Cómo organizar un retiro corporativo

Sííííííí! Workcation! Aquí en TravelPerk, nos encanta mezclar mundos si eso significa divertirse más. Si eres la persona que está organizando la próxima workcation (también conocido como retiro corporativo) entonces quizás estés estresado en vez de emocionado.

Los retiros corporativos son experiencias invaluables para fomentar la cultura de la empresa, hacer lluvia de ideas, e innovar relajadamente. Los startups informan de un incremento del compañerismo, la comunicación y la productividad durante sus retiros.

Si te ha caído la responsabilidad de organizar el retiro corporativo, no te preocupes. ¡Tú puedes hacerlo!

Harás que todos lleguen sanos y salvos, les darás excelente comida, y fomentarás el trabajo en equipo. Lo lograrás siguiendo estas pautas en tu planificación. Aquí tienes cómo organizar un retiro:

Escoge las fechas

Al igual que cuando planificas una boda, una vez escojas las fechas, lo demás irá encajando.

Aunque en lugar de coordinar las fechas alrededor de las vacaciones de tu tía preferida, tendrás que coordinar a docenas de trabajadores y sus distintos eventos personales. Cuanta más antelación para establecer la fecha, mejor. Cuanta más gente en tu equipo, más antelación será necesaria para concretar la fecha. Para un equipo de diez, quizás no sea muy difícil fijar la fecha dos meses antes, pero si tienes que coordinar a cien personas o más, querrás fijar la fecha entre 6 meses o un año antes.

Aquí hay algunos pasos importantes:

  1. Escoge la duración (normalmente entre 2 y 7 días)
  2. Escoge 3 opciones diferentes
  3. Crea una hoja de cálculo o formulario donde la gente pueda compartir las fechas en las que no están disponibles.
  4. Escoge la opción en la que la menor cantidad de personas no pueda ir.
  5. Tan pronto como las fechas estén fijadas, anúncialo para que todos lo anoten en sus calendarios.

Por supuesto quieres que vaya tanta gente como sea posible, pero el hecho es que algunos no podrán por motivos personales.

Escoge la destinación

Una vez que estén decididas las fechas, es momento de escoger el lugar. Aquí los factores a tener en consideración:

  • Clima (¿quiere el equipo ir a un lugar cálido o frío?)
  • Facilidad/duración del viaje.
  • Necesidad de obtener visados para algunos/todos los miembros del equipo.
  • Calidad del Wifi en los alojamientos y las cafeterías.

También querrás tener pautas claras en cuanto a la inclusión de parejas e hijos. Para retiros cortos y cercanos es aceptable pedir a los trabajadores que no inviten a sus parejas, pero para retiros largos y lejanos, muchos trabajadores preferirían incluir a sus parejas y/o hijos. Cuando escojas un lugar tendrás que tener en cuenta la disponibilidad de alojamiento alternativo en caso que haya miembros del equipo que inviten a sus seres queridos. Una ciudad tendrá más opciones para que los familiares reserven alojamiento cercano que una área rural remota, por ejemplo.

“Mi mejor consejo es establecer el tema principal y las expectativas para el retiro, y después asegurar el lugar con antelación.”

Josepha Miltony, mánager administrativa ejecutiva en Testlio

Reserva vuelos y alojamiento

Has fijado las fechas. Has escogido la destinación. ¿Y ahora qué?

Ahora es el momento de esconderse bajo la almohada y llorar. Reservar vuelos y hoteles para 200 personas es estresante… Es broma. Por favor no llores.

TravelPerk gestionará este proceso por ti si estás en nuestro plan Premium. Reservaremos los vuelos y los hoteles para tu EQUIPO ENTERO. Como es tan emocionante, por favor, perdónanos por usar mayúsculas.

Si prefieres gestionarlo tú mismo, deberías llamar a los alojamientos directamente, para asegurarte que pueden acomodar un grupo grande en un mismo lugar. En cuanto a los vuelos, recuerda que comprarlos con antelación es la mejor manera de ahorrar, ¡así que empieza pronto! Para los miembros del equipo que vengan de otra zona horaria, considera permitir que lleguen antes para que se puedan adaptar a al huso horario antes de que empiece el evento.

Establece uno o dos objetivos para el retiro

Para equipos remotos o distribuidos, lo más importante es interactuar y charlar.

Para equipos con múltiples oficinas, lo más importante es incrementar el conocimiento compartido y la comunicación entre las diferentes oficinas, y así incrementar el compañerismo.

Para equipos trabajando juntos en una oficina, lo más importante es divertirse.

¿Cuál es el objetivo de tu compañía para este retiro? Antes de empezar a planear las actividades diarias, asegúrate que la compañía es clara en el objetivo principal del evento, y así planearlo será mucho más fácil y exitoso.

Planea actividades alrededor de los objetivos

Muchas compañías consideran que un retiro es “en parte un premio y en parte una actividad de lluvia de ideas”. Si eso es verdad para ti, entonces querrás planear con antelación actividades divertidas además de sesiones cómodas de lluvia de ideas.

Acercar a las personas

Si el propósito central del retiro es fomentar una cultura corporativa y conocer a los demás, entonces planifica excursiones, actividades físicas, tours y cenas excelentes.

Fomentar la innovación

Para estimular a los genios creativos en tu equipo, reserva tiempo en centros de coworking donde los miembros del equipo puedan tener conversaciones frente a frente sobre problemas que están intentando solventar.

Incrementar la comunicación

Si quieres eliminar barreras y pulir las inconsistencias comunicativas, entonces prueba actividades estructuradas para fomentar el equipo, como que cada uno comparta su visión para la compañía o que reflexionen sobre lo que han aprendido en el último año.

Planifica tiempo libre y de descanso

¡Esto es muy importante! Los extrovertidos son gente que gana energía estando alrededor de otros. Los introvertidos son gente que se agotan al pasar tiempo con otros. Todos en tu equipo tiene necesidades diferentes en cuanto a tiempo a solas versus tiempo con otros.

Si planificas demasiadas actividades para el retiro, agotarás a la gente introvertida. En cambio, planifica tiempo libre que permita a los trabajadores retirarse a sus habitaciones o explorar los alrededores si así lo desean.

Durante el retiro, no te preocupes demasiado por los detalles

Aviso: Algo irá mal.

Te olvidarás de organizar los desayunos, o el restaurante para la noche de bienvenida no servirá opciones veganas, o alguien se burlará de las actividades de equipo que has planeado.

Una vez inicie el retiro no te estreses por cada pequeño detalle y acuérdate de disfrutarlo tú también. Como organizador, la energía que traigas establecerá el tono para el evento. Acuérdate siempre de los objetivos principales, y atiéndelos más que tu búsqueda de la perfección.

Después del retiro, pide feedback para el siguiente the retreat, get feedback for the next one

Cuando todo el mundo ya haya vuelto a casa del retiro, pide feedback. Pregunta a los miembros del equipo que te envíen un email con lo que les gustó, lo que no, y qué les gustaría hacer de otra manera para el próximo retiro.

Con el tiempo, te convertirás en un maestro de lo que funciona para tu equipo, sea buscar un golpe de adrenalina en el último día del retiro o ir a la misma cabaña cada año para crear una tradición.

Con las reservas de grupos gestionadas para ti, TravelPerk hace que planear un retiro corporativo sea super fácil. ¡Infórmate sobre las reservas de grupos aquí!