Advert icon
← Back to blog

So organisieren Sie einen Betriebsausflug

26 Mai 2020

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

So organisieren Sie einen Betriebsausflug

Juhuu! Workcation! Wir bei TravelPerk wollen zwei Welten (Arbeit und Freizeit) miteinander verschmelzen lassen, wenn man dadurch mehr Spaß haben kann. Sollten Sie die Person sein, die diese bevorstehende Workcation (auch bekannt als Betriebsausflug) organisiert, dann fühlen Sie sich vielleicht eher gestresst als aufgeregt.

Betriebsausflüge sind eine wertvolle Erfahrung für den Aufbau einer Firmenkultur, für Brainstorming und entspannte Innovationen. Start-ups berichten, dass die Zusammengehörigkeit, Kommunikation und Produktivität während ihrer Ausflüge gestärkt wurden.

Wenn die Last der Planung des Betriebsausflugs auf Ihre Schultern gefallen ist, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Sie schaffen das schon!

Sie werden alle TeilnehmerInnen sicher dorthin bringen, sie mit köstlichem Essen versorgen und die Teambildung erleichtern. Mit den folgenden Planungsleitfäden haben Sie alles im Griff. So planen Sie einen Betriebsausflug.

Die Termine festlegen

Genau wie bei der Planung einer Hochzeit wird sich alles anderen von selbst regeln, sobald Sie erstmal das Datum festgelegt haben.

Aber anstatt sich um den Urlaub Ihrer Lieblingstante zu kümmern, müssen Sie sich auf möglicherweise Dutzende von Mitarbeitern und deren viele Lebensereignisse einstellen.

Umso früher Sie das Datum festlegen, desto besser. Je mehr Leute in Ihrem Team arbeiten, desto früher sollten Sie das Datum setzen. Für ein zehnköpfiges Team ist es vielleicht gar nicht so schwer, ein Datum 2 Monate im Voraus festzulegen. Wenn Sie jedoch mit hundert oder mehr Leuten planen, sollten Sie das Datum zwischen sechs Monaten und einem Jahr im Voraus festlegen.

Hier sind einige wichtige Schritte:

  1. Wählen Sie die Länge (in der Regel zwischen 2 und 7 Tagen)
  2. Stellen sie mindestens 3 verschiedene Daten zur Auswahl
  3. Erstellen Sie eine Excel-Tabelle oder ein Formular, in dem alle Beteiligten mitteilen können, welche Termine für sie nicht in Frage kommen
  4. Entscheiden Sie sich für das Datum, an dem möglichst wenige Personen verhindert sind
  5. Sobald die Termine feststehen, geben Sie sie bekannt, damit alle das Datum im Terminkalender blocken können

Mit Sicherheit wünschen Sie sich, dass so viele Leute wie möglich teilnehmen, aber Tatsache ist, dass einige Leute aus persönlichen Gründen nicht dabei sein können.

Wählen Sie den Ort aus

Sobald die Termine feststehen, ist es an der Zeit, den Ort auszuwählen. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen:

  • Wetter (möchte Ihr Team an einen wärmeren oder kühleren Ort reisen?)
  • Länge der Reise und Umsetzbarkeit
  • Ob Reisevisa für einige/alle Teammitglieder erforderlich sein werden oder nicht
  • WLAN-Qualität in den meisten Unterkünften und Cafés

Sie werden auch klare Richtlinien für die Miteinbeziehung von Lebensgefährten und Kindern festlegen müssen. Hinsichtlich kurzer, nahe gelegener Rückzugsorte ist es vertretbar, die Angestellten aufzufordern, ihre Lebensgefährten nicht einzuladen. Bei langen Aufenthalten, die weit entfernt sind, würden viele Mitarbeiter jedoch lieber ihre Lebensgefährten und/oder Kinder mitnehmen. Bei der Wahl eines Ortes müssen Sie die Verfügbarkeit von alternativen Unterkünften in Betracht ziehen, falls Teammitglieder ihre Familienangehörigen einladen. Eine Stadt wird, im Gegensatz zu beispielsweise einem abgelegenen Naturgebiet, mehr Auswahlmöglichkeiten für Familienangehörige bieten, eine Unterkunft in der Nähe zu buchen.

Mein wichtigster Tipp wäre, das Motto und die Erwartungen an den Betriebsausflug vorzugeben und den Veranstaltungsort dann rechtzeitig zu reservieren.

Josepha Miltony, Executive Administrative Manager bei Testlio

Flüge und Unterkünfte buchen

Sie haben die Termine festgelegt. Sie haben den Ort gewählt. Wie geht es jetzt weiter?

Jetzt ist es an der Zeit, den Kopf in den Sand zu stecken und zu heulen. Es ist ziemlich stressig, Flüge und Hotels für 200 Personen zu buchen. War nur ein Scherz. Bitte weinen Sie nicht.

TravelPerk übernimmt diesen Vorgang für Sie, wenn Sie unseren Premium-Tarif nutzen. Wir buchen die Flüge und Hotels für Ihr GESAMTES TEAM. Verzeihen Sie bitte die Schreibweise mit Großbuchstaben, aber es ist einfach zu aufregend.

Wenn Sie das lieber selbst erledigen möchten, sollten Sie die Anbieter der Unterkünfte direkt anrufen, um sicherzustellen, dass sie eine so große Gruppe an einem Ort unterbringen können. Was die Flüge anbelangt, denken Sie daran, dass der Kauf im Voraus der beste Weg ist, um Geld zu sparen, also beeilen Sie sich! Für Teammitglieder, die aus einer anderen Zeitzone kommen, sollten Sie in Erwägung ziehen, ihnen eine frühzeitige Anreise zu ermöglichen, damit sie sich vor Beginn der Veranstaltung auf die neue Zeitzone einstellen können.

Bestimmen Sie ein oder zwei zentrale Ziele für den Ausflug

Für Remote-Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, sind Interaktionen und Konversationen das Wichtigste.

Für Teams mit mehreren Büros ist es vor allem wichtig, den gemeinsamen Wissensaustausch und die Kommunikation zwischen den Standorten zu verbessern und die Zusammenarbeit zu stärken.

Für Teams, die gemeinsam in einem Büro arbeiten, ist vor allem der Spaß entscheidend.

Wie lautet das Ziel Ihres Unternehmens für diesen Ausflug? Bevor Sie mit der Planung der täglichen Aktivitäten beginnen, vergewissern Sie sich, dass die Firma sich über den Hauptzweck der Veranstaltung im Klaren ist, dann wird die Planung wesentlich einfacher (und auch erfolgreicher) sein.

Planen Sie Aktivitäten im Hinblick auf diese Ziele

Für viele Unternehmen bedeutet ein Ausflug „ein Teil Belohnung, ein Teil Brainstorming-Marathon“. Wenn das auf Sie zutrifft, dann sollten Sie viel Zeit für lustige Aktivitäten sowie für gemütliche Brainstorming-Sitzungen und Scrums einplanen.

Leute zusammenbringen

Wenn der Hauptzweck des Ausflugs der Aufbau einer Firmenkultur und das gegenseitige Kennenlernen ist, dann planen Sie Wanderungen, körperliche Aktivitäten, Touren und köstliche Abendessen.

Innovation fördern

Um den kreativen Geist Ihres Teams zu entfachen, sollten Sie Zeit in Coworking-Spaces buchen, wo die Teammitglieder 1:1-Gespräche über Probleme führen können, die sie zu lösen versuchen.

Kommunikation steigern

Wenn Sie Barrieren beseitigen und Unstimmigkeiten in der Kommunikation bereinigen wollen, dann versuchen Sie es mit strukturierten Teambildungsaktivitäten, z.B. dass jeder seine Vision für das Unternehmen teilt oder darüber nachdenkt, was er im letzten Jahr gelernt hat.

Planen Sie Entspannungs- und Regenerationszeiten mit ein

Das ist wirklich wichtig! Extrovertierte Menschen sind Menschen, die Energie aus dem Miteinander gewinnen. Introvertierte sind Menschen, die sich durch das Zusammensein mit Anderen erschöpft fühlen. Jeder in Ihrem Team hat ein eigenes Bedürfnis, die Zeit alleine oder mit anderen zu verbringen.

Wenn Sie den Ausflug zu sehr verplanen, werden Sie die introvertierten Angestellten erschöpfen. Planen Sie stattdessen „Freizeit“ ein, die es den Teammitgliedern erlaubt, sich auf ihre Zimmer zurückzuziehen oder sich nach draußen zu begeben, wenn sie es wünschen.

Sorgen Sie sich während des Ausflugs nicht um jedes kleine Detail

Warnung: Irgendetwas wird schief laufen.

Entweder vergessen Sie, ein Frühstück einzuplanen, oder das Restaurant, in dem Sie das Eröffnungsessen veranstalten, bietet keine veganen Optionen an, oder jemand macht sich über die von Ihnen geplanten Teambildungsübungen lustig.

Wenn der Aufenthalt begonnen hat, stressen Sie sich nicht wegen jedes kleinen Details und denken Sie daran, sich zu amüsieren. Die Energie, die Sie als OrganisatorIn mitbringen, wird den Ton für die Veranstaltung angeben. Denken Sie immer an die Kernziele und stellen Sie diese Ziele über Ihr Verlangen nach Perfektion.

Holen Sie sich nach dem Ausflug Feedback für das nächste Mal ein

Sobald alle von dem Ausflug nach Hause zurückgekehrt sind, bitten Sie um ein Feedback. Bitten Sie die TeilnehmerInnen der Teams, Ihnen eine E-Mail zu schicken, in der sie mitteilen, was ihnen gefallen hat, was ihnen nicht gefallen hat und was sie beim nächsten Betriebsausflug gerne anders hätten.

Mit der Zeit werden Sie zu einem Meister dessen, was für Ihr individuelles Team funktioniert, sei es, dass Sie am letzten Tag des Ausflugs einem Adrenalinkick hinterherjagen oder jedes Jahr in die gleiche Ferienhütte gehen, um eine Tradition zu schaffen.

TravelPerk kümmert sich für Sie um die Gruppenbuchungen und macht die Planung von Betriebsausflügen zum Kinderspiel. Hier erfahren Sie mehr über Gruppenbuchungen!

paper plane