Für viele Arbeitnehmer:innen gehören Dienstreisen zum Arbeitsalltag – sei es nur die Fahrt zur Partnerfiliale in der nächsten Stadt, quer durch Österreich oder sogar ins Ausland. Oft nutzen Angestellte für diese geschäftlichen Fahrten ihr Privatfahrzeug, wodurch aber je nach zurückgelegter Strecke hohe Kosten entstehen können. Da stellt sich die Frage: Wie werden die Fahrtkosten den Angestellten eigentlich erstattet? Wir geben einen Überblick über das amtliche Kilometergeld für Dienstreisen und klären, wer Anspruch darauf hat und wie hoch es ausfällt.
Was ist eine Kilometererstattung?
Durch Kilometererstattungen erhalten Arbeitnehmer:innen einen finanziellen Ausgleich für die im Zuge ihrer Arbeit anfallenden Reise- und Fahrtkosten.
Doch es gilt zu unterscheiden:
- Die Kosten für den Arbeitsweg vom Wohnort zur Arbeitsstätte können entweder mit dem Fahrtkostenersatz oder mit der Pendlerpauschale erstattet bzw. bezuschusst werden.
- Reisekosten für Dienstreisen mit einem Privatfahrzeug werden hingegen mit dem sogenannten „amtlichen Kilometergeld“ erstattet.
Mit Letzterem werden wir uns im Folgenden genauer beschäftigen und klären, was genau das amtliche Kilometergeld ist, wer Anspruch darauf hat und welche Kilometersätze es gibt.
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Kilometerpauschale in Deutschland
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Grundlegendes zum Kilometergeld in Österreich
Das amtliche Kilometergeld, kurz KM-Geld, ist das Pendant zur deutschen Kilometerpauschale.
Mit dem Kilometergeld werden sämtliche Kosten pauschal abgegolten, die Arbeitnehmer:innen entstehen, wenn sie ihr Privatfahrzeug für Dienstreisen zur Verfügung stellen. Die finanzielle Erstattung erfolgt dabei je gefahrenen Kilometer.
Welche Fahrten werden durch das Kilometergeld erstattet?
Anspruch auf Kilometergeld haben generell alle Arbeitnehmer:innen, die private Fahrzeuge für Dienstreisen nutzen – also ihre Arbeitsstätte für Dienstgeschäfte verlassen. Darunter fallen zum Beispiel Reisen zu einem anderen Firmensitz oder Büro, Treffen mit Geschäftskunden oder auch Messebesuche.
Nicht durch das Kilometergeld erstattet wird hingegen der Arbeitsweg vom Wohnsitz zur Dienststätte. Dafür gibt es die Möglichkeit der Kostenerstattung oder -bezuschussung durch die Fahrtkostenerstattung oder die Pendlerpauschale, auch Pendlereuro genannt.
Welche Kosten werden durch das Kilometergeld abgegolten?
Durch das Kilometergeld als Pauschalabgeltung werden folgende Kosten abgegolten:
- Treibstoff und Öl
- Steuern und Gebühren
- Versicherungen
- Wertverlust/Abschreibung
- Wartungs- und Reparaturkosten
- Finanzierungskosten (z.B. Kredit- oder Leasingraten)
- Ausrüstung für das Fahrzeug (Reifen etc.)
- Parkgebühren und Mautgebühren
- Navigationsgeräte und Radio
- Mitgliedsbeiträge für Autoclubs
Generell gilt: Wer die Erstattung der Kosten durch die amtliche Kilometerpauschale erhält, hat nicht mehr die Möglichkeit, höhere Ausgaben beim Arbeitgeber geltend zu machen.
Können Arbeitnehmer:innen jedoch schlüssig nachweisen (etwa durch Vorlage eines Fahrtenbuchs), dass die entstandenen Kosten höher als die Kilometerpauschale sind, können sie die Differenz steuerlich beim Finanzamt geltend machen – nämlich mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung.
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Kilometergeld und Steuerfreiheit in Österreich
Das Kilometergeld kann bis zu einer Obergrenze von 30.000 km pro Jahr steuerfrei an Arbeitnehmer:innen ausbezahlt werden. Steuerfrei ist die Pauschale aber nur dann, wenn
- es sich bei der Reise nachweislich um eine Dienstreise handelt,
- Arbeitnehmer:innen selbst für ihr Fahrzeug aufkommen (das Fahrzeug darf nicht auf den Arbeitgeber zugelassen sein),
- die km-Obergrenze von 30.000 km ebenso wie der amtliche Höchstsatz nicht überschritten werden
- die zurückgelegte Strecke durch ein Fahrtenbuch oder andere aussagekräftige Dokumente nachgewiesen werden kann.
Werden 30.000 km an Fahrtweg für Dienstreisen überschritten, so muss der Kilometersatz für alle darüberliegenden Kilometer versteuert werden.
Höchstsätze für das amtliche Kilometergeld in Österreich
Das Kilometergeld kommt bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für Geschäftsreisen zum Einsatz. Dabei ist es egal, ob es sich bei dem Fahrzeug um einen PKW, ein Motorrad oder ein Fahrrad handelt. Die finanzielle Erstattung wird für jeden zurückgelegten Kilometer berechnet und ihre Höhe variiert je nach Fahrzeugtyp.
Folgende Kilometersätze gelten in Österreich seit 2011 (steuerfreie Höchstsätze):
Fahrzeugtyp
Kilometersatz in EUR pro KM
PKW
0,42 €
Jede weitere Person, die im PKW mitbefördert wird
+ 0,05 €
Motorräder
0,24 €
Fahrrad/Fußgänger ab 2 km
0,38 €
Generell errechnet sich das Kilometergeld also wie folgt:
[zurückgelegte Kilometer] x [Kilometersatz in EUR für den entsprechenden Fahrzeugtyp]
Ein konkretes Beispiel zur Verdeutlichung:
Eine Angestellte nutzt ihren privaten PKW für eine 400 km lange Dienstreise. Die 200 km auf dem Hinweg ist sie allein unterwegs. Auf dem Rückweg hingegen nimmt sie zusätzlich einen Kollegen als Mitfahrer zurück zur Arbeitsstätte.
Hinfahrt: 200 km x 0,42 € = 84 €
Rückfahrt: 200 km x (0,42 € + 0,05 €) = 94 €
Mithilfe des Kilometergeldes könnte die Angestellte 178 € Erstattung geltend machen, vorausgesetzt, ihr Arbeitgeber gewährt ihr den Kilometer-Höchstsatz. Übrigens: Die 5 Cent Aufschlag für jeden dienstlichen Mitfahrer bekommt hier die Fahrerin des Fahrzeuges und nicht der Mitfahrer erstattet!
Kilometergeld und Werbungskosten in Österreich
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Einen verpflichtenden Anspruch auf Kilometergeld haben nur Dienstangehörige des Bundes, jedoch keine Mitarbeiter:innen aus der Privatwirtschaft. Dadurch kann der Arbeitgeber selbst darüber entscheiden, ob er Kilometergeld zahlt und wenn ja, in welcher Höhe. Das bedeutet, dass die Erstattung nicht immer automatisch dem angegebenen steuerfreien Höchstsatz entspricht – der Arbeitgeber kann auch mehr oder weniger Kilometergeld zahlen.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Ein Arbeitnehmer gewährt für Dienstfahrten mit dem PKW ein Kilometergeld in Höhe von 0,50 €. Die Steuerfreigrenze liegt bei 0,42 €.
(100 km x 0,42 €) + (100 km x 0,08 €) = 42 € + 8 €
Angestellte würden pro 100 km 42 € steuerfrei erstattet bekommen, die zusätzlichen 8 € müssten hingegen versteuert werden.
Es kann aber auch sein, dass der Arbeitgeber das Kilometergeld verringert oder erst gar nicht erstattet. In diesem Fall können Arbeitnehmer:innen die vorhandene Differenz zum Höchstsatz mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung beim Finanzamt als Werbungskosten steuerlich geltend machen.
Aber: Durch die Werbungskosten kann lediglich die Steuerlast gesenkt werden. Eine 1:1 Rückerstattung der Kosten bzw. ein direkter Ausgleich wie beim Kilometergeld erfolgt in diesem Fall nicht.
Fazit
Wenn Angestellte ihr privates Fahrzeug öfter für Dienstreisen nutzen, kann es sich durchaus lohnen, die geschäftlich zurückgelegten Kilometer genau im Auge zu behalten. In solchen Fällen sollten die Geschäftsreisen genau dokumentiert und ein Fahrtenbuch geführt werden, um die entstandenen Fahrtkosten nachweisen zu können.
Zahlt der Arbeitgeber das Kilometergeld, so lohnt sich die genaue Buchführung ohnehin. Und falls es keinen finanziellen Ausgleich vom Unternehmen gibt, können Arbeitnehmer:innen ihre entstandenen Kosten beim Finanzamt in Form von Werbungskosten steuerlich geltend machen.
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FAQ – Wissenswertes zur KM-Geld-Pauschale in Österreich
Sind Kilometergeld und Pendlerpauschale das Gleiche?Nein, die beiden Pauschalen decken unterschiedliche Bereiche ab. Das Kilometergeld gilt bei Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug, die Pendlerpauschale hingegen gilt für den Arbeitsweg vom Wohnort zur Dienststätte.Wie hoch ist die aktuelle KM-Pauschale?In Österreich beträgt die aktuelle Km-Pauschale für Dienstreisen 42 Cent mit dem PKW, 24 Cent mit dem Motorrad und 38 Cent mit dem Fahrrad oder zu Fuß ab 2 km Entfernung.Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Kilometergeld?Nein. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und wie viel Kilometergeld er seinen Angestellten bezahlt. Nur Dienstangehörige des Bundes haben einen verpflichtenden Anspruch auf die Kilometerpauschale für Dienstreisen. Zahlt der Arbeitgeber kein Kilometergeld, können die Angestellten die Differenz als Werbungskosten steuerlich geltend machen.Können Angestellte trotz Kilometergeld weitere Kosten in Bezug auf sein Fahrzeug beim Arbeitgeber geltend machen?Nein. Mit der Kilometerpauschale sind alle möglichen Kosten pauschal abgegolten, die Ihnen durch die Nutzung Ihres privaten Fahrzeuges im Rahmen der Dienstreise entstehen können. Können Sie jedoch höhere Mehrkosten nachweisen, etwa durch ein Fahrtenbuch, können Sie diese beim Finanzamt steuerlich geltend machen.Für welche Fahrten gilt das Kilometergeld?Das Kilometergeld gilt für sämtliche Dienstfahrten, die Arbeitnehmer:innen mit einem Privatfahrzeug unternehmen.Bis wann ist das Kilometergeld steuerfrei?Bis zu maximal 30.000 km im Jahr und solange der amtliche Höchstsatz nicht überschritten wird, kann das Kilometergeld steuerfrei ausgezahlt werden.Wie viel Cent pro Kilometer bei Dienstreise?Bei Dienstreisen mit dem PKW liegt der steuerfreie Kilometersatz in Österreich bei höchstens 42 Cent pro gefahrenen Kilometer.
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