Executive Assistants, Personal Assistants und Office Manager:innen sind Organisationstalente mit herausragenden Kommunikationsfähigkeiten. Mit neuen Technologien und Trends verändern sich ihre Aufgaben und mit zunehmender Berufserfahrung eignen sie sich hilfreiche Tricks und Strategien für das von Multitasking geprägte Tagesgeschäft an. In diesem Beitrag klären wir die Begrifflichkeiten rund um dieses Berufsfeld und geben Ihnen einen Überblick über die Aufgabenbereiche. Wir haben erfahrene Executive Assistants nach ihren Tipps gefragt und geben hier Einblicke in ihre persönliche Arbeitsweise. Dazu haben wir 2019 eine Umfrage unter Hunderten von Assistent:innen und Mitarbeiter:innen in der Verwaltung durchgeführt.
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Personal Assistant vs. Executive Assistant: Was ist der Unterschied?
Das Berufsbild der Personal Assistants (PAs bzw. PA für „Personal Assistant”) und Executive Assistants (EAs bzw. EA für „Executive Assistant”) gehört jeweils zum breiten Berufsfeld der Sekretär:innen bzw. hat sich aus diesem heraus entwickelt. Dementsprechend sind die Stellenbeschreibungen und geforderten Fähigkeiten ähnlich, aber unterscheiden sich auch in einigen Punkten. Der wohl wichtigste Unterschied besteht darin, dass Personal Assistants, wie der Name bereits vermuten lässt, ausschließlich für eine einzige Führungskraft oder Manager:in zuständig sind. Je nach Stellenbeschreibung können PAs auch hilfsbedürftige Personen oder Prominente bei der Bewältigung ihres Alltags unterstützen. Executive Assistants – deutsch „Vorstandsassistent:innen“ – unterstützen eine oder mehrere Führungskräfte und können auch inhaltlich in Projekte eingebunden sein. Die konkreten Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Personal Assistant und Executive Assistant zeigt die folgende Übersicht:
Executive Assistant (EA)Vorgesetzte & Zuständigkeit:Aufgabenfeld:verschiedene administrative AufgabenAufgaben im Travel Management:Sonstige Aufgabenbeaufsichtigt & schult das BüropersonalFähigkeiten/Verhalten:
- betreut eine oder mehrere Führungskräfte
- Ansprechpartner:in für bzw. Vermittler:in zwischen:
- Führungskräften,
- Mitarbeiter:innen,
- Geschäftspartner:innen
- Kund:innen
- trifft Reisevorbereitungen
- rechnet Spesen ab
- erstellt Berichte
- ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- & Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
Personal Assistant (PA)Vorgesetzte & Zuständigkeit:Aufgabenfeld:Aufgaben im Travel Management:Sonstige Aufgaben/Fähigkeiten/Verhalten:
- betreut nur eine Führungskraft oder hilfsbedürftige Privatperson
- Ansprechpartner:in für bzw. Vermittler:in zwischen:
- Führungskraft & Kund:innen
- v. a. Sekretariats- & Verwaltungsaufgaben
- bei Privatpersonen/VIPs: Unterstützung im Haushalt, Erledigung von Einkäufen etc
- trifft Reisevorbereitungen
- Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- & Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
Was sind die Aufgaben von Executive Assistants?
Als Executive Assistant verwalten Sie eine Menge verschiedener Aufgaben. Laut unserer Umfrage sind dies Ihre Hauptaufgaben:Executive Assistants entlasten mit ihrem Organisationstalent mehrere Führungskräfte. Sie leisten Unterstützung bei allen Aufgaben des Tagesgeschäfts, organisieren Dienstreisen und Events und sind dank ihrer hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten geschätzte Ansprechpartner:innen für Vorgesetzte, Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen. Als wahre Allround-Talente übernehmen EAs Aufgaben im Travel-, Event- und
- administrative Aufgaben (Kalender verwalten, Anrufe entgegennehmen)
- Buchung und Verwaltung von Reisen
- Planung von Veranstaltungen
- Bearbeitung von Mitarbeiter:innen-Anfragen
- Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen
- Beschaffung von Büromaterial
- Verwaltung von Budgets
Office Management
. Im Folgenden schauen wir uns diese Aufgabenbereiche genauer an und fragen Executive Assistants mit langjähriger Berufserfahrung nach Tipps, wie Sie sich den Arbeitsalltag in diesem Berufsfeld erleichtern können.?)
Reisemanagement – Buchung & Verwaltung
Für die von uns befragten EAs, PAs und Office Manager:innen war das Wer verwaltet die Reisen in Ihrem Unternehmen?Yvonne Reay-Scott ist Executive Assistant beim Immobilienentwickler Mount Anvil und Londoner Botschafterin für
Reisemanagement
die zweithäufigste Aufgabe. Im Folgenden berichten die Befragten, wie das Reisemanagement in ihren Unternehmen gehandhabt wird:Was wird für das Reisemanagement verwendet?- Online-Toolzur Verwaltung von Geschäftsreisen (41 %)
- Wir buchen auf Websites für Verbraucherreisen (28 %)
- Traditionelles Reisebüro (24 %)
- Andere (15 %)
- 78 % Office Manager:innen oder Assistent:innen
- 31 % die Reisenden selbst
- 11 % Travel Manager:innen oder ein Reisebüro
maiden-voyage.com
– eine Plattform zur Förderung der Reisesicherheit für weibliche Geschäftsreisende. Ein absolutes Muss ist für Yvonne in ihrer täglichen Arbeit ein Dashboard, auf dem sie im Notfall jederzeit sehen kann, wo sich die Reisenden gerade befinden. „In der Geschäftswelt und den Abläufen, die sich ständig wandeln, ist es schwierig, Planänderungen zu vermeiden. Daher ist die Möglichkeit, Reiserouten ohne erhebliche zusätzliche Kosten zu ändern, auch für mich wichtig“, sagt sie.Abigail Jones arbeitet als Executive Assistant bei GHD und unterstützt in ihrem eigenen Unternehmen Abigail Jones Coaching and Mentoring andere PAs und EAs bei der Entwicklung ihrer Karriere. Als Executive Assistant zieht sie eine Partnerschaft mit einer Agentur einer Plattform vor, damit sie Unterstützung bei der Verwaltung von Visa für Reisende erhält. „Die Organisation von Reisen ist ein großer Teil meiner Aufgabe, aber ich versuche, so wenig Zeit wie möglich damit zu verbringen, denn ich brauche das Vertrauen, dass die Agentur es richtig macht“, sagt sie. „Ein großer Teil meiner Rolle besteht darin, zu überprüfen, dass es keine Fehler bei dem gibt, was die Agentur gemacht hat.“38 % der Office Manager:innen und EAs denken, dass der angesagteste Trend im Reisemanagement darin liegt, dass Reisende ihre Reisen für sich selbst buchen.
Nicky Christmas war nicht überrascht, dass EAs und PAs von diesem Trend begeistert sein würden. Sie ist Gründerin und Herausgeberin von Practically Perfect PA, einer Online-Plattform mit vielen nützlichen Tipps, die Executive Assistants bei ihren Aufgaben und bei der Organisation von Konferenzen unterstützt. Assistent:innen werden oft mit Reiseanfragen von Kolleg:innen bombardiert. Die Möglichkeit, diese an ein Tool weiterzuleiten, mit dem die Mitarbeitenden für sich selbst im Rahmen der Richtlinien buchen können, kann jedem eine Menge Zeit und Hin und Her ersparen. „Ich kann mir nicht vorstellen, dass es viele Führungskräfte und leitende Angestellte gibt, die ihre Reisen selbst buchen“, sagt Nicky. Sie prognostiziert, dass dieser Trend die EAs entlasten wird, wenn es um die Buchung von Reisen für Mitarbeiter:innen geht, aber dass leitende Angestellte immer noch wollen, dass Reisebuchungen für sie erledigt werden.Was die Abwicklung von Reisen betrifft, zieht Nicky eine Plattform einer Agentur vor. „Ich denke, dass man bei der Art und Weise, wie man heutzutage reist, ein Reisemanagement-Tool einsetzen muss. Eine Plattform beschleunigt den Prozess. Mir gefällt es, dass man Unternehmensrichtlinien hinzufügen kann und Mitarbeitende nicht einfach wild alles in der ersten Klasse buchen können. Es gibt Grenzen. Man kann zudem die Ausgaben verwalten und sehen, wie viel jede:r im Unternehmen ausgibt.”Tipp: Wertvolle Tipps und hilfreiche Informationen zur
Erstellung einer funktionierenden Reiserichtlinie
und zum Überblicken der Reiseausgaben
finden Sie in unseren Guides.Eventmanagement – als Executive Assistant Events entspannt planen
Das Ziel von Executive Assistants ist es, Events zu planen, ohne dabei den Verstand zu verlieren. Unserer Umfrage zufolge sind die beiden größten Herausforderungen beim EventmanagementUnsere befragten EAs hatten großartige Tipps für den Umgang mit diesen beiden Herausforderungen:
- die Suche nach einem Veranstaltungsort und
- die Entscheidung über die Aktivitäten während der Veranstaltung.
- Event vor Location – erst Event planen, dann Location suchen. Die Location sollte sich ans Event anpassen, nicht andersherum.
- Outsourcen – Aufgaben wie die Suche nach einem Veranstaltungsort an Eventmanagement-Firmen abgeben
- Location besichtigen – Rundgang und Erkundung der Location vor dem Event einplanen
- Vorbereitung – so viel Vorbereitungszeit wie möglich einplanen
- Kompromisse machen – vorab prüfen, ob Kompromisse beim Budget oder bestimmten Wünschen möglich sind
- Motiviertes Personal – unmotivierte Mitarbeiter:innen der Location stellen kein erfolgreiches Event auf die Beine
- Feedback einholen – v. a. bei Teambuilding-Events vorab Feedback vom Team einholen, ob es mit den Aktivitäten einverstanden ist
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Verwaltung – mit Projektmanagement-Tools
Werden Sie mit eingehenden E-Mail-Anfragen bombardiert? Da sind Sie nicht allein. 71 % unserer Umfrageteilnehmer:innen nutzen immer noch E-Mails für Anfragen.Executive Assistant Yvonne Reay-Scott sieht das nicht unbedingt als etwas Schlechtes an: „Wenn man mich per E-Mail nach Dingen fragt, hilft mir das, Prioritäten zu setzen. Und es ist eine nützliche Übersicht darüber, um was ich gebeten wurde”, sagt sie. Obwohl sie natürlich auch ein Fan von
Projektmanagement-Tools
ist. Sie liebt die Nutzung von Teams sowie Sharepoint für die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Zeitplänen mit ihrem Vorgesetzten. „Ich kann ihn mit seiner To-do-Liste und seinen Besprechungen und Zeitplänen auf dem Laufenden halten.” „Trello hat mein Leben verändert”, gibt Nicky Christmas zu. „Ich bin ein großer Fan von Trello. Ich bin eine große Befürworterin von Projektmanagement-Tools, was immer es auch sein mag.” Sie empfiehlt, bei der Erprobung eines neuen Tools erstmal abzuwarten, bevor man wechselt. Manchmal dauert es eine Weile, bis sich die Mitarbeiter:innen daran gewöhnt haben, sodass ein Wechsel oft kontraproduktiv für das Team sein kann.Nicky empfiehlt auch eine Bestandsaufnahme aller Mitarbeiteranfragen, die per E-Mail eingehen. Vielleicht finden sich dann Gemeinsamkeiten unter ihnen. „Wenn Sie immer wieder dasselbe gefragt werden, stellen Sie ein FAQ zusammen. Das kann ein gedrucktes Dokument sein oder eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.”Karrieretipps für Executive Assistants & Personal Assistants
Wie Sie Ihre Karriere als EA & PA vorantreiben
Eine wichtige Frage, die sich Executive und Personal Assistants stellen, ist, wie sie ihre Karriere vorantreiben können. Yvonne Reay-Scott schlägt vor, dass Sie Ihr Portfolio an Anbietern und Kontakten durch den Besuch von Veranstaltungen erweitern, die von lokalen PA-Netzwerken organisiert werden. Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre Connections ausbauen! Auf diese Weise haben Sie eine Ressource immer griffbereit, wenn Sie sie brauchen.Yvonne hat noch einen weiteren wichtigen Tipp. Ein großer Teil der Arbeit einer/eines EA besteht darin, anderen Menschen zu helfen, ihre Arbeit besser als bisher zu erledigen. „Teilen Sie Ihr Wissen mit anderen und inspirieren Sie Kolleg:innen, damit sie in ihren Rollen glänzen können”, sagt sie.Als Gründerin der Practically Perfect PA teilt uns Nicky Christmas die beiden Faktoren mit, die es ihr ermöglichten, ein Unternehmen zu gründen und gleichzeitig in ihrem Job erfolgreich zu sein: Leidenschaft und Hingabe. Zunächst baute sie die Practically Perfect PA auf, indem sie ein paar Stunden am Tag nach ihrer Vollzeitbeschäftigung arbeitete. Dann nahm sie einen Teilzeitjob – und eine Lohnkürzung – in Kauf, um mehr Zeit für Practically Perfect PA aufwenden zu können. Es waren ihre Leidenschaft und ihr beständiges Engagement, die dies möglich machten.
„Setzen Sie als Erstes Prioritäten, was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Zweitens: Beschäftigen Sie sich mit dem, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist. Drittens: kümmern Sie sich um alles andere, wenn Sie die Zeit dafür haben.”
Yvonne Reay-Scott, EA bei Mount Anvil, London Botschafterin für maiden-voyage.com
Wie Sie Ihr Arbeitspensum priorisieren
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„Als ich als junge PA anfing, hatte ich nicht den Mut, Dinge zu verschieben, ‚Nein‘ zu sagen oder Alternativen vorzuschlagen.”
Abigail Jones, EA bei GHD, Gründerin von Abigail Jones Coaching and Mentoring
Wie Abigail Jones es ausdrückt: „EAs und PAs sind wie Tintenfische mit vielen Armen, die immer multitaskingfähig sind.“ Wie bewältigen Sie also Ihr Arbeitspensum? Abigail unterteilt anstehende Aufgaben in Prioritäten. Dabei verwendet sie für jede neu eingehende Anfrage die Kategorien „dringend“, „wichtig“ und „nicht wichtig“. Auf diese Weise kann sie sofort entscheiden, was sofort, bald und erst später erledigt werden muss. Dies stellt auch sicher, dass neue Aufgaben nicht ständig wichtigere Dinge, an denen Sie bereits arbeiten, unterbrechen oder verdrängen.„Der realistischste Ratschlag ist, sehr ruhig zu bleiben“, sagt Abigail. „Niemand schafft etwas, wenn man gestresst herumläuft. Man wird nur so gut sein, wie man es sich erlaubt.“ Ihre Tipps:Dies zu lernen, kann einen enormen Einfluss auf Ihre Arbeit haben. Wenn man seine Grenzen kennt, kann man in seiner Rolle erfolgreicher sein und einen größeren Einfluss auf das Geschäft haben.Auch Yvonne hat wertvolle Tipps für das Setzen von Prioritäten:Yvonne bringt noch einen weiteren wichtigen Punkt zur Sprache. Der Einsatz unterschiedlicher Kommunikationsstile ist entscheidend: „Verwenden Sie durchsetzungsfähige Kommunikation, um Grenzen zu überwinden“, sagt sie. „Eine klare Kommunikation kann Ihnen helfen, all die wunderbaren Dinge zu tun, die Sie jeden Tag tun.“
- Bleiben Sie bei widersprüchlichen Prioritäten ruhig.
- Seien Sie zuversichtlich, dass Sie Prioritäten setzen können.
- Verschieben Sie Dinge, wenn Sie sie verschieben müssen.
- Setzen Sie zuerst Prioritäten für das, was für das Unternehmen wichtig ist.
- Kümmern Sie sich zweitens um das, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist.
- Kümmern Sie sich drittens um alles andere, wenn Sie die Zeitdafür haben.
Fazit: Erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag als Executive Assistant!
Als Executive Assistant entlasten Sie Führungskräfte und sind mit vielfältigen Aufgaben konfrontiert. Unterstützung erhalten Sie dabei von Tools für das Travel-, Event- und
Office Management
. Wenn Sie diese Tools nutzen, können Sie sich den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Legen Sie direkt los und testen Sie TravelPerk, um Geschäftsreisen und Firmenevents so einfach wie möglich zu gestalten!?)
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