Die wichtigsten Geschäftsreisearten und Buchungsmöglichkeiten für Geschäftsreisen

Unabhängig davon, ob die Welt der Geschäftsreisen für Sie Neuland ist oder Sie bereits Erfahrung in diesem Bereich haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Arten von Geschäftsreisen es gibt. Menschen reisen aus unterschiedlichsten Gründen zu Geschäftszwecken. Diese Reichen von rein geschäftlichen Konferenzen und Meetings bis hin zu sogenannten Bleisure-Reisen, bei denen Geschäfts- und Privatreise verknüpft werden. Geschäftliche Reisen können von einem Kurztrip am Wochenende bis hin zu einem Offshore-Posten reichen, an dem Sie Monate oder sogar Jahre sind.

Geschäftsreisende haben je Nach Art der Reise sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Im Folgenden erläutern wir verschiedene Arten von Geschäftsreisen sowie die richtigen Unterkunfts- und Transportmöglichkeiten für Ihre Geschäftsreise.

Welche Arten von Geschäftsreisen gibt es?

Reisen zu Veranstaltungen und Konferenzen

Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zu Firmenveranstaltungen und Konferenzen. Die Konferenzteilnehmer können Seminare und Workshops besuchen sowie an organisierten Mahlzeiten oder Networking-Veranstaltungen teilnehmen. Ziel dieser Veranstaltung sind sowohl die professionelle Weiterentwicklung als auch die Vernetzung mit Kollegen, potenziellen Kunden und Dienstleistern.

Interne Meetings und Reisen zu Niederlassungen

Für nationale und multinationale Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sind Geschäftsreisen ein wichtiges Mittel, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen in die gleiche Richtung strebt. Mitarbeiter und Führungskräfte müssen andere Niederlassungen besuchen, um bestimmte Projekte und Geschäftsstrategien zu besprechen. Oft reisen sie auch zu anderen Niederlassungen, um eine integrierte Unternehmenskultur aufzubauen.

Firmenreisen

Einige Unternehmen bieten jährlich oder sogar mehrmals pro Jahr Mitarbeiterreisen an. Solche Firmenreisen sollen dazu beitragen, dass die Teams zusammenwachsen und bei gemeinsamen Aktivitäten eine Unternehmenskultur aufgebaut wird. So können auch Remote-Teams die dringend benötigte persönliche Zeit miteinander verbringen – dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die zum Großteil auf Remote-Arbeit setzen und überhaupt keine gemeinsamen Büros haben.

Kundenbesprechungen

Mitarbeiter oder Führungskräfte müssen gelegentlich zu Kunden oder Interessenten reisen. In einigen Ländern wie Japan sind persönliche Besprechungen und informelle Treffen ein wichtiger Teil der lokalen Geschäftskultur, weshalb Geschäftsreisen hier besonders wichtig sind, um eine gute Beziehung zum Kunden aufrechtzuerhalten.

Messen

Messen, Handelsmessen oder Ausstellungen sind in manchen Branchen ein wichtiger Vertriebskanal. Auf Messen haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produkte oder Dienstleistungen vor einem interessierten Publikum zu präsentieren. Sie können ein wichtiges Werkzeug für den Direktvertrieb, zum Aufbau der Markenbekanntheit und zur Stärkung der Kundenbeziehungen sein.

Mitarbeiter von B2B-Unternehmen (Business-to-Business) und B2C-Unternehmen (Business-to-Consumer) können Geschäftsreisen unternehmen, um auf Messen auszustellen. Bei B2B-Messen steht der Aufbau von Beziehungen im Vordergrund, während B2C-Messen auf den direkten Verkauf ausgerichtet sind.

Entsendungen und Offshore-Tätigkeiten

Während eine typische Geschäftsreise nur wenige Tagen oder Wochen dauert, sind langfristige Entsendungen ein deutlich intensiveres Engagement. Mitarbeiter müssen manchmal für einen bestimmten Zeitraum in einer anderen Stadt oder in einem anderen Land arbeiten. Dies kann für ein bestimmtes Projekt, zum Einrichten neuer Funktionen oder Geschäftsprozesse oder für die Weitergabe von Wissen von einem Standort an den anderen nötig sein.

Entsendungen sind oft schwieriger als kurzfristige Geschäftsreisen, insbesondere wenn dafür ein Umzug in ein anderes Land nötig ist. In diesem Fall müssen sich Unternehmen um Visa und Steuerunterlagen kümmern. Sie müssen den entsendeten Mitarbeiter auch bei Schwierigkeiten wie Kulturschocks, der Wohnungssuche und der Einrichtung seines Lebens am neuen Standort unterstützen.

Bleisure-Reisen

Die letzte Art von Geschäftsreisen sind sogenannte Bleisure-Reisen (aus dem Englischen „business travel“ + „leisure travel“), bei denen Geschäfts- und Privatreisen verbunden werden. Bleisure-Reisen sind sehr beliebt: Laut Untersuchungen von Expert Media Solutions umfassen rund 60 % der Geschäftsreisen eine Freizeitkomponente. Alle oben angeführten Arten von Geschäftsreisen können in eine Bleisure-Reise umgewandelt werden.

Bleisure-Reisende verlängern ihre Geschäftsreisen, um Zeit für Sightseeing und Entspannung zu haben. Da Geschäftsreisen die Reisenden oft in interessante neue Länder und Städte führen, ist verständlich, dass viele Reisende die Zeit möglichst gut nutzen und etwas von der Welt sehen möchten.

Diese hybride Art des Reisens kann sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vorteilhaft sein. Indem Unternehmen Bleisure-Reisen zulassen, ermutigen sie ihre Mitarbeiter, sich öfter freiwillig für Geschäftsreisen zu melden. Außerdem profitieren die Reisenden von einer erholsamen Pause und kehren erfrischt und erholt ins Büro zurück.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Geschäftsreiserichtlinien eingeführt haben, damit alles reibungslos abläuft, wenn Sie planen, Bleisure-Reisen in Ihrem Unternehmen zu erlauben.

Transportmöglichkeiten bei Geschäftsreisen

Je nach Art der Reise können unterschiedlichste Transportmittel in Frage kommen. Es gilt eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, wenn Zugtickets, Flugtickets, Mietautos oder mehr gebucht werden müssen. Einige der wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt, haben wir hier zusammengetragen.

• Kosten: Sind bestimmte Transportmöglichkeiten budgetfreundlicher als andere?
  
• Entfernung: Wie weit müssen die Personen reisen?
  
• Dringlichkeit: Haben die Reisenden viel oder wenig Zeit zur Verfügung? Würden sie von einem schnelleren Transportmittel (z. B. einem Hochgeschwindigkeitszug oder einem Kurzstreckenflug) profitieren?
  
• Gruppenbuchungen: Müssen die Reisenden zusammensitzen? Gibt es Kostenvorteile, wenn Reisende das Transportmittel gemeinsam nutzen (z. B. bei einem gemeinsam genutzten Mietwagen)?
  
• Nachhaltigkeitsrichtlinien: Tragen bestimmte Transportmittel dazu bei, die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens zu erreichen oder den CO₂-Fußabdruck zu verringern?
  
• Barrierefreiheit: Sind die Reisenden in ihrer Mobilität eingeschränkt oder haben sie andere Anforderungen an die Barrierefreiheit?

• Position im Unternehmen: Ermöglichen Sie leitenden Angestellten und Führungskräften, Business-Class-Tickets oder andere Vorteile und Upgrades zu buchen?

Unterkünfte für Geschäftsreisen

Bei Geschäftsreisen stehen als Unterkunftsmöglichkeiten Hotelzimmer (günstig, Mittelklasse oder High-End), Unterkünfte auf Airbnb oder Mietwohnungen zur Verfügung. Berücksichtigen Sie bei der Buchung der Unterkunft folgende Faktoren:

• Kosten: Ist das Budget ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung? Wenn ja, gibt es budgetfreundliche Unterkunftsmöglichkeiten (wie Kurzzeit-Mietwohnungen)?
  
• Ausstattung: Benötigen Reisende auf längeren Geschäftsreisen Zugang zu bestimmten Haushaltseinrichtungen (z. B. Küche oder Waschmaschine)? Benötigen Reisende auf kurzen Geschäftsreisenden Zugang zu zeitsparenden Einrichtungen (wie einer 24-Stunden-Rezeption, Drucker, WLAN, Restaurant oder Fitnessstudio vor Ort)?
  
• Barrierefreiheit: Sind die Reisenden in ihrer Mobilität eingeschränkt oder haben sie andere Anforderungen an die Barrierefreiheit? Gibt es in der Immobilie Treppen oder andere Barrieren?
  
• Sicherheit: Befindet sich die Unterkunft in einer sicheren Gegend? Gibt es Überwachungskameras oder Sicherheitspersonal vor Ort?
  
• Privatsphäre: Müssen Geschäftsreisende gemeinsam in einem Hotelzimmer oder einer Unterkunft übernachten? Fühlen sich alle Reisenden damit wohl oder gibt es potenzielle Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre?
  
• Position im Unternehmen: Ermöglichen Sie leitenden Angestellten oder Führungskräften, High-End-Hotels oder VIP-Angebote zu buchen?

Ziehen Sie bei der Buchung von Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten für Geschäftsreisen eine Reisemanagementplattform in Betracht. TravelPerk hilft Ihnen dabei, alle Aspekte Ihrer Geschäftsreise praktisch an einem Ort zu buchen, zu verwalten und Berichte dazu zu erstellen.

Warum Geschäftsreiserichtlinien unerlässlich für Geschäftsreisen sind

Unabhängig davon, welche Art von Geschäftsreise Sie planen, ist es immer gut, eine Geschäftsreiserichtlinie zu haben. In einer Geschäftsreiserichtlinie legen Unternehmen klare Regeln und Richtlinien für Geschäftsreisende hinsichtlich Buchungen, Vielfliegermeilen, kurzfristigen Änderungen und mehr fest. Plattformen und Apps wie TravelPerk ermöglichen es Geschäftsreisenden, ganz einfach selbst Reisen zu buchen, die ihren Anforderungen entsprechen, und zugleich alle geltenden Unternehmensrichtlinien einzuhalten.