Warum ist eine effektive Geschäftsreise-Berichterstattung so wichtig?
Die Erstellung von Geschäftsreiseberichten ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens unerlässlich. Mit dem Zugriff auf umfassende Daten können Sie Trends in den Ausgabenmustern und im Verhalten der Reisenden erkennen. So erhält Ihr Finanzteam die Möglichkeit, die Effizienz des Geschäftsreiseprogramms Ihres Unternehmens zu bewerten.Eine effektive Berichterstattung bringt viele Vorteile mit sich und hilft Ihnen, das Geschäftsreisemanagement Ihres Unternehmens zu revolutionieren:Budgetverwaltung verbessern
Finanzteams brauchen Spesenabrechnungen, um zu verstehen, wo das Budget eingesetzt wird, und zu rekonstruieren, inwieweit die Ausgaben mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Ausführliche Reiseberichte helfen Ihnen, nachzuvollziehen, wofür das Geld ausgegeben wird und wo es möglicherweise zu überhöhten Ausgaben kommt. Diese Erkenntnis ist der erste Schritt in Richtung Besserung. Potenzielle Kosteneinsparungen ermitteln
Mithilfe von Geschäftsreiseberichten können Finanzmanager:innen potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten ermitteln. Dies kann die Bewertung von Reiseoptionen, Verhandlungen mit Anbietern oder die Optimierung des Ausgabenmanagements umfassen.Reiserichtlinien einhalten
Vielleicht hat Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie aufgestellt, um die Ausgaben für Geschäftsreisen in den Griff zu bekommen – aber damit diese wirksam ist, müssen die Mitarbeiter:innen sie auch befolgen. Mit den Ausgabenberichten einer Reisemanagement-Software können Sie verfolgen, ob Teammitglieder zu viel Geld für Flüge und Hotels ausgeben, die nicht den Richtlinien entsprechen. Mit einem solchen System können Sie auch die Gründe erkennen, warum Reisende außerhalb der Richtlinien buchen, z. B. häufige Last-Minute-Buchungen für Vertriebstreffen. Ihr Team kann dann daran arbeiten, die Richtlinien entsprechend zu optimieren und anzupassen, um die Effizienz zu steigern.Möchten Sie mehr erfahren?
Hier finden Sie unsere besten Tipps, um die Einhaltung der Reiserichtlinien in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.Ausgaben im Blick behalten
Überhöhte Ausgaben können die Unternehmensfinanzen still und heimlich belasten, daher ist die Nachverfolgung der Reisekosten unerlässlich. Alle Reisedaten Ihrer Mitarbeiter:innen an einem Ort zu haben, ist dabei ein enormer Vorteil. So können Finanzmanager:innen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und die Reiseausgaben in Echtzeit genau überwachen – und das, ohne sie vorher mühsam zusammentragen zu müssen.Häufige Herausforderungen für Unternehmen bei der Geschäftsreise-Berichterstattung
Unstrukturierte Geschäftsreisebuchungen
Bei unstrukturierten Geschäftsreisebuchungen sind die Mitarbeiter:innen darauf angewiesen, ihre Reisen selbst zu buchen, zu bezahlen und später um Erstattung zu bitten.In diesem Fall nutzen die meisten Mitarbeiter:innen Websites für Freizeitreisen oder wenden sich persönlich an ein stationäres Reisebüro. Die Angestellten zahlen für diese Dienstleistungen im Voraus, was zu Frustration führen kann, da sie auf die Kostenerstattung vom Unternehmen warten müssen.
Verwaltete Geschäftsreisebuchungen
Kümmert sich das Unternehmen hingegen um die Reisen aller Mitarbeiter:innen, kann man von einem verwalteten Geschäftsreisemanagement sprechen. Hier gibt es verschiedene Ansätze: Neben einem traditionellen Reisebüro kann bspw. auch eine Online-Reisemanagement-Software wie TravelPerk zum Einsatz kommen. Mit einer Reisesoftware können die Angestellten ihre eigenen Reisen über eine einzige Plattform buchen und das Unternehmen kann seine Reiserichtlinien direkt integrieren. Dies gibt den Mitarbeitenden mehr Unabhängigkeit, dem Unternehmen gleichzeitig aber auch die nötige Kontrolle – so entsteht eine Win-Win-Situation. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen bei verwalteten Geschäftsreisen:- Datenflut: Bei der Verwaltung von Geschäftsreisen werden oft große Datenmengen gesammelt. Diese Daten sind zwar für die Berichterstattung sehr hilfreich, bedeuten aber auch, dass es für Unternehmen schwierig sein kann, die wichtigsten KPIs zu bestimmen.
- Wissensaustausch: Die Einführung eines neuen Tools oder Systems für die Berichterstattung über Geschäftsreisen ist nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter:innen es annehmen und verstehen. Wirksame Schulungen und die Weitergabe von Wissen sind die Grundpfeiler einer erfolgreichen Umstellung.
Grundsätzlich muss man bei verwalteten Geschäftsreisen danach differenzieren, ob die Mitarbeiter:innen in den Buchungsprozess eingebunden werden oder ob Travel Manager:innen die gesamte Arbeit übernehmen. Ist letzteres der Fall, kann die Geschäftsreiseplanung enorm verwaltungs- und zeitintensiv werden und eine große Verantwortung bedeuten, woraus abermals Nachteile und Herausforderungen resultieren können. Der Einbezug der Reisenden durch die Nutzung eines professionellen Geschäftsreise-Tools stellt hier eine große Entlastung dar. 3 Tipps zur Vereinfachung der Geschäftsreise-Berichterstattung für Finanzteams
Hier finden Sie unsere besten Tipps und hilfreiche Ratschläge von erfahrenen Expert:innen, wie Sie Geschäftsreisen und Berichte für Mitarbeitende am besten verwalten können:1. Legen Sie klare Reiserichtlinien fest & machen Ihre Mitarbeitenden darauf aufmerksam
Um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, sollte Ihr Unternehmen leicht verständliche und zugängliche Reiserichtlinien aufstellen. Wenn die Mitarbeiter:innen wissen, welche Ausgaben und Buchungen möglich sind, können sie kosteneffiziente Reiseentscheidungen treffen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Ihr Unternehmen sollte über Richtlinien für alle Reiseumstände verfügen – von Erstattungsrichtlinien bis hin zu Tipps für die Wahl umweltfreundlicher Reiseoptionen.Sebastian Ibarra, People Operations Manager bei der Kodify Media Group, berichtet von seinen Erfahrungen bei der Erstellung von Reiserichtlinien.Brauchen Sie Hilfe bei der Einhaltung von Richtlinien?
Werfen Sie einen Blick auf unsere Vorlage für Reiserichtlinien.2. Nutzen Sie Technologie zur Automatisierung des Prozesses
Automatisierte Tools für das Reisemanagement sind ein entscheidender Schlüsselfaktor für die moderne Geschäftsreise-Berichterstattung: Sie beschleunigen den Prozess erheblich und minimieren Ungenauigkeiten und Verzögerungen. Durch die Konsolidierung aller Reisedaten an nur einem Ort mit einem Tool wie TravelPerk kann Ihr Unternehmen das Reisemanagement vereinfachen und die Qualität seiner Spesendaten erheblich verbessern.Die Verwendung einer einzigen Plattform bedeutet, dass keine Informationen verloren gehen und Sie dank Echtzeit-Updates und automatisierten Spesen-Dashboards leicht erkennen können, ob und wie die einzelnen Mitarbeitenden ihr Reisebudget einhalten.Möchten Sie wissen, wie TravelPerk den Prozess der Spesenabrechnung bei GMG EnviroSafe von Tagen auf nur Stunden verkürzen konnte?
Sehen Sie sich an, wie unsere Berichtsfunktionen die Effizienz steigern.3. Mitarbeitende schulen & Feedback einholen
Um sicherzustellen, dass die Reisemanagement-Software wie erwartet funktioniert, sollten Sie die Reisenden regelmäßig um Feedback bitten. Die Mitarbeitenden sollten nach ihrer Meinung gefragt werden, was funktioniert und was nicht, und die Geschäftsleitung sollte proaktiv auf etwaige Bedenken eingehen. Das trägt dazu bei, die Benutzerfreundlichkeit des Prozesses zu erhöhen, und ermutigt die Mitarbeitenden, die Software auch zu nutzen.Wir sprachen mit Cécile Pompeï, HR-Beraterin für Organisationen mit sozialer Wirkung und ehemalige Chief People Officer bei Sistema Biobolsa, die uns aufzeigt, wie bzw. warum effektive Schulungen und Compliance mit der Unternehmenskultur beginnen.Behalten Sie den Überblick über die Reiseausgaben Ihres Unternehmens
Für Finanzmanager:innen ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick über die Unternehmensausgaben auch im Bereich Geschäftsreisen zu behalten. Mit TravelPerk, einem branchenführenden Anbieter für Geschäftsreisen, können Mitarbeitende auf die Fluggesellschaften und Hotels zugreifen, die sie gewohnt sind, und zugleich alle ihre Ausgabendaten bequem an nur einem Ort sammeln. Die All-in-one-Buchungsplattform von TravelPerk ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Buchungen auf der Grundlage ihrer Präferenzen vorzunehmen, während Ihr Unternehmen mit wenigen Klicks alle erforderlichen Reiserichtlinien oder Einschränkungen in den Buchungsprozess integrieren kann.Mit der zusätzlichen Option, Drittanbieter zu integrieren, können Sie Ihre bestehenden Technologien einbinden, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten. Finanzteams erhalten einen vollständigen Überblick über die Reiseausgaben des Unternehmens, während Manager:innen Reisebuchungen, Genehmigungen und Aufgaben rund um die Fürsorgepflicht straffen können.Mit seinem erstklassigen Reiseinventar bietet TravelPerk seinen Nutzer:innen erhebliche Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Vereinfachen Sie Ihre Spesenmanagement-Prozesse, gewinnen Sie Zeit und behalten Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens für Geschäftsreisen im Griff – alles mit nur einem Tool. Melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Demo an!