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Consejos y Trucos: Cómo los Asistentes Ejecutivos de Hoy en Día Sobresalen en sus Cargos

2 Jun 2020

Presentado por TravelPerk, la plataforma de viajes de negocios número uno.

Consejos y Trucos: Cómo los Asistentes Ejecutivos de Hoy en Día Sobresalen en sus Cargos

Los asistentes ejecutivos, los asistentes personales y los directores de oficina son genios de la organización, priorización y multitarea. Queríamos saber cómo sus cargos están cambiando con las nuevas tecnologías y tendencias, así que encuestamos a cientos de asistentes y administradores para descubrirlo.

Después, realizamos un interesante webinario, para compartir los resultados de nuestra encuesta y obtener consejos adicionales de asistentes ejecutivos con años de dedicada experiencia.

En nuestro webinario, nuestra presentadora Angelika Tarasiuk, Directora de Cuentas para Europa Central y del Este en TravelPerk, quién empezó su carrera como asistente ejecutiva, habló con nuestros panelistas invitados.

Conoce a los fantásticos profesionales de nuestro panel más reciente:

  • Nicky Christmas, fundadora y editora de Practically Perfect PA, una plataforma online que tiene mucho contenido para ayudar a asistentes ejecutivos a desempeñar su cargo y organizar conferencias.
  • Yvonne Reay-Scott, asistente ejecutiva de Mount Anvil, embajadora de Londres para Maiden-Voyage.com que promueve la seguridad de las mujeres en los viajes de negocios; y
  • Abigail Jones, asistente ejecutiva en GHD y fundadora de Abigail Jones Coaching and Mentoring, donde ayuda a desarrollar las carreras de asistentes personales y asistentes ejecutivos.

Con docenas de años de experiencia combinados, nuestras panelistas han aprendido los trucos y estrategias que construyen el éxito, y se mantienen al día sobre lo que está cambiando mientras atienden y lideran eventos de la industria.

En esta publicación, proporcionamos una vista rápida a los útiles consejos e información que nuestras panelistas compartieron en nuestro evento virtual.

Los resultados de la encuesta a administradores y asistentes de 2019 de TravelPerk

Encuestamos a cientos de asistentes y profesionales de la administración para entender cómo trabajan, y proporcionar una base más específica para la conversación con nuestras panelistas.

Algunas estadísticas sobre las 376 personas que encuestamos antes del webinario:

  • El 22% eran mánagers de oficina
  • El 66% eran asistentes ejecutivos o personales
  • El 39% trabajan en compañías de más de 1000 empleados
  • El 51% tienen más de 12 años de experiencia

Cómo promover tu carrera como asistente ejecutivo o asistente personal

Uno de los primeros temas del webinario fue cómo pueden los asistentes ejecutivos y personales promover su carrera. Yvonne Reay-Scott sugiere que incluyas en una libreta todos tus proveedores y contactos que obtengas al atender eventos organizados por redes locales de asistentes personales. ¡Es muy importante que crees tu red de conexiones locales! De esa manera cuando necesites un recurso ya lo tienes a mano.

Yvonne tenía otro consejo importante a compartir: Una parte importante de ser un asistente ejecutivo es ayudar a otras personas a hacer su trabajo mejor que antes. “Comparte tu conocimiento e inspira a tus compañeros para que puedan sobresalir en sus cargos” dijo.

Como fundadora de Practically Perfect PA, Nicky Christmas compartió los dos factores que le permitieron empezar un negocio y a la vez tener éxito en su trabajo: pasión y dedicación. Inicialmente, empezó Practically Perfect PA trabajando un par de horas al día al acabar la jornada en su trabajo principal. Después cogió un trabajo a tiempo parcial (y un recorte salarial) para poder dedicar más horas a Practically Perfect PA. Era su pasión y su dedicación constante lo que hizo todo esto posible.

“Prioriza lo que es importante para el negocio. En segundo lugar, lo que es importante para la persona para la que trabajas. Por último, lidia con todo lo demás cuando tengas tiempo” –

Yvonne Reay-Scott, asistente ejecutiva de Mount Anvil, Embajadora de Londres para Maiden-Voyage.com

Cómo priorizar tu carga de trabajo

Portrait of tired, overworked man having long working day and needing help

Como asistente ejecutivo o personal, gestionas tareas muy diferentes.

Según nuestra encuesta estos son las responsabilidades más recurrentes:

  • Tareas administrativas (gestionar el calendario, recibir llamadas)
  • Reservar y gestionar los viajes
  • Planear eventos
  • Peticiones de empleados
  • Incorporar nuevos empleados
  • Mantener los suministros de la oficina
  • Gestionar presupuestos

O, como Abigail Jones dice “los asistentes ejecutivos y personales son como pulpos… Siempre están haciendo varias cosas al mismo tiempo.”

“Cuando empecé como una joven asistente personal, no tenía la valentía de contestar, o decir no, o sugerir alternativas.”

– Abigail Jones, asistente ejecutiva en GHD, y fundadora de Abigail Jones Coaching and Mentoring

Así que, ¿cómo gestionar el volumen de trabajo? Dice Abigail que categorizar las tareas entrantes es muy importante. Estas son categorías que usa para éstas:

  • Urgente
  • Importante
  • No importante

De esta manera, puede clasificar inmediatamente lo que se tiene que hacer de inmediato, pronto y después. Esto también le permite que las nuevas tareas no estén constantemente interrumpiendo u obstaculizando cosas más importantes en las que ya esté trabajando.

“El consejo más realista es estar calmado,” dice Abigail. “Nadie hace bien las cosas corriendo estresado. Serás tan bueno como te permitas serlo. No te estreses sobre prioridades incompatibles. Confía en que puedes priorizar. Rechaza si tienes que rechazar. Esto es algo que he tenido que aprender a lo largo del tiempo. Cuando empecé como una joven asistente personal no tenía la valentía de rechazar, decir no o sugerir alternativas.” Aprender a hacerlo puede tener un impacto enorme en tu trabajo. Cuando tienes límites puedes tener más éxito en tu cargo y tener un impacto mayor en el negocio.

Yvonne también tiene grandes consejos en cuanto a priorizar. “Prioriza lo que es importante para el negocio,” dice. “En segundo lugar, trata lo que es importante para la persona bajo la que trabajas. Por último, gestiona todo lo demás cuando tengas tiempo.”

Yvonne resaltó otro punto importante: Gestionar diferentes estilos de comunicación es crucial. “Utiliza una comunicación asertiva para gestionar límites,” dice. “Ser claro con tu comunicación te puede ayudar a hacer todas las cosas maravillosas que haces cada día.”

¿No tienes tiempo para leer todos estos grandes consejos y estrategias ahora mismo?

Tendencias en gestión de viajes y cambios a hacer

Para los asistentes ejecutivos, asistentes personales y mánagers de oficina que encuestamos, la gestión de viajes fue la segunda responsabilidad más común.

A continuación los resultados de cómo se gestionan los viajes en las compañías de las personas encuestadas:

¿Qué se usa para gestionar los viajes?

  • Herramienta de gestión de viajes de negocios en línea (41%)
  • Reservamos en páginas web de uso público (28%)
  • Agencia de viajes tradicional (24%)
  • Otros (15%)

¿Quién gestiona los viajes en tu compañía?

  • 78% mánagers de oficina o asistentes
  • 31% viajeros
  • 11% mánager de viajes o agente

Nuestras panelistas nos contaron sus requisitos para asociarse con una agencia o plataforma que les ayude a gestionar los viajes, y también opinaron sobre las tendencias emergentes.

“Creo que de la manera en que los viajes están evolucionando, tienes que usar una herramienta de viajes para gestionarlos. Una plataforma acelera el proceso, me gusta que puedas añadir la política de la compañía y así evitar que algún trabajador pueda reservar todo en primer clase. Hay barreras. También puedes gestionar el gasto y ver cuánto está gastando cada trabajador.”

– Nicky Christmas, fundadora y editora en Practically Perfect PA.

Uno de los requisitos primordiales de Yvonne es un panel donde pueda ver donde están los viajeros en cualquier momento, en caso de emergencia. “Con el mundo de los negocios y con planes que pueden cambiar en un instante, es difícil evitar cambios de horarios así que la posibilidad de hacer cambios en los itinerarios sin incurrir penalidades significativas también es importante para mí.” dice.

Abigail prefiere asociarse con una agencia más que con una plataforma para así obtener ayuda para gestionar los visados de los viajeros. “La organización de los viajes es una parte muy importante de mi cargo, pero intento minimizar el tiempo que le dedico, porque necesito confiar en que la agencia lo está haciendo correctamente.” comenta. “Gran parte de mi cargo es verificar que no hay errores en lo que la agencia ha hecho”.

¿Preparado para otra estadística divertida?

El 38% de los mánagers de oficina y asistentes ejecutivos creen que la tendencia más emocionante es el hecho de que los viajeros puedan reservar por si mismos.

A Nicky no le sorprendió que los asistentes ejecutivos y personales estuvieran emocionados por esa tendencia. Frecuentemente, los asistentes son bombardeados por sus colegas con peticiones para sus viajes y tener la posibilidad de derivarlos a una herramienta en la que ellos mismos pueden hacer las reservas dentro de la política puede ahorrar mucho tiempo y molestias. “No me imagino que haya muchos ejecutivos y directores reservando sus propios viajes,” dice Nicky. Su predicción es que esta tendencia eliminará la carga de reservar para los empleados, pero que los ejecutivos aún querrán que alguien gestione sus viajes.

En cuanto a gestionar viajes, Nicky prefiere usar una plataforma antes que una agencia. “Creo que viendo como evolucionan los viajes, tienes que usar una herramienta de viajes para poder gestionarlos. Una plataforma agiliza el proceso. Me gusta que puedas añadir la política de viajes de la compañía y así evitar que algún trabajador pueda reservar todo en primer clase. Hay barreras. También puedes gestionar el gasto y ver cuánto está gastando cada trabajador.”

For more resources on creating a travel policy that works and on tracking travel spend, visit our Travel Management Library. Para más recursos sobre cómo crear una política de viajes que funcione y seguir los gastos en viajes, visita nuestra Biblioteca de Gestión de Viajes.

Cómo gestionar eventos sin perder la cabeza

Según nuestra encuesta, los dos mayores desafíos con la gestión de eventos es encontrar un espacio y decidir las actividades a hacer durante su curso, y nuestras panelistas tuvieron excelentes consejos para ambos desafíos.

Para Abigail, encontrar un espacio es la tarea que menos le gusta hacer. Para su compañía tiene sentido externalizarlo, así que, en la medida de lo posible, pasa la tarea a una compañía de gestión de eventos. En los casos en que tiene que encargarse de organizar el evento, le gusta hacerlo con la mayor antelación posible. También ayuda saber qué concesiones puede hacer. Normalmente no es posible garantizar que se ajustará todo lo que incluye la lista de deseos dentro del presupuesto, así que cuando se hacen las búsquedas y se visitan los espacios, es fundamental en que se puedan hacer concesiones.

Nicky coincide. “Externaliza, externaliza, externaliza” dice. “He trabajado con compañías de gestión de eventos magníficas que encuentran el espacio por ti y negocian en tu nombre. Aunque lo externalices, asegúrate de que acudes a la visita al espacio. No encajes el espacio a tu evento. Organiza primero tu evento y después busca el espacio pues ya sabrás lo que esperas de él.”

Nicky también presta atención a la actitud del personal del recinto que le hace el tour. Si no son serviciales y no están emocionados con venderte el espacio, es una bandera roja que indica que el resto de los trabajadores del recinto también pueden también ser poco serviciales. Tener un buen equipo es esencial, ya que dependes de ellos para el evento. ¡Consejo de experto!

“Con respecto a decidir las actividades,” dice Nicky. “he organizado tantos eventos para fomentar el espíritu de equipo, que han habido veces que he organizado actividades que la gente no podía hacer o con las que no se sentían cómodos y entonces no funcionaban. Así que, una vez las hayas pensado, compártelas con la gente para obtener feedback y asegurarte que están cómodos con esas actividades antes del evento.”

¿Correo electrónico o herramientas de gestión de tareas? Gestionar tareas y las peticiones de los empleados

¿Te bombardean con correos electrónicos? No estás solo.

El 71% de los encuestados aún usan correos electrónicos para las peticiones de los empleados.

Yvonne no cree que eso sea malo. “Que las peticiones de la gente caigan en mi bandeja de entrada me ayuda a priorizar y es un historial útil de lo que me han solicitado,” dice. Sin embargo también es fan de las herramientas colaborativas. Le encanta usar Teams de Sharepoint para colaborar en documentos, hojas de cálculo y horarios con su director ejecutivo. “Puedo mantenerlo al día con su lista de cosas por hacer, sus reuniones y calendario.”

“Trello ha cambiado mi vida,” admite Nicky. “Soy una gran defensora de Trello pero también soy una gran defensora de las herramientas colaborativas, cualquiera que sea” Recomienda que cuando se pruebe una nueva herramienta colaborativa, se pruebe durante un largo tiempo antes de hacer el cambio. A veces a la gente le lleva un tiempo a acostumbrarse, así que estar cambiando frecuentemente puede ser contraproductivo para el equipo.

Nicky también recomienda tomar nota de las peticiones de los trabajadores que llegan por correo electrónico. Quizás veas puntos en común entre ellas. “Si te hacen las mismas preguntas todo el tiempo, crea una sección de preguntas habituales. Puede ser un documento físico o una notificación permanente de “fuera de la oficina” por email.”