Cuando pensamos en temporada alta, solemos pensar en verano: las vacaciones de agosto, el buen tiempo, más desplazamientos… ¿verdad?
En realidad, cuando se trata de viajes de trabajo, el pico de actividad ocurre en otoño. Entre septiembre y noviembre se concentra casi un tercio de todos los viajes de negocios, según los datos de reservas de TravelPerk entre 2023 y 2025.
Y con la temporada alta llegan colas más largas, más retrasos, precios más altos y otros contratiempos. ¿La buena noticia? Un poco de preparación puede marcar una gran diferencia.
Cómo prepararse para la temporada alta
Nuestro equipo de expertos ha recopilado los principales retos de esta época del año y cómo puedes adelantarte a ellos.
Reserva con antelación
Es la ley de la oferta y la demanda: cuanto más viaja la gente, más suben los precios. Los vuelos y trenes se llenan antes, hay menos alojamientos disponibles y los costes se disparan.
Esto es aún más evidente en destinos populares, donde viajar en temporada alta es considerablemente más caro.
Destinos de negocios con mayor volumen de reservas en temporada alta (2025)
Fuente: Datos de reservas realizadas en TravelPerk entre junio y agosto de 2025.
Cuanto antes puedas confirmar tus planes de viaje para otoño, más probabilidades tendrás de conseguir los mejores precios y opciones antes de que se agoten.
Para la temporada alta, te recomendamos reservar con al menos 2 o 3 meses de antelación siempre que sea posible. De hecho, ya estamos viendo que muchas empresas en EE. UU. se están adelantando, según los datos de TravelPerk de 2023 y 2024. Pero esta recomendación aplica sin importar dónde te encuentres.
Revisa tu política de viajes
En épocas con mucho movimiento, es habitual que se relaje el cumplimiento de las políticas de viajes.
Empleados que quieren asegurar un vuelo antes de que se agote y reservan a toda prisa fuera de la política, equipos que gestionan reembolsos a posteriori porque el responsable de viajes está de vacaciones... O alguien que ha esperado demasiado y solo queda una opción viable que queda fuera de presupuesto.
Aunque frecuentes, estas situaciones se pueden evitar con dos medidas clave:
1. Revisa tu política de viajes antes de la temporada alta
¿Sigue respondiendo a tus necesidades? ¿Tu equipo sabe realmente cuál es la política? ¿Está disponible de forma clara y fácil de encontrar?
Si es necesario, actualiza la política de viajes para adaptarla a la situación actual (no a cómo eran las cosas hace tres años), asegúrate de que sea fácil de encontrar y utilizar, y anima al equipo a revisarla antes de la temporada alta de viajes.
2. Integra la política en el proceso de reserva
Aunque el 60 % de las empresas tiene una política de viajes de empresa, más del 50 % de las personas que viajan por trabajo pueden reservar usando el método que prefieran. Y la mitad admite abiertamente que no siempre sigue la política de la empresa.
¿La clave para fomentar el cumplimiento? En lugar de presentar la política como un PDF que el equipo debe leer para luego reservar en otra plataforma, intégrala directamente en el proceso de reserva. Cuando la política de viajes está implementada en el sistema de reservas, el equipo puede seguir reservando por su cuenta, pero con visibilidad total de qué opciones están “dentro de política” desde el propio buscador.
Así, quienes viajan pueden tomar decisiones más informadas. Y si alguien reserva fuera de política, se puede marcar para aprobación, evitando sorpresas posteriores.
Prepara tu maleta de forma estratégica
El equipaje puede provocar grandes problemas: en 2024, el 18 % de las personas que viajaron por trabajo sufrieron incidencias por pérdida o mal manejo del equipaje.
Y cuando se pierde el equipaje de una persona que viaja por trabajo, las consecuencias suelen ser aún mayores: más retrasos, más frustración, menor productividad y más trabajo administrativo buscando las maletas perdidas.
Todo esto se puede evitar, de forma muy sencilla, viajando con poco equipaje. Anima a tu equipo a viajar solo con equipaje de mano, que puedan llevar consigo todo el tiempo. Eso no significa dejarse lo esencial para un viaje de trabajo, pero sí puede evitar muchos problemas.
Anticípate a los imprevistos
Por desgracia, las incidencias en los viajes son casi tan frecuentes como los viajes de empresa en sí: casi el 80 % de las personas que viajaron por trabajo en 2024 afirmaron haber vivido algún tipo de contratiempo. Y en temporada alta, los retrasos y las incidencias son aún más frecuentes.
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No puedes evitar todas las incidencias, pero sí puedes anticiparte para minimizar su impacto:
1. Planifica de forma más consciente
Si anticipas posibles imprevistos, puedes evitar la mayoría de las consecuencias. Por ejemplo: reservar viajes más largos y mejor planificados, en lugar de trayectos encadenados con escalas o retornos ajustados. Los viajes más largos dejan más margen y evitan el “efecto dominó” que pueden causar los retrasos o cancelaciones. Si hay reuniones o eventos importantes, anima a viajar la noche anterior para dejar margen por si hay contratiempos.
2. Asegúrate de que siempre haya alguien disponible
Si quienes viajan tienen a alguien a quien llamar en cualquier momento (y no solo a la persona encargada de los viajes en la oficina, que está dormida a medianoche cuando cancelan un vuelo), podrán resolver los problemas de forma rápida y eficaz. Por ejemplo, TravelPerk ofrece atención al cliente 24/7 y actualizaciones en tiempo real sobre posibles incidencias para todos los trayectos.
3. Da prioridad a las reservas flexibles
Siempre que sea posible, las tarifas flexibles deberían ser la opción por defecto en tu política de viajes, sobre todo en temporada alta. Las opciones más baratas y menos flexibles pueden parecer atractivas, pero suelen generar más estrés, problemas y costes a largo plazo cuando surgen imprevistos. Mejor opta por reservas flexibles que ofrezcan más opciones sin costes elevados por cambios.
Apoya también al equipo financiero
La temporada alta de viajes también puede ser estresante para los equipos de finanzas.
Suelen verse desbordados buscando recibos, cuadrando gastos y haciendo reembolsos precisos, sobre todo si se usan hojas de cálculo, herramientas desconectadas o diferentes métodos de reserva.
De hecho, el 83 % de las personas que viajan por trabajo dicen tener dificultades con los gastos de viaje.
Automatizar la gestión de gastos integrando un sistema de viajes con uno de gastos puede suponer un gran alivio para quienes viajan, para el equipo financiero y para las cuentas de la empresa. En resumen: tenlo todo en un solo lugar.
Así se evitan procesos manuales y papeleo para quienes viajan, se reducen las reservas a título personal que luego hay que reembolsar y se ahorra tiempo (y dolores de cabeza) al equipo financiero.
Haz que la temporada alta de viajes sea pan comido con TravelPerk
El software integral de gestión de viajes de TravelPerk hace que reservar y gestionar viajes por trabajo sea muy fácil en cualquier momento del año, pero se nota aún más durante el caos que puede suponer la temporada alta. Con TravelPerk, tu equipo podrá:
Integrar la política de viajes en el proceso de reserva para mejorar el cumplimiento.
Ahorrar hasta un 80 % del tiempo dedicado a tareas administrativas gracias a la automatización.
Permitir que cada persona reserve por su cuenta, con aprobaciones automáticas. En Desigual, el 89 % de los viajes ya se aprueban automáticamente.
Obtener asistencia cuando lo necesiten con atención 24/7 y un panel de control (TravelCare) con alertas sobre posibles incidencias.
Integrar la gestión de gastos para simplificar la recuperación del IVA, la facturación y mucho más, reduciendo la carga de trabajo del equipo financiero.
Ahorrar dinero, incluso en temporada alta, gracias a tarifas flexibles, control de presupuesto, gestión de gastos y cumplimiento de políticas.
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