Ihr umfassender Leitfaden für die Geschäftsreise-Berichterstattung
Haben Sie einen guten Überblick über die Trends bei den Reisekosten Ihres Unternehmens? Werden alle wichtigen Ausgabedaten zentral erfasst und gebündelt, oder müssen Sie sie mühselig aus Tabellen, E-Mails und verschiedenen Quellen zusammensuchen?Reisekostenberichte helfen Unternehmen, ihre Reisekosten im Auge zu behalten und wertvolle Einblicke in die Ausgabenmuster zu gewinnen. Es gibt jedoch viele verschiedene Ansätze für die Geschäftsreise-Berichterstattung. Manche Unternehmen erledigen sie manuell, andere wiederum nehmen ein Reisemanagement-Unternehmen oder eine Software-Plattform zur Hilfe.Die Berichterstattung über Geschäftsreisen ist zwar wichtig, aber auch nicht immer einfach. Es gibt Budgets zu überwachen, Änderungen in letzter Minute zu berücksichtigen und Reiserichtlinien zu befolgen. Und die Mitarbeiter:innen von heute sind mehr unterwegs als je zuvor – 58 % der Travel Manager:innen gehen davon aus, dass ihre Reisebudgets im Jahr 2025 steigen werden.Dennoch muss die Berichterstattung nicht kompliziert sein. Die automatisierte Erstellung von Geschäftsreiseberichten hat sich für viel beschäftigte Finanzmanager:innen als die beste Lösung erwiesen.In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Geschäftsreise-Berichterstattung wissen müssen – von den üblichen Herausforderungen bei der Einführung eines neuen Tools bis hin zu bewährten Verfahren für das Spesenmanagement. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie durch die Wahl der richtigen Software sicherstellen können, dass Ihre Geschäftsreisen auch in Zukunft ein Erfolg werden.Die Erstellung von Geschäftsreiseberichten ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens unerlässlich. Mit dem Zugriff auf umfassende Daten können Sie Trends in den Ausgabenmustern und im Verhalten der Reisenden erkennen. So erhält Ihr Finanzteam die Möglichkeit, die Effizienz des Geschäftsreiseprogramms Ihres Unternehmens zu bewerten.Eine effektive Berichterstattung bringt viele Vorteile mit sich und hilft Ihnen, das Geschäftsreisemanagement Ihres Unternehmens zu revolutionieren:Finanzteams brauchen Spesenabrechnungen, um zu verstehen, wo das Budget eingesetzt wird, und zu rekonstruieren, inwieweit die Ausgaben mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Ausführliche Reiseberichte helfen Ihnen, nachzuvollziehen, wofür das Geld ausgegeben wird und wo es möglicherweise zu überhöhten Ausgaben kommt. Diese Erkenntnis ist der erste Schritt in Richtung Besserung. Mithilfe von Geschäftsreiseberichten können Finanzmanager:innen potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten ermitteln. Dies kann die Bewertung von Reiseoptionen, Verhandlungen mit Anbietern oder die Optimierung des Ausgabenmanagements umfassen.Vielleicht hat Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie aufgestellt, um die Ausgaben für Geschäftsreisen in den Griff zu bekommen – aber damit diese wirksam ist, müssen die Mitarbeiter:innen sie auch befolgen. Mit den Ausgabenberichten einer Reisemanagement-Software können Sie verfolgen, ob Teammitglieder zu viel Geld für Flüge und Hotels ausgeben, die nicht den Richtlinien entsprechen. Mit einem solchen System können Sie auch die Gründe erkennen, warum Reisende außerhalb der Richtlinien buchen, z. B. häufige Last-Minute-Buchungen für Vertriebstreffen. Ihr Team kann dann daran arbeiten, die Richtlinien entsprechend zu optimieren und anzupassen, um die Effizienz zu steigern.Überhöhte Ausgaben können die Unternehmensfinanzen still und heimlich belasten, daher ist die Nachverfolgung der Reisekosten unerlässlich. Alle Reisedaten Ihrer Mitarbeiter:innen an einem Ort zu haben, ist dabei ein enormer Vorteil. So können Finanzmanager:innen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und die Reiseausgaben in Echtzeit genau überwachen – und das, ohne sie vorher mühsam zusammentragen zu müssen.Hier sind einige Nachteile von unorganisierten Geschäftsreisen: ?)
Kümmert sich das Unternehmen hingegen um die Reisen aller Mitarbeiter:innen, kann man von einem verwalteten Geschäftsreisemanagement sprechen. Hier gibt es verschiedene Ansätze: Neben einem traditionellen Reisebüro kann bspw. auch eine Online-Reisemanagement-Software wie TravelPerk zum Einsatz kommen. Mit einer Reisesoftware können die Angestellten ihre eigenen Reisen über eine einzige Plattform buchen und das Unternehmen kann seine Reiserichtlinien direkt integrieren. Dies gibt den Mitarbeitenden mehr Unabhängigkeit, dem Unternehmen gleichzeitig aber auch die nötige Kontrolle – so entsteht eine Win-Win-Situation. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen bei verwalteten Geschäftsreisen:Hier finden Sie unsere besten Tipps und hilfreiche Ratschläge von erfahrenen Expert:innen, wie Sie Geschäftsreisen und Berichte für Mitarbeitende am besten verwalten können:Um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, sollte Ihr Unternehmen leicht verständliche und zugängliche Reiserichtlinien aufstellen. Wenn die Mitarbeiter:innen wissen, welche Ausgaben und Buchungen möglich sind, können sie kosteneffiziente Reiseentscheidungen treffen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Ihr Unternehmen sollte über Richtlinien für alle Reiseumstände verfügen – von Erstattungsrichtlinien bis hin zu Tipps für die Wahl umweltfreundlicher Reiseoptionen.Sebastian Ibarra, People Operations Manager bei der Kodify Media Group, berichtet von seinen Erfahrungen bei der Erstellung von Reiserichtlinien.Automatisierte Tools für das Reisemanagement sind ein entscheidender Schlüsselfaktor für die moderne Geschäftsreise-Berichterstattung: Sie beschleunigen den Prozess erheblich und minimieren Ungenauigkeiten und Verzögerungen. Durch die Konsolidierung aller Reisedaten an nur einem Ort mit einem Tool wie TravelPerk kann Ihr Unternehmen das Reisemanagement vereinfachen und die Qualität seiner Spesendaten erheblich verbessern.Die Verwendung einer einzigen Plattform bedeutet, dass keine Informationen verloren gehen und Sie dank Echtzeit-Updates und automatisierten Spesen-Dashboards leicht erkennen können, ob und wie die einzelnen Mitarbeitenden ihr Reisebudget einhalten.Dank der von TravelPerk angebotenen Integrationen mit Drittanbietern können Sie Ihre Kostendaten zudem problemlos an gängige Spesenmanagement-Lösungen wie Pleo, Divvy Yokoy und Expensify übermitteln. Wir sprachen mit Anja Sejfic, HR Business Partnerin bei Rinkel, um zu erfahren, wie sie diese Technologie nutzt:Um sicherzustellen, dass die Reisemanagement-Software wie erwartet funktioniert, sollten Sie die Reisenden regelmäßig um Feedback bitten. Die Mitarbeitenden sollten nach ihrer Meinung gefragt werden, was funktioniert und was nicht, und die Geschäftsleitung sollte proaktiv auf etwaige Bedenken eingehen. Das trägt dazu bei, die Benutzerfreundlichkeit des Prozesses zu erhöhen, und ermutigt die Mitarbeitenden, die Software auch zu nutzen.Wir sprachen mit Cécile Pompeï, HR-Beraterin für Organisationen mit sozialer Wirkung und ehemalige Chief People Officer bei Sistema Biobolsa, die uns aufzeigt, wie bzw. warum effektive Schulungen und Compliance mit der Unternehmenskultur beginnen.Für Finanzmanager:innen ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick über die Unternehmensausgaben auch im Bereich Geschäftsreisen zu behalten. Mit TravelPerk, einem branchenführenden Anbieter für Geschäftsreisen, können Mitarbeitende auf die Fluggesellschaften und Hotels zugreifen, die sie gewohnt sind, und zugleich alle ihre Ausgabendaten bequem an nur einem Ort sammeln. Die All-in-one-Buchungsplattform von TravelPerk ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Buchungen auf der Grundlage ihrer Präferenzen vorzunehmen, während Ihr Unternehmen mit wenigen Klicks alle erforderlichen Reiserichtlinien oder Einschränkungen in den Buchungsprozess integrieren kann.Mit der zusätzlichen Option, Drittanbieter zu integrieren, können Sie Ihre bestehenden Technologien einbinden, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten. Finanzteams erhalten einen vollständigen Überblick über die Reiseausgaben des Unternehmens, während Manager:innen Reisebuchungen, Genehmigungen und Aufgaben rund um die Fürsorgepflicht straffen können.Mit seinem erstklassigen Reiseinventar bietet TravelPerk seinen Nutzer:innen erhebliche Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Vereinfachen Sie Ihre Spesenmanagement-Prozesse, gewinnen Sie Zeit und behalten Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens für Geschäftsreisen im Griff – alles mit nur einem Tool. Melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Demo an!
Warum ist eine effektive Geschäftsreise-Berichterstattung so wichtig?
Budgetverwaltung verbessern
Potenzielle Kosteneinsparungen ermitteln
Reiserichtlinien einhalten
Ausgaben im Blick behalten
Häufige Herausforderungen für Unternehmen bei der Geschäftsreise-Berichterstattung
Unstrukturierte Geschäftsreisebuchungen
- Fragmentierte Daten: Wenn Mitarbeiter:innen auf verschiedenen Plattformen buchen, werden die Daten fragmentiert und sind schwer zu verfolgen. Für Finanzteams, die versuchen, den Überblick über alle Belege zu behalten, kann dies ein Albtraum sein. Eine effektive Berichterstattung hängt in diesem Fall davon ab, verstreute Daten zu sammeln, um ein genaues Gesamtbild zu erhalten.
- Manuelle Prozesse: Diese erhöhen das Risiko menschlicher Fehler und kosten die Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit, die sie besser für andere Aufgaben verwenden könnten. Fehler können kostspielig sein und lassen sich oftmals nicht rückgängig machen.
- Fehlende Daten: Verlorene Belege, unvollständige Informationen und uneinheitliche Berichterstattungspraktiken können die Abrechnung von Geschäftsreisen erschweren.
- Keine gesonderten Angebote und weniger Kontrolle: Die Buchung über Plattformen von Drittanbietern bedeutet, dass das Unternehmen keinen Zugang zu Firmenpreisen hat und auch keine Treuepunkte für die Nutzung bestimmter Mitgliedschaftsprogramme sammeln kann. Wenn Ihr Unternehmen die Angestellten auf deren eigene Faust buchen lässt, hat es weniger Kontrolle über die Ausgaben und die Einhaltung der Reiserichtlinien.
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Verwaltete Geschäftsreisebuchungen
- Datenflut: Bei der Verwaltung von Geschäftsreisen werden oft große Datenmengen gesammelt. Diese Daten sind zwar für die Berichterstattung sehr hilfreich, bedeuten aber auch, dass es für Unternehmen schwierig sein kann, die wichtigsten KPIs zu bestimmen.
- Wissensaustausch: Die Einführung eines neuen Tools oder Systems für die Berichterstattung über Geschäftsreisen ist nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter:innen es annehmen und verstehen. Wirksame Schulungen und die Weitergabe von Wissen sind die Grundpfeiler einer erfolgreichen Umstellung.
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3 Tipps zur Vereinfachung der Geschäftsreise-Berichterstattung für Finanzteams
1. Legen Sie klare Reiserichtlinien fest & machen Ihre Mitarbeitenden darauf aufmerksam
„Ich würde empfehlen, mit einer klaren und präzisen Reisekostenrichtlinie zu beginnen, die z. B. verschiedene „Zonen“ mit Ausgabenobergrenzen enthalten könnte. Zudem ein einfach zu befolgender Prozess für das Hochladen von Ausgaben und deren rechtzeitige Auszahlung; wenn es sich um ein größeres Unternehmen handelt, sollte man vielleicht in ein Spesenmanagement-Tool wie Expensify investieren, um genaue Berichte und automatische Rückerstattungen zu erhalten. Außerdem sollte man bei der Erstellung einer Richtlinie darauf achten, dass sie im Einklang mit der Unternehmenskultur steht und die gewünschten Verhaltensweisen fördert!“
Sebastian Ibarra, People Operations Manager, Kodify Media Group
2. Nutzen Sie Technologie zur Automatisierung des Prozesses
„Wir haben vor kurzem begonnen, Pleo mit TravelPerk zu nutzen, und es hat die Berichterstattung/Rückerstattung von Reisekosten so viel einfacher gemacht! Früher mussten wir unsere Belege per E-Mail an die Buchhaltung schicken (sehr altmodisch, zeitaufwendig und anfällig für Verzögerungen), aber jetzt geht das alles über die App. Man macht einfach ein Foto von der Quittung, lädt sie in die App hoch, der/die Vorgesetzte genehmigt sie, und schon kann man sich die Kosten erstatten lassen – ein Traum für unsere Buchhaltung, der uns viel Zeit spart.“
Anja Sejfic, HR Business Partner, Rinkel
3. Mitarbeitende schulen & Feedback einholen
„Ich habe das Buch No Rules Rule gelesen, und versuche, mich an den Grundsatz zu halten, den ich dort gelernt habe: Es ist wichtiger, eine gute Unternehmenskultur und Vertrauen aufzubauen und ein Umfeld zu schaffen, in dem die Leute wissen, was sie tun und lassen dürfen, als endlose Richtlinien aufzustellen. Einige Mitarbeiter:innen werden manchmal ein Risiko eingehen und versuchen, zu viel Geld für eine Reise auszugeben oder etwas zu tun, was sie nicht tun sollten. Wenn Sie versuchen, dem immer entgegenzuwirken, werden Sie am Ende immer längere Richtlinien aufstellen, die sowieso niemand liest, und immer mehr Dinge hinzufügen, die die Mitarbeitenden nicht tun dürfen. Es ist also einfacher, eine kurze, klare Richtlinie mit einem sehr effizienten Verfahren zu verfassen und dann die Unternehmenskultur zu schulen und Vertrauen für das Unternehmen aufzubauen. Ich bin Chief People Officer und habe 4 Personalleiter:innen in verschiedenen Ländern, die mir unterstellt sind, und das ist der Rat, den ich ihnen gebe, wenn sie ihre Richtlinien erstellen.“
Cécile Pompeï, Chief People Officer, Sistema Biobolsa
Behalten Sie den Überblick über die Reiseausgaben Ihres Unternehmens
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fußabdrucks.
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