitaciones en un solo hotel
  • No coordinar el transporte en automóvil, como coger un solo taxi del hotel al lugar de la reunión

Si no tienes un gestor de viajes, establece un viajero como el representante para ayudar a coordinar al grupo. Las empresas pueden ahorrar mucho dinero cuando no dejan abandonados a sus empleados y no les deja organizar individualmente su transporte para un viaje en grupo.

4. Márgenes de beneficios (o Markups) y comisiones en vuelos

Pese a que las comisiones para las agencias de viajes corporativas están en gran medida muertas, no han desaparecido por completo.

Algunas soluciones tradicionales usadas por grandes corporaciones aún operan con comisiones y hacen tratos con las aerolíneas para ayudar a gestionar los viajes de compañías que tienen presupuestos de viajes gigantescos (hablamos de millones).

Las corporaciones gigantescas se pueden beneficiar de estar ligados a un gestor de viajes en concreto y a una aerolínea en específico, pero para la gran mayoría de compañías, aceptar esas comisiones es un derroche de dinero.

Para ahorrar dinero, las compañías necesitan acceso a un inventario en línea para consumidores y evitar los markups por completo. Al igual que con los viajes de ocio, quieres que la plataforma de reservas haga dinero de comisiones con las aerolíneas y hoteles —no markups para el consumidor o la empresa.

5. Hoteles caros en ciudades baratas

Si el presupuesto diario no varía según la ciudad, ya te puedes imaginar que los trabajadores disfrutarán una mejor estancia en áreas más económicas. ¿Una suite en el Hilton, alguien?

Del mismo modo, si los presupuestos de los vuelos no se implementan por distancia (o al menos por doméstico versus internacional), puedes asumir que los viajeros estarán tentados a usar la totalidad del presupuesto para su conveniencia personal.

Para lograr un coste justo de los diferentes viajes de negocios, necesitas un presupuesto plenamente optimizado. Agregar y analizar datos puede ser una gran victoria. Descubre qué límites son razonables y establecelos. Tener un presupuesto optimizado usando datos reales es mucho más poderoso que establecer límites a ciegas, cosa que puede hacer que los viajeros tengan experiencias totalmente diferentes en diferentes áreas, creando tensión y frustración.

Tu negocio no debería tener viajes caros en ciudades pequeñas, pero del mismo modo, los viajeros de negocios no apreciarán condiciones malas en grandes ciudades metropolitanas. Establecer presupuestos diarios más específicos y formular políticas de viaje basadas en datos reales te va a ayudar.

Para salir ganando cuando optimices el presupuesto, asegúrate que tu equipo de finanzas tiene acceso a todos los datos de viaje y que la política de viaje está completamente automatizada y se logra la diferencia de precios por ciudad.

Eliminar estos cinco costes habituales en los viajes de negocios puede ayudarte a reducir mucho los gastos en viajes y así tener más dinero para dedicar el viaje a lo que realmente importa.

TravelPerk está cambiando el panorama para los viajeros de negocios y ayudando a las empresas a ahorrar en viajes. Empieza tu también.