Los viajes de trabajo: o los amas o los odias. Mucha gente los ve como una oportunidad atractiva especialmente si se puede combinar ocio con trabajo, pero los que viajan con frecuencia los suelen encontrar inoportunos y molestos.
Sin embargo, los viajeros más frecuentes saben que la experiencia mejora muchísimo si se siguen ciertas reglas, y nosotros las hemos recopilado en este artículo. Aquí encontrarás consejos y trucos que te ayudarán a afrontar los viajes de trabajo de la mejor forma posible.
Hemos organizado cada consejo según si hay que seguirlo antes, durante o después del viaje, para que sepas en todo momento lo que hay que hacer.
Consejos para antes del viaje
1. Consulta la política de viajes de trabajo de tu empresa
La
política de viajes de trabajo
incluye las normas y procedimientos por las que los empleados se deben regir para reservar y aprobar un viaje de negocios y para conocer los gastos que se contemplan.Normalmente, dan respuesta a preguntas como estas:
- ¿Se puede viajar en clase business?
- ¿Con cuánto tiempo hay que hacer la reserva?
- ¿Qué precauciones debe tomar el empleado si viaja solo?
Antes del viaje, consulta las normas, procedimientos, recomendaciones y limitaciones de tu empresa. Encontrarás información sobre dónde reservar el viaje, quién debe aprobarlo, qué gastos se reembolsan y cómo funciona el proceso de reembolso.
2. No te olvides de tus documentos y objetos esenciales
Las tarjetas de embarque, el DNI, el pasaporte, el móvil, la agenda, la tarjeta de crédito, la cartera... Llévalo todo junto y organizado en todo momento, porque no hay nada más estresante que no encontrar tu documentación al llegar a la puerta de embarque..
3. Incluye en la maleta ropa formal e informal
Aunque el código de vestimenta de las reuniones exija siempre un atuendo formal, es posible que tengas que vestir de manera informal en algún momento. Nunca se sabe si tus clientes te invitarán a una comida o actividad más informal durante el viaje.
4. Carga todos tus dispositivos electrónicos
Carga todos los dispositivos electrónicos antes de salir de casa e incluso durante el viaje siempre que sea posible. En cualquier momento te puede surgir un imprevisto que requiera usar el móvil u ordenador y si no tienen batería puedes tener un quebradero de cabeza para encontrar una zona donde cargarlos.
5. Utiliza un portatrajes
Si no tienes tiempo o no sabes si podrás planchar el traje antes de asistir a alguna reunión, llévate en el avión un portatrajes para asegurarte de que llegue impecable y sin arrugas. Eso sí, consulta el límite de equipaje que puedes llevar en cabina antes de embarcar con él. Otra opción muy común es llevarlo puesto durante el vuelo para evitar que acabe todo arrugado.
6. Investiga el protocolo empresarial del país al que tienes que viajar por trabajo
Has preparado tu discurso y todas las estadísticas que necesitas. ¿Qué más hace falta? Dependiendo del país al que vayas a viajar por trabajo, el protocolo en los negocios puede ser distinto al de tu país. Echa un ojo a las reglas básicas antes del viaje. Así sabrás si puedes estrecharle la mano (¡o no!) a un cliente.
7. Lleva un adaptador de corriente
Si vas a viajar por trabajo al extranjero es posible que los enchufes sean diferentes, y si no llevas contigo un adaptador no vas a poder cargar ninguno de tus dispositivos electrónicos, así que asegúrate de que tu empresa te consiga uno para el viaje.
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Viajar por trabajo no tiene por qué ser estresante
Consejos útiles durante el viaje
8. Adáptate a los horarios de comida lo antes posible
Este es uno de los pocos trucos que de verdad funcionan para combatir el jet lag. Procura adaptarte cuanto antes a los horarios de comida que sean habituales en el país donde estés. Cuando reajustes estos horarios, tu cuerpo sabrá cuándo es hora de levantarse y ponerse en acción, o cuándo toca irse a dormir.
9. No caigas en la tentación de irte a dormir nada más llegar
Después de un viaje de trabajo largo y agotador seguro que tendrás la tentación de echarte a dormir nada más llegar, independientemente de la hora que sea en el país donde estés. Pero haz todo lo posible para no hacerlo y deja que el cuerpo se ajuste al nuevo huso horario cuanto antes.
10. Haz fotos de todos los recibos durante el viaje de trabajo
No se puede viajar por trabajo sin tener en cuenta en todo momento que tienes que presentar recibos de todos los gastos que deba pagar la empresa. Sin recibos, lo normal es que no te devuelvan el dinero. Por eso te recomendamos que hagas fotos de cada recibo del viaje de trabajo. De esta forma no va a pasar nada si pierdes los recibos en papel, porque tendrás la foto de los comprobantes de los gastos.
Consejos para después del viaje
11. No olvides informar de los gastos
Una vez vuelvas del viaje tienes que informar de los gastos. Si has seguido el consejo anterior y has guardado los recibos, no debería haber ningún problema. No obstante, intenta hacerlo con tiempo y comprueba que no falte nada.
12. Envía correos electrónicos de agradecimiento
Si tus socios comerciales y clientes han contribuido a que tu viaje de trabajo haya sido todo un éxito, envíales un correo electrónico para agradecerles su esfuerzo y su tiempo. Sin duda, ¡lo agradecerán!
En
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