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Tipps und Tricks der Executive Assistants: Wie moderne Assistent*innen der Geschäftsleitung ihre Rollen meistern

21 Mai 2020

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

Tipps und Tricks der Executive Assistants: Wie moderne Assistent*innen der Geschäftsleitung ihre Rollen meistern

Assistentinnen der Geschäftsleitung (EAs, für “Executive Assistant”), persönliche Assistentinnen (PAs, für “Personal Assistant”) und Office Managerinnen sind Meister der Organisation, Aufgabenverteilung und des Multitasking. Wir wollten erfahren, wie sich ihre Aufgaben mit neuen Technologien und Trends verändern, also haben wir Hunderte von Assistentinnen und Mitarbeiter*innen in der Verwaltung befragt, um das herauszufinden.

Anschließend veranstalteten wir ein aussagekräftiges und aufschlussreiches Webinar, in dem die Ergebnisse unserer Umfrage vorgestellt wurden und EAs mit jahrelanger, hart erarbeiteter Erfahrung zusätzliche Tipps gegeben haben.

In unserem Webinar sprach unsere Gastgeberin Angelika Tarasiuk, Account Director für Mittel- und Osteuropa bei TravelPerk, die ihre Karriere als Assistentin der Geschäftsleitung begann, mit den Gastrednern.

Die Expertinnen unserer aktuellen Diskussionsrunde:

  • Nicky Christmas, Gründerin und Herausgeberin von Practically Perfect PA, einer Online-Plattform mit vielen nützlichen Tipps, die EAs bei ihren Aufgaben und beim Organisieren von Konferenzen unterstützen
  • Yvonne Reay-Scott, EA am Mount Anvil, Londoner Botschafterin für Maiden-Voyage.com, die die Reisesicherheit für weibliche Geschäftsreisende fördert
  • und Abigail Jones, EA bei GHD, und Gründerin von Abigail Jones Coaching and Mentoring, wo sie PAs und EAs bei der Entwicklung ihrer Karriere unterstützt

Mit jahrelanger Erfahrung haben unsere Diskussionsteilnehmer*innen die Tricks und Strategien erlernt, die zuverlässig zum Erfolg führen und sind durch die Teilnahme und das Leiten von Branchen-Events immer über die neuesten Entwicklungen informiert.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die wertvollen Tipps und Einblicke, die unsere Diskussionsteilnehmer*innen bei unserer neuesten virtuellen Live-Veranstaltung gegeben haben.

Die Ergebnisse der TravelPerk “Admin and Assistant” Umfrage für 2019

Wir haben Hunderte von Assistentinnen und Verwaltungsfachleuten befragt, um zu verstehen, wie sie arbeiten, und um einen Ausgangspunkt für unser ausführliches Gespräch mit unseren Diskussionsteilnehmerinnen zu schaffen.

Hier sind einige Statistiken über die 376 Personen, die wir im Vorfeld unseres Live-Webinars befragt haben.

  • 22% waren Office Managerinnen
  • 66% waren persönliche Assistentinnen oder Assistent*innen der Geschäftsführung
  • 39% von ihnen arbeiten in Unternehmen mit mehr als 1000 Beschäftigten
  • 51% von ihnen haben mehr als 12 Jahre Berufserfahrung

Wie Sie Ihre Karriere als PA oder EA vorantreiben

Das erste Thema, das während des Live-Webinars angesprochen wurde, war die Frage, wie EAs und PAs ihre Karriere vorantreiben können. Yvonne Reay-Scott schlägt vor, dass Sie Ihr Portfolio an Anbietern und Kontakten durch den Besuch von Veranstaltungen erweitern, die von lokalen PA-Netzwerken organisiert werden. Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre Connections ausbauen! Auf diese Weise haben Sie eine Ressource immer griffbereit, wenn Sie sie brauchen.

Yvonne hatte noch einen weiteren wichtigen Tipp. Ein großer Teil der Arbeit eines EA besteht darin, anderen Menschen zu helfen, ihre Arbeit besser als bisher zu erledigen. „Teilen Sie Ihr Wissen mit anderen und inspirieren sie ihresgleichen, damit sie in ihren Rollen glänzen können“, sagte sie.

Als Gründerin der Practically Perfect PA teilte uns Nicky Christmas die beiden Faktoren mit, die es ihr ermöglichten, ein Unternehmen zu gründen und gleichzeitig in ihrem Job erfolgreich zu sein: Leidenschaft und Hingabe. Zunächst baute sie die Practically Perfect PA auf, indem sie ein paar Stunden am Tag nach ihrer Vollzeitbeschäftigung arbeitete. Dann nahm sie einen Teilzeitjob (und eine Lohnkürzung) in Kauf, damit sie mehr Zeit für Practically Perfect PA aufwenden konnte. Es waren ihre Leidenschaft und ihr beständiges Engagement, die dies möglich machten.

„Setzen Sie als erstes Prioritäten, was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Zweitens: Beschäftigen Sie sich mit dem, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist. Drittens, kümmern Sie sich um alles andere, wenn Sie die Zeit dafür haben.“

Yvonne Reay-Scott, EA am Mount Anvil, London Botschafterin für Maiden-Voyage.com

Wie Sie Ihr Arbeitspensum priorisieren

Als EA oder PA verwalten Sie eine Menge verschiedener Aufgaben.

Laut unserer Umfrage sind dies Ihre Hauptaufgaben:

  • Administrative Aufgaben (Kalender verwalten, Anrufe entgegennehmen)
  • Buchen und Verwalten von Reisen
  • Veranstaltungen planen
  • Anfragen von Mitarbeitern bearbeiten
  • Eingliederung neuer Mitarbeiter
  • Beschaffung von Büromaterial
  • Verwaltung von Budgets

Anders gesagt, wie Abigail Jones es ausdrückte: „EAs und PAs sind wie Tintenfische mit vielen Armen… die immer multitaskingfähig sind“.

„Als ich als junge PA anfing, hatte ich nicht den Mut, Dinge zu verschieben, nein zu sagen oder Alternativen vorzuschlagen.”

Abigail Jones, EA bei GHD, und Gründerin von Abigail Jones Coaching and Mentoring

Wie bewältigen Sie also Ihr Arbeitspensum? Abigail sagt, es sei sehr wichtig, die anstehenden Aufgaben zu unterteilen. Dies sind die Kategorien, die sie für jede neu eingehende Anfrage verwendet:

  • Dringend
  • Wichtig
  • Nicht wichtig

Auf diese Weise kann sie sofort entscheiden, was sofort, bald und später erledigt werden muss. Dies stellt auch sicher, dass neue Aufgaben nicht ständig wichtigere Dinge, an denen sie bereits arbeitet, unterbrechen oder verdrängen.

„Der realistischste Ratschlag ist, sehr ruhig zu bleiben“, sagt Abigail. „Niemand schafft etwas, wenn man gestresst herumläuft. Man wird nur so gut sein, wie man es sich erlaubt. Bleiben Sie bei widersprüchlichen Prioritäten ruhig. Seien Sie zuversichtlich, dass Sie Prioritäten setzen können. Verschieben Sie Dinge, wenn Sie sie verschieben müssen. Das ist etwas, das ich mit der Zeit lernen musste. Als ich als junge PA anfing, hatte ich nicht den Mut, Dinge zu verschieben, nein zu sagen oder Alternativen vorzuschlagen.” Dies zu lernen, kann einen enormen Einfluss auf Ihre Arbeit haben. Wenn man seine Grenzen kennt, kann man in seiner Rolle erfolgreicher sein und einen größeren Einfluss auf das Geschäft haben.

Yvonne hat auch einige großartige Einblicke in das Setzen von Prioritäten. „Setzen Sie zuerst Prioritäten für das, was für das Unternehmen wichtig ist“, sagt sie. „Kümmern Sie sich zweitens um das, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist. Kümmern Sie sich drittens um alles andere, wenn Sie die Zeit dafür haben.“

Yvonne bringt noch einen weiteren wichtigen Punkt zur Sprache. Der Einsatz unterschiedlicher Kommunikationsstile ist entscheidend. „Verwenden Sie durchsetzungsfähige Kommunikation, um Grenzen zu überwinden“, sagt sie. „Eine klare Kommunikation kann Ihnen helfen, all die wunderbaren Dinge zu tun, die Sie jeden Tag tun.

Haben Sie im Moment keine Zeit, all diese großartigen Tipps und Strategien zu lesen?

Für die von uns befragten EAs, PAs und Office Manager*innen war das Reisemanagement die zweithäufigste Aufgabe.

Im Folgenden berichten die Befragten, wie das Reisemanagement in ihren Unternehmen gehandhabt wird:

Was wird für das Reisemanagement verwendet?

  • Online-Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisen (41%)
  • Wir buchen auf Websites für Verbraucherreisen (28%)
  • Traditionelles Reisebüro (24%)
  • Andere (15%)

Wer verwaltet die Reisen in Ihrem Unternehmen?

  • 78% Office Managerinnen oder Assistentinnen
  • 31% die Reisenden selbst
  • 11% Travel Manager*innen oder ein Reisebüro

Unsere Diskussionsteilnehmer*innen folgten den neuesten Trends und wogen ihre Anforderungen an eine Partnerschaft mit einer Agentur oder einer Plattform ab, die sie bei der Verwaltung von Reisen unterstützt.

„Ich denke, dass man bei der Art und Weise, wie man heutzutage reist, ein Reise-Management-Tool einsetzen muss. Eine Plattform beschleunigt den Prozess. Mir gefällt es, dass man Unternehmensrichtlinien hinzufügen kann und Mitarbeiter nicht einfach wild alles in der ersten Klasse buchen können. Es gibt Grenzen. Man kann zudem die Ausgaben verwalten und sehen, wie viel jeder im Unternehmen ausgibt.”

Nicky Christmas, Gründerin und Herausgeberin bei Practically Perfect PA

Ein absolutes Muss für Yvonne ist ein Dashboard, auf dem sie im Notfall jederzeit sehen kann, wo sich die Reisenden gerade befinden. „In der Geschäftswelt und den Abläufen, die sich ständig wandeln, ist es schwierig, Planänderungen zu vermeiden. Daher ist die Möglichkeit, Reiserouten ohne erhebliche zusätzliche Kosten zu ändern, auch für mich wichtig“, sagt sie.

Abigail zieht eine Partnerschaft mit einer Agentur einer Plattform vor, damit sie Hilfe bei der Verwaltung von Visa für Reisende erhält. „Die Organisation von Reisen ist ein großer Teil meiner Aufgabe, aber ich versuche, so wenig Zeit wie möglich damit zu verbringen, denn ich brauche das Vertrauen, dass die Agentur es richtig macht“, sagt sie. „Ein großer Teil meiner Rolle besteht darin, zu überprüfen, dass es keine Fehler bei dem gibt, was die Agentur gemacht hat“, sagt sie.

Bereit für eine weitere unterhaltsame Umfragestatistiken?

38% der Office Manager*innen und EAs denken, dass Reisende, die für sich selbst buchen, der angesagteste Trend im Reisemanagement ist.

Nicky war nicht überrascht, dass EAs und PAs von diesem Trend begeistert sein würden. Assistentinnen werden oft mit Reiseanfragen von Kolleginnen bombardiert, und die Möglichkeit, diese an ein Tool weiterzuleiten, mit dem die Mitarbeiter für sich selbst im Rahmen der Richtlinien buchen können, kann jedem eine Menge Zeit und Hin-und-Her ersparen. „Ich kann mir nicht vorstellen, dass es viele Führungskräfte und leitende Angestellte gibt, die ihre Reisen selbst buchen“, sagt Nicky. Sie prognostiziert, dass dieser Trend die EAs entlasten wird, wenn es um die Buchung von Reisen für Mitarbeiter*innen geht, aber dass leitende Angestellte immer noch wollen, dass Reisebuchungen für sie erledigt werden.

Was die Abwicklung von Reisen betrifft, zieht Nicky eine Plattform einer Agentur vor. „Ich denke, dass man bei der Art und Weise, wie man heutzutage reist, ein Reise-Management-Tool einsetzen muss. Eine Plattform beschleunigt den Prozess. Mir gefällt es, dass man Unternehmensrichtlinien hinzufügen kann und Mitarbeiter nicht einfach wild alles in der ersten Klasse buchen können. Es gibt Grenzen. Man kann zudem die Ausgaben verwalten und sehen, wie viel jeder im Unternehmen ausgibt”.

Weitere Informationen zur Erstellung einer funktionierenden Reiserichtlinie und zum Überblicken der Reiseausgaben finden Sie in unserer Travel Management Library.

Wie man Events plant, ohne dabei den Verstand zu verlieren

Unserer Umfrage zufolge sind die beiden größten Herausforderungen beim Veranstaltungsmanagement die Suche nach einem Veranstaltungsort und die Entscheidung über die Aktivitäten während der Veranstaltung. Unsere Diskussionsteilnehmer*innen hatten großartige Tipps für den Umgang mit diesen beiden Herausforderungen.

Für Abigail ist die Suche nach einem Veranstaltungsort die unbeliebteste Aufgabe von allen. Für ihr Unternehmen ist es sinnvoller, die Suche nach einem Veranstaltungsort outzusourcen, also gibt sie diese Aufgabe wenn möglich an eine Event-Management-Firma ab. Wenn sie sich doch um die Vorbereitung einer Veranstaltung kümmern muss, möchte sie so viel Vorbereitungszeit wie möglich haben. Es ist auch hilfreich zu wissen, wo sie Kompromisse eingehen kann. Normalerweise ist es nicht möglich, die Wunschliste und das Budget einzuhalten, daher ist es bei Recherchen und Reisen wichtig zu wissen, wo man Abstriche machen kann.

Nicky stimmt dem zu. „Outsourcen, outsourcen, outsourcen“, sagt sie. „Ich habe mit ausgezeichneten Event-Management-Firmen gearbeitet, die den Veranstaltungsort für einen finden und verhandeln. Selbst wenn Sie outsourcen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Rundgang an dem Veranstaltungsort machen. Passen Sie Ihre Veranstaltung nicht der Location an. Planen Sie zuerst Ihr Event und gehen Sie dann auf die Suche nach einer Location, die zu Ihrer Veranstaltung passt.”

Nicky achtet auch auf das Verhalten der Mitarbeiter, die am Veranstaltungsort die Führung geben, und welchen Eindruck sie bekommt. Wenn sie nicht hilfsbereit und begeistert sind, während sie Ihnen die Location verkaufen, ist das eine Warnsignal, dass die anderen Mitarbeiter möglicherweise auch nicht sonderlich hilfreich sind. Es ist wichtig, großartiges Personal zu haben, weil man sich während der Veranstaltung auf sie verlässt. Super guter Tipp!

„Was die Aktivitäten betrifft“, sagt Nicky, “habe ich so viele Teambuilding-Events organisiert, und oft gab es Situationen, in denen die Leute das nicht machen konnten oder sich nicht wohlfühlten und es nicht ganz funktioniert hat. Wenn Sie sich also Ihre Gedanken gemacht haben, wenden Sie sich an das Team, holen Sie sich Ihr Feedback und stellen Sie sicher, dass alle mit den Aktivitäten einverstanden sind, bevor das Event losgeht.”

E-Mail- oder Aufgabenverwaltungs-Tools? Verwaltung von Mitarbeiteranfragen und -aufgaben

Werden Sie mit eingehenden E-Mail-Anfragen bombardiert? Da sind Sie nicht allein.

71% unserer Umfrageteilnehmer*innen nutzen immer noch E-Mails für Anfragen.

Yvonne sieht das nicht als etwas Schlechtes an. „Wenn man mich per E-Mail nach Dingen fragt, hilft mir das, Prioritäten zu setzen, und es ist eine nützliche Übersicht darüber, um was ich gebeten wurde“, sagt sie. Obwohl sie natürlich auch ein Fan von Kollaborations-Tools ist. Sie liebt die Nutzung von “Teams” von Sharepoint für die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Zeitplänen mit ihrem Vorgesetzten. „Ich kann ihn mit seiner To-Do-Liste und seinen Besprechungen und Zeitplänen auf dem Laufenden halten.”

„Trello hat mein Leben verändert“, gibt Nicky zu. „Ich bin ein großer Fan von Trello. Ich bin ein großer Befürworter von Kollaborations-Tools, was immer es auch sein mag.” Sie empfiehlt, bei der Erprobung eines neuen Kollaborations-Tools lange zu warten, bevor man wechselt. Manchmal dauert es eine Weile, bis sich die Leute daran gewöhnt haben, sodass ein Wechsel oft sehr kontraproduktiv für das Team sein kann.

Nicky empfiehlt auch eine Bestandsaufnahme aller Mitarbeiteranfragen, die per E-Mail eingehen. Vielleicht finden Sie dann Gemeinsamkeiten unter ihnen. „Wenn Sie immer wieder dasselbe gefragt werden, stellen Sie eine FAQ zusammen. Es kann ein gedrucktes Dokument sein oder eine dauerhafte E-Mail-Benachrichtigung.”

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