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Ihr Leitfaden zum Geschäftsreisemanagement in 2021

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In Sachen Reisemanagement finden in den letzten Jahren einige Veränderungen statt: Weg von langwierigem Mikromanagement hin zu Vertrauen, Transparenz und Einfachheit.

Tatsache ist, dass Themen wie „Kontrolle“ und „Compliance“ seit einiger Zeit das Geschäftsreisemanagement dominieren. Und das ist auch nicht verwunderlich. Geschäftsreisen sind nach den Mitarbeitergehältern die zweitgrößte Ausgabe. Ausgaben die sich lohnen, denn bei effektiver Verwaltung verdienen Unternehmen mehr als 10 Euro für jeden Euro, der in Geschäftsreisen investiert wurde.

Geschäftsreisende benötigen heutzutage einfache, digitale Möglichen selber nach ihren Wünschen zu buchen und mehr Reisemöglichkeiten (z.b. AirBnb, E-Taxis). Gleichzeitig möchten Unternehmen weiterhin Kosten senken und den ROI von Geschäftsreisen verbessern.

Unser Leitfaden zum Reisemanagement hilft Ihnen dabei, diese scheinbar widersprüchlichen Ziele zu kombinieren – und zu erreichen.

Was ist Geschäftsreisemanagement?

Reisemanagement ist der Prozess der Kontrolle, Verfolgung und des Reportings über die reisebezogenen Ausgaben eines Unternehmens. Geschäftsreisen können von externen Geschäftsreisebüros, von einem internen Reisemanager oder von einer Verwaltungsfachkraft durchgeführt werden, z. B. von einem Mitarbeiter des Büromanagements.

Unabhängig davon, wer für das Reisemanagement verantwortlich ist, verlassen sich die meisten Unternehmen auf Geschäftsreiseplattformen, um die Ausgaben für Geschäftsreisen im Blick zu behalten.

Was macht ein Geschäftsreisemanager?

Ein Geschäftsreisemanager ist normalerweise ein interner Mitarbeiter, der die Reisen für das gesamte Unternehmen managt (eine externe Ressource, die nicht zu den Mitarbeitern zählt, wird als Geschäftsreisebüro bezeichnet).

Abhängig von der Größe der Organisation kann dies ein ganzes Team von Geschäftsreisemanagern sein. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

  • Reisebuchung für Geschäftsreisende (nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für alle anderen Mitarbeiter).
  • Support einzelner Abteilungen, die Reisekosten im Blick zu behalten, damit sie im Budget bleiben.
  • Bereitstellung von Reisesupport für Geschäftseisende vor, während oder nach ihrer Reise.
  • Auswahl und Management von Reiseanbietern.
  • Verhandeln von Unternehmenstarifen für Hotels, die das Unternehmen häufig nutzt.
  • Buchung von Gruppenreisen.
  • Organisation des Bodentransports.
  • Analyse der Geschäftsreiseausgaben oder Bereitstellung von Reisekostenberichten zur Analyse an den CFO.

Was macht ein Reisekäufer?

Ein Reisekäufer ist für den Kauf oder das Outsourcing von Geschäftsreisekäufen verantwortlich. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit Anbietern, das Aushandeln von Preisen und/oder die Auswahl eines externen Partners für das Geschäftsreisemanagement sowie das Monitoring und Überprüfen dessen Arbeit.

Der Reisekäufer trifft in der Regel Entscheidungen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, nicht nur auf einzelne Abteilungen.

Wie funktioniert ein Reisemanagement-Unternehmen?

Externe Partner für das Geschäftsreisemanagement sind nicht immer Reisebüros. Es gibt auch Softwareunternehmen, die in die Kategorie Reisemanagement fallen und neben einem 24-Stunden-Support, auch digitale Selbstbuchungsplattformen für Unternehmen bereitstellen.

Ein Partner für Ihr Reisemanagement übernimmt entweder die komplette Verantwortung über das Reisemanagement oder stellt Ihren Mitarbeitern die benötigten Tools zur Verfügung, um Geschäftsreisen ohne großen Zeitaufwand selbst zu managen. Sie sollten folgende Aufgaben an Ihren Dienstleister abgeben können:

  • Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien Ihres Unternehmens
  • Concierge-Buchungen
  • Gruppenbuchungen
  • Rund -um die Uhr Support
  • Automatisierte Reisekostenberichte
  • Einfache Erstellung von Reiserichtlinien
  • Tracking des Reisebudgets
  • Kennzeichnen und Kategorisieren von Reiseausgaben

Häufige Probleme beim Geschäftsreisemanagement

Viele existierende Dienstleister und Angebote passen jedoch nicht zu den Anforderungen die Unternehmen heute haben, zum Beispiel im Hinblick auf Flexibilität von Geschäftsreisen. Auf der anderen Seite gibt es eine Menge Probleme und Herausforderungen, wenn Unternehmen ohne Dienstleister und selbstständig das Geschäftsreisemanagement übernehmen.

  • Jede Reisebuchung sorgt für einen endlosen hin-und-her E-Mail-Verkehr, der unnötige Zeit kostet und Laune verdirbt
  • Verantwortliche sind durch jede Buchungsanfrage, Flugänderung und Stornierung überarbeitet und gestresst
  • Das Finanzteam versucht verzweifelt herauszufinden, wer Geld für welche Reisen ausgibt und warum
  • Verantwortliche habenStunden damit verbracht, eine Reiserichtlinie zu erstellen, die am Ende niemand liest und einhält
  • Das Finanzteam überwacht jede Reisebuchung, um die Ausgaben in seiner gewohnten Art und Weise zu kontrollieren, nämlich durch Mikromanagement (ja, und das in 2021).
  • Reisende finden nicht die Auswahl, die sie möchten (z.B. AirBnB) oder haben keine einfachen digitalen Tools, die sie von privaten Reisen gewohnt sind
  • Das führt dazu, das Reisende außerhalb der Unternehmensrichtlinien online buchen – und ihr Unternehmen die Kontrolle verliert

Probleme mit

Gängigen LösungenReisendeVerwaltungFinanzabteilung
Verbraucher BuchungsseitenMüssen verschiedene Websites vergleichen und die Reise aus eigener Tasche bezahlen. ODER hoher E-Mail-Verkehr mit der Verwaltungsfach­­­­-
kraft, welche die Buchung vornimmt. Keine Unterstützung, wenn unterwegs Probleme auftauchen.
Hoher E-Mail-Verkehr bei der Buchung für Reisende. Keine Unterstützung; mit Problemen, Änderungen und Stornierungen überfordert.Scheinbar gute Preise, aber nicht erstattungsfähig; Gebühren für Stornierungen und Änderungen (bei Geschäftsreisen üblich). Manuelle Aufwandsent-schädigung, Erstattung und Bestandsverfol-gung. Es ist unmöglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten.
ReisebüroOnline-Buchungstools sind oft fehlerhaft und haben eine schlechte Bedienoberfläche. Mitarbeiter rufen am Ende den Support an, um zu buchen, und würden eigentlich lieber Zeit sparen und selbst buchen, um die gewünschten Optionen zu erhalten.Hoher E-Mail-Verkehr zwischen Reisenden und Reisebüro, bis die Reisen abgeschlossen sind.Kostspieliger Service und Reisepreise, die über dem Marktniveau liegen. Eingeschränktes Reporting und kaum Integrationen.
Traditionelle Unternehmens-
software
Benutzerunfreund-liche Bedienober-fläche, die Reisende nicht gerne nutzen. Offshore-Kundenservice, der in der Regel bei Kunden-bewertungen als die größte Frustrationsquelle angegeben wirdZu kompliziert und zu viele Funktionen. Wenn Reisende das Tool nicht verwenden möchten, kann die Reise entsprechend auch nicht kontrolliert werden.Kostspielig. Es fehlen günstige Flüge und Hotels, die online verfügbar sind. Reisende mögen die Bedienoberfläche der Software nicht und buchen daher außerhalb der Richtlinien an anderer Stelle. (Statistista, Business Travel Industry 2018)

Stakeholder im Reisemanagement

Die Aktualisierung Ihres Reisemanagementprozesses und Ihrer Systeme ist definitiv eine Teamleistung. Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße erfordert dies möglicherweise die Zusammenarbeit mit:

  • Internen Geschäftsreisemanagern
  • Büroleiter oder Office Manager
  • Betriebsleiter/COO
  • CFO und Finanzabteilungsmanager
  • CEO
  • Panel von häufig reisenden Mitarbeitern
  • Aktuelles Geschäftsreisebüro oder -Unternehmen

Einige Kollegen werden stark in dem Prozess involviert sein (z. B. Finanzabteilung und Operations), während andere Feedback und Zustimmung geben werden (z. B. häufig reisende Führungskräfte).

Die Säulen des modernen Reisemanagements

  • Vertrauen – Vertrauen Sie Reisenden, dass sie gemäß den genehmigten Prozessen und Richtlinien buchen, und vereinfachen Sie Ihnen die Buchung
  • Transparenz – Lassen Sie Reisende sehen, was sie ausgeben dürfen, und entsprechend auswählen können. Lassen Sie Finanz- und andere Verantwortliche sehen, was gebucht wird und warum.
  • Einfachheit – Erstellen Sie einen Prozess, der funktioniert und alle Anforderungen erfüllt.
  • Auswirkungen – Messen Sie die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen und sparen Sie unnötige Kosten ein

Mit diesen drei Säulen können Sie sich von manuellen, komplizierten Buchungsvorgängen, tausenden E-Mails und endlosen Berichtsanfragen verabschieden. So schaffen Sie Übersichtlichkeit für Sich und Ihr Unternehmen.

Fünf Schritte zum effektiven Geschäftsreisemanagement

In Unternehmen jeder Größe können Sie Geschäftsreisen folgendermaßen verwalten:

  1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool
  2. Stellen Sie rund um die Uhr Support für Ihre Reisenden sicher
  3. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows
  4. Organisieren und nutzen Sie Daten zu Ihren Geschäftsreisen
  5. Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit

1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool

Die allgegenwärtige Präsenz von von Online-Buchungsseiten im privaten Bereich hat dazu geführt, dass Unternehmen Ihre Geschäftsreisen häufig auch auf Verbraucherseiten buchen.

Aber, was passiert, wenn ein Unternehmen Verbrauchertools verwendet, um Reisen zu buchen? Einer der vielen Nachteile: Dem CFO fehlt die Kontrolle und bleibt keine Wahl übrig, als Nachforschungen anzustellen, was nicht nur sehr viel Zeit kostet sondern das Team auch unbeliebt macht. Die Finanzabteilungen sind gezwungen, die Reisekosten für jede Abteilung zu micro-managen.

Ohne Technologie lassen sich die Interessen von Reisenden (größtmögliche Auswahl, einfache Buchung) nicht mit denen des CFO (Kostenkontrolle, Übersicht) nicht in Einklang bringen. Der erste Schritt beim modernen, technologiebasierten Reisemanagement besteht darin, ein Tool auszuwählen, das auf Vertrauen, Transparenz und (nicht zu vergessen) Einfachheit basiert.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Plattform für Reisemanagement achten sollten:

  • Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien – Vertrauen Sie Ihren Reisenden, dass sie buchen, was sie benötigen, und richten Sie entsprechend Richtlinien und Parameter ein
  • Konsolidierte Rechnungsstellung – Die Möglichkeit, eine monatliche Rechnung für alle Reisen von einem Anbieter zu erhalten, anstatt diese über das Internet verteilt zu haben
  • Reisekostenberichte – Einfacher Zugriff für alle Teammitglieder der Finanzabteilung und Verwaltung, die Details zu Reiseplänen und Ausgaben nach Kostenstellen, Tags oder Labels verfolgen müssen
  • Einfacher Buchungsprozess, den Reisende gerne machen – Rechnungskonsolidierung und genaues Reporting sind nicht möglich, wenn Mitarbeiter das genehmigte Tool umgehen möchten. Wählen Sie daher ein Tool, das mit einer benutzerfreundlichen und einfach verwendbaren Bedienoberfläche ausgestattet ist.
  • Tolles Angebot – Optionen sind nicht unwichtig. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform über alle verfügbaren Optionen verfügt, die Sie online finden können, und dass das Unternehmen verpflichtet ist, mehr Angebote hinzuzufügen
  • Reisesupport – Sie benötigen einen Reisesupport, der rund um die Uhr in Ihrer Muttersprache verfügbar ist, damit Mitarbeiter auch dann Hilfe erhalten können, wenn ihr Team im Unternehmen nicht verfügbar ist

2. Stellen Sie rund um die Uhr Support für Ihre Reisenden sicher

Es ist nicht einfach, rund um die Uhr für Reisende da zu sein und nachts sowie am Wochenende Stornierungen, Änderungen und andere Anfragen zu bearbeiten. Dazu kommt, dass die Zeit, die für die wirklich wichtigen Projekte benötigt wird, darunter leidet.

Wenn Sie nicht für Support zur Verfügung stehen, bleiben Reisende stecken und warten auf Änderungen, was letztendlich Ihrem Unternehmen Zeit,Geld und Nerven kostet. Die logische Lösung lautet, sich auf einen Partner zu verlassen, der rund um die Uhr Unterstützung bietet, sodass Sie als Büroleiter oder Reisemanager dies nicht tun müssen.

Nachfolgend finden Sie die Anforderungen, auf die Sie achten sollten:

  • Rund um die Uhr verfügbar
  • Echte menschliche Mitarbeiter
  • Garantierte und schnelle Antwortzeiten
  • Support in verschiedenen Sprachen
  • Geschultes Personal

Viele Büroleiter und Reisemanager sind immer noch mit dem täglichen Klein-Klein von Reisen (und all ihren Last-Minute-Problemen) beschäftigt. Das ist bis zu einem bestimmten Niveau auch grundsätzlich kein ProblemEs geht nur darum, einen verfügbaren Partner in Ihrer Abwesenheit zu haben, damit Sie die Wahl haben, was für sie wichtig ist und wo Sie Hilfe benötigen – oder, wenn Ihr Unternehmen zu groß geworden ist, als das sich Reisemanager um alles selber kümmern können (in der Regel ist dies bei mehr als 50 Mitarbeitern der Fall, bei Beratungsunternehmen schon ab 20 Mitarbeitern).

Neben der Abdeckung von routinemäßigen Support-Aufgaben wie Änderungen und Stornierungen, sollten Sie auch Support bei der Buchung von Gruppenreisen erhalten. Große Reisen von acht oder mehr Personen können das Büromanagement-Team wirklich belasten. Prüfen Sie beim Testen von Tools, ob sie Ihnen bei der Buchung von Gruppenreisen helfen, einschließlich der Preisverhandlung.

3. Erstellen Sie Richtlinien und Workflows für Genehmigungen von Reisen

Durch die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinien ergeben sich drei Vorteile. Sie erhöhen die Einhaltung von Reiserichtlinien. Ihre Verantwortlichen sparen Zeit, da sie nicht mehr alle Reisen buchen müssen. Reisende erhalten mehr Freiheiten bei der Buchung.

Haben bestimmte Abteilungen, Büros oder Reisende besondere Reisebedürfnisse? In diesem Fall ist Ihre Reiserichtlinie komplexer, da Sie keine einzige Richtlinie anbieten können, die für das gesamte Unternehmen gilt.

Für die meisten Unternehmen sind folgende grundlegende Faktoren mindestens erforderlich für ihre Reiserichtlinie:

  • Budget pro Flug
  • Budget pro Hotel und Nacht
  • Mindestanzahl der im voraus gebuchten Tage
  • Erlaubte Hotelsterne
  • Erlaubte Flugklassen

Aber das ist erst der Anfang! Sie können sogar noch mehr ins Detail gehen und zum Beispiel für jede Stadt die maximalen Kosten für ein Hotel individuell festlegen.

Genehmigungsworkflows

Beim Einrichten automatisierter Reiserichtlinien können Sie festlegen, wie streng oder nachsichtig Sie sein möchten. Im Folgenden finden Sie drei sehr unterschiedliche Vorgehensweisen, um Richtlinien zu automatisieren und Reisen zu genehmigen, die außerhalb der gesetzten Budgets liegen:

  • Keine Genehmigungen erforderlich
  • Für einige Reisen ist eine Genehmigung erforderlich
  • Für jede Reise ist eine Genehmigung erforderlich

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter versucht, eine Reise zu buchen, die nicht den Richtlinien entspricht, sollten Sie einen möglichst einfachen Genehmigungsprozess aufsetzen. Der Reisende sollte in der Lage sein, innerhalb Ihrer Lösung eine Genehmigung anzufordern, welche automatisch an die oder den Vorgesetzten geht.

Als nächstes müssen Sie entscheiden, wer die Reisen genehmigt: die oder der Vorgesetzte, die Verantwortlichen für Geschäftsreisen, der CFO oder mehrere Abteilungsleiter?

Für eine Verwaltungsfachkraft, die regelmäßig Reisen genehmigt, ist eine Plattform, die Ihnen alle auf Ihre Genehmigung wartenden Reisen direkt im Dashboard anzeigt, extrem hilfreich. Auf diese Weise haben Sie für jede offene Reise einen zentralen Ort und müssen Ihre E-Mails nie lange durchsuchen.

4. Organisieren und nutzen Sie Daten zu Ihren Geschäftsreisen

Effektives Reisemanagement ist nicht nur für die Verantwortlichen für Geschäftsreisen wichtig. Operations und die Finanzabteilung sind auch immer involviert. Und diese Teams brauchen eine funktionierende Berichterstattung über Reisekosten, die nicht nur genau, sondern auch aufschlussreich ist!

Indem Sie Kostenstellen sowie Labels verwenden und sicherstellen, dass alle Ihre Reisen im Reportingtool verfügbar sind, können Sie intelligente Reportings erstellen, mit denen die Finanzabteilung Trends, Fehlerquellen und Möglichkeiten zur Budgetoptimierung erkennen kann.

  • Kostenstellen – Verwendet Ihr Unternehmen unterschiedliche Zahlungskonten für unterschiedliche geografische Regionen? Wie viele Kostenstellen hat das Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass die richtigen Konten mit dem Reisekosten belastet werden.
  • Tags und Labels – Gibt es neben den Kostenstellen wichtige Filter, der Finanzabteilung beim Anzeigen von Reisekostenberichten helfen würden? Möchten sie beispielsweise, dass jede Reise nach Team oder Projekt getaggt wird? Tags von Beginn an zu benutzen, später hier später viel Zeit.

Um genaue Reisedaten zu erhalten, sollten Sie alle Dokumentation zu Ihren Geschäftsreisen nach Möglichkeit an einem einzigen Ort aufbewahren. Stellen Sie daher möglichst sicher, dass Ihre Management-Lösung mit vielen Drittanbietern kommunizieren kann, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. Billigfluggesellschaften, AirBnb oder europäische Bahnlinien. Wenn Ihr Unternehmen Sonderkonditionen mit Hotels ausgehandelt hat, sollte das Tool diese Preise für Sie sicherstellen können, damit Sie die Reisedaten nicht durch direkte Buchungen verlieren.

5. Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit

Das Wichtigste im modernen Reisemanagement ist, dass es dem gesamten Unternehmen dient. Wir haben erwähnt, dass Reisende mit 1A-Support ausgestattet sein müssen. Wir haben auch darüber gesprochen, wie man in der Verwaltung und Administration Zeit spart. Was ist also mit der Finanzabteilung?

Sie sollten auf folgendes achten:

  • Optimierter Genehmigungsprozess – Automatische Benachrichtigungen und Abstimmungsprozesse, die in die Lösung Ihrer Wahl integriert sind, sparen Zeit
  • Einfacher Zugriff auf Rechnungen – Das Finanz-Team muss alle Rechnungen schnell abrufen können, damit die Ausgaben abgeglichen werden können. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Plattform, welche die Reisekosten in einer monatlichen Rechnung zusammenfasst.
  • Möglichkeit der Sofortverfolgung von Ausgaben – Konsolidieren Sie alle Reiseausgaben auf einer Plattform, damit sie Berichte darüber erstellen können, was von wem und warum ausgegeben wird (bei Verwendung von Tags und Labels). Achten Sie auf die Möglichkeiten eines monatliches Reportings – idealerweise automatisiert.
  • Kosteneinsparungen bei Reisen – Bei der Optimierung von Reisen geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Viele Unternehmen nutzen immer noch Lösungen für Ihr Geschäftsreisemanagement, die es in den 80ern und 90ern schon g ab. Dies bedeutet, dass die Preise der Angebote so gestaltet sind, dass das Unternehmen mehr zahlt als ein Verbraucher! Hier ist viel Sparpotenzial.

Zeit für ein Upgrade Ihres Reisemanagements?

So kommt alles zusammen!

Sie haben ein paar Sachen wiedererkannt? Mit den folgenden fünf Schritten können Sie viel verändern:

  1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool – Erfüllen Sie alle Anforderungen
  2. Verteilen Sie die Last des Supports – Versuchen Sie nicht, rund um die Uhr für alle Reisenden alleine da zu sein
  3. Richten Sie Kostenstellen und Labels ein
  4. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows – Fügen Sie die Richtlinie in den Buchungsprozess ein, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken
  5. Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Finanzabteilung – Automatisieren Sie die Rechnungslegung und Erstellung von Reportings