Case Study: BayWa r.e. EMEA

Cómo BayWa r.e. usa TravelPerk para acelerar un 70% su gestión de viajes y respuesta a imprevistos

BayWa r.e. es un desarrollador líder de energías renovables y soluciones energéticas con presencia en 34 países de Europa, Norteamérica y Asia-Pacífico.

En concreto, BayWa r.e. España se dedica a la construcción de proyectos eólicos y solares Utility Scale, distribución de componentes solares y gestión de activos renovables. De hecho, ha confirmado la construcción del primer parque solar con agricultura integrada.

En busca de una solución más ágil y eficiente

Este nivel de operaciones requería mayor movilidad y acabar con los siguientes retos a la hora de viajar:

Esperas de hasta 7 días para organizar un viaje

Todo el equipo de la división de gestión de activos renovables en España necesitaba viajar y los procesos de reserva de su agencia de viajes eran insostenibles. El personal enviaba sus solicitudes por correo, esperaba respuesta, comparaba las opciones que enviaba la agencia e intercambiaba información con ella hasta la confirmación del viaje.El proceso podía tardar entre un día y una semana. Algo inviable cuando hablamos de 15-20 viajes al mes.

Falta de opciones para el seguimiento de los viajeros

Mejorar el deber de asistencia y protección, de obligado cumplimiento en todas las empresas, requería una solución que les permitiera ver la ubicación de cada persona durante el viaje y dar soporte en caso de urgencia. Especialmente, por los riesgos que conlleva el trabajo del personal técnico para el mantenimiento de los activos distribuidos por toda la zona ibérica.

Control manual de presupuestos y gastos de viaje

Tenía que haber una forma más eficiente que evaluar manualmente si cada reserva cumplía las políticas de la empresa y se ajustaba al presupuesto. Además, la descentralización del proceso hacía muy complicado trazar todos los gastos de transporte y alojamiento tanto del personal de oficina que asiste a eventos corporativos como de los equipos de Asset Management y Operación y Mantenimiento.Sin el caos administrativo que conlleva gestionar facturas y recibos sueltos, el equipo financiero podría centrarse en decisiones más estratégicas.

Hacia la gestión automatizada con un equipo de soporte detrás

BayWa r.e. descubrió que TravelPerk les permitía gestionar los viajes de manera más centralizada, tener más control de los gastos y acabar con tantas esperas.

Lo mejor es que TravelPerk estuvo disponible en cada etapa de la implementación, con asistencia clara y eficiente. De hecho, «el equipo de Account Management nos dió recomendaciones muy útiles para la personalización de políticas y la automatización de aprobaciones», dice Tomás, Lead Manager.

«Antes, la gestión de viajes era manual, con intercambios de correos que llevaban hasta una semana. Con TravelPerk, hemos automatizado el proceso y reducido el tiempo de gestión un 70% aproximadamente.»

Tomás Clemente Suárez, Lead Manager en BayWa r.e. EMEA

«Ahora el 100% de la plantilla usa TravelPerk»

Así lo confirma el Lead Manager de la región EMEA de BayWa r.e. Hoy, la empresa no solo cuenta con procesos de reserva casi instantáneos, sino que la plataforma también les ha ayudado a mejorar la seguridad de los viajeros y acabar con el caos financiero.

De esperar 7 días a reservas confirmadas en minutos

Los empleados reservan su propio viaje con la aprobación de su Line Manager, lo que agiliza el tiempo de gestión y la organización de desplazamientos por parte del equipo administrativo.

«Ahora, podemos comparar las opciones en tiempo real y obtener una confirmación casi al instante, cuando antes era necesario intercambiar varios correos para lograrlo».

Tomás Clemente Suárez, Lead Manager en BayWa r.e. EMEA

Desde que usan la plataforma, han visto crecer la oferta de vuelos, hoteles, alojamiento Airbnb, trenes y vehículos de alquiler, que pueden reservar a precios exclusivos para empresas. Es más, dice Tomás, «cuando buscábamos un hotel que no aparecía en la plataforma, llamamos y el servicio de atención al cliente de TravelPerk se encargó de gestionar la reserva para este hotel».

Seguimiento de 49 viajeros en tiempo real y protección 24/7

De un vistazo, los gestores de viajes están al tanto de la situación de los viajeros del equipo español: si están planeando un viaje, si están en trayecto o si han vuelto a la oficina. Esta función permite agrupar a los empleados por equipo o destino y acceder a todos los detalles del viaje.

Además, la empresa puede llamar al equipo de asistencia en caso de emergencia o cambios de última hora. «El servicio de atención al cliente por chat suele responder rápidamente, lo que facilita la gestión de incidencias», asegura Tomás. Normalmente, en menos de 1 minuto.

«La herramienta de seguimiento nos permite visualizar la ubicación de los viajeros y responder rápidamente ante imprevistos para ofrecer apoyo en caso de necesidad».

Tomás Clemente Suárez, Lead Manager en BayWa r.e. EMEA

Mayor control y optimización de gastos

BayWa r.e. tiene al fin visibilidad clara y centralizada de todos los gastos de viaje. El equipo financiero descarga automáticamente informes semanales para volcar la información en PowerBI y, así, analizar los costes de manera más eficiente.

«Contar con TravelPerk nos ha permitido trazar con mayor facilidad los gastos de viaje asociados a transporte y alojamiento.»

Tomás Clemente Suárez, Lead Manager en BayWa r.e. EMEA

No solo eso, sino que «ahora los viajes se ajustan a nuestras políticas internas», continúa. Al integrar las políticas de la empresa en TravelPerk, los empleados ya saben antes de reservar si un alojamiento o transporte está dentro de presupuesto y cumple las directrices.

Sin duda, para Tomás, «TravelPerk seguirá siendo clave en nuestra gestión de viajes, optimizando procesos, y reduciendo costos».