Geschäftsreisen leicht gemacht: 35 Insider-Tipps für Sie!
Bevor Sie mit der Planung Ihrer Geschäftsreise beginnen, sollten Sie sich über die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens informieren, in denen die Regeln, Verfahren und „Do's and Don'ts“ in Bezug auf Geschäftsreisen festgelegt sind. Darin ist oft auch geregelt, wo Sie Ihre Reise buchen können, wer sie genehmigen muss, welche Kosten Sie erstattet bekommen können und wie das Erstattungsverfahren funktioniert.
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Ein hilfreicher Packtipp, mit dem Sie Zeit sparen und Ihren Reisestress reduzieren: Wussten Sie, dass in Europa jedes Jahr über 10 Millionen Gepäckstücke bei den Fluggesellschaften verloren gehen? Wenn Sie den Ärger über den Verlust Ihres Gepäcks vermeiden wollen– ebenso wie den Ärger, ewig auf die Gepäckausgabe zu warten –, packen Sie leicht und bleiben Sie beim Handgepäck.
Halten Sie die wichtigsten Dinge wie Toilettenartikel und Medikamente immer griff- und einsatzbereit. Wenn Sie häufig verreisen, ist es eine gute Idee, eine zweite Ausführung dieser Utensilien in einer kleinen Tasche speziell für Ihre Reisen aufzubewahren. So können Sie beim Packen einfach nehmen, was Sie brauchen, und los geht’s.
Bordkarte, Ausweis, wichtige Dokumente, Ihr Telefon, Ihr Terminkalender, Ihre Kreditkarte, Ihr Portemonnaie, Ihre Ohrstöpsel – packen Sie alles so zusammen, dass Sie es leicht finden, wenn Sie es brauchen. Es gibt nichts Schlimmeres, als am Flugsteig seinen Ausweis nicht zu finden und das Boarding zu verzögern, während Sie in Panik alles auspacken!
Auch wenn bei Ihren Meetings immer Geschäftskleidung gefragt ist, kann es vorkommen, dass Sie sich mal leger kleiden müssen – und Sie wollen Ihre Business-Outfits nicht für solche Gelegenheiten „verschwenden“. Außerdem wissen Sie nie, wann Sie Kund:innen vielleicht zu einem entspannten Essen oder einer Freizeitaktivität einladen!Ein gutes, bequemes Ersatz-Outfit kann auch für ein Abendessen allein, für die abendliche Entspannung im Hotelzimmer oder für ein kurzes Workout nützlich sein.
Die Sicherheitskontrollen am Flughafen können sehr streng sein. Oft müssen vor dem Scannen des Gepäcks alle Flüssigkeiten, elektronischen Geräte und sogar Ladegeräte aus dem Koffer genommen werden. Damit Sie schnell durch die Sicherheitskontrollen kommen, sollten Sie all diese Gegenstände an leicht zugänglichen Orten aufbewahren, sodass Sie sie bei der Kontrolle zügig auspacken können.
Ob es um Ihr Gepäck, Ihre Kleidung, Ihre Mahlzeiten oder Ihre Schlaf- und Hautpflegeroutine geht – stellen Sie sicher, dass Sie alles dabei haben, was Sie brauchen, um sich auf Ihrer Reise wohlzufühlen.Ein bisschen Heimatgefühl kann Wunder wirken! Wenn Sie viel beruflich unterwegs sind, werden Sie sich auf Reisen wohler fühlen, wenn Sie ein zweites Paar Ihrer Lieblingsdinge dabei haben, wie zum Beispiel einen Lieblingspullover, Hautpflegeprodukte und Ähnliches.
Sind Sie Mitglied in einem Treueprogramm? Informieren Sie sich über die Vorteile, die Sie als Vielflieger nutzen können. So können Sie Ihre Reisequalität deutlich verbessern – von besseren Sitzplätzen bis hin zum Zugang zu Flughafen-Lounges und vielem mehr.Wenn Sie noch kein Vielflieger sind, sollten Sie es in Erwägung ziehen, sich anzumelden. Zum einen können Sie die Punkte Ihrer bevorstehenden Reise nutzen, um zu sparen. Außerdem erhalten Sie durch die Mitgliedschaft manchmal tolle Vergünstigungen, auch wenn Sie noch gar keine Punkte gesammelt haben.Pro-Tipp: Auch wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Reise bucht, können Sie bei der Buchung Ihre Vielflieger- oder Treueprogrammnummer hinzufügen und so Punkte und Vergünstigungen sammeln.
Klingt einfach? Ja, aber man weiß nie, wann eine Verspätung, eine Annullierung oder ein arbeitsbedingtes Problem auftritt, bei dem man sein Telefon braucht! Man denkt schnell: „Ich lade es einfach am Flughafen auf“, und dann steht man ohne Steckdose da, wenn man das Handy am dringendsten braucht.Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Ihre elektronischen Geräte aufladen, bevor Sie Ihr Haus verlassen, und wenn möglich, auch während der Reise.
Wählen Sie, wann immer möglich, Direktflüge und vermeiden Sie Zwischenlandungen. So verbringen Sie weniger Zeit auf Reisen und kommen ausgeruhter am Ziel an. Außerdem haben Sie bessere Chancen, Verspätungen, Annullierungen, Überbuchungen und verlorenes Gepäck zu vermeiden.
Flughafen-Lounges bieten eine komfortable Umgebung, eine Wi-Fi-Verbindung, Steckdosen und Ladestationen, Essen, Getränke, Duschen und manchmal sogar Spas – sie können Ihr Geschäftsreiseerlebnis also definitiv verbessern! Lounges sind eine großartige Möglichkeit, sich vor dem Flug zu entspannen oder bei Bedarf in letzter Minute noch etwas zu erledigen.Der Zugang zu den Flughafen-Lounges ist für Passagiere der Business-Class in der Regel inbegriffen, kann aber oft auch separat gekauft werden.
Wenn Sie keine Zeit haben oder nicht sicher sind, ob Sie Ihr Outfit vor Ihrem Geschäftstermin noch bügeln können, nehmen Sie es in einer Kleiderschutzhülle mit ins Flugzeug, um sicherzustellen, dass es knitterfrei ankommt.Erkundigen Sie sich vorher, ob Sie Ihren Anzug oder Blazer in der Kabine mitnehmen dürfen. Eine weitere beliebte Möglichkeit ist, das Outfit einfach während des Fluges zu tragen, damit es nicht zu viele Falten wirft.
Das hat sich noch nie als schlechte Idee erwiesen! Man weiß nie, wann man sie braucht, denn es kann schwierig sein, eine Steckdose zu finden, wenn man längere Zeit unterwegs ist.So vermeiden Sie auch, am Flughafen festzusitzen und nicht arbeiten zu können, weil alle Steckdosen belegt sind.
Sie wollen bei einem wichtigen Geschäftstreffen natürlich gut aussehen, aber wir wissen alle, dass die Haarpflegeprodukte aus dem Hotel oft nicht ausreichen. Auch wenn Ihr Hotel viele hochwertige Toilettenartikel anbietet, gibt es nichts Besseres als die eigenen Produkte, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind – also bringen Sie sie mit!Kaufen Sie die Produkte in Reisegröße oder füllen Sie sie in kleinere Behälter speziell für Ihre Reisetasche ab. Der Bonus: Sie werden sich viel sicherer und wohler fühlen, wenn Sie Ihre vertrauten Produkte zur Hand haben.
Für viele Geschäftsreisende bedeutet eine Dienstreise oft unregelmäßige Essenszeiten und ungesunde Snacks. Mit ein wenig Vorbereitung können Sie das jedoch vermeiden: Packen Sie genügend gesunde, ausgewogene Snacks ein, die Sie nicht nur im Flugzeug, sondern auch während der gesamten Reise bei sich haben.Auf diese Weise bleiben Sie nicht nur gesund, wenn Sie viel unterwegs sind, sondern fühlen sich auch bei einem vollgepackten Terminplan wohler und können eine bessere Leistung abrufen.
Vor allem bei Langstreckenflügen kann die Wahl des Sitzplatzes den Unterschied zwischen einem angenehmen und einem unbequemen Flug ausmachen. Es gibt spezielle Websites, auf denen Sie die besten und schlechtesten Sitze für Ihren Flug finden können, also informieren Sie sich dort, bevor Sie Ihren Sitzplatz auswählen.
Sie haben Ihre Rede vorbereitet und alle Ihre Unterlagen parat, was fehlt noch? Je nachdem, wohin Sie reisen, kann sich die Geschäftsetikette stark von der in Ihrem eigenen Land unterscheiden. Informieren Sie sich im Vorfeld über die grundlegenden Regeln, damit Sie Kund:innen selbstbewusst die Hand schütteln können – oder auch nicht!
Von der Reise- und Spesenverwaltungssoftware Ihres Unternehmens bis hin zu Hotel- und Mietwagenanbietern – mit modernen Apps haben Sie auch unterwegs viel mehr Kontrolle und Möglichkeiten. Laden Sie die besten Apps für Geschäftsreisen auf Ihr Handy herunter, damit Sie sie immer zur Hand haben – Apps wie Uber, LoungeBuddy, Expensify und natürlich die TravelPerk-App sind ein Muss.
Wenn Sie ins Ausland reisen, ist es wahrscheinlich, dass das Steckdosensystem ein anderes ist. Nehmen Sie unbedingt einen internationalen Stromadapter mit, um Ihre Geräte anzuschließen, aber auch, um zu verhindern, dass sie aufgrund von Spannungsproblemen kaputt gehen. Es gibt Adapter für jeweils einzelne Reiseländer oder – unsere Empfehlung – Sie nutzen einfach einen universellen Adapter, der alle gängigen Steckdosenoptionen in einem kleinen Gerät vereint.
Frühes Einchecken ist nicht nur bei Flügen von Vorteil! Ob früher Check-in bei Sicherheitsbehörden, im Hotel oder bei der Autovermietung – wenn es möglich ist, früher einzuchecken, sollten Sie nicht zögern.Wenn Sie häufig geschäftlich in die USA reisen, lohnt sich zum Beispiel ein Pre-Check-in bei der TSA, der Transportsicherheitsbehörde, oder auch ein Eintrag bei „Global Entry“, um die Zollkontrollen zu umgehen. So sparen Sie bei internationalen Reisen wertvolle Zeit und ersparen sich zudem eine Menge Ärger!
Ausreichend Wasser zu trinken und hydriert zu bleiben ist der Schlüssel zur Vorbeugung von Jetlag, aber nicht nur das: Genügend trinken ist auch gut für die Gesundheit des Herz-Kreislauf-Systems, Ihre Haut und Ihre allgemeine Stimmung. Außerdem ist eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr der Schlüssel zu optimaler Konzentration und Gehirnleistung, was bei einem wichtigen Geschäftstreffen definitiv ein Muss ist. Nehmen Sie eine wiederverwendbare Wasserflasche mit, die Sie während Ihrer Reise auffüllen können – das spart ihnen Geld und Zeit und ist eine umweltfreundliche Option für nachhaltiges Reisen.
Auch wenn das Trinken von Unmengen an Kaffee während des Fluges sicher nicht hilfreich ist, brauchen Sie ihn vielleicht manchmal – vor allem, wenn Sie keine Zeit haben, vor Ihrem Geschäftstermin noch ein Nickerchen zu machen. Wenn Sie direkt von der Rollbahn zu Ihrem Geschäftstreffen eilen müssen, sollten Sie zwei Stunden vor dem Termin Kaffee trinken, um die maximale Wirkung zu erzielen.
Auch wenn Sie keinen Direktflug bekommen haben, machen Sie sich keine Sorgen: Sie können den Zwischenstopp sinnvoll nutzen. Machen Sie das Beste aus der Zeit, z. B. indem Sie E-Mails und Anrufe beantworten. Auf diese Weise sind Sie über alle wichtigen Neuigkeiten und Änderungen auf Ihrer Geschäftsreise informiert.Außerdem können Sie sich den Stress ersparen, eine endlose Liste von E-Mails beantworten zu müssen, wenn Sie endlich an Ihrem Zielort angekommen sind.
Stundenlanges Sitzen in derselben Position kann negative Auswirkungen auf Ihren Kreislauf, Ihren Rücken und Ihren Nacken haben. Und wer möchte schon mit einem steifen Nacken zu einem wichtigen Geschäftstermin erscheinen?Nehmen Sie sich also die Zeit, sich während des Fluges ab und an zu dehnen, und Sie werden sich viel besser fühlen. Noch besser: Machen Sie während Ihrer Reise jeden Abend ein wenig Yoga, um die Auswirkungen von Langzeitreisen zu mildern und sich fit zu halten.
Dies ist einer der wenigen entscheidenden Tipps, die bei der Bekämpfung des Jetlags den Unterschied ausmachen. Versuchen Sie, Ihre Essenszeiten so früh wie möglich an die Ortszeit Ihres Reiseziels anzupassen – sogar schon vor Ihrem Flug.Die Anpassung der Essgewohnheiten signalisiert Ihrem Körper, wann es Zeit ist, aufzuwachen und aktiv zu werden oder zu schlafen. Sind Sie morgens nicht wirklich hungrig? Ein kleiner Snack, ein Smoothie, Proteinshake oder eine leichte Mahlzeit helfen ebenfalls.
Einige Studien deuten darauf hin, dass Sport die Auswirkungen des Jetlags mildern kann. Vor allem Sport am frühen Morgen (gegen 7 Uhr) oder am frühen Nachmittag (zwischen 13 und 16 Uhr) verschiebt die Circadiane Rhythmik, also unseren Körper- und Tagesrhythmus, auf einen früheren Zeitpunkt, während Sport zwischen 19 und 22 Uhr den gegenteiligen Effekt hat. Wenn Sie also im Osten unterwegs sind, sollten Sie sich für ein Training am frühen Morgen entscheiden. Wenn Sie im Westen unterwegs sind, versuchen Sie, direkt vor dem Schlafengehen zu trainieren.
Nach einer langen, anstrengenden Reise könnten Sie versucht sein, gleich nach Ihrer Ankunft schlafen zu gehen, unabhängig von der Ortszeit. Vermeiden Sie das jedoch auf jeden Fall, damit sich Ihr Körper so schnell wie möglich an die neue Zeitzone anpassen kann. Versuchen Sie stattdessen, sich in die Sonne zu setzen, ein großes Glas Wasser zu trinken oder einen Spaziergang zu machen.Wenn Sie wissen, dass Sie nach der Landung nicht wach bleiben können, versuchen Sie, Ihren Flug so zu legen, dass er am Abend (Ortszeit) landet – so können Sie direkt ins Bett gehen, während sich Ihr Körper noch an die Ortszeit anpasst.
Es ist wichtig, körperlich und geistig fit zu bleiben, um das Bestmögliche aus Ihren Geschäftstreffen zu machen. Deshalb ist es eine gute Idee, dass Sie Ihren wichtigsten Routinen von zu Hause auch auf Geschäftsreisen treu bleiben.Dazu gehören zum Beispiel Meditation, Yoga oder ein morgendlicher Lauf. Hotel-Fitnessstudios können das Training erleichtern, aber scheuen Sie sich auch nicht, Ihre Besuchsstadt bei einem morgendlichen Spaziergang oder Lauf zu erkunden!
Jede Ausgabe, die von Ihrem Unternehmen bezahlt wird, muss dokumentiert werden. Ohne Quittungen keine Erstattung – das ist eine ziemlich gängige Regel. Deshalb empfehlen wir Ihnen, ein Foto von jeder Quittung zu machen. Selbst wenn Sie die Papierversion verlieren, haben Sie auf diese Weise immer ein Foto als Nachweis für Ihre Ausgaben.
Das heißt: Verstreuen Sie sie nicht in zahlreichen verschiedenen Taschen! Wenn Sie alle Quittungen in Papierform benötigen, nehmen Sie am besten einen entsprechenden Ordner oder Umschlag mit, in dem Sie sie ordentlich aufbewahren können.
Besonders wenn Sie Ihren Arbeitscomputer benutzt und auf arbeitsbezogene Informationen zugreifen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Virenschutz auf dem neuesten Stand ist und Sie eine Firewall haben, die Sie vor einem Fremdzugriff auf Ihre Daten schützt.Wenn Sie in ein anderes Land reisen, können Sie mit einem VPN sicherstellen, dass Sie auf alles zugreifen können, was Sie brauchen.
Sie benötigst einen besseren Arbeitsplatz als Ihr Hotelzimmer oder haben in letzter Minute ein Meeting und wissen nicht, wo Sie Ihre Gäste empfangen sollen? Ein Coworking Space ist in diesen Fällen wahrscheinlich die beste Lösung. Da in größeren Städten immer mehr gemeinschaftliche Büroräume entstehen, sollte es nicht allzu schwierig sein, einen passenden Coworking Space zu finden.
Wenn Sie wieder zu Hause sind, ist es Zeit, dem Unternehmen Ihre Reiseausgaben zu melden. Wenn Sie die vorangegangenen Tipps befolgt und Ihre Reisekosten sowie Belege gut aufbewahrt haben, sollte das nicht allzu kompliziert sein. Achten Sie aber darauf, dass Sie es rechtzeitig machen und dass nichts fehlt!
Wenn Ihre Geschäftspartner:innen und Kund:innen Ihnen eine erfolgreiche Geschäftsreise ermöglicht haben, schicken Sie ihnen eine E-Mail, um sich für ihre Unterstützung und ihre Zeit zu bedanken. Sie werden es bestimmt zu schätzen wissen!
Haben Sie Ihren Aufenthalt im Hotel genossen? Oder war Ihr:e Kundenbetreuer:in besonders freundlich? Seien Sie nett und hinterlasse Sie eine gute Bewertung! Vielleicht kehren Sie beim nächsten Mal wieder in dasselbe Hotel zurück, und so behält das Hotel Sie in guter Erinnerung.Außerdem können Sie so anderen Geschäftsreisenden bei der Suche nach einer arbeitsfreundlichen Unterkunft helfen.
Wir hoffen, dass Sie diese Tipps für Geschäftsreisen hilfreich fanden! Jetzt ist es an der Zeit, die Reisetipps auf Ihrer nächsten Geschäftsreise in die Praxis umzusetzen. Wo auch immer Sie unterwegs sind, wir wünschen Ihnen eine angenehme und erfolgreiche Reise.Möchten Sie Ihre Geschäftsreise noch einfacher gestalten? TravelPerk kannIhnen dabei helfen! Unsere All-in-One-Reisemanagement-Plattform hilft Geschäftsreisenden, ihre eigenen Reisen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien zu buchen, schneller Erstattungen zu erhalten und den Überblick über Reiserouten und Pläne zu behalten. Auf diese Weise hat auch GetYourGuide seinen Mitarbeiter:innen mehr Autonomie gegeben und gleichzeitig mehr Flexibilität und Kosteneinsparungen für das Unternehmen erzielt. TravelPerk macht dies alles möglich.
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