Was ist was: Unterschiede zwischen Tagung, Kongress, Konferenz & Co.

Fahren Sie dieses Jahr auf eine Tagung oder ist es doch ein Kongress? Der Unterschied ist wichtig, denn er legt u. a. fest, für wie viele Tage Sie verreisen. Weitere vermeintliche Synonyme wie Konferenz oder Symposium beschreiben wiederum diverse Veranstaltungstypen mit anderen Zielen und ggf. zusätzlichen Rahmenprogrammen. Der Bereich der Planung und Organisation verschiedener Veranstaltungen ist umfangreich und stellt sogar eine eigene Branche dar:

MICE

(Meetings, Incentives, Conferences, Events). Im Folgenden erfahren Sie, was einige Begriffe aus diesem Bereich genau bedeuten und wie sich die Events in den Punkten Zeitaufwand, Zielgruppe und Zweck unterscheiden.

Eine Tagung ist eine – in der Regel eintägige – Zusammenkunft von Personen innerhalb einer Branche oder eines Fachbereichs. Das Tagungsprogramm enthält Vorträge und Diskussionen für einen begrenzten Teilnehmerkreis. Vorab werden klare Ziele für das Event definiert und ein Programm mit genauen Zeiten und Redner:innen festgelegt. Für die Durchführung können Sie Tagungsräume in Hotels, Kongresszentren und bei ähnlichen Veranstaltern mieten. Tipp: Eine gute Option für die Durchführung von Tagungen und anderen Events sind

Tagungshotels

. Neben Räumen bieten sie häufig moderne Technik und Optionen für die kulinarische Versorgung an. 

Ein entscheidender Unterschied zwischen der Tagung und dem Kongress ist, dass der Kongress meist mehrtägig stattfindet. Aufgrund des erweiterten Zeitplans bietet sich dadurch häufig die Möglichkeit für anschließende Diskussionen. Der Teilnehmerkreis ist zudem offener und der Themenbereich breiter aufgestellt.Je nach Größe der Veranstaltung sowie technischen und räumlichen Anforderungen können Sie Tagungsräume und Übernachtungen für Teilnehmer:innen im selben Hotel buchen. Oft bieten Hotels dafür auch spezielle Pakete und Deals an.

Anders als der Kongress, der sich auch an ein öffentliches Publikum wendet, sind Konferenzen, ähnlich wie Tagungen, Zusammenkünfte von Personen einer Organisation oder derselben Disziplin oder Branche. Die Strukturierung einer Konferenz ist individuell – einige folgen einem genauen Zeitplan mit festen Programmpunkten, während andere flexibler gestaltet sind und Teilnehmer:innen mehr Wahlmöglichkeiten bieten. Zumeist gibt es eine Auswahl an Hauptvorträgen, parallelen Sitzungen und Diskussionsrunden. Konferenzen finden meist an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen statt – allerdings nicht immer. Beispiele für den Aufbau und die Themen von Konferenzen finden Sie in unserem Beitrag zu

IT-Konferenzen

.

Der Begriff Symposion kommt aus der altgriechischen Sprache und bedeutet in etwa „eine gesellige Zusammenkunft“. Heute sind Symposien v. a. wissenschaftliche Veranstaltungen. Es werden eng definierte Fragestellungen oder Ergebnisse präsentiert und diskutiert. Die Events und Präsentationsformen sind dabei ganz unterschiedlich – von klassischen Vorträgen über Diskussionsrunden bis hin zu Poster-Präsentationen und Workshops. Ziele eines Symposiums sind:Häufig werden Zusammenfassungen der präsentierten Forschungsergebnisse oder Diskussionen auch in Tagungsbänden oder Fachzeitschriften veröffentlicht. Symposien gibt es sowohl als eintägige als auch als mehrtägige Veranstaltungen.

Anders als Symposien und andere Arten von Veranstaltungen, bei denen sich Fachpersonen untereinander austauschen, dient das Seminar zur (Weiter-)Bildung und Schulung. Expert:innen auf einem bestimmten Gebiet halten Vorträge, leiten Diskussionen sowie praktische Übungen und führen Workshops durch. Im Gegensatz zu anderen Bildungsveranstaltungen wie dem Vortrag, beinhalten Seminare häufig praktische Anteile und bieten die Möglichkeit für einen regen Austausch und weiterführende Diskussionen. Seminare finden meist mindestens über mehrere Tage, häufig sogar über einige Wochen oder Monate an wiederkehrenden Terminen statt.

Während die bisher vorgestellten Events v. a. dem Austausch und der Produktion von Wissen dienen, ist die Messe eine andere Art von Veranstaltung. Hier werden Produkte und Dienstleistungen präsentiert. Die primären Ziele sind dabei, neue Kund:innen zu gewinnen, Verkäufe zu generieren und Kontakte zu knüpfen. Messen bestehen aus Ständen und Displays, an denen Unternehmen ihre Leistungen anbieten und Produkte demonstrieren. Neben den Ständen der Aussteller gibt es auf einigen Messen auch Rahmenprogramme aus Workshops, Diskussionen und Präsentationen, die Besucher:innen einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Egal, ob Auto-, Buch- oder

Reisemesse

: Die Veranstaltungen ziehen ein breites Publikum an – darunter Unternehmen, Geschäftskund:innen, Journalist:innen und private Interessent:innen.

Bei der Ausstellung handelt es sich um eine Präsentation von Werken, Artefakten oder Produkten, oft im künstlerischen oder kulturellen Bereich. Je nach Bereich können hier verschiedene Ziele im Fokus stehen. Häufig dienen Ausstellungen vorrangig Bildung und Wissensvermittlung. Die Ziele können aber auch wirtschaftlicher Natur sein, insbesondere wenn die ausgestellten Objekte zum Verkauf stehen. Ausstellungen gibt es in zeitlich begrenzter Form über einige Wochen oder Monate und als Dauerausstellungen – z. B. in Museen – über mehrere Jahre.

Mit TravelPerk können Sie Ihr nächstes Firmenevent ganz einfach planen – egal, ob Tagung, Kongress, Seminar oder Firmenjubiläum.

TravelPerk Events

ermöglicht es Ihnen, Kolleg:innen aus aller Welt zusammenzubringen und Veranstaltungen zu organisieren, die in Erinnerung bleiben.Unser Management-Tool vereinfacht die vielen Schritte der Eventplanung – von der Recherche geeigneter Tagungsräume und Hotels über die Reiseorganisation bis hin zur kulinarischen Versorgung der Teilnehmer:innen. Genießen Sie unsere umfassende Lösung für die Planung und Durchführung Ihrer Events und bündeln Sie alle Infos und Prozesse an einem zentralen Ort, auf den Ihre Mitarbeiter:innen von überall zugreifen können.

Eine gute Tagung zeichnet sich durch eine sorgfältige Planung und eine klare thematische Ausrichtung aus. Die geplanten Themen sollten sowohl fachlich fundiert als auch von aktuellem Interesse sein. Wichtig ist außerdem der Komfort Ihrer Mitarbeiter:innen. Wählen Sie den Tagungsort so, dass er für alle erreichbar und möglichst barrierefrei ist. Bei der Versorgung Ihrer Besucher:innen über einen Catering-Service sollten Sie mögliche diätetische Einschränkungen und Vorlieben berücksichtigen.

Je nach Veranstaltungsart macht es Sinn, verschiedene Aspekte eines Events festzuhalten, darunter Vorträge, Diskussionen und Feedback der Teilnehmenden. Zur Dokumentation eignen sich vielfältige Medien wie Fotos, Videos, Audioaufzeichnungen und schriftliche Zusammenfassungen. Welches Medium das richtige ist, hängt auch davon ab, ob es sich um eine On- oder Offline-Veranstaltung handelt. Legen Sie vorab fest, was das Ziel der Dokumentation ist und für welches Publikum Sie diese aufbereiten möchten, und wählen Sie dementsprechend eine geeignete Methode.

Für die Planung und Organisation von Veranstaltungen – darunter Kongresse, Tagungen, Seminare und Teamevents – haben einige Unternehmen interne Positionen. Die zuständigen Personen sind dann häufig im Eventmanagement tätig. Auch Office Manager:innen und Travel Manager:innen sind häufig mit verschiedenen Schritten der Veranstaltungsplanung betraut.

Mit Blick auf den Aufbau, die Themen und die Länge sind sich Kongresse und Konferenzen sehr ähnlich. Trotzdem beschreiben die Begriffe zwei leicht unterschiedliche Arten von Events. Ein Kongress ist häufig zumindest teilweise für die Öffentlichkeit oder einen weiteren Teilnehmerkreis geöffnet. Konferenzen hingegen sind interne Veranstaltungen eines Unternehmens bzw. mehrerer Organisationen innerhalb einer Branche oder eines Fachbereichs.