El software de gestión de gastos Pleo: guía completa, las opiniones de la plataforma y características

03 Abr 2023 · 14

¿Qué es Pleo?

Pleo
es una solución de gestión de gastos diseñada para ayudar a las empresas a gestionar, seguir, controlar y optimizar el gasto empresarial.
La oferta de la plataforma incluye tarjetas de pago físicas y virtuales (emitidas por Mastercard), gestión automatizada de gastos, captura digital de recibos, una aplicación móvil (Android e iOS), un panel de análisis y una amplia gama de integraciones con terceros para ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas.

¿Quién debería utilizar Pleo?

Pleo es adecuado para empresas de todos los tamaños que deseen un mejor control de sus procesos de gestión del gasto, desde empresas de nueva creación y pequeñas empresas hasta grandes compañías. Aunque Pleo puede ser utilizado por organizaciones multientidad con operaciones en diferentes ubicaciones y departamentos, el ajuste más perfecto para Pleo es con startups y PYMES (SMBs).
La plataforma de Pleo puede ser utilizada por empresas de distintos sectores, como la sanidad, el comercio minorista, el transporte, la tecnología o las agencias.
Si su departamento financiero sigue recibiendo recibos en papel, debería plantearse utilizar Pleo. Ahorrará tiempo a los gestores de cuentas e incluso a los directores financieros en tareas administrativas y elaboración de informes.

Principales características de Pleo

  • Tarjetas virtuales y físicas con límites de gasto individuales.
  • Función "Pocket" para la gestión automatizada de gastos, incluyendo facturas, gastos de bolsillo, kilometraje y reembolsos.
  • Panel de control para gestionar facturas, facilitar el proceso de cuentas a pagar y programar pagos.
  • Panel de control analítico para la elaboración de informes y una visión general en tiempo real de los gastos de la empresa.
  • Integraciones con soluciones de contabilidad, sistemas ERP, plataformas de gestión de viajes, software de contabilidad, servicios de taxi y transporte y soluciones de inicio de sesión único (SSO).
  • Aplicaciones móviles de Pleo para iOS y Android que permiten a los empleados hacer fotos de los recibos sobre la marcha y recibir notificaciones instantáneas a medida que gastan.

Modelo de precios de Pleo

Pleo
ofrece
tres niveles de precios:
  • Starter: gratuito para hasta tres usuarios. Ideal para emprendedores y pequeñas empresas.
  • Essential: 39€ /mes. Dirigido a empresas que necesitan una solución de gastos "todo en uno".
  • Advanced: 79€ /mes. Ideal para empresas con más entidades y/o que necesitan una configuración personalizada.
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Integraciones de Pleo

Pleo se integra con una serie de potentes herramientas que permiten una comunicación fluida entre importantes sistemas de software. Además de sistemas de contabilidad y ERP, Pleo también se integra con servicios de taxi y transporte, soluciones de inicio de sesión único (SSO) y software de contabilidad.

Sistemas contables

Para ayudar a reducir el tiempo y los recursos necesarios para transferir datos manualmente entre sistemas, Pleo se integra con varios sistemas de software de contabilidad, incluidos QuickBooks, Xero, Sage 50 y Holded.

Sistemas ERP

Los usuarios también pueden aprovechar la integración de Pleo con los sistemas ERP NetSuite y Microsoft Dynamics 365 Business Central para conectar y gestionar los flujos de trabajo empresariales.

Soluciones de productividad empresarial

Para la productividad empresarial y la agilización de las aprobaciones de gastos, Pleo se integra con Slack para notificar a las personas adecuadas cuando se crea un nuevo gasto.

Plataformas de gestión de viajes

Pleo también se integra con la plataforma de gestión de viajes
TravelPerk
.
Para las empresas cuyos empleados viajan regularmente por negocios, una solución de gestión de viajes es vital para ayudarles a gestionar sus gastos de viajes de negocios, todo ello ahorrando tiempo y reduciendo los costes de viaje. De hecho, las plataformas de gestión de viajes eliminan muchos de los procesos manuales que conllevan la mayoría de los procesos de viajes y gastos.
Por ejemplo, si está familiarizado con las horas dedicadas a lidiar con cientos de facturas y con los recibos que faltan al final de cada mes, estas plataformas ofrecen una funcionalidad de facturación mensual consolidada. Esto significa que los empleados ya no tienen que pagar por adelantado y luego solicitar los reembolsos.
La integración entre Pleo y Travelperk
permite a los empleados que utilizan una tarjeta Pleo cotejar automáticamente los recibos de TravelPerk con los gastos de Pleo para facilitar un proceso de gestión de gastos racionalizado.
TravelPerk cuenta con el mayor inventario de proveedores de servicios de viajes del mercado y ofrece una solución todo en uno para simplificar la forma de reservar, gestionar e informar sobre sus viajes corporativos. La plataforma proporciona facturación centralizada para facilitar la gestión del presupuesto, atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana por parte de personas reales e informes de gastos en tiempo real para acceder a información detallada sobre sus gastos.
Obtenga más información sobre cómo TravelPerk se integra con Pleo para facilitar la gestión de los gastos empresariales
aquí
.

Países e idiomas compatibles con Pleo

Las empresas de los siguientes países
pueden utilizar Pleo
: Alemania, Austria, Bélgica, Dinamarca, España, Estonia, Finlandia, Francia, Irlanda, Luxemburgo, Países Bajos, Portugal, Reino Unido y Suecia, a los que pronto seguirán Italia y Noruega.
Pleo es compatible con los siguientes idiomas alemán, danés, español, estonio, finés, francés, inglés, irlandés, neerlandés, portugués y sueco.

Guía paso a paso de la plataforma Pleo (con screenshots)

Si es un nuevo administrador, tendrá que configurar su cuenta antes de poder invitar al equipo y pedir tarjetas. Pero en cuanto haya terminado, podrá empezar a disfrutar de la funcionalidad de Pleo y acceder a todas las funciones disponibles para su empresa según el plan de precios seleccionado.
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Probablemente, lo primero que querrá hacer es solicitar tarjetas virtuales o físicas (o ambas) para sus empleados.
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Una vez emitidas, por supuesto también puedes gestionar tu propia tarjeta:
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En la sección Gastos (Expenses), como administrador, puede ver el saldo disponible en el monedero de la empresa y los gastos recientes.
También puedes añadir manualmente un gasto aquí añadiendo un recibo.
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Los administradores pueden estudiar los gastos de sus empleados en detalle y también asignar categorías a los gastos - por ejemplo, Suscripciones y Software (para productos SaaS que utilice), o Hardware (en caso de que alguien haya comprado un portátil, por ejemplo), o Internet y Teléfono (en caso de que su empresa esté cubriendo la factura de Internet de alguien).
La sección Analytics (disponible sólo para clientes de pago de Pleo) proporciona informes sobre los gastos de su empresa, que puede organizar como desee. Por ejemplo, puede saber cuánto dinero gasta su empresa en marketing, o qué tipo de gastos reporta un determinado empleado.
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En Facturas (Invoices), puede buscar y clasificar las facturas que requieren pago, están programadas o ya se han pagado. Y aprobar o rechazar las facturas pendientes de aprobación. Hay muchas opciones para ordenar las facturas; por ejemplo, puede ordenarlas por estado.
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También puede gestionar las Suscripciones de su empresa en una sección convenientemente separada en el menú principal para proporcionarle información sobre qué pagos recurrentes pueden estar ocurriendo en sus cuentas.
Luego está Wallet. Los administradores pueden ver el historial de transacciones y recargar sus carteras.
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También puede buscar transacciones por período de tiempo y descargar el extracto del saldo.
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Puedes recargar el monedero mediante transferencia bancaria o domiciliación bancaria. Y puedes configurar una recarga automática si quieres que se haga con regularidad pero no quieres hacerlo manualmente cada cierto periodo de tiempo.
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Puede elegir recargar desde cualquier banco disponible en su país.
También existe una función de Pocket que permite llevar un registro de los gastos de bolsillo, kilometraje o gastos pagados con el efectivo retirado de la empresa. Los empleados pueden añadir gastos manualmente a través de las aplicaciones móviles y de escritorio de Pleo.
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Como administrador, puede gestionar el directorio de empleados, añadir y eliminar usuarios y establecer los límites de gasto de cada tarjeta.
Puede añadir personas manualmente o de forma masiva cargando un archivo. También puede dar acceso a Pleo a un contable externo.
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En Export, puede configurar la exportación de recibos a su sistema contable.
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Hablando de programas de contabilidad, Pleo se integra con 30 de ellos:
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Puede conectar Pleo con programas de contabilidad como Xero, QuickBooks, Sage, Microsoft Dynamics 365, Billy, Datev, Dinero, Fortnox, Inventio y muchos otros. Pleo está integrado con algunas herramientas de contabilidad locales que la gente utiliza en ciertos países.
El sistema de contabilidad se puede configurar en Configuración:
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En Ajustes (Settings), puede tener ocultas muchas más funciones de Pleo, pero lo más importante es que aquí puede gestionar la facturación de su cuenta, invitar empleados y gestionar la información de la empresa.
En la sección Revisión de Ajustes, los administradores y contables pueden aprobar los gastos de tarjeta y de bolsillo de toda la empresa.
Tal y como está escrito en la plataforma de Pleo, la Revisión de empresa puede habilitarse junto con la Revisión de equipo para un proceso de revisión en varios pasos. Al habilitar tanto la Revisión de Empresa como la Revisión de Equipo, todos los gastos y reembolsos de Pocket requerirán dos conjuntos de aprobaciones.
En Settings, también puede configurar las asignaciones de Beneficios (Benefits allowance), y hacerlas personalizadas para cada miembro del equipo.
Y tiene una sección separada para Kilometraje (Mileage) donde puede establecer tarifas de kilometraje, descargar reclamaciones y ver los gastos de kilometraje.
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En Configuración, puede encontrar cómodamente los potenciadores (Power-ups) donde puede activar integraciones con herramientas (además de ERP) con las que Pleo está integrado.
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TravelPerk se enorgullece de ser uno de ellos. Junto con Pleo, TravelPerk constituye una solución integral de gestión de gastos de viajes de empresa.
TravelPerk
es la mejor plataforma de gestión de viajes de negocios que ayuda a los clientes a reservar y gestionar fácilmente los viajes de empresa. La solución se integra con otras herramientas, incluidas muchas soluciones populares de gestión de gastos, como Pleo.
Cómo funciona:
  1. Un usuario reserva un viaje de negocios en TravelPerk utilizando una tarjeta Pleo.
  2. Pleo obtiene una factura y la añade al gasto en Pleo.
  3. Reciben los datos de la transacción directamente del emisor de la tarjeta y asignan una categoría al gasto.
  4. Los gastos de viaje pueden racionalizarse en su sistema contable.
Obtenga más información sobre cómo TravelPerk se integra con Pleo
aquí
.
Ajustes (Settings) también dan acceso a OpenAPI para los casos en que su empresa desee construir su propia integración personalizada con Pleo y otras herramientas en su flujo de trabajo, para reducir la cantidad de trabajo administrativo manual.

Aplicaciones móviles de Pleo

Pleo ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android. Las aplicaciones son extremadamente prácticas para las reclamaciones de gastos de los empleados, ya que les permiten enviar recibos sobre la marcha.
Por ejemplo, un empleado compra el almuerzo utilizando su tarjeta corporativa de Pleo (que también puede añadirse cómodamente a Apple Pay o Google Pay). El sistema de Pleo detecta automáticamente un nuevo gasto y envía una notificación recordando al empleado que debe presentar correctamente la solicitud.
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Pueden hacer una foto del recibo y asignarle la categoría del gasto directamente en la aplicación.
Y pueden incluso asociar el gasto a un determinado cliente suyo, lo que ayuda a los contables y directores financieros, así como a los responsables de sus empleados, a vigilar el gasto global y el retorno de la inversión.

Pros y contras de la plataforma Pleo

Pros de la plataforma Pleo

  • Pleo ofrece
    una prueba gratuita
    de tres semanas del plan Essential de la plataforma para ayudar a los usuarios a determinar si satisface sus necesidades de gestión de gastos.
  • Los usuarios se benefician de las categorizaciones automáticas de gastos de Pleo, que facilitan un proceso de gastos racionalizado.
  • Pleo es compatible con monederos digitales como Google Pay y Apple Pay, lo que facilita los pagos a comerciantes con un solo clic.
  • La interfaz simplificada de Pleo proporciona una excelente facilidad de uso, sin embargo, si tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto con el equipo de Pleo.

Contras de la plataforma Pleo

  • La plataforma no admite actualmente negocios fuera de Europa.
  • Las tarjetas de prepago de Pleo deben recargarse, lo que implica menos flexibilidad que una tarjeta de crédito a la hora de gestionar el flujo de caja diario.
  • La integración sólo se ofrece con los planes más caros.

Cómo empezar a utilizar Pleo

  1. Para empezar a utilizar Pleo, primero hay que
    registrarse a través del sitio web
    con la dirección de correo electrónico del trabajo. Pleo también acepta el inicio de sesión a través de cuentas empresariales basadas en Gmail (G-suite).
  1. A continuación, recibirá un enlace por correo electrónico que le pedirá que configure sus credenciales de inicio de sesión y seleccione su empresa de una lista sincronizada con el registro de empresas de su país.
  1. Como persona que configura la cuenta, Pleo también le pedirá que introduzca algunos datos personales de verificación (fecha de nacimiento, prueba de domicilio, documento de identidad con fotografía, etc.).
  1. Una vez que la cuenta de Pleo de su empresa esté oficialmente verificada, podrá empezar a recargar su monedero, invitar a colegas y solicitar tarjetas de empresa de Pleo.

Vídeo sobre Pleo

Para ayudarle a ver Pleo en acción, vea este breve vídeo que explica cómo funcionan las tarjetas virtuales y de plástico de Pleo y cómo administrar su cuenta de Pleo (en inglés). El vídeo le explica cómo realizar compras en persona y en línea, cargar recibos y cómo los administradores gestionan los gastos de los empleados.
Hay una gran lista de videos sobre las funcionalidades de Pleo en español disponible
aquí
.

Alternativas a Pleo

Pleo ofrece una amplia gama de funciones para ayudar a las empresas con la automatización de gastos y para agilizar sus procesos generales de gestión de gastos. Sin embargo, si ha leído esta reseña de Pleo y no cree que se adapte a las necesidades específicas de su empresa, existen muchas alternativas a Pleo en el mercado europeo que puede tener en cuenta, entre las que se incluyen:
  • Payhawk
  • Rydoo
  • Expensya
  • Yokoy
  • Circula
  • Soldo
  • Declaree
Además, todos los sistemas de gestión de gastos anteriores también se integran con TravelPerk para ayudar a las empresas a simplificar los procesos de gastos de viaje de principio a fin.
Para obtener más información sobre las alternativas a Pleo, consulte la categoría de gestión de gastos en
TravelPerk Marketplace
.

¿Qué dicen los clientes de Pleo?

"Byron Cowie, Jefe de Informes de Control de Luno,
afirma
: "Se suponía que iba a ser una solución temporal, pero con Pleo ha resultado tan sencillo que no hemos sentido la necesidad de cambiar nada. Ha supuesto un gran cambio para nosotros, porque en cuanto tuvimos la plataforma TravelPerk y todas las aprobaciones configuradas, sólo tuvimos que añadir una tarjeta de crédito Pleo, y ya está".

PREGUNTAS FRECUENTES - FAQ

¿Es seguro Pleo?

Sí, Pleo cuenta con la certificación PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). La empresa también
afirma
realizar pruebas de penetración periódicas para encontrar y solucionar cualquier vulnerabilidad de seguridad.

¿Es Pleo un banco?

No, Pleo es una solución de gastos para empresas.

¿Cuánto cuesta Pleo? ¿Pleo cobra comisiones?

El modelo de precios de Pleo es transparente y puede consultarlo
en su sitio web
. Para decirlo brevemente, los cargos de Pleo dependen del plan en el que esté su empresa, y el cargo depende del número de usuarios que vaya a tener. También puede ahorrar dinero si selecciona la facturación anual.

¿Dónde está constituida Pleo?

Pleo nació en Copenhague en 2015, cofundada por los emprendedores fintech Jeppe Rindom y Niccolo Perra. Pleo está constituida en Dinamarca, Suecia, Reino Unido, España y Alemania.

¿Cómo se recargan las tarjetas Pleo? ¿Está centralizada o hay que recargar una tarjeta por cada empleado?

Puede establecer límites de gasto individuales y políticas corporativas, pero también puede recargar un monedero Pleo centralizado, desde el que se distribuirán los fondos. Puede realizar recargas automática o manualmente, dependiendo de lo que necesite. Las cuentas pueden recargarse mediante domiciliación bancaria o simplemente con las tarjetas bancarias de su empresa.

¿Qué empresas utilizan Pleo?

Pleo cuenta entre sus clientes con Unity, HelloFresh, Lyst, Blinkist, Too Good To Go, Patch, IDC, Soho House, Luno, Essential Living, Perky Blenders, Cookson Adventures, Techspace, Cobee, Budbee, Motatos, Tidler, Ninjas in Pyjamas, Nodes, TerminusDB, Convivio, Startle, Trickle, Kinnevick, Reelworld Production, LetsBuild, Actimo, Houst y muchos otros.

¿Qué tamaño tiene Pleo?

Según LinkedIn, Pleo tiene más de 800 empleados, la mayoría de ellos en Dinamarca. Sin embargo, Pleo también tiene una oficina en el Reino Unido y España entre otros.

¿Quién emite las tarjetas de Pleo?

Las tarjetas virtuales y físicas de Pleo son emitidas por Mastercard.

¿Es Pleo adecuado para su empresa?

Pleo es una sólida herramienta de gestión de gastos con un completo conjunto de funciones que se adaptan a empresas de toda Europa. Si busca una herramienta que también se integre con una plataforma de gestión de viajes para ayudarle a gestionar los abrumadores procesos que conlleva la planificación de viajes de negocios, Pleo es una opción sólida.
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El artículo también está disponible en
inglés
y
francés
.
Traveler Street Coffee

Descubra cómo TravelPerk ha revolucionado la gestión de los gastos de viaje

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Escrito por
Lucy Álvarez
Lucy Álvarez
Content Marketing Manager, TravelPerk
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