Weshalb es für kleine und mittlere Unternehmen nun an der Zeit ist, Daten zu Geschäftsreisen zu sammeln

Für kleine und mittlere Unternehmen ist es an der Zeit, mit der Erfassung von Reisedaten zu beginnen. Es mag Sie vielleicht überraschen, dass kleine Unternehmen tatsächlich mehr pro Geld pro Person ausgeben als große Unternehmen, wenn es um Reisekosten geht. Tatsächlich geben kleine Unternehmen 37% mehr für Flugtickets aus.

Dafür gibt es eine sehr klare Begründung: Wenn Buchungen nicht über einen zentralen Buchungskanal abgewickelt werden, ist es fast unmöglich zu kontrollieren oder gar zu überwachen, wo das Geld ausgegeben wird.

Der Geschäftsreiseverkehr ändert sich jedoch. Er schließt zu den privaten Urlaubsreisen auf und erlebt einen Aufschwung im Hinblick auf neue Technologien und Innovationen. Eine davon ist natürlich die Reisedatenanalyse. Reisedaten werden zunehmend für kleinere Unternehmen zugänglich, und nun ist es an der Zeit, sie zu nutzen.

Wenn Reisekosten aus dem Blickfeld geraten

Geschäftsreisen finden in sehr streng kontrollierten Abläufen statt. Das Unternehmen hat entweder ein Firmenreisebüro oder ein Reisemanagement-Unternehmen, das viel manuelle Berichterstattung erfordert, oder es verwendet ein schwerfälliges, veraltetes Buchungssystem. In jedem Fall sind die Optionen teuer und nicht für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Aber bei kleinen und mittleren Unternehmen finden bis zu 50% der Reisen außerhalb der Richtlinien statt. Tatsächlich zählt die Unternehmensrichtlinie zu den Kriterien, die britische Geschäftsreisende bei der Buchung ihrer eigenen Flüge am wenigsten berücksichtigen. Viel wichtiger für diese Reisenden ist der Reisekomfort in Bezug auf die Lage des Flughafens und die Flugzeiten.

Wenn Reisen auf verschiedenen Websites gebucht werden, die für Verbraucher eingerichtet wurden, verlieren CFOs oder FinanzcontrollerInnen den Überblick über die aktuellen Reisekosten. Diese Daten kommen ihnen abhanden, und zwar bis zu dem Zeitpunkt, in dem alle Kostenabrechnungen abgelegt werden. Das ist zumindest die Hoffnung. Doch es gibt immer wieder Unstimmigkeiten, und Daten verschwinden.

Wir befinden uns in diesem seltsamen Zeitalter, in dem wir Daten horten. Die Annahme, dass Daten das neue Öl sind, lässt uns denken, mehr sei mehr. Aber etwa 99,9999% der Daten sind absolut nutzlos. Daten sind die Grundlage für Entscheidungen, die man aus ihnen ableitet. Es ist viel besser, saubere, ratifizierte, nützliche, intime und zugängliche Daten in einer Quelle zu haben. Ich wünschte, die Menschen würden das berücksichtigen. – Tom Goodwin

Es gibt einige Reisekosten, die völlig aus dem Blickfeld geraten. Nehmen wir eine Veranstaltung als Beispiel. Konferenztickets, Flugtickets und Hotelpreise können im Budget entsprechend zugeordnet werden, aber was ist mit all den Taxifahrten? Die Angestellten erhalten eine Rückerstattung oder benutzen ihr Firmenkreditkarte, aber erhalten CFOs einen wirklich umfassenden Überblick über die Gesamtkosten? Wahrscheinlich nicht.

Reisen sind komplex, und wenn sie außerhalb eines kontrollierten Kanals stattfinden, fehlt der Einblick in diese Komplexität völlig. Wenn Unternehmen jedoch von ihren Angestellten verlangen, dass sie Reisen an einem zentralen Ort buchen, dann können sie diese Informationen in Zukunft erfassen.

Warum sich das Verhalten der Angestellten nicht durch pauschalisierte Vorschläge ändern lässt

Pinpoint specific metrics and set KPIs around travel expenses

Ohne wahre, verwertbare Daten können CFOs in verschiedenen Abteilungen herumlaufen und immer dasselbe rufen: „Sparen! Sparen! Geben Sie weniger für Reisen aus! Geben Sie weniger Geld für Reisen aus!“ – aber es wird nicht funktionieren. Wenn wir aufgefordert werden, etwas ganz Allgemeingültiges zu tun, werden wir es nicht tun.

Wenn CFOs jedoch spezifische Metriken und KPIs rund um die Reisekosten festlegen können, dann ändert sich alles. Die Anfrage ändert sich von „weniger ausgeben“ zu „Ihre Abteilung bucht 60% ihrer Flüge in letzter Minute – gibt es dafür einen triftigen Grund, und wenn nicht, können wir das bis Ende des Jahres auf 10% reduzieren?”

Mit Daten ausgestattet, werden die Gespräche über Einsparungen bei den Reisekosten viel aussagekräftiger und sinnvoller.

Ja, Reisedaten sind jetzt leichter zugänglich

Um ehrlich zu sein, nutzen die meisten kleinen und mittleren Unternehmen die Reisedaten nicht. Wie sollten sie auch? Wenn Angestellte selbst buchen, wird es für sie unmöglich. Selbst in Unternehmen, in denen es Travel ManagerInnen gibt, sind die Systeme zur Erfassung der Daten nicht vorhanden.

Die einzige Möglichkeit, Reisedaten einfach zu erfassen, besteht darin, dass sie sofort verfügbar sind – sie müssen vollständig in das Buchungssystem eingebunden sein. Alle anderen Wege führen zum Scheitern.

Reisedaten sind jetzt für kleinere Unternehmen zugänglich, weil die Buchungstools für Unternehmen und nicht für Verbraucher entwickelt wurden. Sie erhalten alle Vorteile einer Verbraucherplattform (einfach zu buchen, viele Optionen), aber die Leistungen, die Unternehmen benötigen: unter anderem die Möglichkeit, Daten zu erfassen.

Warum die Automatisierung der Richtlinien und Datenerfassung zusammengehören

Gewisse Teile des Budgets sind schwer zu optimieren. Bei den Gehältern kann man Obergrenzen setzen, aber das ist nicht etwas, das man per se „optimieren“ kann. Doch Reisen – oft die zweitgrößten Ausgaben eines Unternehmens nach den Gehältern – können definitiv optimiert werden.

Nehmen wir an, Sie möchten eine Obergrenze pro Nacht für eine bestimmte Stadt festlegen. Sie können ein Geschäftsreise-Buchungstool verwenden, um zu überprüfen, was Ihre Angestellten üblicherweise in dieser Stadt ausgeben, und eine Obergrenze festlegen, die zwar verbindlich, aber fair ist. Wenn Reisende ein Hotel zu höheren Kosten wählen möchten (z.B. in der Nähe einer Veranstaltung), müssen die Abteilungs- oder ReisemanagerInnen dies zunächst innerhalb der Plattform genehmigen.

Die Automatisierung der Reiserichtlinie und die Erfassung von Reisedaten sollten in einem kontinuierlichen Kreislauf nebeneinander bestehen, sodass Sie stets den Überblick behalten, mehr Wissen erlangen und Richtlinien festlegen können, die für alle nutzbar und fair sind.

Transparenz über Makro- und Mikro-Reisekosten gewinnen

Gain visibility into macro and micro travel costs

Von den kleinsten Details bis zu den größten Ausgaben haben kleinere Unternehmen ein viel größeres Bedürfnis, die Gesamtkosten von Geschäftsreisen zu erfassen. Sie haben weniger Cashflow und müssen sich immer auf die Rentabilität konzentrieren.

Einige der größten Reisekosten betreffen internationale Niederlassungen. Nehmen wir an, Sie haben ein Büro in San Francisco und eines in London, dann können Sie, wenn Sie sich die Daten anschauen, feststellen, dass der Flugverkehr von Angestellten in Schlüsselpositionen zwischen diesen Büros ein untragbares Kostenniveau erreicht hat. Sie können in erstklassige Videokonferenzsysteme investieren oder bestimmte Angestellte umziehen lassen. Diese wirklich umfangreichen Einblicke können CFOs helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen, z.B. wenn es an der Zeit ist, das neue Büro zu eröffnen, über das alle gesprochen haben, oder jemanden in ähnlicher Funktion an einem anderen Standort einzustellen.

Gleichzeitig kann der Zugriff auf kleinere Details (wie z.B. die durchschnittlichen Kosten für einen zweistündigen Flug) die Notwendigkeit eines Mikromanagements verringern. Sie können sich einen größeren Überblick über diese kleinen Details verschaffen, Parameter einstellen und dann wieder in den Hintergrund treten, ohne sich um die Buchung jedes einzelnen Fluges kümmern zu müssen.

Durch den Zugriff auf Reisedaten können kleine und mittelständische Unternehmen letztlich ihre Geschäftsreisebudgets optimieren, größere Ausgaben ermitteln und besser informierte Entscheidungen treffen. Glücklicherweise machen es neue Technologien für kleine Unternehmen wesentlich einfacher, die benötigten Erkenntnisse zu erlangen.

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie und warum TravelPerk den gegenwärtigen Zustand der Geschäftsreisen verändert.