Wie Sie Vorleistung für Geschäftsreisen vermeiden – und warum das sinnvoll ist
Erfahrungsgemäß bitten Unternehmen ohne eine geeignete Reisemanagement-Lösung ihre Mitarbeitenden, Geschäftsreisekosten zunächst selbst zu tragen. Ohne klare Buchungsleitfäden oder Reiserichtlinien müssen die Angestellten ihre Reisen oft selbst organisieren – häufig mit der eigenen Kreditkarte. Das kann nicht nur für Sie und Ihre Kolleg:innen problematisch sein, sondern auch für das Unternehmen selbst.
Seien wir ehrlich: Sich um die Bezahlung von Flugtickets, Bahntickets, Hotelzimmern, Transfers und anderen Reisekosten selbst kümmern zu müssen, ist in vielerlei Hinsicht stressig. Zunächst müssen Sie eine Reise buchen, die den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entspricht. Anschließend müssen Sie alle Belege für die verschiedenen Buchungen einreichen – oft mit einer separaten Rechnung für jede einzelne Ausgabe.Sobald die Reise beginnt, kommt noch die Verwaltung der täglichen Ausgaben hinzu. Und nach Ihrer Rückkehr müssen Sie einen vollständigen Spesenbericht einreichen. All diese administrativen Aufgaben kosten wertvolle Zeit, die Sie besser für wichtigere Aufgaben nutzen könnten. Noch belastender wird es, wenn Ihr eigenes Geld im Spiel ist. Und nach der Einreichung bleibt die Ungewissheit: Ihre Ausgaben liegen nun in den Händen der Finanzabteilung, und das Warten auf die Erstattung kann sich wie eine Ewigkeit anfühlen.
Wenn Ihr Arbeitgeber von Ihnen erwartet, dass Sie geschäftliche Ausgaben aus eigener Tasche vorstrecken, kann das zu unerwünschtem – und manchmal schwer zu bewältigendem – finanziellen Druck führen.Was passiert, wenn Sie sich diese Ausgaben gerade nicht leisten können? Besonders für Vielreisende summieren sich Flugtickets, Hotels, Bahnfahrten, Mahlzeiten und zusätzliche Kosten wie Trinkgelder oder Taxifahrten schnell. In den letzten Jahren haben Inflation und steigende Lebenshaltungskosten es noch schwieriger gemacht, für berufliche Reisen in Vorleistung zu gehen.Es kann viele Gründe geben, warum Sie Ihre private Kreditkarte nicht für geschäftliche Reisen nutzen möchten. Doch diese Probleme beim Arbeitgeber anzusprechen, kann unangenehm sein – und niemand sollte sich gezwungen fühlen, seine finanzielle Situation mit dem Chef zu diskutieren.
Egal, ob Sie in einem kleinen Unternehmen oder einem großen Konzern arbeiten – Mitarbeitende für Geschäftsreisen zahlen zu lassen und die Kosten später zu erstatten, ist ineffizient.Dieser veraltete Ansatz bedeutet einen hohen Verwaltungsaufwand für die Finanzabteilung: Sie muss Rechnungen von verschiedenen Mitarbeitenden prüfen und oft hinter einzelnen Belegen hinterherlaufen. Dieser manuelle Prozess kostet viel Zeit – Zeit, die besser für wichtigere, kreativere und gewinnbringendere Aufgaben genutzt werden könnte.
Nehmen wir an, Sie müssen spontan eine Geschäftsreise antreten, um einen Kunden zu treffen. Ihre To-do-Liste ist bereits endlos, und nun kommt auch noch die Organisation der gesamten Reise hinzu.In der Eile übersehen Sie, dass Ihr Unternehmen eine bevorzugte Hotelkette hat, und buchen einfach die erstbeste Unterkunft. Jetzt warten Sie nicht nur auf die Rückerstattung für diese unerwartet teure Reise, sondern haben auch noch Ärger mit der Personalabteilung.Mit der heutigen Technologie gibt es wesentlich effizientere Möglichkeiten für Unternehmen, Mitarbeitenden die Einhaltung der Reiserichtlinien zu erleichtern – und Ihnen allen Beteiligten diesen unnötigen Stress zu ersparen!
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In einer TravelPerk-Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 75 % der HR-Entscheidungsträger:innen an, dass der Punkt Geschäftsreisen in der Stellenbeschreibung eine Position für Bewerber:innen attraktiver macht. Doch Geschäftsreisen sind nicht nur eine Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen zu gewinnen – sie können auch eine wertvolle Quelle der Inspiration und Motivation sein.63 % der befragten Geschäftsreisenden gaben an, dass berufliche Reisen die Wahrscheinlichkeit erhöhen, im aktuellen Job zu bleiben. Bei jüngeren Mitarbeitenden war dieser Wert sogar noch höher: 76 % der befragten Gen-Z-Angestellten sagten, dass die Option zu Geschäftsreisen ihre Entscheidung beeinflussen, im Unternehmen zu bleiben.Doch wie viele Geschäftsreisende nur allzu gut wissen, können die vielen Vorteile schnell in den Hintergrund treten, wenn sie ständig den Stress haben, Reisekosten selbst vorstrecken zu müssen.
Der Einsatz modernster Reisetools kann Ihre Erfahrung bei Geschäftsreisen sowie die Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Von benutzerfreundlichen Buchungsplattformen bis hin zur automatisierten Ausgaben-Berichterstattung – diese Technologien bieten zahlreiche Möglichkeiten, den Reiseprozess effizienter und stressfreier zu gestalten.
Mit einem branchenführenden Reiseangebot stellt TravelPerk sicher, dass Ihr Unternehmen Zugang zu attraktiven Preisen für Geschäftsreisen weltweit erhält. Das ist nicht nur beeindruckend für Manager:innen – auch Sie und Ihre Kolleg:innen profitieren von der riesigen Auswahl an Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten auf einer einzigen benutzerfreundlichen Plattform.
Mit einer umfassenden Lösung für Geschäftsreisen können Ihre Vorgesetzten Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess integrieren – und Ihnen damit lästiges Rätselraten ersparen. So können Sie Hotels, Flüge und andere Reiseoptionen ganz entspannt auswählen, in dem Wissen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen und sofort genehmigt werden.Müssen Sie aufgrund begrenzter Last-Minute-Optionen eine Buchung außerhalb der Firmenrichtlinien vornehmen? Dann erkennt ein Tool wie TravelPerk diese Abweichung und leitet sie automatisch zur Genehmigung an Ihre:n Manager:in weiter. Dadurch müssen Sie sich keine Sorgen machen, unautorisierte Kosten außerhalb der Reiserichtlinien zu verursachen.
Mit einem zentralen System für die Durchführung von Reisen profitieren Sie und Ihr Unternehmen von einer effizienteren Rechnungsabwicklung. Schluss mit dem mühsamen Hinterherlaufen nach Belegen! Bei TravelPerk erhalten Sie nur eine einzige Rechnung, und das Finanzteam muss sich nur mit einem einzigen Anbieter auseinandersetzen und kann die Rechnungen so unkompliziert begleichen.
Ein System wie TravelPerk bietet Unternehmen mehr Transparenz über die Geschäftsreisen der Mitarbeitenden. Mit nur einem Klick können Manager:innen Berichte nach Mitarbeitenden, Teams oder Reisezielen erstellen – so müssen Sie nie wieder umständlich nach alten Spesenabrechnungen suchen!Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie TravelPerk Ihnen helfen kann, Vorauszahlungen zu vermeiden und den gesamten Geschäftsreiseprozess zu optimieren? Dann fordern Sie noch heute eine Demo an!
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