Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver ReisemanagerInnen

Da die Nachfrage nach Geschäftsreisen Jahr für Jahr wächst und Unternehmen es leid sind, mit Reisebüros zusammenzuarbeiten, nimmt die Rolle der Travel ManagerInnen allmählich Gestalt an.

Travel ManagerInnen arbeiten mit mehreren Abteilungen zusammen und stehen in ständigem Kontakt mit Geschäftsreisenden und Stakeholdern. Sie benötigen spezielle Fähigkeiten, um sich den Herausforderungen des Geschäftsreisemanagements zu stellen, neue Tools einzuführen, kreative Strategien zu entwickeln und in einem dynamischen Umfeld effektiv zu arbeiten.

Zu den Aufgaben eines Travel Managers gehören:

  • Buchen und Genehmigen von Reisen
  • Erstellung von Reiserichtlinien und Genehmigungsabläufen
  • Einhaltung von Reiserichtlinien sicherstellen
  • Implementierung von Technologie zur Prozessoptimierung
  • Optimierung der Reisekosten
  • Kommunikation mit Reisenden und Stakeholdern
  • Messung der KPIs für Reisekosten
  • Gewährleistung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht durch das Unternehmen mithilfe eines Reiserisikomanagementplans

Hier sind 7 Gewohnheiten, die sich jede(r) Travel ManagerIn aneignen sollte, um bei der Arbeit hervorragende Leistungen zu erbringen und alle Aufgaben effektiv zu erfüllen.

1. Prioritäten setzen und delegieren

Für Travel ManagerInnen, die den Überblick über all ihre Verantwortlichkeiten behalten wollen, sind Kenntnisse über die Priorisierung und Delegierung von Aufgaben unerlässlich. Wenn Sie dafür verantwortlich sind, die Erfahrung der Reisenden zu verbessern, Reisekosten einzusparen, die Stakeholder mit regelmäßigen Reports bei Laune zu halten, die beste Reisemanagementsoftware auszuwählen (und sie dann innerhalb Ihres Unternehmens zu verbreiten) und wer weiß, was noch alles, können Sie nicht erwarten, dass Sie das alles alleine und gleichzeitig bewältigen.

Erstellen Sie eine Liste Ihrer häufigsten täglichen Aufgaben, ordnen Sie sie nach ihrer Wichtigkeit und überlegen Sie, welche Aufgaben Sie unbedingt persönlich erledigen müssen. Delegieren Sie den Rest. Sortieren Sie dann jeden Tag Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und erledigen Sie eine Aufgabe immer erst, bevor Sie zur nächsten übergehen.

Reisemanagementsysteme können sehr hilfreich sein, wenn Sie einen Teil Ihrer eigenen Zeit freimachen wollen. Sie können zum Beispiel den Reisesupport auslagern (moderne Travel Management Plattformen verfügen über einen 24/7-Support-Service), also müssen Sie die eingehenden Anrufe nicht selbst annehmen, wenn etwas schiefgeht. Außerdem können Sie Ihre Reisenden in Echtzeit direkt von Ihrem Dashboard aus im Auge behalten, somit können Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren, ohne sich über den Aufenthaltsort Ihrer Reisenden Gedanken machen zu müssen.

2. Kontrollieren Sie die Einhaltung von Reiserichtlinien

Als Travel ManagerIn besteht eine Ihrer wichtigsten Aufgaben darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über eine klare und aktuelle Reiserichtlinie verfügt. Aber das ist nur der erste Schritt. Da eine hohe Compliance die beste Möglichkeit zur Senkung der Reisekosten ist, müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihre Richtlinien eingehalten werden.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie anfangen sollten, die Polizei zu mimen und Ihre Reisenden für ihre Verfehlungen zur Rechenschaft zu ziehen. Vielmehr sollten Sie die Verstöße im Auge behalten, um Trends zu erkennen, die Ihnen Aufschluss darüber geben könnten, wie gut Ihre Richtlinien funktionieren. Vielleicht verstehen Ihre Reisenden die Regeln nicht oder brauchen nur eine Erinnerung; vielleicht ist eine Änderung der Richtlinien angebracht.

Um das herauszufinden, sehen Sie sich die Daten über regelwidrige Buchungen an. Gibt es bestimmte Abteilungen, die öfter über die Vorschriften hinweg handeln als andere? Möglicherweise benötigen sie mehr Flexibilität. Haben Sie überraschend viele Buchungen außerhalb der Richtlinien für ein bestimmtes Reiseziel? Vielleicht sollten Sie sich die Hotelpreise ansehen und prüfen, ob Sie das Limit für diese Stadt etwas höher setzen sollten.

Reisemanagementplattformen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Reiserichtlinie anzupassen, können eine große Hilfe bei der Kontrolle der Richtlinieneinhaltung und der Durchführung der notwendigen Änderungen sein, ohne dass Sie Ihre globale Richtlinie aktualisieren müssen.

3. Überwachen Sie die Implementierung der Technologie

Ihr Unternehmen kann die modernste Reisesoftware erwerben, aber wenn Ihre Reisenden nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen, nutzen Sie die Vorteile nicht voll aus.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden wissen, was Ihre Reisesoftware bietet – Reisemanagementplattformen, Buchungssysteme, Tools für die Reisekostenabrechnung usw. – wozu sie dienen, welche Funktionen sie haben und warum Sie sich für ihre Implementierung entschieden haben. Transparenz fördert den korrekten Einsatz dieser Tools, indem die Reisenden sich stärker einbezogen fühlen.

Wenn die von Ihnen gewählte Software nicht allzu intuitiv ist, organisieren Sie Schulungen und führen Sie Ihre Reisenden durch die Software. Besser noch, wählen Sie eine benutzerfreundliche Plattform für das Reisemanagement, die mit einem integrierten Buchungstool ausgestattet ist und Integration mit Anwendungen für die Kostenabrechnung erlaubt, damit Ihre Reisenden alles von einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform aus erledigen können.

4. Sagen Sie nein zum Mikromanagement

Der effektivste Weg, Zeit für sich selbst zu sparen, ist die Vermeidung von Mikromanagement, was sich in mehrfacher Hinsicht positiv auf die Geschäftsreisekultur Ihres Unternehmens auswirken wird.

Es ist langfristig nicht tragbar, alle Reisen Ihrer Reisenden selbst zu buchen oder alle ihre Anfragen zu genehmigen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und alle Ihre Prozesse skaliert werden müssen.

Das Hin-und-Her von E-Mails führt immer wieder zu Verzögerungen bei Buchungen und dem Verpassen günstiger Angebote, was dem Unternehmensgewinn schaden kann. Auf der anderen Seite entlastet es Sie erheblich, den Reisenden Autonomie einzuräumen und ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Reisen selbst zu buchen – und das muss nicht zwangsläufig in einem Durcheinander enden.

Wie entkommt man also den Fallstricken des Mikromanagements? Sie könnten versuchen, Ihre Reisenden selbst auf den Webseiten für Privatkunden buchen zu lassen, aber das würde schnell ins Chaos führen. Auch wenn Sie Ihren Reisenden die Freiheit und Flexibilität geben würden, die sie sich wünschen, würden Sie damit auch die Wahrscheinlichkeit von Buchungen außerhalb der Richtlinien erhöhen und dem Finanzteam die Arbeit extrem erschweren.

Alternativ können Sie eine Plattform für das Management von Geschäftsreisen nutzen, die mit einem intelligenten Buchungstool ausgestattet ist und es den Reisenden ermöglicht, Reisen selbst zu buchen. Sie können Ihre Reiserichtlinien in diese Plattformen einspeisen und Genehmigungsabläufe anpassen (bestimmte Anfragen automatisch akzeptieren, während für andere eine Genehmigung erforderlich ist), und müssen Ihre Reisenden dadurch nicht ständig betreuen. Diese Plattformen haben beliebte Websites wie Airbnb und Kayak integriert, entsprechend können Ihre Reisenden das, was sie normalerweise auf Privatkundenwebseiten suchen, an einem zentralen Ort finden.

5. KPIs ausrichten

Als Travel ManagerIn verfügen Sie über den nötigen Einblick, um die Key Performance Indicators mit den Reiseetats und Branchenbenchmarks Ihrer Firma zu vergleichen.

Dabei müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Vorstellung von den am besten zu messenden KPIs mit der der Geschäftsleitung übereinstimmt. Die Zahlen, die für Sie aussagekräftig sind, sind womöglich nicht dieselben Zahlen, die den Stakeholdern wichtig sind.

Sprechen Sie mit Ihren ManagerInnen und dem Finanzteam über die von Ihnen benötigten Metriken. Eine Strategie für das Reisemanagement ist nur dann effektiv, wenn sie mit den allgemeinen Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmt – vergewissern Sie sich also von Anfang an, dass alle an einem Strang ziehen.

6. Seien Sie gut zu Ihren Reisenden

Gut mit Technologien und Zahlen umzugehen, ist eine Sache, aber der wichtigste Teil der komplexen Fähigkeiten eines Travel Managers/einer Travel Managerin ist es, gut mit Menschen umgehen zu können.

Unabhängig von Ihrer offiziellen Tätigkeit, wenn Sie mit Menschen zu tun haben, wechseln Sie in das Gebiet der Personalabteilung. Es ist Ihre Aufgabe, ein gutes Reiseerlebnis zu bieten, und obwohl Sie nicht in der Lage sein werden, jeden Aspekt davon persönlich zu beeinflussen, müssen Sie geduldig, einfühlsam und freundlich sein. Denken Sie immer an das Wohl Ihrer Reisenden, ob es sich nun um Buchungen, Änderungen im Zeitplan oder Notfälle handelt, bei denen Sie ihnen helfen.

Zufriedene Reisende buchen eher innerhalb der Richtlinien. Das Bewahren dieser Zufriedenheit wird letztendlich dazu führen, Ihre Arbeit zu erleichtern und auch Ihre Vorgesetzten glücklich zu machen. Es mag kontraproduktiv klingen, aber indem Sie den Reisenden Spielraum geben, haben Sie tatsächlich mehr Kontrolle über die Reiseausgaben, was Ihr Finanzteam zu schätzen wissen wird.

7. Bitten Sie um Rückmeldung

Wie wollen Sie wissen, ob der von Ihnen eingeführte Reisemanagementprozess funktioniert, wenn Sie nicht mit den Personen sprechen, die ihn anwenden?

Lassen Sie Ihre Reisenden nicht stillschweigend über die Fehler des aktuellen Prozesses Ihres Unternehmens schäumen oder sich untereinander darüber austauschen. Geben Sie ihnen stattdessen die Gelegenheit, ihre Erfahrungen mit Ihnen zu besprechen.

Sie können ein Meeting organisieren oder eine Umfrage verschicken und sie fragen, was ihnen gefällt und was sie ändern würden, wenn es um Technologie, Prozesse, Optionen usw. geht. Wenn Sie die Meinungen der Reisenden aufnehmen, unternehmen Sie alles Nötige, um Anpassungen und Optimierungen zur Zufriedenheit der Reisenden vorzunehmen.

Möchten Sie Ihre Reisenden glücklich machen und die Einhaltung von Richtlinien verbessern? Erfahren Sie, wie Sie die besten Tools identifizieren können.