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Cómo escoger una buena solución de gestión de viajes

19 Abr 2021

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

Cómo escoger una buena solución de gestión de viajes

Encontrar la solución de viajes de negocios adecuada no es tarea fácil. Si decides trabajar con una agencia, prepárate para tarifas altísimas y una pésima atención al cliente: las noches de hotel te saldrán más caras que si te fueras de vacaciones.

Pero si utilizas un sitio web comercial, la atención al cliente será aún peor, no tendrás manera de hacer cumplir tu política de viajes ni tampoco acceso a la información de los mismos. Descartado también.

Pero entonces, ¿qué opciones tiene tu empresa? ¿Cómo puedes elegir una solución que no sólo funcione, sino que te ayude a ahorrar (o al menos a controlar los gastos) al tiempo que satisfaga a los viajeros? Porque no lo olvides: una herramienta que no satisface a los viajeros NUNCA va a funcionar, son indiferente las increíbles prestaciones que te ofrezca.

A los empleados no les gusta cuando los obligan a usar algo. Por eso, si incorporas un software a su flujo de trabajo, procura que sea uno que les guste usar. Recuerda que la experiencia de usuario es igual de importante que cualquiera de las atractivas prestaciones que estamos a punto de presentarte.

Partiendo del equilibrio entre la felicidad de los viajeros y el valor de negocio, te ofrecemos una guía paso a paso para que puedas elegir una solución de gestión para tus viajes de negocios acorde con los tiempos modernos.

Paso 1. Comprender qué cosas funcionan y cuáles no funcionan en tu solución actual

Lo aconsejable es que empieces por analizar la solución que estás usando en ese momento. Todos los métodos de gestión de viajes de negocios entran en una de estas 5 categorías:

  • Hacer la reserva directamente en sitios web de viajes de ocio (como Expedia, Booking.com)
  • Agencias de viajes o empresas de gestión de viajes (TMC)
  • Herramientas complementarias especializadas (como incentivos para el viajero, chatbots de asistencia, etc.)
  • Herramientas de gestión de viajes para empresas (como AMEX o Egencia)
  • Plataformas de gestión de viajes (como TravelPerk)

Lo más probable es que ahora mismo estés haciendo las reservas en sitios comerciales, trabajando con una agencia de viajes de negocios o utilizando un software empresarial obsoleto.

Algunos de los problemas más comunes al gestionar viajes son:

  • Una atención al cliente pésima o nula.
  • Descontento entre los empleados (no les gusta el procedimiento de reserva o la asistencia y echan en falta tener mayor autonomía).
  • Dificultad para hacer cumplir la política de viajes.
  • Dificultad a la hora de hacer reservas para grupos y eventos.
  • Dificultad para rastrear y analizar los gastos a fin de optimizar el presupuesto de viajes.
  • Demoras por la comunicación entre empleados y administradores.
  • Exceso de gastos.
  • Oferta limitada, sin acceso a vuelos y hoteles low cost.
  • Tarifas más altas para empresas y comisiones elevadas.
  • Tarificación por llamadas de asistencia.

Decide primero qué problemas necesita resolver tu empresa antes de empezar a buscar soluciones; de esta forma, te será más fácil identificar la opción idónea.

Paso 2. Identificar los criterios importantes para tu empresa

Cuando tengas claro qué problemas específicos tiene tu empresa, este paso te resultará sencillo porque tus criterios se basarán en ellos. Aunque también dependerá del tamaño de tu negocio y del volumen de viajes.

Dicho esto, también hay ciertas características que cualquier empresa debería buscar:

  • Acceso a vuelos y hoteles low cost (como empresa deberías tener las mismas opciones que un consumidor particular).
  • Un procedimiento de reserva sencillo que ahorra tiempo a los administradores.
  • Una excelente atención al cliente las 24 horas del día (sin recargos).
  • Todo en un mismo sitio y sin redirecciones.
  • Contabilidad y análisis fáciles; visibilidad en tiempo real de toda la información de viaje.

Siempre puedes añadir tus propios elementos esenciales a la lista según tu situación concreta.

Paso 3. Considerar otros criterios y factores en los que no habías pensado hasta ahora

El sector de los viajes de negocios por fin se está transformando (y ya era hora).

Esto significa que existe una gran cantidad de prestaciones tanto tecnológicas como humanas que tal vez aún no conozcas. Una de ellas te permite liberarte de la microgestión y permite que los empleados hagan ellos mismos las reservas ajustándose a tu política. Eso no suena nada mal, ¿verdad?

Es muy posible que en tu empresa permitáis que los empleados hagan sus reservas en sitios como Expedia o Kayak sin necesidad de aprobación y que, por tanto, no tengas forma de hacer cumplir tu política. O bien, en el otro extremo, que tengan que llamar a una agencia para hacer reservas que se ajusten a los parámetros que marca tu política (aunque preferirían hacerlo ellos mismos).

Pero ¿y si pudieras tener lo mejor de ambos mundos y permitir reservas directas que se ajusten siempre a la política? En las plataformas inteligentes y modernas de gestión de viajes, los administradores pueden fijar ciertos parámetros para que los empleados puedan hacer sus propias reservas dentro de la política de la empresa.

Y eso no es lo mejor. A continuación, te indicamos algunas prestaciones que quizá no se te había ocurrido agregar a tu lista:

  • Informes sobre los gastos de viaje para que puedas revisar y optimizar los datos por departamento, oficina, proyecto, periodos, etc.
  • Opción de guardar los datos de los viajeros, incluyendo preferencias y programas de fidelización.
  • Buena usabilidad móvil durante los desplazamientos.
  • Capacidad de integración con herramientas de gestión de gastos de viaje.
  • Gestión de facturas de viaje en un solo sitio.
  • Al ser un único proveedor, evitarás tener que pagar a varios proveedores.
  • Manejo fácil e intuitivo para los viajeros.

Cualquier punto que añadas a tu lista debería tener como objetivo último contribuir a facilitarle el trabajo al personal de administración y finanzas.

Pero recuerda que la prioridad siguen siendo los viajeros. Ellos son los que están ahí fuera y por tanto sus necesidades (en especial la atención al cliente y los procedimientos de reserva) siempre irán primero. Si ellos no están contentos, querrá decir que la solución no funciona, y siempre buscarán la manera de saltarse la política.

Paso 4. Cotejar cada opción con tu lista de criterios esenciales

Ahora que tienes claros tus criterios llega la parte fácil: ir cotejando las soluciones que estés barajando para ver si cumplen los criterios de tu lista.

Revisa cada opción y calcula mentalmente cómo encaja con lo que necesitas, o asígnale una puntuación del 1 al 5 para cada criterio que hayas identificado.

Hemos reunido aquí más de 40 criterios y una lista de verificación para facilitarte la tarea.

Paso 5. Elegir la mejor solución e implementarla

Una vez hayas elegido el mejor software de gestión de viajes de negocios (el que mejor se adapta a todas tus necesidades administrativas y satisface a tus viajeros), es el momento de implementarlo.

Quizás prefieras hacerlo por fases. El director de la oficina, o del departamento de viajes, podría empezar reservando todos los viajes para la empresa y después invitar a algunos empleados a unirse, para verificar así que la solución cumple con lo esperado antes de generalizar su uso para el resto de la plantilla. La solución que elijas debe permitir a los usuarios registrarse y empezar a hacer reservas en pocos minutos.

Consejos para implementar la nueva herramienta de viaje:

  • Añade de antemano a tus principales viajeros al sistema con todos sus datos; de este modo podrán empezar a usarla de inmediato, facilitando así el proceso de adopción de la herramienta.
  • Define los límites de tu política antes de invitar a los empleados.
  • Configura también los procedimientos de aprobación antes de invitar a los empleados.
  • Agrega el nombre de la herramienta a la wiki interna de la empresa para que los empleados sepan lo que
  • deben utilizar para viajar.
  • Establece desde el principio un procedimiento de presentación de informes para el equipo de finanzas.
  • Prepara un mensaje de introducción claro que incluya todas las instrucciones al invitar a los empleados a unirse.
  • Recaba opiniones de la empresa (especialmente de los viajeros frecuentes) al cabo de 1 o 2 meses después de la implementación, mediante una herramienta de sondeo sencilla como Typeform o Airtable, y monitoriza continuamente el nivel de satisfacción de tus viajeros.

Si sigues estos pasos, la implementación será fluida y habrá más probabilidades de que la herramienta de gestión de viajes de negocios resuelva con éxito los problemas que habías identificado, ya fueran de falta de visibilidad o de control.

Aún puede haber más prestaciones de las que no hayas oído hablar. Por eso que te hemos preparado una guía y una lista de verificación con más de 40 criterios.

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