Wie wählt man das perfekte Online-Buchungstool aus und worauf sollte man achten?

Wenn Sie häufig auf Geschäftsreisen gehen oder Reisemanager für ein Unternehmen sind, sind Sie vermutlich mit Online-Buchungstools, auch OBT genannt, schon vertraut, wenn Sie Geschäftsreisen buchen. Doch kein OBT ist wie das andere, und einige Buchungslösungen passen vermutlich besser zu Ihrem Unternehmen als andere.

Welche verschiedenen Arten von Online-Reservierungstools gibt es also und welche Vorteile bringt es, die neueste Reisetechnologie zu nutzen? Welche Funktionen sind bei der Auswahl des richtigen OBTs für Ihr Unternehmen nützlich und welche Fallstricke sollte man vermeiden? 

Welche Arten von Online-Buchungstools gibt es? 

1. Direktbuchung 

Das offensichtlichste Online-Buchungstool sind jene Reservierungssysteme, die viele Reiseanbieter (wie z. B. Hotels, Fluglinien, Bahnbetreiber und Mietwagenunternehmen) online anbieten und über die Kunden ihre Services direkt buchen können. 

2. Buchungstools für Geschäftsreisen 

Buchungstools für Geschäftsreisen sind – der Name lässt es schon vermuten – für all jene am nützlichsten, die häufig Geschäftsreisen buchen. OBTs für Geschäftsreisen wie TravelPerk wurden speziell für Unternehmen entwickelt und sollen die Arbeit des Benutzers von der Buchung über das Ausgabenmanagement bis hin zum Erstellen von Berichten optimieren. 

3. Reisevermittler

Ein Reisevermittler bucht verschiedene Bestandteile von Reisen, darunter Flüge, Hotelaufenthalte und Mietwagen, und verkauft sie dann an Reisende weiter, die nach denselben Arrangements suchen. Das bekannteste Beispiel für eine Online-Buchungsplattform, die als Reisevermittler arbeitet, ist Expedia. 

4.  Reisebüros 

Booking.com ist das vermutlich bekannteste Online-Reisebüro. Wie Reisemanagementunternehmen nehmen auch Online-Reisebüros die Anfrage eines Kunden entgegen und bieten ihm dann verschiedene Optionen aus ihrer Auswahl an Reiseprodukten an.

5. Aggregator-Websites  

Der Unterschied bei Aggregator-Websites ist, dass sie keine eigenen Verträge für Reiseservices haben. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Suchmaschinen, die – basierend auf den vom Benutzer eingegebenen Parametern – Informationen von verschiedenen Websites abrufen. Eine Buchungs-Suchmaschine wie Kayak.com durchsucht beispielsweise Hunderte anderer Reiseanbieter, um eine Hotelbuchung für Ihre Geschäftsreise nach London zu finden. 

Welche Vorteile bietet ein Online-Buchungstool für die Planung von Geschäftsreisen? 

Sie tragen dazu bei, Richtlinien einzuhalten.

Wenn Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie in ein Online-Buchungstool integrieren, wird diese naturgemäß besser eingehalten. Reisemanager können einfach die Grenzen der Richtlinien festlegen und automatische Freigabesysteme für Reisen sowie nötige Ausnahmen einrichten.

Die Reiserichtlinien verschwinden so nicht in den Untiefen irgendeines E-Mail-Posteingangs, sondern bieten Geschäftsreisenden schon während der Buchung die nötigen Informationen über die zur Verfügung stehenden Optionen. Dadurch wird nicht nur Zeit eingespart. Es bedeutet auch, dass Mitarbeiter ihre Reisebuchungen frei wählen können – in der Gewissheit, dass diese auch wirklich den Richtlinien entsprechen. 

Sie geben den Geschäftsreisenden mehr Flexibilität.

Das Geschäftsleben besteht aus vielen veränderlichen Einzelaspekten, insbesondere was Geschäftsreisen betrifft. Meetings werden abgesagt oder es gibt einen Notfall im Büro, und schon müssen Sie Ihre Reise vorzeitig kürzen. Wir wissen, dass es eine Vielzahl an Gründen gibt, warum Geschäftsreisen flexibel sein müssen.

Daher können unsere FlexiPerk-Nutzer aus vielen Hotels und Transportmöglichkeiten wählen und sich sicher sein, dass diese unkompliziert storniert werden können, wenn sich ihre Pläne ändern.

Sie steigern die Zufriedenheit von Geschäftsreisenden. 

Es kann außerordentlich herausfordernd sein, das gesamte Geschäftsreiseprogramm eines Unternehmens zu verwalten, und es ist nahezu unmöglich, einen Überblick über die Profile aller einzelnen Reisenden zu behalten. Durch ein OBT erhalten Geschäftsreisende ein gewisses Maß an Autonomie, was ihre Reiseorganisation betrifft.

Sie können Unterkünfte auswählen, die ihren individuellen Vorlieben entsprechen, wodurch sich das Reiseerlebnis erheblich verbessert. Wenn Ihre Geschäftsreisenden wissen, dass sie ein gutes Fitnessstudio zur Verfügung haben oder den gewünschten Sitzplatz am Gang erhalten, stehen die Chancen weit besser, dass sie in der richtigen Stimmung für eine erfolgreiche Geschäftsreise sind. 

Sie tragen dazu bei, CO2-Emissionen einfacher zu verringern. 

Nachhaltigkeit wird in Zukunft ein zentraler Aspekt von Geschäftsreisen sein. Jüngere Mitarbeiter fühlen sich immer mehr zu Unternehmen hingezogen, denen die Zukunft unseres Planeten am Herzen liegt. Unternehmen, die sich ernsthaft dafür einsetzen, die Emissionen bei Geschäftsreisen zu verringern, werden die Früchte dieser Bemühungen auf verschiedene Weise ernten. Wirklich gute OBTs unterstützen Unternehmen darin, ihre Umweltbelastung zu reduzieren.

Verfolgen Sie in unserer GreenPerk-Lösung die Emissionen Ihrer Geschäftsreisenden nach, um so Ihre gesetzten Ziele einfacher einzuhalten und Ihre Teams zu motivieren. Unser System schlägt während des Buchungsprozesses Optionen zur CO2-Einsparung vor, wodurch die Reisenden einfacher eine umweltfreundlichere Option auswählen können. 

Sie helfen dabei, Ihre Geschäftsreisenden zu schützen.

Als Unternehmen steht Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber dem Team an erster Stelle. COVID-19 hat uns gezeigt, wie schnell sich Umstände ändern können und wie wichtig es ist, auf Reisen die aktuellen Sicherheitsvorschriften einzuhalten.

Mithilfe von OTBs behalten vielbeschäftigte Reisemanager einen Überblick über die zahllosen Reisen, die sie gleichzeitig verwalten. Die mobile App von TravelPerk umfasst beispielsweise TravelCare, eine Lösung, die Reisende und Manager während der Buchung, vor der Reise und unterwegs in Echtzeit mit Sicherheitsbenachrichtigungen versorgt.

Sie sparen sowohl Zeit als auch Geld. 

Stellen Sie sich einmal die Zeit vor, die Sie sparen können, wenn Sie den Reisebuchungsprozess für all Ihre Geschäftsreisenden rationalisieren, die Verrechnung vereinfachen und keine Berichte manuell erstellen müssen. Ein gutes OBT kann Sie in all diesen Punkten unterstützen.

Unternehmen, die ein OBT nutzen, sparen im Durchschnitt beeindruckende 20 % ihrer jährlichen Reiseausgaben, indem die Reiserichtlinien besser eingehalten werden. Mit der Mehrwertsteuerrückerstattung von TravelPerk können Sie weitere 20 % sparen, denn das System erstellt für das Finanzamt geeignete Spesenabrechnungen, sodass Sie Ihre Freibeträge bestmöglich ausnutzen. 

Welche Funktionen sollte ein gutes Buchungstool für Geschäftsreisen haben? 

Einfache Handhabung

Ein OBT ist dazu da, die Buchung von Reisen einfacher und weniger stressig zu machen und soll weder frustrierend sein noch Kopfschmerzen verursachen! Damit Ihr Unternehmen die Vorteile eines OBT auch wirklich ausnutzen kann, müssen die Funktionen für alle Teammitglieder, die damit arbeiten, einfach verständlich sein. 

Anpassung 

Um das OBT Ihrer Wahl bestmöglich nutzen zu können, müssen Sie es an die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie in das Online-Buchungstool integrieren können: Dadurch stellen Sie sicher, dass die Richtlinie auch wirklich eingehalten wird, und bieten Ihren Geschäftsreisenden ein nahtloses Erlebnis. 

Hervorragender Kundendienst 

Hinter den besten OBT-Systemen steht ein fantastischer Kundendienst, der alle Fragen beantwortet oder bei komplexeren Arrangements behilflich ist. Unser Team von TravelPerk besteht aus Kundendienstmitarbeitern, die rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, innerhalb von nur 15 Sekunden für Sie da sind.

Haben Sie Schwierigkeiten, einen eindrucksvollen Raum für ein wichtiges Meeting zu finden? Premium- und Pro-Benutzer können für besondere Geschäftsreisen auf die Unterstützung unseres Concierge-Teams zurückgreifen.

Berichterstellung

Haben Sie es satt, Berichte manuell zu erstellen? Mit dem richtigen Online-Buchungstool gehört dies der Vergangenheit an. Mit TravelPerk können sowohl Reise- als auch Finanzmanager auf konsolidierte Berichte zugreifen und Reisedaten nach Team, Mitarbeiter oder Projekt analysieren. Die geschätzten Reisekosten unterscheiden sich für jede Geschäftsreise. Daher ist unsere Plattform so konzipiert, dass sie die Berichterstellung in Echtzeit unterstützt und so die Budgetierung für Ihre Teams genauer und dynamischer macht. 

Nahtlose Integration 

Wie bereits erwähnt sind Geschäftsreiseplattformen für Unternehmen gemacht, doch je nach Lösung unterscheidet sich der Grad der Automatisierung und Integration erheblich. Manche Systeme wie TravelPerk optimieren jeden Aspekt von Geschäftsreisen – von der Buchung über das Reisemanagement bis hin zur Verrechnung, der Erstellung von Berichten und der Mehrwertsteuerrückerstattung.

Das ist aber nicht immer der Fall. Andere OBT bieten weniger Funktionen oder erfordern zusätzliche Systeme, wodurch weitere Kosten und Komplikationen entstehen, die Ihr Unternehmen nicht braucht. 

Das sollten Sie vermeiden, wenn Sie ein OBT für Ihr Geschäftsreisemanagement auswählen.

Ein OBT mit veralteter oder komplexer Benutzeroberfläche. 

Nichts schreckt Ihr Team mehr ab als eine klobige Benutzeroberfläche! Wenn das OBT schwierig oder zeitaufwändig zu nutzen ist, buchen Geschäftsreisende eventuell doch wieder woanders. Dann ist Ihr Online-Buchungstool nicht nur überflüssig, sondern es bedeutet auch zusätzliche Arbeit und Extra-Stress für Reisemanager und Finanzteams, die dann wieder stundenlang damit beschäftigt sind, verschollene Rechnungen oder Reisepläne zu finden. 

Ein OBT mit kleiner Auswahl. 

Ein OBT ist nur so gut wie die Verbindungen, die es bietet – ähnlich wie bei einem Reisebüro oder Concierge-Service. Ein Online-Buchungstool soll Ihre Geschäftsreisen günstiger machen und Ihnen stundenlanges Durchsuchen verschiedener Anbieter ersparen. Wenn Ihr OBT keine überzeugenden Vorzugstarife ausgehandelt hat, wird es seinen Preis wahrscheinlich nicht wert sein.

Wir bei TravelPerk sind stolz, das umfangreichste Reiseangebot der Welt zu haben, sodass Sie mit Gewissheit immer den besten Preis für Ihre Geschäftsreise erhalten. 

Ein OBT ohne menschliche Unterstützung im Hintergrund. 

Geschäftsreisen können eine intensive Angelegenheit sein. Geschäftsreisende haben einen vollen Terminkalender und Pläne, die sich ändern können. Wenn Sie auf einer Geschäftsreise Hilfe benötigen, möchten Sie diese so schnell wie möglich von einem echten Menschen erhalten.

Stellen Sie sicher, dass hinter dem Kundendienst Ihres OBTs nicht nur Bots stecken und dass er nicht auf bestimmte Zeiten eingeschränkt ist – Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Das Wissen, im Fall des Falles schnelle und qualifizierte Unterstützung zu erhalten, ermöglicht es Ihren Teams, sich rein auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. 

Ein OBT, für das weitere Anwendungen nötig sind. 

Wie bereits erwähnt können Sie mit den besten OBTs viele Aufgaben wie die Abwicklung von Ausgaben und die Erstellung von Berichten auf einer Plattform erledigen. Bei anderen Lösungen sind jedoch zusätzliche Software-Komponenten nötig, damit Reisemanager diese Funktionen nutzen können. Entscheiden Sie sich von vornherein für ein OTB mit umfassenden Funktionen, um erfolgreich zu sein und unnötigen Stress und zusätzliche Kosten zu vermeiden. 

Ein OBT, das nur eine Lösung für alle Anforderungen bietet. 

Keine zwei Unternehmen sind gleich, und jedes Unternehmen verfolgt einen anderen Ansatz für Geschäftsreisen. Wenn Sie Ihre Reiserichtlinie nicht in Ihr OBT integrieren können, werden Sie diese Technologie nicht bestmöglich nutzen können.

Wie wir weiter oben bereits erfahren haben, ist es für die Einhaltung Ihrer Geschäftsreiserichtlinie und in weiterer Folge auch für Ihre Reisekosten ausschlaggebend, sich für ein Reisebuchungssystem zu entscheiden, dass Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Mit TravelPerk können Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie integrieren oder diese im System neu erstellen – durch die benutzerfreundliche Oberfläche ist dies in Minutenschnelle erfolgt. 

Wenden Sie sich an unser Team und vereinbaren Sie eine Demo, wenn Sie aus erster Hand erleben möchten, wie eine Reiselösung wie TravelPerk Ihr Unternehmen zum Erfolg führen kann.