TravelPerk ist für mich als Leiterin der Finanzabteilung echt großartig, weil ich am Ende des Monats nur eine Rechnung bekomme.

Melissa Mauk Finanzdirektorin beiHotjar

70%
Zeitersparnis
10
Reisen pro Monat
10+
Zentrale
Industrie :
Tech
Mitarbeiter:
70
Zentrale :
Malta

Hotjar ist Spitzenreiter bei der Konversion von Kunden und Verbraucherumfragen

Hotjar ist ein Feedback- und Webanalyse-Tool, das Produkt- und Marketingteams dabei hilft, die User-Experience mithilfe von sogenannten “Conversion funnels”, “Heatmaps”, Verbrauchertests und Umfragen zu verbessern. Seit der Gründung im Jahr 2014 in Silema (Malta) hat Hotjar inzwischen mehr als 70 Mitarbeiter, die auf der ganzen Welt verteilt von Zuhause aus oder in verschiedenen Co-Working-Spaces arbeiten.

„Für unsere Firmentreffen, die zweimal jährlich stattfinden, haben mein Kollege und ich immer die ganzen Reisen gebucht. Für ein 20-köpfiges Team haben wir zwei bis drei Tage dafür gebraucht. Da wir jetzt mehr als 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind, ist es mittlerweile fast unmöglich geworden, das weiterhin so zu machen.“

Melissa Mauk, Finanzdirektorin bei Hotjar

Ein Hin-und-Her per E-Mail, um Firmentreffen zu buchen

Als verstreutes Team sind wir uns bei Hotjar bewusst darüber, wie wichtig es ist, eine Unternehmenskultur aufzubauen und sich persönlich zu sehen. “Für unsere Firmentreffen, die zweimal jährlich stattfinden, haben mein Kollege und ich immer die ganzen Reisen gebucht”, erklärt Melissa Mauk, Finanzdirektorin bei Hotjar. “Für ein 20-köpfiges Team haben wir zwei bis drei Tage dafür gebraucht – zusammengerechnet ist das eine ganze Woche.”

Es war keine einfache Aufgabe. Anders als bei anderen Firmenevents, wo MitarbeiterInnen von ein oder zwei Büros zusammenkommen, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Hotjar auf die Ost- und Westküsten der USA, Kanada, mehrere größere Städte in Europa und auf einige Teile Asiens verteilt.

Für Melissa und ihren Kollegen bedeutete das ein endloses Hin-und-Her per E-Mail mit sämtlichen Mitarbeitenden, um alle Optionen durchzugehen und die Details abzusprechen – angefangen vom Abflugort bis hin zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Transfers. “Da wir jetzt mehr als 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind, ist es mittlerweile fast unmöglich geworden, das weiterhin so zu machen”, sagt Melissa.

Schlechte Erfahrungen mit einer Reiseagentur

Mit dem Wachstum der Firma sorgte der zweijährliche Buchungsprozess für noch größeres Kopfzerbrechen. Das Team um Melissa hat versucht, mit einer örtlichen Reiseagentur zu arbeiten, aber am Ende wurden sie enttäuscht.

“Die Reiseagentur hatte ihre eigene Webseite, sodass die Leute versuchen konnten ihre eigenen Flüge zu buchen, aber die Seite war fehlerhaft und zeigte nicht alle Flugoptionen an, die wir selbst online finden konnten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten immer noch mit dem Reisebüro hin und her schreiben um zu buchen”, erklärt Melissa.

Anders als bei anderen Firmen gab es bei Hotjar nie Probleme bei der Einhaltung der Reiserichtlinien. “Wir hatten sehr einfache Anweisungen, wie etwa einen bestimmten Betrag pro Nacht für ein Hotel, keine First-Class-Tickets, solche Sachen. Die Ausgaben für Reisen sind nie ein Thema gewesen”, sagt Melissa. “Unser größter Frust war immer der Buchungsprozess.”

“Unser Team liebt TravelPerk. Die Nutzung ist viel einfacher und benutzerfreundlicher. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich jetzt nicht mehr ständig an die Reiseagentur oder das Operations-Management wenden.”

Melissa Mauk, Finanzdirektorin bei Hotjar

Der Schritt zu einer modernen Reisemanagement-Plattform

Sollte eine Firma, die sich um die Verbesserung von User-Experience kümmert, ihren eigenen Buchungsprozess hassen? Nein, definitiv nicht. Einer von Hotjars Gründern hat ganz altmodisch über Mundpropaganda von TravelPerk gehört und auch Melissa davon erzählt, die dann ein bisschen mit der Plattform herumgespielt hat bevor sie dem ganzen Team zur Verfügung gestellt wurde.

“Unser Team liebt TravelPerk”, sagt Melissa. “Die Nutzung ist viel einfacher und benutzerfreundlicher. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich jetzt nicht mehr ständig an die Reiseagentur oder das Operations-Management wenden.”

Teammitglieder das buchen lassen, was sie brauchen

Wenn jetzt wieder ein Firmentreffen ansteht, dann postet Melissa im internen Forum einen Beitrag mit generellen Anweisungen zur Buchung, inklusive Zeit und Datum, wann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort sein müssen, den nahegelegenen Flughäfen, etc. Melissa gibt einen Zeitrahmen vor, in dem die Flüge gebucht werden sollten (normalerweise innerhalb von einem Monat) und dann buchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf TravelPerk, ohne direkt bezahlen zu müssen.

“Es ist uns sehr wichtig, dass alle die Möglichkeit haben die Flüge zu buchen, die sie brauchen”, sagt Melissa. “Wir wollen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das tun lassen, was für sie am besten ist.”

Durch die Nutzung von TravelPerk für die Buchung von Firmenreisen entstehen für Hotjar viele Vorteile. Die Personen, die am weitesten fliegen, können ihre Reise nach Belieben anpassen. “Unser letztes Treffen war auf Teneriffa, was für manche schwer zu erreichen war. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben jetzt mehr Kontrolle über ihre Zwischenstopps, was sie sehr zu schätzen wissen,” sagt Melissa. “Wir hatten ein paar Leute aus Kanada oder den USA, die über 20 Stunden reisen mussten und Zwischenlandungen mit 8 oder 12 Stunden Aufenthalt hatten. Sie konnten sich mit TravelPerk ein passendes Hotelzimmer reservieren.”

Reisen verwalten und Rechnungen optimieren

Melissa spart nicht nur Zeit und ermöglicht es den Reisenden auszusuchen was sie möchten, sondern sie kann zusätzlich auch sehen, wer bereits gebucht hat und wer nicht, indem sie sich einfach auf der Plattform einloggt. Dies hilft ihr, Erinnerungen an die richtigen Personen zu senden. Außerdem ist es dadurch, dass man jetzt alle Reisen auf einen Blick hat, viel einfacher geworden, je nach Ankunftszeit weitere Verkehrsmittel oder Flughafentransfers zu organisieren. “Ich kann jetzt die Buchungen und Ankunftszeiten von allen sehen, sodass ich mit der Planung von Zügen, Bussen oder anderen Verkehrsmitteln anfangen kann”, sagt Melissa.

Das Problem mit dem Buchungsaufwand zu lösen war unser Hauptziel. Der Bonus obendrauf? Die Rechnungen! “TravelPerk ist auch super für mich als Leiterin der Finanzabteilung, denn ich bekomme nur eine Rechnung am Ende des Monats, um die ich mich kümmern muss”, sagt Melissa. Super verständlich. Es sind eben die einfachen Dinge im Leben.

Noch nicht genug?

Glückliche Nutzer