Fünf Strategien, um die Hauptreisezeit stressfreier zu gestalten

Bei „Hauptreisezeit“ denken viele zunächst an den Sommer – Schulferien im August, sonniges Wetter und somit mehr Reisen. Klingt logisch, oder?

Überraschenderweise liegt die Spitzenzeit für Geschäftsreisen jedoch im Herbst. Laut TravelPerk-Buchungsdaten aus den Jahren 2023 bis 2025 entfallen fast ein Drittel aller Geschäftsreisen auf die Monate September bis November.

Mit der Hochsaison gehen längere Warteschlangen, mehr Verspätungen, steigende Kosten und andere Herausforderungen einher. Die gute Nachricht: Wer vorbereitet ist, kommt entspannter ans Ziel.

So bereiten Sie sich auf die Hauptreisezeit vor

Gemeinsam mit unserem Expertenteam haben wir die größten Herausforderungen der Hochsaison analysiert – und zeigen Ihnen, wie Sie ihnen gezielt und effizient begegnen können.

Frühzeitig buchen

Die Regel von Angebot und Nachfrage ist simpel: Je mehr Menschen zu einem bestimmten Zeitpunkt reisen, desto teurer wird es. Flüge und Züge sind schneller ausgebucht, Unterkünfte werden knapper, und die Preise steigen rasant.

Das gilt besonders für beliebte Reiseziele. Je gefragter das Ziel, desto teurer wird das Reisen zur Hochsaison.

Datenquelle: Geschäftsreisen, die zwischen Juni und August 2025 über TravelPerk gebucht wurden.

Je früher Sie Ihre Reisepläne für den Herbst festlegen, desto größer ist die Chance, gute Preise und passende Verbindungen zu sichern, bevor alles ausgebucht ist.

Für Reisen in der Hauptsaison empfehlen wir, wenn möglich, mindestens zwei bis drei Monate im Voraus zu buchen. Laut den Buchungsdaten von TravelPerk aus 2023 und 2024 handeln viele US-Unternehmen bereits nach diesem Prinzip. Eine vorausschauende Planung lohnt sich jedoch unabhängig vom Standort.

Überprüfen Sie Ihre aktuelle Reiserichtlinie

In Zeiten hoher Auslastung wird die Einhaltung interner Reiserichtlinien häufig vernachlässigt.

Man kennt es: Mitarbeitende sehen, dass die Flüge knapp werden, also buchen sie schnell, auch wenn es nicht regelkonform ist. Ist der Travel Manager gerade nicht im Haus, wird kurzerhand gebucht und anschließend eine Erstattung beantragt. Oder die Buchung wurde zu lange aufgeschoben, der Preis liegt nun über dem Budget, aber es ist die einzige Option. Das Ergebnis: Das Unternehmen zahlt mehr als geplant.

Diese Situationen passieren häufig, aber sie sind nicht unvermeidbar. Zwei zentrale Dinge helfen Ihnen dabei, diesen Herbst besser vorbereitet zu sein:

1. Reiserichtlinie prüfen bevor der Ansturm beginnt

Erfüllt Ihre Reiserichtlinie noch die aktuellen Anforderungen? Kennen Ihre Mitarbeitenden diese überhaupt? Ist sie leicht auffindbar und verständlich? Falls nicht: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihre Reiserichtlinie zu überarbeiten. Stellen Sie sicher, dass sie zugänglich und klar formuliert ist und ermutigen Sie Ihre Teams, sich vor der Hauptreisezeit damit vertraut zu machen.

2. Reiserichtlinie in den Buchungsprozess integrieren

Zwar verfügen rund 60 % der Unternehmen über eine formale Reiserichtlinie, dennoch buchen mehr als die Hälfte aller Geschäftsreisenden nach eigenem Ermessen. Und etwa die Hälfte gibt offen zu, die Richtlinie nicht immer zu befolgen.

Der Schlüssel zur Regelkonformität: Anstatt Ihre Reiserichtlinie als PDF bereitzustellen, das Mitarbeitende beim Buchen extern berücksichtigen sollten, integrieren Sie die Vorgaben direkt in den Buchungsprozess. Wenn Ihre Reiserichtlinie systemseitig im Buchungstool verankert ist, können Mitarbeitende weiterhin selbstständig buchen, sehen dabei aber sofort, welche Optionen der Unternehmensrichtlinie entsprechen.

Auf diese Weise buchen Mitarbeitende eigenverantwortlich und regelkonform. Kommt es dennoch zu einer Abweichung, wird sie automatisch zur Freigabe vorgelegt. Das sorgt für Transparenz und verhindert Budgetüberschreitungen.

Leicht und clever packen

Gepäck sorgt öfter für Ärger, als man denkt: Im Jahr 2024 erlebten 18 % der Geschäftsreisenden Beeinträchtigungen durch verlorenes oder falsch behandeltes Gepäck.

Geht das Gepäck verloren, führt das häufig zu weiteren Verzögerungen, zusätzlicher Frustration bei den Reisenden, sinkender Produktivität und erheblichem Mehraufwand für das Backoffice, das bei der Nachverfolgung unterstützen muss.

All das lässt sich ganz einfach durch leichtes Gepäck vermeiden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, mit Handgepäck zu reisen. Das Gepäck bleibt die ganze Zeit bei ihnen und das Risiko von Verlusten oder Verspätungen sinkt deutlich. Natürlich bedeutet das nicht, auf Business-Basics zu verzichten, aber smartes Packen beugt viel Stress vor.

Bereiten Sie sich auf kurzfristige Änderungen vor

Reisestörungen sind leider keine Ausnahme mehr: 2024 waren weltweit fast 80 % der Geschäftsreisenden davon betroffen. Gerade in der Hochsaison nehmen Verzögerungen und Änderungen zu.

Reiseunterbrechungen lassen sich nicht vollständig vermeiden, aber mit guter Planung lassen sich ihre Auswirkungen deutlich reduzieren:

1. Planen Sie bewusster.

Wer mit möglichen Störungen rechnet, kann deren Auswirkungen gezielt abfedern. Zum Beispiel durch bewusst länger geplante Reisen statt enger getakteter Kurztrips.Längere Aufenthalte schaffen Spielraum und vermeiden den „Dominoeffekt“, den Verspätungen und Ausfälle oft auslösen. Bei wichtigen Terminen oder Konferenzen empfiehlt es sich, bereits am Vorabend anzureisen – so bleiben zeitliche Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen.

2. Sorgen Sie für eine 24/7-Erreichbarkeit.

Wenn Reisende rund um die Uhr eine Ansprechperson haben – und nicht nur den Travel Manager im Büro, der um Mitternacht schläft, während ihr Flug gestrichen wird – lassen sich Probleme schneller, unkomplizierter und effizienter lösen.Ein Beispiel: TravelPerk bietet einen 24/7-Kundenservice für Reisende sowie Benachrichtigungen zu potenziellen Störungen oder Verzögerungen.

3. Setzen Sie auf flexible Buchungen.

Wo immer möglich, sollten flexible Tarife zum Standard in Ihrer Reiserichtlinie gehören – insbesondere in der Hauptsaison. Günstigere, aber unflexible Optionen wirken auf den ersten Blick attraktiv, führen jedoch häufig zu Stress, Mehraufwand und letztlich höheren Kosten, wenn etwas schiefläuft. Wählen Sie stattdessen flexible Buchungen, die Ihnen Handlungsspielraum lassen – ohne horrende Umbuchungsgebühren.

Vergessen Sie auch Ihr Finanzteam nicht

Wenn Geschäftsreisen zunehmen, steigt auch der Druck auf die Finanzabteilung.

Gerade wenn Buchungen über verschiedene Tools laufen und Belege manuell gesammelt werden müssen, entsteht schnell ein erheblicher Mehraufwand: Belege nachverfolgen, Kosten abstimmen, Rückerstattungen korrekt verarbeiten.

Tatsächlich geben 83 % der Geschäftsreisenden an, dass Reisekosten für sie eine Herausforderung darstellen.

Wenn Sie Spesen automatisieren und direkt mit Ihrer Travel-Management-Plattform verknüpfen, profitieren alle – Ihre Reisenden, das Finanzteam und Ihr Budget. Kurz gesagt: ist alles zentralisiert, nichts geht verloren. Das spart Papierkram, verhindert persönliche Buchungen mit späterem Erstattungsaufwand und nimmt Ihrer Buchhaltung viel manuellen Stress ab.

Mit TravelPerk entspannt durch die Hochsaison reisen

Egal ob Frühjahr, Sommer oder Peak-Season: Mit der All-in-One-Travel-Management-Plattform von TravelPerk buchen und verwalten Sie Geschäftsreisen schnell, einfach und zentral.So profitieren Ihre Teams konkret:

• Integrieren Sie Ihre Reiserichtlinie direkt in den Buchungsprozess – für mehr Regelkonformität.

• Bis zu 80 % weniger Admin-Aufwand, durch automatisierte Buchungs- und Abrechnungsprozesse.

• Mitarbeitende buchen selbst, Genehmigungen laufen automatisiert (89 % Auto-Approval-Rate).

• Rund-um-die-Uhr Unterstützung – mit 24/7-Support und dem TravelCare-Dashboard, das frühzeitig auf mögliche Störungen hinweist.

• Spesenmanagement direkt integriert – inklusive Umsatzsteuer-Rückforderung, Rechnungsstellung und einfacher Abrechnung.

• Sparen Sie auch in Hauptreisezeiten, dank flexibler Tarife, Ausgabensteuerung, automatisiertem Kostenmanagement und durchgehender Richtlinieneinhaltung.