"Heute erhalten wir eine einzige Rechnung für unsere gesamten Geschäftsreisen. Das macht uns das Leben deutlich leichter."

Olivier Billon CEOYkone

30%
Zeitersparnis
100+
Reisen pro Monat
8
Zentrale
Industrie :
Marketing
Mitarbeiter:
60
Zentrale :
Paris

Als international tätige Agentur für Influencer Marketing arbeitet Ykone mit den bekanntesten Marken der Welt zusammen

Mit höchst kreativen Inhalten unterstützt Ykone Marken bei der Realisierung erfolgreicher internationaler Kampagnen, die nicht nur optisch ansprechend und wirkungsvoll sind, sondern auch konkrete Ergebnisse liefern. Ykone führt Content Creators oder „Influencer“ in optimaler Kombination mit Marken zusammen. Aufgrund der Geschäftstätigkeit der Agentur verursachen nicht nur die eigenen Mitarbeiter Kosten für Geschäftsreisen. Ykone kümmert sich nämlich auch darum, Influencer für Video- und Fotoshootings zu Locations in aller Welt zu fliegen.

„Bevor wir TravelPerk nutzten, erfolgte die Buchung von Geschäftsreisen in unserem Unternehmen auf ziemlich altmodische Weise. Wir buchten Hotels und Flüge über Verbraucherseiten. Es war ein Albtraum, den Überblick über alles zu behalten.“

Olivier Billon, CEO bei Ykone

Die Herausforderung projektbezogene Ausgaben im Blick zu behalten

„Bevor wir TravelPerk nutzten, erfolgte die Buchung von Geschäftsreisen in unserem Unternehmen auf ziemlich altmodische Weise“, so Olivier Billon, CEO von Ykone. „Wir buchten Hotels und Flüge über Verbraucherseiten. Es war ein Albtraum, den Überblick über alles zu behalten.“ Unsere Mitarbeiter mussten konstant Reisepläne zusammenstellen und Fragen an die Influencer beantworten. Außerdem war es nicht leicht, den Überblick über die monatlichen Kosten zu behalten, die für die einzelnen Kundenprojekte und für das Unternehmen insgesamt anfielen.

„Bei vielen unserer Projekte sind Reisen erforderlich. Da wir zunehmend mit Luxusmarken zusammenarbeiten, müssen wir dafür sorgen, dass unsere Influencer mit ihren Reisen in jeder Hinsicht zufrieden sind“, so Billon. Das Unternehmen war also dringend darauf angewiesen, die Art und Weise seiner Reisebuchungen zu optimieren. Es wurde von Tag zu Tag schwieriger, Rechnungen einzufordern und Reisepläne zu erstellen. Trotzdem konnte Ykone es sich nicht leisten, den Zugang zu erstklassigen Reisekonditionen aufs Spiel zu setzen, um seinen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Upgrade des Travel-Managements und Kontrolle der monatlichen Ausgaben

Billon entdeckte TravelPerk bei einer Internetsuche und war beeindruckt von den Werten des Unternehmens und dessen erklärtem Ziel, das Konzept Geschäftsreisen völlig neu aufzulegen. Das Unternehmen wechselte für seine Geschäftsreisebuchungen von Online-Buchungssystemen für Verbraucher zu TravelPerk – und hat diesen Schritt nie bereut. Da die Reisebudgets vorab genehmigt werden, können Geschäftsreisende oder Kundenbetreuer ihre Reisen auf einer einzigen Plattform selbst buchen.

Kaum hatten die Mitarbeiter begonnen, die Buchung ihrer Geschäftsreisen über die Plattform von TravelPerk zu tätigen, dauerte es nicht lange, bis Billon positive Auswirkungen feststellen konnte. „Mit TravelPerk können wir unser Reisebudget viel leichter im Blick behalten“, so Billon. „Ich kann mich jederzeit einloggen und auf einen Blick die Reisekosten des betreffenden Monats einsehen.“

Da alles rund um die Geschäftsreisen jetzt an ein und demselben Ort verwaltet wird, können die Projektleiter von Ykone Reisepläne für die Influencer, mit denen sie zusammenarbeiten, jetzt spielend leicht erstellen. Die Finanzabteilung kann das monatliche Budget schnell verwalten und sicherstellen, dass die Kosten das Budget nicht sprengen. Die Prüfung der projektbezogenen Reisekosten erfordert heute keine komplizierten manuellen Abläufe mehr, sondern lässt sich mithilfe von Tags und Filtern mühelos durchführen.

„Mit TravelPerk können wir unser Reisebudget viel leichter im Blick behalten. Ich kann mich jederzeit einloggen und auf einen Blick die Reisekosten des betreffenden Monats einsehen.“

Olivier Billon, CEO bei Ykone

Geschäftsreisen in einer Rechnung zusammenfassen

Rechnungen einfordern? Anmeldungen auf verschiedenen Plattformen? All das gehört der Vergangenheit an. „Wir wollen nicht für jedes Hotel, jeden Flug und jede Bahnfahrt einzelne Rechnungen und Tickets bearbeiten müssen“, so Billon. „Heute erhalten wir eine einzige Rechnung für unsere gesamten Geschäftsreisen. Das erleichtert uns das Leben erheblich.“

Alles in allem hat Ykone zwar nur eine einfache, aber dafür tiefgreifende Änderung vorgenommen: Das Unternehmen hat das gesamte Management von Geschäftsreisen an einen einzigen Ort zusammengeführt. Die Verwaltung von Geschäftsreisen auf einer einzigen Plattform zu haben und von endverbrauchergerechten Preisen und Optionen zu profitieren ist eine echte Win-win-Situation.

Noch nicht genug?

Glückliche Nutzer