Case Study: Bolt

Cómo Bolt escaló sus viajes de trabajo con TravelPerk

La rápida expansión de Bolt hizo evidente la necesidad de agilizar su proceso de reservas.

Presente en más de 600 ciudades de 50 países, Bolt trabaja para reducir el uso del coche privado a nivel global. Desde Ciudad del Cabo hasta Copenhague, la compañía ofrece alternativas sostenibles como transporte bajo demanda, alquiler de coches, patinetes y bicicletas eléctricas compartidas, así como reparto de comida y comestibles.

Desde su fundación en 2013, Bolt ha crecido con fuerza. Su sede está en Estonia, pero ya cuenta con 51 oficinas en todo el mundo, con centros clave en Alemania, Rumanía y Polonia. A medida que se expandían a nuevos mercados, los viajes de trabajo se volvieron esenciales.

«A medida que la empresa sigue creciendo, los viajes de trabajo nos ayudan a mantener todo en funcionamiento, construir nuevas relaciones y fortalecer nuestra presencia en todos estos nuevos mercados.»

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager workplace Experience Manager para Suecia y Países Bajos

Las razones para viajar eran variadas: reuniones entre oficinas, encuentros regionales o eventos anuales para fomentar la colaboración. En 2018, Bolt vivía una etapa de hipercrecimiento. Con un equipo que crecía rápidamente, era evidente que debían dejar atrás los procesos manuales ineficientes y buscar una forma mejor de gestionar los viajes.

Hiper-eficiencia para una empresa en pleno crecimiento

El número de viajeros aumentaba cada mes, lo que planteaba retos como la coordinación de itinerarios y la optimización del presupuesto. En ese contexto, el equipo directivo decidió apostar por TravelPerk para simplificar sus flujos de trabajo y escalar su gestión de viajes.

«Automatizar el proceso de reservas con TravelPerk fue un cambio total, hizo mucho más fácil escalar y satisfacer las necesidades de nuestro equipo en crecimiento.»

Kertu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Con TravelPerk, los empleados pueden organizar sus viajes con solo unos clics. En lugar de revisar múltiples sitios web, ahora tienen acceso a una plataforma intuitiva con una amplia oferta de vuelos, alojamientos y transporte terrestre.

«La experiencia del usuario es sencilla y fácil de navegar, reservar viajes es fácil para nuestro equipo. Ahorra tiempo y hace que todo el proceso sea fluido.»

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experienc Manager and Travel Manager

Además, los gestores pueden integrar las políticas de la empresa directamente en el proceso de reserva. Esto permite que las búsquedas arrojen solo resultados compatibles con la normativa. Así, se pueden aprobar los viajes de forma automática, sin saturar a los responsables de equipo y asegurando las mejores tarifas. Si alguna reserva no cumple con la política, se marca para revisión y se envía al equipo correspondiente.

De procesos manuales a integraciones inteligentes

Hoy, Bolt emplea a más de 4000 personas en cinco continentes. En los últimos siete años, los miembros del equipo han realizado 27 000 viajes de trabajo y viajan unas 7000 veces al año de media. En 2024, Bolt reservó unos 11 000 servicios para más de 2000 empleados.

Actualmente, Bolt cuenta con más de 4000 empleados repartidos por cinco continentes. En los últimos siete años han realizado más de 27 000 viajes de trabajo y en 2024 gestionaron cerca de 11 000 servicios para más de 2000 personas.

Pero TravelPerk no solo simplificó las reservas. También permite integrar otras herramientas para optimizar los procesos relacionados. Bolt, por ejemplo, usa Workday como plataforma de RR. HH. Al principio, su equipo técnico conectó Workday y TravelPerk mediante API, lo que ya alivió muchas tareas administrativas. Luego, TravelPerk se integró completamente con Workday, mejorando aún más la sincronización de datos.

«La integración con Workday ha sido un gran punto a favor. El flujo de datos funciona eficientemente, no tenemos que hacer actualizaciones manuales y todo se mantiene sincronizado.»

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Estas integraciones evitan errores, ahorran tiempo y liberan al equipo de tareas repetitivas, como cotejar información entre sistemas. Ahora pueden centrarse en tareas de mayor valor.

Informes detallados para mejorar la conformidad

Otro de los grandes beneficios para el equipo es el acceso a informes detallados sobre los viajes. Kerttu puede analizar fácilmente los datos según el departamento, destino o empleado gracias a los filtros personalizables.

«Las nuevas opciones de filtrado nos dan más flexibilidad para analizar los datos de viaje, lo que nos ayuda a obtener una mejor visión de tendencias y gastos.»

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Tener estos datos a mano permite a Bolt entender mejor los hábitos de su equipo y ajustar su política de viajes en consecuencia. Laura y Kerttu pueden así mejorar tanto la eficiencia como el bienestar del personal viajero.

«Buscamos equilibrar precios competitivos con la flexibilidad para adaptar nuestras elecciones según los comentarios de los empleados.»

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager para Suecia y Países Bajos

Desde que utilizan las políticas integradas y las aprobaciones automáticas de TravelPerk, han reducido su gasto en viajes un 10%. Además, con los informes claros y el soporte continuo, es más fácil detectar oportunidades de ahorro a futuro.

Soporte a medida para cada etapa del camino

Desde el principio, Bolt ha contado con account managers dedicados que les han acompañado en todo el proceso. Les han ofrecido formaciones, recogido sugerencias para mejorar la plataforma y añadido nuevas funcionalidades a partir de su feedback. Además, el soporte está disponible en todo momento, por email, teléfono o chat, los 365 días del año.

«Gracias a nuestros managers de cuenta. Agradecemos todas las mejoras que se han realizado a petición nuestra.»

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Con la ayuda de TravelPerk, Bolt pudo automatizar sus procesos y escalar su programa de viajes sin complicaciones. Y con su crecimiento continuo, esta colaboración sigue liberando tiempo para que los equipos se concentren en lo que realmente importa.

«Con el crecimiento tan acelerado de Bolt, es más importante que nunca centrarnos en soluciones escalables. Necesitamos avanzar rápido sin quedar atrapados en pequeños procesos. Es genial ver que TravelPerk comparte esa mentalidad y esperamos con ilusión lo que viene.»

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager para Suecia y Países Bajos