Las 10 mejores agencias de viajes para grupos

Tanto si eres un particular y estás preparando tu próxima aventura en grupo como si tienes que gestionar un retiro de empresa, somos conscientes de lo complejo y lo abrumador que puede ser reservarlo y organizarlo todo.

Hay que atender a las necesidades de tanta gente que uno nunca puede estar seguro de no haberse dejado algún detalle en el tintero. ¿Cómo saber si todos han enviado correctamente la información que necesitas? ¿Qué hacer para sortear la mayoría de las complicaciones que pueden surgir en un viaje de este tipo?

Por suerte, hay empresas que se especializan en organizar viajes en grupo y que te ahorran buena parte del estrés que conllevan los preparativos de un viaje para varias personas, sobre todo en el caso de aquellos que viajan en grupo por primera vez.

Tanto si tu destino es Nueva Zelanda, como América del Sur o Marruecos, hemos elaborado esta guía para particulares y empresas que quieren reservar su próximo viaje o su próximo retiro en grupo. Analizaremos los siguientes aspectos:

• Los retos más comunes a la hora de reservar viajes en grupo
• Los servicios que ofrecen las empresas de viajes en grupo
• Un repaso por 10 de las mejores empresas de viajes para grupos pequeños

¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de reservar viajes para grupos grandes?

Tanto en el caso de los particulares como de las empresas, existen ciertos factores a tener en cuenta a la hora de elegir los mejores viajes en grupo, hacer las reservas y tramitar los seguros necesarios.

Recopilar toda la información necesaria para los viajes en grupo

Para los gerentes de viajes puede ser especialmente complicado recopilar toda la información relativa a los empleados que salen de viaje, sobre todo si no se cuenta con una plataforma centralizada para almacenar la información y modificarla.

Hay que registrar nombres, fechas de nacimiento, números de pasaporte, preferencias en cuanto a dieta, datos de afiliación al programa de gratificaciones o teléfonos de contacto de emergencia y hacerlo a mano puede ser un verdadero infierno. Por eso es fundamental tener una herramienta de gestión de viajes mediante la que los usuarios puedan introducir su propia información y a la que puedan acceder los gerentes de viajes.

No es fácil gestionar un viaje con tantas variables

Además de tener que supervisar a varias personas, los gerentes de viajes deben estar pendientes de las mejores tarifas de las aerolíneas y de las ofertas de alojamiento. Imagina que has encontrado una oferta estupenda para los billetes de avión del viaje en grupo pero resulta que alguien no puede salir el mismo día que los demás. En una situación así, tocaría revisar el itinerario desde cero.

No todo el mundo tiene la misma disponibilidad

Los viajes en grupo pueden complicarse si no hay unanimidad o si cada uno de los que viajan tiene planes diferentes. Además, si los grupos viajan por negocios, es posible que no todos tengan que asistir a las mismas reuniones o a las mismas conferencias. En ocasiones los itinerarios son demasiado rígidos y no dan mucho margen a improvisaciones, con lo que quienes viajan pueden sentirse algo frustrados.

¿Qué son las empresas de viajes en grupo y qué servicios suelen ofrecer?

Las empresas de viajes en grupo organizan viajes, excursiones e itinerarios y gestionan la reserva del transporte y del alojamiento para todo el grupo.

Las empresas de viajes en grupo suelen tener un nicho específico de mercado. Algunas se especializan en determinados rangos de edad —como grupos de gente de entre 18 y 35 años o grupos de personas mayores— y otras se centran en ofrecer un tipo concreto de viaje: aventuras en el extranjero, cicloturismo o senderismo, por ejemplo.

Esto es lo que suelen ofrecer en sus sitios web las empresas de viajes en grupo:

Diseño de itinerarios de viaje de acuerdo con las necesidades del cliente

Una de las mayores ventajas de contar con una empresa de viajes en grupo es que se ocupan de todas las gestiones. Da igual si el destino es Norteamérica, Asia o la Antártida; estas empresas gestionan todos los aspectos del viaje.

Las empresas de viajes en grupo se encargan de buscar y reservar el alojamiento (normalmente tienen acuerdos con hoteles o con alojamientos de otro tipo y cuentan con tarifas negociadas), gestionan el transporte, reservan en restaurantes o planifican las comidas según lo que ofrezca cada hotel y organizan actividades.

Algunas empresas de viajes en grupo diseñan itinerarios que luego ofrecen a sus clientes, pero las hay que permiten personalizar los viajes de acuerdo con las preferencias y las necesidades de cada grupo.

Asistencia accesible para los viajeros

Muchas empresas de viajes en grupo brindan, además, asistencia a los viajeros mientras están de vacaciones para ayudarles con cualquier tipo de emergencia. En muchos itinerarios de viajes en grupo se designa a un responsable que se encarga de velar por el bienestar de que viajan en caso de accidente o de emergencia.

Guías locales

Algunas empresas de viajes en grupo ofrecen la posibilidad de contratar a guías locales que o bien son de la zona o viven allí. Gracias a esto, los viajeros pueden disfrutar de experiencias más auténticas de la mano de lugareños que conocen perfectamente el lugar.

10 de las mejores empresas de viajes en grupo

A la hora de elegir la empresa de viajes que más te conviene, deberás valorar aspectos como el presupuesto, el estilo de viaje que quieres hacer o las necesidades de tu empresa. Por suerte, hay innumerables empresas de viajes en grupo y ofrecen servicios de reservas para grupos que se ajustan a las necesidades de cada viajero.

Esta es nuestra selección de las diez mejores empresas de viajes en grupo. Esperamos que te sea muy útil para tu próximo viaje.

1. TravelPerk

TravelPerk es una empresa y una plataforma de gestión de viajes de negocios que también proporciona opciones de viajes en grupo para retiros de empresa, eventos motivacionales para equipos, viajes de incentivos, reuniones de empresa o conferencias.

Hablamos de una herramienta que proporciona un servicio serio e integral para la reserva y la gestión de viajes de negocios en grupo. Los usuarios pueden reservar alojamiento y vuelos, gestionar los registros en los hoteles o el alquiler de coches e incluso hacer reservas en restaurantes, todo desde una misma plataforma.

Además, TravelPerk ofrece varios servicios exclusivos, como la función para la recuperación del IVA o su programa de compensación de carbono.

Estos son los principales reclamos de TravelPerk:

• El mayor catálogo de viajes del mundo
• Alertas viaje con toda la información necesaria para evitar sorpresas desagradables
• Los empleados que salen de viaje pueden gestionar ellos mismos las reservas con toda facilidad
• Automatización de las políticas de viaje y sistema de aprobación integrado en la aplicación
• Asistencia 24 horas para viajes de negocios
• Acceso en tiempo real a información sobre los gastos de viaje
• Realiza pagos, elabora informes y factura todos los gastos de viaje de la empresa desde una misma cuenta

Si quieres informarte mejor sobre cómo TravelPerk puede ayudarte a simplificar los viajes de negocios en grupo de tu empresa, ponte ya en contacto con nosotros y solicita una demostración gratuita.

2. G Adventures

G Adventures es una empresa de viajes en grupo fundada en 1990. Desde el principio, se propusieron fusionar los viajes tipo «mochilero» con los viajes más convencionales y poner en contacto a los viajeros con gentes de los lugares de destino.

Son «la empresa de viajes para grupos pequeños más grande del mundo» y su sede está en Toronto. G Adventures ofrece más de 750 itinerarios por 100 países, incluida una selección amplísima de viajes para grupos pequeños, así como safaris o excursiones.

La empresa tiene un compromiso firme con proyectos de desarrollo comunitario a lo largo y ancho del mundo, lo cual significa que en el itinerario del 90 % de los que viajan con G Adventures estará la visita a algún proyecto empresarial de carácter social.

Estos son los principales reclamos de G Adventures:

• Experiencias de viaje exclusivas y fuera de lo común
• Senderismo, ciclismo, viajes en ferrocarril o expediciones marinas
• Ante todo, viajes agradables
• Viajes para gente de entre dieciocho y treinta y tantos años
• Viajes en grupo a los que se pueden sumar quienes viajan solos

3. Intrepid Travel

Fundada en 1989, Intrepid Travel es una empresa de viajes de aventura para grupos que ofrece más de 1000 itinerarios de aventura con guía en más de 100 países. Suelen gestionar grupos de unas 10 personas, de media.

Intrepid Travel tienen su sede Melbourne y han diseñado sus viajes con el objetivo de que quienes viajan con ellos pasen el mayor tiempo posible interactuando con gente de los lugares que visitan. Cuentan con el certificado «B Corporation», lo que quiere decir que están comprometidos con una forma responsable de viajar y que cumplen con los estándares más altos en cuanto al respeto de los valores sociales y del medioambiente.

La empresa ofrece varios «estilos» de viaje para ajustarse a las necesidades y al presupuesto de todos los viajeros (Premium, Comfort, Original y Basix). Por su parte, el diseño de los itinerarios se deja en manos de guías turísticos locales.

Estos son los principales reclamos de Intrepid Travel:

• Viajes para gente de entre 18 y 29 años
• Aventuras al aire libre (senderismo, ciclismo, kayak, etc.)
• Crucero de aventura (viajes en barco)
• Viajes para familias
• Rutas por la naturaleza y expediciones a los polos
• Expediciones solo para mujeres
• Rutas de aventura urbana de un día

4. Exodus Travels

Con 45 años de experiencia, Exodus Travels es una de las empresas de viajes en grupo más veteranas y que mejor conocen el sector. Tienen su sede en el Reino Unido y ofrecen más de 500 itinerarios diferentes en más de 90 países. Además, están comprometidos a colaborar con las comunidades a las que viajan sus clientes y a proteger el medioambiente.

Muchos de los que trabajan para Exodus Travels son arqueólogos profesionales, guías de senderismo, conductores con millones de kilómetros a sus espaldas o especialistas en esquí o en submarinismo. El objetivo es ofrecer a los viajeros las mejores experiencias posibles con los profesionales más preparados. Debemos mencionar, además, que en 2021 recibieron el premio de National Geographic al «Mejor operador turístico».

Estos son los principales reclamos de Exodus Travels:

• Viajes para gente de entre 30 y 40 años, para familias y visitas autoguiadas
• Viajes con diferentes actividades
• Cruceros en barcos pequeños
• Rutas por el desierto y excursiones por la costa o por parajes naturales
• Aventuras privadas en grupo

5. MT Sobek

MT Sobek (o Mountain Travel Sobek) iniciaron su periplo en 1969 con una expedición al campamento base del Everest. Con más de 50 años de experiencia, esta empresa ofrece itinerarios para grupos pequeños —normalmente de menos de 10 personas— comandados por guías locales.

MT Sobek tienen su sede en California. Están comprometidos con la conservación del planeta y de la fauna y apoyan a organizaciones como Galapagos Conservancy, Alaska Conservation Foundation o The Fund for the Tiger.

Estos son los principales reclamos de MT Sobek:

• Búsquedas en función del nivel de actividad o a la condición física
• Actividades de senderismo, trekking, rafting y kayak
• Aventuras en familia
• Cruceros de aventura y acampadas
• Búsquedas por alojamiento, incluidos hoteles de lujo, campamentos y albergues en safaris y casas rurales
• Viajes privados y personalizados

6. Contiki

Contiki es una empresa pequeña de viajes en grupo que se centra en clientes de entre 18 y 35 años. Están comprometidos con los viajes sostenibles y se han marcado como objetivo ser neutros en carbono en 2022. Tienen su sede en California y ofrecen 350 viajes en 75 países y seis continentes, con viajes que duran desde unos pocos días hasta cuatro semanas.

Los viajes de Contiki combinan turismo, tiempo libre, cultura, oportunidades de socializar y aventura. Además, cuentan con varios alojamientos repartidos por toda Europa.

Estos son los principales reclamos de Contiki:

• Rutas de esquí y snowboard
• Viajes cortos y festivales
• Viajes «de isla en isla», rutas por carretera y excursiones en autobús
• Viajes para celebrar el Orgullo
• Atención al cliente las 24 horas

7. For the Love of Travel (FTLO)

For the Love of Travel (FTLO) es una empresa de viajes en grupo grupales cuyos servicios van dirigidos a gente de entre 25 y 39 años. Les piden a los viajeros que rellenen un perfil de viaje para poder seleccionar los mejores itinerarios posibles y confeccionar grupos más cohesionados.

FTLO tienen su sede en Los Ángeles y se encargan de toda la logística necesaria para organizar un viaje en grupo. Según ellos mismos, ofrecen viajes «que no son de lujo, pero tampoco de saldo»; es decir, el término medio ideal para las aventuras en grupo de sus clientes.

Estos son los principales reclamos de FTLO:

• Escapadas de fin de semana
• Viajes internacionales
• Están comprometidos a no perjudicar al medioambiente y a apoyar las economías locales. De hecho, solo trabajan con proveedores que compartan esos valores.

8. Globus

Globus tienen su sede en Colorado y son una pequeña empresa de viajes en grupo que se especializa en grupos de entre 20 y 24 personas. La empresa lleva más de 90 años planificando escapadas para todo tipo de clientes y presupuestos.

Globus cuenta con una excelente red mundial de gerentes de viajes, expertos en operaciones y profesionales de la hostelería para organizar viajes con grupos más pequeños. Además, ofrecen la opción de personalizar los itinerarios.

Estos son los principales reclamos de Globus:

• Ofertas de viajes en temporada baja
• «Choice touring», o lo que es lo mismo, una selección de propuestas para destinos poco habituales
• Aventuras privadas en grupo
• Viajes de temática religiosa

9. EF Go Ahead Tours

EF Go Ahead Tours son la empresa perfecta para aquellos viajeros que quieren aprender cosas nuevas mientras viajan. EF es la empresa de educación privada más grande del mundo y Go Ahead Tours es su hermana pequeña en el sector de los viajes. De hecho, Go Ahead se beneficia de los recursos de EF en términos de educadores, guías y turoperadores para ofrecer a los viajeros un conocimiento más profundo de los lugares que visitan.

La compañía ofrece más de 175 viajes guiados y educativos en los siete continentes, además de un catálogo amplísimo de destinos y de tipos de viajes.

Estos son los principales reclamos de EF Go Ahead Tours:

• Varios países en un mismo viaje
• Gastronomía y vino, historia y viajes para familias
• Viajes de temporada y para eventos especiales (como el Oktoberfest, viajes para compras en Navidad o viajes de verano)
• Safaris y vida salvaje, sitios de batallas históricas y parques nacionales
• Viajes privados y personalizados para grupos

10. Classic Journeys

Classic Journeys tienen su sede en California y ofrecen aventuras e itinerarios a pie para grupos pequeños en 50 países y seis continentes. La empresa pone guías locales a disposición de los viajeros para que vayan acompañados por alguien que conoce bien la cultura y las costumbres locales.

Con Classic Journeys los registros en los hoteles pueden ser «no presenciales»; es decir, los registros se tramitan por adelantado y se incluyen las propinas para que los botones lleven el equipaje directamente a las habitaciones. Además, organizan eventos privados, como por ejemplo visitas privadas a Stonehenge.

Estos son los principales reclamos de Classic Journeys:

• Un programa de fidelización que ofrece descuentos y reservas prioritarias de habitación
• Viajes de lujo para grupos y empresas
• Viajes para parejas y para grupos de amigos
• Vacaciones de «edición limitada»; por ejemplo, para visitar los cerezos en flor de Japón o para presenciar un eclipse solar
• Un gran catálogo de viajes a pie, viajes de gastronomía y vino, deportivos o para visitar sitios históricos y bienes culturales