Reisebüro-Software: kostenlose Tools für Ihre Geschäftsreiseplanung

22 Jan 2024 · 17
Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Vor allem für die Reiseplanung, -buchung und Administration werden teils enorme Kapazitäten aufgewandt, was die Mitarbeiter:innen nur unnötig Zeit und das Unternehmen schlussendlich Geld kostet. Aus diesem Grund suchen viele Firmen nach einer Reisbüro-Software, welche die Arbeit effizienter gestaltet und zugleich selbst kosteneffizient ist. Wir stellen Ihnen im Folgenden 8 kostenlose Reisebüro-Software-Optionen vor, die Sie in den verschiedenen Phasen der Reisebuchung unterstützen und Ihnen so Aufwand und Kosten ersparen können. 

Reisebüro-Software – das Wichtigste im Überblick

Bevor wir konkrete Software-Lösungen unter die Lupe nehmen, lohnt es sich einmal grundlegend zu klären, was eine Reisebüro-Software überhaupt ist, worin die Vorteile einer solchen Tool-basierten Lösung liegen und welche Funktionen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen besonders interessant und wertvoll sind – und bei der Reisebüro-Lösung Ihrer Wahl dementsprechend auf keinen Fall fehlen sollten.

Was ist eine Reisebüro-Software?

Eine Reisebüro-Software unterstützt Sie bei der Planung und Buchung Ihrer Reise oder Geschäftsreise. Dabei gibt es spezialisierte Software-Lösungen, die sich nur auf einen einzelnen Teil der Reiseplanung fokussieren, z. B. auf die Buchung von Unterkünften und Transportmitteln oder die Abrechnung der Reisekosten. Andere Tools wiederum bieten Ihnen All-in-One-Lösungen für Ihr gesamtes
Reisemanagement
und helfen Ihnen so dabei, Geschäftsprozesse auf Dienstreisen ganzheitlich effizienter zu gestalten. 
Doch egal, ob spezialisierte Software oder Allrounder – Ziel der Reisemanagement-Software ist es stets, die Organisation und Buchung Ihrer Reisen einfacher und effizienter zu gestalten. Dies kann entweder durch günstige Angebote für Hotels, Flüge und Co. der Fall sein oder aber durch die Automatisierung verschiedener Buchungsschritte, die den administrativen Aufwand für die Reiseplanung reduzieren etc. 
Traveler Street Coffee

Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.

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Vorteile von Systemen für Reisebuchungen

Reisebüro-Software, oder auch Travel Management Systeme, lohnen sich nicht nur für Großunternehmen – alle Unternehmen, die mit Geschäftsreisen zu tun haben, können von den Vorteilen der Software-Lösungen profitieren, so auch mittelständische oder Kleinunternehmen. 
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die sich bei der Nutzung einer Reisebüro-Software ergeben:
  • Der Buchungsprozess kann in wenigen Minuten und mit wenigen Klicks abgeschlossen werden.
  • Sie können erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, indem Ihnen ausgehandelte Preise und größere Reiseinventare zur Verfügung gestellt werden.  
  • Sie können ein Rechnungsmanagement nutzen, das Ihnen die Mehrwertsteuer-Rückerstattung erleichtert.
  • Sie können die Kosten der Reisen und Ausgaben senken, wenn Sie Ihre
    Reiserichtlinien
    in die Software integrieren.
  • Mitarbeiter:innen können ihre Reisen selbst buchen, wodurch das Mikromanagement der traditionellen Buchungsprozesse verringert wird.
  • Sie können Ihrer Verwaltungsabteilung die Bearbeitung aller Reisevorbereitungen, Buchungsanfragen, Reiseänderungen und Stornierungen abnehmen.
  • Sie können der Buchhaltung zudem auch die
    Reisekostenabrechnung
    erleichtern.
Wenn Ihr Unternehmen Prozesse nutzt, die nicht auf die Bedürfnisse der Firma und auf die der reisenden Mitarbeiter:innen optimiert sind, verlieren Sie während des gesamten Buchungszyklus mit hoher Wahrscheinlichkeit wertvolle Zeit sowie nicht zuletzt Geld und Ressourcen. Durch den gezielten Einsatz einer Reisbüro-Software können Sie dies minimieren. 
Wie Sie das richtige Reisebüro oder die richtige Reiseplattform für Ihr Unternehmen finden, erklären wir Ihnen in unserem dazugehörigen Beitrag „
Reisebüros für Geschäftsreisen: So finden Sie den richtigen Dienstleister
“.

Wichtige Funktionen & Features von Geschäftsreise-Tools

Von Legacy-Systemen bis hin zu mobilen Apps – auf dem Markt gibt es viele Reisebüro-Software-Optionen. Bevor Sie Ihre Wahl treffen, sollten Sie allerdings einen genauen Blick auf die zur Verfügung stehenden Funktionen der einzelnen Tools werfen. Zu den wichtigsten Ausstattungsmerkmalen und Services, auf die Sie bei Ihrer Suche nach einer Reisemanagement-Software achten sollten, zählen bspw.:
  • Die Möglichkeit, Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows zu integrieren
  • Zugriff auf Echtzeit-Reisekostendaten und Berichtsfunktionen
  • Eine einfache und intuitive Benutzererfahrung 
  • Die Möglichkeit, selbstständig zu buchen
  • Zugang zu einem rund um die Uhr verfügbaren Kundendienst
  • Umfangreiche Reiseinventare und flexible Buchungsmöglichkeiten
  • Konsolidiertes Rechnungsmanagement

Kostenlose Reisebüro-Software – gibt es das?

Eine „wirklich kostenlose“ Reisebüro-Software – gibt es so etwas überhaupt? Insbesondere, wenn sie im Bereich des professionellen Geschäftsreisemanagements zum Einsatz kommen soll? Diese Frage lässt sich am besten mit einem klaren JEIN beantworten, denn es kommt ganz darauf an, was Ihr Unternehmen benötigt. 
Einige Tools stehen tatsächlich komplett kostenlos zur Verfügung. Oft handelt es sich hierbei um Plattformen, die primär auch Privat- und Freizeitreisende nutzen, um ihre Reisen zu organisieren. 
Andere Anbieter bieten wiederum eine kostenlose „Basisversion“ ihres Produktes an. Das ist oft der Fall, wenn es sich um speziellere Dienstleistungen handelt, die sich auch an Geschäftskunden richten. Je nach Anbieter kann bereits die Basisversion eines Tools eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten beinhalten. Sofern Sie für Ihre Zwecke auch nur diese Basis-Optionen benötigen, ist die kostenlose Version eine gute Möglichkeit. 
Um hingegen das vollumfängliche Leistungsspektrum vieler Plattformen zu nutzen, ist meist das Upgrade auf eine Vollversion oder ein Premium-Konto nötig. Dadurch gewähren Ihnen die Reisebüro-Software-Systeme dann Zugriff auf weitere nützliche Funktionen, die Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Reiseplanung weiter vereinfachen können. 
Eine dritte Option neben vollumfänglich kostenlosen Tools und Alternativen mit einer kostenfreien Basis-Version sind Software-Lösungen, die für Neunutzer:innen eine kostenlose Demo anbieten. Auf diese Weise können Unternehmen die Möglichkeiten des Systems kennenlernen und dann – basierend auf ihrer eigenen Erfahrung – entscheiden, ob sich das Investment für sie lohnt oder nicht. Zugegeben: Ganz kostenlos ist das Tool in dem Fall nicht. Daher – und weil die meisten Systeme eine kostenlose Probeversion anbieten – beschränken wir uns in diesem Beitrag auf Plattformen, die zumindest eine kostenfreie Basisoption anbieten.  
Im Folgenden sehen wir uns einige Travel Management Systeme genauer an und betrachten, welche Möglichkeiten diese jeweils in der kostenlosen Basis-Option bieten und welche in der Vollversion hinzukommen – natürlich inkl. Preise für die Upgrades.
Frau und Mann blicken zusammen auf einen PC Bildschirm.

3 All-in-One-Plattformen für die Reisebuchung & -verwaltung

Los geht es mit 3 All-in-One Tools, die sich auf die ganzheitliche Reisebuchung – von Transportmitteln über Unterkünfte bis hin zu Aktivitäten konzentrieren. Bei der ersten Lösung liegt der Fokus speziell auf dem Geschäftsreisemanagement.

TravelPerk

TravelPerk
ist ein Reisemanagement-Unternehmen, mit dem Nutzer:innen ihren gesamten Buchungsprozess für Geschäftsreisen über eine zentralisierte, digitale Plattform verwalten können – von der Planung, über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. 
Neben dem Zugriff auf ein branchenführendes Reiseinventar für Flüge und Unterkünfte können Nutzer:innen mit TravelPerk außerdem von vielen weiteren Funktionen profitieren:
  • Vereinfachte Mehrwertsteuer-Rückerstattung 
  • GreenPerk
    , die Lösung für CO2-Kompensationen
  • 7-Sterne-Kundenservice: 24/7 für alle Anliegen der Reisebuchung und -verwaltung
  • FlexiPerk
    , die Lösung für flexible Geschäftsreisen, mit der Sie Geschäftsreisebuchungen bis 2 Stunden vor Abreise stornieren können und garantiert 80 % des Preises zurückerstattet bekommen
  • TravelCare, die Lösung für die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen, mit aktuellen Gesundheits- und Risikomeldungen für Reisende
Darüber hinaus bietet TravelPerk Integrationen mit einer Vielzahl verschiedener Kostenmanagement-Tools und einen riesigen Katalog mit weiteren Drittanbieter-Integrationen, die ebenfalls zur Prozessoptimierung beitragen.
Weitere wichtige Funktionen bzw. Features von TravelPerk sind:
  • Ein benutzerfreundliches, intuitives Online-Buchungstool
  • Ein Freemium-Modell mit einfacher Preisgestaltung und ohne Mindestvertragslaufzeit
  • Keine weiteren monatlichen Gebühren und keine versteckten Gebühren
  • Umfassende und aktuelle Reisewarnungen für mehr Sicherheit
  • Automatisierte Reiserichtlinien und ein Genehmigungssystem in der App
  • Umfangreiche Möglichkeiten der Berichterstattung und Ausgaben-Dashboards
  • Eine Risikomanagement-Lösung
  • Ein vereinfachter Prozess der Reisekostenabrechnung
Wie Sie feststellen werden, ist TravelPerk das einzige Unternehmen auf dieser Liste, das sich ausschließlich auf Geschäftsreisemanagement und die Bedürfnisse von Unternehmen konzentriert. Dabei begleitet die Plattform Reisende und Travel Manager:innen während des gesamten Geschäftsreiseprozesses – von der Planung über die Buchung bis hin zur Kostenrückerstattung und zum Reporting nach der Reise. 
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie TravelPerk das Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens kostenlos optimieren kann, kontaktieren Sie uns gern noch heute für eine kostenlose Demo.
In unserem Beitrag „
8 moderne Geschäftsreiseanbieter im Vergleich
“ stellen wir Ihnen noch weitere Reisetools speziell für Ihre Geschäftsreisen vor. 

Preise für TravelPerk

Unternehmen können kostenlos auf die TravelPerk-Plattform mit folgenden Funktionen zugreifen:
  • Zugriff auf ein umfangreiches Reiseinventar an Flügen, Hotels, Zügen und Autos
  • Kundendienst rund um die Uhr
  • Einrichtung verschiedener Kostenstellen für die Reisen
  • Einfache Reiseberichterstattung
  • Konsolidierte Rechnungsstellung
  • Integration eines Richtlinien-Workflows
  • Informationen und Warnungen zu Reisebeschränkungen
Das Premium-Paket kostet 99 €/Monat + 3 %/Reise und umfasst zusätzlich die Integration mehrerer Reiserichtlinien- und Genehmigungsprozesse, das Risikomanagement von TravelCare, die FlexiPerk-Stornierungsrichtlinien, einen Concierge-Service, mehwertsteuerfähige Rechnungen, die Integration mit anderen Tools u. v. m. 
Das Pro-Paket kostet 299 €/Monat + 3 %/Reise und umfasst neben den bereits genannten Funktionen eine individuelle Berichterstattung, unbegrenzte Budgets per Kostenstelle, den Zugriff auf ausgehandelte Preise sowie die Möglichkeit zur Erstellung individueller Integrationen.

Booking.com

Booking.com
ist ein Riese der Reisebranche und eines der bekanntesten Online-Reisebüros. Im Kern handelt es sich dabei um eine Aggregator-Website, die zahlreiche Angebote verschiedener Drittanbieter sucht, sammelt und für die Reisenden kategorisiert. Dadurch kann die Website ihren Nutzer:innen eine große Auswahl an Unterkünften, Flügen, Mietwagen, Pauschalangeboten, Unternehmungen und Attraktionen anbieten. 
Die Reisebüro-Plattform ist in 43 Sprachen verfügbar und bietet ihren Kund:innen zudem ein Prämienprogramm sowie diverse ermäßigte Buchungsoptionen.
Zu den wichtigsten Funktionen von
Booking.com
gehören:
  • Großes Inventar an Flügen, Unterkünften, Pauschalreisen, Mietwagen, Attraktionen
  • Erweiterte Suchfilter
  • Mehrsprachiger Kundendienst
  • Bestpreisgarantie-Funktion

Speziell für Geschäftsreisen: Booking.com for Business

Neben dem Buchungssystem für Privatreisende bietet das Unternehmen auch eine Buchungsoption für Geschäftsreisen an:
Booking.com for Business
. Hier wirbt die Plattform mit ausgehandelten Preisen, mit denen Kund:innen bis zu 20 % sparen, einem Bonus-Programm, einem erweiterten Inventar an Unterkünften sowie einem kostenlosen Kundenservice und der Möglichkeit zur flexiblen Stornierung von Reisen.
Da die originale Plattform in erster Linie für die Tourismusbranche und Freizeitreisen konzipiert wurde und sich stark auf die konkrete Reisebuchung spezialisiert, behält auch die Business-Version diese Spezialisierung bei. Somit bietet Booking.com for Business gute Optionen für die Buchung von Transportmitteln und Unterkünften, lässt jedoch einige weiterführende und nützliche Funktionen für Unternehmen vermissen. So z. B. Aspekte der Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen, wie die Integration von Reiserichtlinien in den Buchungsprozess oder Lösungen für eine erleichterte und übersichtlichere Reisekostenabrechnung oder Mehrwertsteuer-Rückerstattung. 

Preise von Booking.com

Booking.com
können Sie kostenlos nutzen. Jedoch gilt es, darauf zu achten, ob Drittanbieter-Aggregatoren, deren Angebote auf
Booking.com
erscheinen, kundespezifische Gebühren erheben. 
Auch die Vollversion von
Booking.com
for Business ist kostenlos und wirbt zudem damit, dass den Kund:innen hier keine Gebühren für ein Abo, die Buchungen oder den Kundenservice berechnet werden. 

Kayak (for Business)

Kayak for Business
ist eine kostenlose Suchmaschine für die Suche und Buchung von Geschäftsreisen, die genauso funktioniert wie die Verbraucherplattform Kayak für Freizeitreisende. Es handelt sich um eine Reise-Aggregator-Plattform, die Hunderte von Reise-Websites durchsucht, um Flug-, Hotel- und Mietwagenoptionen zu finden und anzuzeigen.
Nutzer:innen können automatisch Reisepläne erstellen, die Fluginformationen, Daten zur Reiseroute, Bordkarten sowie Hotel- und Restaurantreservierungen enthalten. Zudem können Unternehmen ihre Reiserichtlinien in Kayak for Business integrieren, sodass Vorgesetzte ganz einfach sehen können, ob eine Reise in Übereinstimmung mit den Richtlinien gebucht wurde.
Weitere wichtige Funktionen von Kayak for Business:
  • Großes Inventar an Flügen, Unterkünften und Mietwagen
  • Ermäßigte Preise für Unternehmen
  • Prämienprogramm mit Punkten
  • Preisalarm-Funktion
  • Berichts- und Tracking-Funktion
  • Integration von Ausgaben und Kostenüberblick
  • Preisprognosen
Bei Kayak for Business handelt es sich um eine reine Suchmaschine – sämtliche Ticketkäufe und Buchungen laufen dabei über die Buchungssysteme der Drittanbieter. Anders als etwa
Booking.com
bietet Kayak dafür aber keinen übergreifenden Kundenservice an, der die Reisenden bei Fragen und Anliegen zur Kostenrückerstattung, Reiseänderungen oder Stornierungen unterstützt. All das muss über die Drittanbieter-Seiten geregelt werden. 
Dadurch, dass es keine zentrale Kundenverwaltung gibt, müssen Reisende sich im Fall einer Planänderung oder Stornierung also ggf. gleich mit mehreren verschiedenen Anbietern in Kontakt setzen. Dennoch punktet Kayak als Reisebüro-Software mit der Integration von Reiserichtlinien und Features zur Berichterstattung. 

Preise von Kayak for Business

Die Vollversion von Kayak for Business ist kostenlos nutzbar, ebenso wie die normale Kayak-Plattform. Doch obwohl die Bussines-Lösung von Kayak viele nützliche Funktionen für Geschäftsreisende bietet, kann der mangelnde Kundenservice das Reiseerlebnis unter Umständen beeinträchtigen. 

2 Buchungssysteme für Hotels & außergewöhnliche Unterkünfte

Nachdem wir uns mit Reisebüro-Software-Lösungen beschäftigt haben, die mehrere Bereiche der Reiseplanung und -buchung umfassen, kommen wir nun zu 2 hoch spezialisierten Plattformen, die sich konkret mit der Buchung von Geschäftsreise-Hotels und außergewöhnlichen Unterkünften befassen. 
Mann sitzt auf Hotelbett und blickt aufs Handy

Roomex

Roomex
ist eine Software, die sich speziell der einfachen und schnellen Buchung von Hotels und Unterkünften für Geschäftsreisende verschrieben hat. Dabei bietet das Buchungssystem ein umfangreiches Inventar an Hotels und Apartments in über 100 Ländern. Durch die Integration von Reiserichtlinien ermöglicht die Plattform eine schnelle und richtlinienkonforme Buchung. Mithilfe von Ausgabenberichten behalten Unternehmen außerdem den Überblick über die getätigten Reisekosten. 
Wichtige Funktionen von Roomex im Überblick:
  • Umfangreiches Inventar an Unterkünften
  • Integration von Reiserichtlinien
  • Spezielle Filteroptionen für Reisende
  • Ausgehandelte Tarife
  • Erfassung von Ausgaben und Reporting-Feature
  • Buchungsoption für Langzeitaufenthalte
  • Kundenservice für Preisverhandlungen und Stornierungen
  • Tracking-Funktion und Live-Karte für Reisen

Preise für Roomex

Die Buchungssoftware Roomex ist in der Vollversion für Nutzer:innen kostenlos. So fallen weder für die Anmeldung und Einrichtung der Plattform noch für die konkrete Nutzung Gebühren an. Lediglich die Preise für die gebuchten Unterkünfte müssen bezahlt werden. 

Airbnb (for Work)

Privat vermietete Unterkünfte für Reisende werden immer beliebter und auch immer mehr Geschäftsreisende entscheiden sich bewusst gegen ein Hotel und für eine Privatunterkunft. 
Daher hat
Airbnb
die Chance ergriffen und seine Plattform für Freizeit- und Privatreisende ebenso wie
Booking.com
und Kayak um eine Businessfunktion erweitert. Die Auswahl an Unterkünften und Boutique-Hotels ist dabei groß und dank der speziellen Filteroption „Geschäftsreisen“, zeigt die Plattform Nutzer:innen automatisch alle Unterkünfte an, die „arbeitstauglich“ sind. Über ein separates Dashboard können die gebuchten Reisen gemanagt und die Kosten vom Unternehmen eingesehen werden. 
Weiter Funktionen von Airbnb for Work:
  • Große Auswahl an (außergewöhnlichen) Unterkünften 
  • Dashboard für das Reisemanagement und die Kostenübersicht
  • Kundenservice 
  • Integration mit ausgewählten Drittanbietern möglich
  • Ausgehandelte Tarife
  • Buchungsoption für Langzeit- und Gruppenreisen
  • Für Geschäftsreisen optimierte Zahlungsmodalitäten
Tipp: Übrigens können Sie
Airbnb-Unterkünfte für Geschäftsreisende
auch ganz bequem über den Concierge-Service auf der TravelPerk-Plattform buchen. So haben Sie nicht nur Zugriff auf eine große Auswahl außergewöhnlicher Unterkünfte, sondern direkt viele weitere Funktionen zur Verfügung, um nicht nur Ihre Hotelbuchung, sondern Ihren kompletten Reisemanagement-Prozess zu optimieren.

Preise für Airbnb

Die Basis-Plattform von Airbnb sowie die Business-Version sind kostenlos nutzbar. 
Ebenso wie bei Roomex handelt es sich aber auch hier um eine höchst spezialisierte Buchungssoftware, die nur einen kleinen Teil der kompletten Reisebuchung abdeckt – nämlich die Organisation von Unterkünften. Sind Sie auf der Suche nach einer Software-Lösung, die z. B. auch die Buchung von Transportmitteln sowie das Reisekostenmanagement unterstützt, dann eignen sich umfassendere Tools oder All-in-One-Lösungen unter Umständen besser.  

3 Software-Lösungen für die Reisekostenverwaltung

Ebenso wie für Unterkünfte gibt es auch kostenlose Software-Lösungen speziell für das Kosten- oder
Reisekostenmanagement
. Im Folgenden werden wir uns 3 dieser Tools genauer anschauen.
Eine Person legt ihre Kreditkarte auf ein Lesegerät.

Expensify

Expensify
ist eine App zur Ausgabenverwaltung, mit der Unternehmen den gesamten Prozess der Kostenabrechnung verwalten können.
Mithilfe der Expensify-App können Nutzer:innen ihre Rechnungen und Belege fotografieren, welche anschließend automatisch in der Plattform hochgeladen und zur Genehmigung eingereicht werden. Zudem erlaubt es die Plattform, benutzerdefinierte Richtlinien zu erstellen. So können richtlinienkonforme Ausgaben automatisch genehmigt werden, während andere zur Prüfung weitergereicht werden. Außerdem können Nutzer:innen mit der App Rechnungen erstellen, Zahlungen erfassen und eine Business-Kreditkarte hinterlegen.
Wichtige Funktionen von Expensify im Überblick:
  • Schnelle Erfassung von Rechnungen und Belegen
  • Automatisierung von Genehmigungsworkflows
  • Integration von Richtlinien
  • Kategorisierung von Ausgaben
  • Kostenberichterstattung
Expensify lässt sich in ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsoftware-Lösungen einbinden. Zudem kann die App auch in Reisemanagement-Lösungen wie TravelPerk integriert werden. Die Integration ermöglicht eine automatische Abrechnung für die in TravelPerk gebuchten Reisen. So können Reisende mit nur einem Klick von den Vorteilen der Reisekostenabrechnung profitieren.

Preise von Expensify

Das Basispaket von Expensify ist kostenlos und beinhaltet kostenlose Expensify-Karten für Ihr gesamtes Team. Zudem können Sie Ausgaben erstatten, Rechnungen versenden und diese auch bezahlen.
Das Collect-Paket ist ab 5 $ pro Nutzer:in und Monat verfügbar und umfasst eine benutzerdefinierte Codierung, Integrationen für die Buchhaltung und Kostengenehmigungen, während das Control-Paket ab 9 $ pro Nutzer:in und Monat erhältlich ist und mehrstufige Genehmigungen, Ausgabenrichtlinien und benutzerdefinierte Berichte umfasst.
Aber: Sowohl das Collect- als auch das Control- Paket können kostenlos werden, sobald das Unternehmen eine bestimmte Summe im Monat mit den Expensify-Karten bezahlt.

Ramp

Ramp
ist eine umfassende Software-Lösung, die Unternehmenskarten, Ausgabenmanagement, Rechnungszahlungen, Buchhaltung und Berichterstattung in einer einzigen Plattform vereint. Nutzer:innen können Belege von unterwegs auf der Plattform hochladen, Budgetgrenzen setzen, Richtlinien festlegen und mithilfe von individuellen Reportings und Kosteneinblicken Einsparungen erzielen. 
Wichtige Funktionen von Ramp im Überblick: 
  • Integration von Richtlinien
  • Erstellung spezifischer Budgets
  • Automatisierte Kostenberechnung 
  • Echtzeit-Reportings über Ausgaben 
  • Erstellung von individuellen Genehmigungsworkflows 
Ramp bietet zusätzlich über 1.000 Integrationen mit anderen Software-Lösungen – einschließlich der nahtlosen Integration in das Buchungssystem von TravelPerk für eine Automatisierung der Reise- und Spesenabrechnungen und einen Rabatt für Reisekosten mit Ramp.

Preise von Ramp

Die Nutzung des Ramp-Basispakets ist kostenlos. Darin enthalten sind u. a. Karten für alle Mitarbeiter:innen sowie ein automatisiertes Ausgabenmanagement. Die Vollversion Ramp-Plus ist ab 12 $ pro Nutzer:in im Monat verfügbar und bietet unbegrenzt anpassbare Workflows, erweiterte Integrationsmöglichkeiten der Software sowie ein erweitertes Kartenmanagement mit Ausgabenlimits in unterschiedlichen Währungen.  

BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)

BILL
ist eine komplette Kostenmanagement-Lösung, die für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet ist. Dank der intelligenten Unternehmenskarten lassen sich Geschäftsreisekosten ganz einfach verfolgen, kategorisieren und melden.
Die Plattform übernimmt die Erstellung von Spesenabrechnungen und bietet Nutzer:innen Echtzeit-Reportings über ihre Ausgaben. Zudem können Budgetlimits und virtuelle Karten erstellt werden – und all das über eine einzige Plattform.
Wichtige Funktionen von BILL im Überblick: 
  • Automatisierte Erstellung von Abrechnungen
  • Vereinfachte Kostenrückerstattung für Mitarbeiter:innen
  • Automatische Kategorisierung von Transaktionen
  • Echtzeit-Reportings für Ausgaben
  • Erstellen von Budgetlimits
  • Integration von Richtlinien
BILL bietet Integrationen mit diversen anderen Kosten- und Buchungssystemen, wie z. B. TravelPerk. So können Nutzer:innen von den Vorteilen einer zentralen Reisemanagement-Plattform profitieren, über die sie ganz einfach Reisen buchen und verwalten sowie Reisekosten melden können. 

Preise von BILL

Auch bei BILL ist die Basisversion kostenlos. Um die Vollversion von BILL zu erhalten, kann das Basispaket um 2 gebührenpflichtige Pakete erweitert werden: eines mit Funktionen für die Kreditoren- und eines für die Debitorenbuchhaltung. Beide Pakete kosten als „Essentials“ 45 $ pro Nutzer:in im Monat.

Weitere spannende Tools rund um Ihre Geschäftsreise

Zu guter Letzt werfen wir noch einen Blick auf einige weitere Tools – einige kostenlos, andere nicht –, die das Reiseerlebnis verbessern oder Nutzer:innen dabei helfen, sich besser auf ihre Reisen vorzubereiten.

Tripkicks – Reiseerlebnis optimieren

Tripkicks
ist ein Add-on für Buchungssysteme, das die Reiseerlebnisse seiner Nutzer:innen optimieren und verbessern möchte. Um dies zu erreichen, gibt das Tool verschiedene Informationen wie etwa zum Reiseziel, zu Gesundheits- und Sicherheitsfragen sowie zu Einreisebestimmungen und mehr. Gleichzeitig ermöglicht das Add-On Unternehmen, das Reiseverhalten ihrer Mitarbeiter:innen besser zu verstehen und auch direkt zu beeinflussen. Z. B., indem konkrete Ausgabenlimits oder auch Hinweise zum gewünschten Buchungsverhalten hinterlegt werden können. Zu den Funktionen von Tripkicks gehören:
  • Kennzeichnung von bevorzugten Anbietern, um die Einhaltung des Reiseprogramms und der Richtlinien sicherzustellen
  • Gesundheits- und Sicherheitswarnungen
  • Hervorhebung kostengünstigerer Alternativen
  • Überwachung der Reisekosten im Vergleich zum Budget, um Kosteneinsparungen zu optimieren
Informationen zu den Preisen gibt es hier auf Anfrage.

GreenPerk

GreenPerk
ist ein Tool, das Ihnen dabei hilft, die Emissionen Ihrer geschäftlichen Reisen zu kompensieren. Der Treibhausgasausstoß Ihres Unternehmens wird automatisch berechnet und mit einem Festpreis von 10 € pro 1 Tonne CO2 in Rechnung gestellt. Die so gesammelten Geldmittel werden dann in ausgewählte und VERRA-zertifizierte Klimaschutzprojekte investiert. 
Dank übersichtlicher und stets aktueller Reportings können Sie auf einen Blick erkennen, wo Ihre Kompensationen eingesetzt werden und wie groß der CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens auf Geschäftsreisen ist. 

Preise von GreenPerk

Das Tool GreenPerk ist eine Lösung der Geschäftsreiseplattform TravelPerk und dort kostenlos für Reisen buchbar. Dabei wird keine Provision erhoben. Es werden lediglich die Kompensationsbeiträge berechnet.

PackPoint – Packen leicht gemacht

Für Personen, die oft verreisen, ist
PackPoint
eine praktische App, um individuelle Packlisten für jeden Bedarf zu erstellen – ob für private oder geschäftliche Reisen oder für Bleisure Travel. Hierbei berücksichtigt die App nicht nur das Reiseziel, die Reiseroute, die Reisedauer und das Wetter: Nutzer:innen können zusätzlich auch Angaben zu geplanten Reiseaktivitäten, wie etwa Wandern oder Schwimmen, machen.  
Auf Grundlage der eingegebenen Informationen erstellt PackPoint dann eine benutzerdefinierte Packliste mit mehreren Kategorien (Lebensnotwendiges, Hygieneartikel usw.). Benutzer:innen können die Liste anschließend individuell ergänzen und ihre eingepackten Artikel abhaken.

Preise von PackPoint

PackPoint bietet sowohl eine kostenlose als auch eine kostenpflichtige Version der App. Die kostenpflichtige Version ist für 2,99 $ pro Jahr erhältlich und bietet neben der automatischen Erstellung der Packliste zusätzliche Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, benutzerdefinierte Packlisten und Aktivitäten zu erstellen oder die Integration mit der Reiseplaner-App TripIt.

App in the Air – Support bei der Reiseverwaltung

App in the Air
ist Ihr persönlicher Flugreise-Assistent im Hosentaschenformat. Mithilfe der App können Nutzer:innen ihre Reisen nicht nur planen und buchen, sondern auch verfolgen und verwalten. Die App hat ein eigenes Buchungssystem und liefert zudem nützliche Informationen zu den ausgewählten Flugverbindungen. Im Profil können Nutzer:innen sehen, welche Flugstrecke sie bereits zurückgelegt haben, wie viele Länder sie bereist haben und wie es um ihre Flugmeilen und Bonus-Programme steht.
In der Premium-Version stehen weitere nützliche Features zur Verfügung – etwa automatische Check-ins, Infos zur Reiseroute, Sitzplatzauswahl, Echtzeit-Aktualisierungen zu Flügen sowie Informationen zu Gate-Änderungen.
Mittlerweile bietet die App sogar eine Business-Version an, die weitere praktische Funktionen für Geschäftsreisende enthält, z. B. die Ermittlung des CO2-Fußabdrucks, den die Flugreisen verursachen.  

Preise von App in the Air

Die Basis-Version von App in the Air kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden. Die Premium-Version hingegen kostet jährlich 31,99 € bzw. 169,99 € im lebenslangen Abonnement.

FlexiPerk

Flexibilität auf Geschäftsreisen ist wichtig, v. a. da spontane Terminänderungen keine Seltenheit sind. Mit der Lösung
FlexiPerk
profitieren Nutzer:innen von flexiblen Stornierungsbedingungen auf alle Teile Ihrer Reise, die über die Buchungssoftware TravelPerk gebucht wurden. Bis zu 2 Stunden vorher können Flug, Hotel & Co. sorgenfrei storniert werden und Unternehmen erhalten dabei 80 % der Kosten zurück. 

Preise für FlexiPerk

FlexiPerk ist für alle Reisen, die über TravelPerk gebucht wurden, erhältlich. Mit einer Gebühr von 10 % des Reisepreises kann die flexible Stornierungsrichtlinie einfach dazugebucht werden. Im Premium-Paket von TravelPerk ist FlexiPerk bereits enthalten.
Train Plane Travel

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