Travel Management von Gruppenreisen

Travel Management von Gruppenreisen – Was ist zu beachten?

Mit der ganzen Abteilung zu einem Vortrag nach New York, eine Firmenfeier in Dubai mit der gesamten Belegschaft oder ein Ski-Wochenende für die Führungskräfte in St. Moritz? Firmenevents außer Haus und Geschäftsreisen liegen hoch im Trend.

Oftmals wissen Vorgesetzte und Reisende jedoch gar nicht wie viel Zeit die Organisation in Anspruch nimmt. Travel-Management hat sich mittlerweile zu einem eigenen Geschäftszweig etabliert, den Unternehmen nur allzu gerne nutzen. Das Outsourcing von zeitraubenden Organisationstätigkeiten hilft den Unternehmen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Daher legen immer mehr Firmen den Reiseeinkauf und die Preisverhandlungen mit Fluggesellschaften und Hotels in die Hände erfahrener Experten.

Mit einem rund um die Uhr erreichbaren Kundenservice-Team wird jedes noch so kleine Problem in kürzester Zeit bearbeitet und zu Ihrer Zufriedenheit gelöst. Angefangen bei zu lauten Zimmernachbarn im Hotel über gecancelte Flüge, defekte Mietautos bis hin zur Nachsendung von wichtigen Unterlagen. Uns ist kein Problem zu groß.

Wie kann Ihnen ein professionelles Travel-Management bei Ihrer Gruppenreise helfen?

Gruppenreisen zu organisieren ist die Königsdisziplin im Business-Travel-Management. Denn viele Leute unter einen Hut zu bringen ist nicht einfach. Fast jeder Reisende hat spezielle Vorlieben, die es zu berücksichtigen gilt und wenn die einzelnen Teilnehmer der Gruppenreise auch noch von verschiedenen Orten starten, wird es besonders knifflig.

Mit der Business-Travel-Management-Plattform von TravelPerk buchen Sie zeit- und kostensparend Ihre Gruppenreise.

Zahlreiche integrierte Tools erlauben es Gruppenreisen individuell und ganz nach Ihren Wünschen zusammenzustellen. Planung, Vorbereitung und Buchung Ihrer Reise werden bequem an einem zentralen Ort durchgeführt und verwaltet. Reiseplanung war noch nie so einfach. 

Wann sind Gruppenflüge sinnvoll?

Flüge für eine Gruppe zu buchen kann mühsam und nervenaufreibend sein. Noch dazu kosten Gruppenbuchungen für Flüge oft mehr als Einzelbuchungen, denn Fluggesellschaften gewähren grundsätzlich keinen Rabatt auf Gruppenbuchungen.

Das hat den Grund, dass Flugpreise sehr stark schwanken. Je früher ein Flug gebucht wird, umso günstiger ist er. Je näher das Datum des Fluges rückt, desto teurer werden die Tickets. Bei Gruppenbuchungen werden zwar meist viele Plätze reserviert, jedoch gehen die Fluggesellschaften davon aus, Restplätze zu höheren Preisen verkaufen zu können. Werden diese durch Gruppenbuchungen belegt, könnten sie Plätze für höherpreisig zahlende Gäste verlieren. Daher verrechnen Fluggesellschaften bei Gruppenbuchungen in der Regel einen Durchschnittspreis pro Fluggast, der im allgemeinen höher ausfällt als das tatsächliche Einzelticket.

Auch wenn Fluggesellschaften normalerweise keine Rabatte auf Gruppenbuchungen anbieten, hat diese Art der Buchung einen entscheidenden Vorteil. Bei Gruppenbuchungen von Flügen garantieren die Airlines, dass die zusammen gebuchte Gruppe auch wirklich gemeinsam im Flieger sitzt. Einzelbuchungen hingegen können unter Umständen aufgrund von Engpässen auf andere Flüge umgebucht werden.

Des Weiteren gilt zu beachten, dass bei den meisten Fluggesellschaften verpflichtend ab einer Gruppengröße von 10 Personen ein Gruppenflug gebucht werden muss. Falls Sie dies versäumen, hat die Fluggesellschaft das Recht Ihnen zusätzliche Kosten nachträglich zu verrechnen oder im schlimmsten Fall ihre Flugbuchung zu stornieren.

Bei vielen Fluggästen müsste somit jeder Reisende für sich selbst ein Einzelticket buchen und im Nachhinein mit der Firma verrechnen. Wir verfügen über ausreichend Erfahrung im Reisemanagement und können auch für Gruppenbuchungen den bestmöglichen Preis für Sie herausschlagen.

Bieten alle Airlines Gruppenflüge an?

Grundsätzlich gibt es bei jeder Airline die Möglichkeit Gruppenbuchungen durchzuführen. Kleinere Fluggesellschaften haben in der Regel weniger Kontingente für Sammelbuchungen als große Unternehmen. Die Kapazität und die dafür vorgesehenen Preise hängen stark vom jeweiligen Reiseziel und der Reisezeit ab. Mit der gesamten Belegschaft in der Hauptsaison nach Mallorca zu fliegen kann bei einigen Fluglinien zu einem Problem werden.

Bei sehr großen Gruppen, ab etwa 100 Personen, kann es sich auch lohnen, einen Charterflug zu buchen. So können Sie ganze Abteilungen oder auch Firmen gemeinsam anreisen lassen.

Hotelbuchungen für Gruppenreisen

Hotelreservierungen für Gruppen sind in der Regel einfacher als Flugbuchungen, da viele Hotels Rabatte anbieten.

Nichtsdestotrotz wird auch hier der Aufwand meist unterschätzt. Denn um gute Preise zu erhalten, müssen zuerst zahlreiche in Frage kommende Hotels angeschrieben und das zur Verfügung stehende Kontingent erfragt werden. Sind genügend Einbettzimmer vorhanden? Können, wenn gewünscht Doppelzimmer belegt werden? Bieten die Hotels auch die Annehmlichkeiten und Voraussetzungen für einen gelungenen Aufenthalt? Kann das Hotel spezielle Diät- und Ernährungswünsche der Reisenden erfüllen?

Erst im weiteren Verlauf erfolgt dann die Preisverhandlung. Ist das favorisierte Hotel nicht bereit einen Rabatt anzubieten, können kostenlose Upgrades verhandelt werden. So gewähren manche Hotels auch inkludierte Mahlzeiten, bessere Zimmer oder einen besonderen Service. Die Klärung und Verhandlungen können so schon einmal einige Tage in Anspruch nehmen.

Zuverlässiges Business-Travel-Management bringt Sie schneller ans Ziel

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