5 gängige Reisekosten, die von Unternehmen niemals bezahlt werden sollten

Unternehmen zahlen für Dienstreisen von Angestellten zu Kundenstandorten, Veranstaltungen und mehr. Dies ist auch zu erwarten. Aber es gibt einige Reisekosten, die Unternehmen einfach nicht übernehmen sollten. Und wir reden hier nicht über so offensichtliche Dinge wie überteuerte Cocktails.

Diese gängigen Reisekosten sind kein Luxus, sondern existieren vielmehr, weil Geschäftsreisen hinsichtlich Flexibilität, Transparenz und anderem weit hinter den Privatreisen zurückbleiben. Lassen Sie uns auf die fünf Ausgaben eingehen, die Sie sofort abschaffen sollten.

1. Gebühren für Anrufe beim Kundenservice und Änderungen des Reiseplans

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Erstberatung, eine einfache Frage zu einer bestehenden Buchung oder um eine Änderung der Reiseroute handelt. Wenn Ihr Unternehmen mit einem Geschäftsreisebüro zusammenarbeitet, werden Ihnen die Interaktionen mit dem Kundenservice wahrscheinlich in Rechnung gestellt.

Nach den Provisionskürzungen von 1995 bis 2001 (als die Provisionen von 9 % auf 0-1 % sanken), gingen die Reisebüros weitgehend zu einem auf Gebühren basierenden Modell über. Die Fluggesellschaften wollten keine Provisionen mehr zahlen – warum auch, wenn das Inventar über das Internet überall verfügbar ist – und die Betriebskosten der Reisebüros verlagerten sich über Servicegebühren auf Kunden und Unternehmen.

Gebühren für Buchungen, für Zahlungen, für Anrufe beim Kundendienst, für Änderungen, für Fragen, für Probleme … um nur einige zu nennen. Das in den 1980er-Jahren eingeführte Geschäftsmodell mit Gebühren wurde in allen anderen Branchen abgeschafft, und es ist an der Zeit, dass es auch bei Geschäftsreisen verworfen wird.

Ihr Unternehmen sollte NICHT mehr Geld für guten Service ausgeben müssen, wenn die Kosten für Flug und Hotel bereits bezahlt werden. Um diese 35-100 € Gebühren zu sparen, verwenden Sie ein Buchungssystem für Geschäftsreisen, das einen 24/7 Kundenservice ohne zusätzliche Kosten anbietet.

2. Buchungen, die komplett außerhalb der Richtlinie erfolgen

Die Vorteile von nicht kontrollierten Reisen (bei denen die Buchungen intern und nicht von einem Geschäftsreisemanager bearbeitet werden) sind vielfältig, aber es gibt auch eine offensichtliche Schwäche: Angestellte, die die Reiserichtlinien des Unternehmens missachten.

Vielleicht verlangt Ihre Reiserichtlinie z.B., dass Angestellte einen Flug mit Zwischenlandung wählen, wenn dieser zu einem niedrigeren Preis verfügbar ist und dennoch pünktlich am Zielort ankommt. Möglicherweise buchen Angestellte bewusst (oder unbewusst, wenn sie die Richtlinie nicht wirklich gelesen haben) Direktflüge, weil diese bequemer sind.

„Der Hauptgrund für Abweichungen der Reisenden ist die Suche nach der perfekten Planung ihrer Geschäftsreise: das Hotel, das dem Tagungsort am nächsten liegt, oder der Flug, der zeitlich am komfortabelsten ist. Wo sich Geschäftsreisende und Urlaubsreisende nicht unterscheiden, ist die Bedeutung, die sie den Bewertungen beimessen“. – PhocusWright

Geschäftsreisende wünschen sich Bequemlichkeit, nützliche Informationen und Zugang zu Flugangeboten. Genau das wollen Sie ihnen bieten… und gleichzeitig ihre Reisen innerhalb der Richtlinien halten. Um die Zahlung für Reisen außerhalb festgelegter Limits zu unterbinden, verwenden Sie ein Tool, das Ihre Richtlinien automatisiert und bei Bedarf eine Genehmigung einholt.

3. Individuelle Beförderung zu einer Gruppenveranstaltung

Steht eine große Konferenz bevor? Eine Besprechung im Londoner Büro, das die Teilnahme von vier Mitarbeitern aus Mailand erfordert?

Egal aus welchem Grund die Gruppe auf Geschäftsreisen geht, stellen Sie sicher, dass die Angestellten sich gut koordinieren, um zur Kostensenkung beizutragen. Hier sind einige häufige Probleme:

  • Nicht alle Reisenden auf einen Billigflug zu bekommen (Last-Minute-Buchungen oder fehlende Planung)
  • Keine Gruppenrabatte für mehrere Zimmer in einem einzigen Hotel erhalten
  • Keine Koordination von Fahrten mit dem Auto, wie z.B. ein einziges Taxi vom Hotel zum Tagungsort zu teilen

Wenn Sie keinen Reisemanager haben, bestimmen Sie einen Reisenden, der bei der Koordination mit allen Reisenden hilft. Wenn niemand zurückbleibt und sich jemand um die Koordination des Transports kümmert, dann können Unternehmen erheblich Kosten reduzieren.

4. Flugpreisaufschläge und Provisionen

Die Provisionen für Reisebüros sind zwar weitgehend gestrichen, aber sie sind nicht völlig weggefallen.

Einige alte Systeme, die von großen Unternehmen genutzt werden, arbeiten immer noch mit Provisionen. Sie haben Verträge mit Fluggesellschaften abgeschlossen, um Unternehmen mit riesigen Reisebudgets (wir sprechen von Millionen) beim Reisemanagement zu unterstützen.

Gigantische Unternehmen mögen davon profitieren, an einen bestimmten Reisemanager und eine bestimmte Fluggesellschaft gebunden zu sein, aber für die große Mehrheit der Unternehmen ist es Geldverschwendung, diese Provisionen zu zahlen.

Um Geld zu sparen, müssen Unternehmen Zugang zum Online-Angebot für Urlaubsreisen haben und Aufschläge völlig vermeiden. Genau wie bei Privatreisen möchten Sie, dass die Buchungsplattform die Einnahmen aus Provisionen von Fluggesellschaften und Hotels erzielt – und nicht durch Preisaufschläge für den Kunden oder das Unternehmen.

5. Teure Hotels in preiswerten Städten

Wenn die Tagespauschalen nicht von Stadt zu Stadt variieren, können Sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiter einen angenehmeren Aufenthalt in preiswerteren Gegenden verbringen werden. Möchte jemand eine Hilton Suite?

Entsprechend können Sie annehmen, dass Reisende geneigt sind, ihr Budget auszunutzen und damit ihren persönlichen Komfort zu maximieren, wenn die Kostengrenze für Flüge nicht nach Entfernung (oder zumindest nach Inlands- und internationalen Flügen) festgelegt werden.

Um die Kosten für Geschäftsreisen in allen Bereichen gerecht zu gestalten, benötigen Sie ein vollständig optimiertes Budget. Das Aggregieren und Analysieren von Reisedaten kann dabei ein großer Vorteil sein. Entdecken Sie, welche Kostengrenzen sinnvoll sind, und setzen Sie sie entsprechend fest. Ein optimiertes, datengestütztes Budget ist viel wirkungsvoller als pauschale Limits, die Reisende dazu zwingen können, in verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche Erfahrungen zu machen, was zu Anspannung und Frustration führen kann.

Ihr Unternehmen sollte keine teuren Reisen in preiswerte Regionen planen. Aber gleichzeitig werden Geschäftsreisende schlechte Bedingungen in großen Metropolen auch nicht begrüßen. Die Festlegung spezifischerer Tagespauschalen und die Formulierung von Reiserichtlinien auf der Grundlage realer Daten können helfen.

Um bei der Optimierung des Budgets zu punkten, stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzteam Zugriff auf alle Reisedaten hat, dass die Reiserichtlinien vollständig automatisiert sind und dass die Preise nach Städten differenziert werden.

Die Abschaffung dieser fünf gängigen Geschäftsreisekosten kann Ihnen helfen, die Ausgaben zu senken und mehr Geld für die wirklich wichtigen Reisen einzusetzen.

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