Planung vor der Reise
Sammeln Sie Informationen für die bevorstehende Reise
- Reiseziel und Reisedatum
- Geplante Termine und übergeordnetes Ziel der Reise
- Beteiligte Stakeholder
- Reisepräferenzen der Führungskraft
- Voller Name der Führungskraft (wie auf dem Personalausweis)
- Wohnanschrift der Führungskraft
- Handynummer, E-Mail-Adresse und Notfallkontakt der Führungskraft
- Zeitzone des Ziellandes
- Währung des Ziellandes
- Reisebeschränkungen und -gesetze des Ziellandes
- Falls vorhanden: Mitgliedsnummern für etwaige Treueprogramme
- Aktivitäten, Restaurants und Co., die die Führungskraft unternehmen oder besuchen möchte
Erstellen Sie einen Reiseplan
Bei der Buchung von Flügen mit geringem Budget lohnt es sich, einen Blick auf die Trennwandsitze zu werfen. Diese bieten oft eine größere Beinfreiheit, ohne dass Kosten für ein Upgrade in die Premium-Economy-Class anfallen.
Samantha Perkins, Executive Assistant , Situ
Ich finde, es ist wichtig, auf Reisen eine Auszeit für meine Führungskräfte einzuplanen, denn ein Jetlag kann seinen Tribut fordern und eine Geschäftsreise weniger effizient machen. Wenn ich einen Nachtflug buche, nehme ich mir die Zeit, um zu recherchieren, welche Sitztypen die Fluggesellschaften anbieten, z.B. Liegesitze ohne das volle Upgrade zur Business-Class.
Samantha Perkins, Executive Assistant, Situ
- Eine gute Balance zwischen geschäftlichen Terminen und privater Auszeit: Zwischen Geschäftsessen, persönlichen Treffen und Branchenveranstaltungen sollten Sie auch eine Auszeit für die Führungskraft einplanen. Erholung und Entspannung sind für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsreise ebenfalls wichtig.
- Restaurants und Aktivitäten im Voraus buchen: Reservieren Sie Restaurants oder Aktivitäten, die Ihre Führungskraft gerne besuchen oder ausprobieren möchte, im Voraus. Notieren Sie alle relevanten Reservierungsnummern und verfolgen Sie getätigte Buchungen nach.
- Geben Sie nützliche Informationen weiter: Klären Sie die Zeiten für den Check-in und Check-out im Hotel, die Gepäckdetails für den Flug (z. B. für Handgepäck und Zusatzgepäck), etwaige Bestätigungsnummern, Adressen für Besprechungen und die Kontaktdaten von Fahrer:innen etc. vor Ort. Ihre Führungskraft wird es Ihnen danken, wenn sie/er nicht erst E-Mails oder das Internet nach den gewünschten Daten durchsuchen muss.
- Weisen Sie auf wichtige Abläufe hin: Schreiben Sie einen einfachen Leitfaden für bewährte Vorgehensweisen, etwa in Bezug auf Reiseausgaben oder das Verhalten in Notfällen.
Vorbereitungen vor der Abreise
Das Unerwartete erwarten
Ich muss nicht mehr warten, denn ich kann Reisen weit im Voraus buchen und Geld sparen. Wenn sich herausstellt, dass ich nicht mitreisen kann, storniere ich die Reise und bekomme mein Geld zurück.
Carles Ibars,, Sales Manager, EU Business School
Unterweisen Sie Ihre Führungskraft
- Spezifische Details über das Reiseziel
- Wie die Führungskraft dabei helfen kann, den Überblick über die Reisekosten und Ausgaben zu behalten
- Welche Regelungen das Unternehmen in Bezug auf die Fürsorgepflicht hat.
- Welche Möglichkeiten die Führungskraft im Notfall hat
Unterstützung während der Reise
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Bieten Sie 24/7-Unterstützung, ohne selbst rundum die Uhr verfügbar zu sein
Aufgaben nach der Reise
Vereinfachen Sie die Reisekostenrückerstattung
Feedback sammeln für zukünftige Reisen
- Was ist auf der Reise gut gelaufen? Was nicht?
- Gab es genug Zeit beim Umsteigen am Flughafen?
- War der Flug angenehm oder würde sie beim nächsten Mal, wenn möglich, eine andere Fluggesellschaft wählen?
- War das Hotel gut oder hat sie in der Einrichtung irgendetwas vermisst?
- War die Autovermietung zuverlässig? War der Service zügig oder gab es Probleme mit dem Fahrzeug?
- Waren die Restaurants und Aktivitäten zufriedenstellend und welche sind empfehlenswert?