Caso de éxito: Freepik

Freepik dice adiós al caos de los viajes en grupo

La tecnológica malagueña Freepik, que se ha convertido en la suite IA más completa de creación de contenido visual de calidad profesional, ha vivido un crecimiento constante en los últimos años.

Hoy, Freepik cuenta con 500 personas empleadas repartidas por todo el mundo y tres oficinas en España, EE. UU. y Colombia. Además, organiza en San Francisco el mayor encuentro mundial sobre IA generativa. Por supuesto, tal ritmo de operaciones requiere una gestión de viajes ágil y escalable, justo lo que buscaba esta scaleup imparable.

Casi un 50% del tiempo gestionando viajes: “era inviable seguir así”

Marta Sisí, Head of HR en Freepik, lo veía muy claro. Con la necesidad de organizar cada vez más desplazamientos entre oficinas, visitas de altos cargos a la sede central y viajes multitudinarios a eventos y formaciones, debían afrontar los siguientes retos:

Gestionar viajes era un cuello de botella operativo

Office Management estaba saturado, la mitad de su jornada se iba en gestionar viajes. Especialmente, en semanas críticas como la Summer Party y la Christmas Party, con tres personas de Office y RR. HH. trabajando a tiempo completo durante dos semanas.

No era nada fácil movilizar a grupos de casi 60 personas de todas partes de España y otros países a la sede de Málaga. Y mucho menos teniendo en cuenta las preferencias de reserva de cada persona.

No tenían visibilidad sobre los viajes y los gastos

Finanzas lo tenía complicado para controlar el presupuesto por tipo de viaje o departamento, mientras que las personas responsables de gestionar viajes tampoco podían ver si gastaban más de la cuenta. Y si después había que desglosar los pagos de las reservas para el equipo financiero, los trámites empezaban a ser insostenibles.

Además, Freepik necesitaba garantizar la seguridad de sus viajeros y viajeras. Pero no tenía forma de hacer un seguimiento de quién viajaba a dónde, cuándo llegaba a destino y dónde estaba en un momento dado.

No tenían visibilidad sobre los viajes y los gastos

«Creemos que todo el mundo tiene que ir muy seguro a los viajes y con todas las garantías. Necesitábamos mucha más visibilidad y seguimiento».

Marta Sisí, Responsable de RR. HH. en Freepik

“Era una frustración constante” para quienes viajaban

Las confirmaciones de vuelos llegaban tarde y las reservas podían perderse si no se aprobaban al instante. “Era imposible enviar todos los documentos de viaje en una misma mañana.”

El equipo dependía totalmente de Office Management para todo: desde reservar en varias plataformas hasta ajustar itinerarios y resolver problemas con distintos proveedores. Todo ese trabajo manual hacía que los viajes de trabajo fueran estresantes e ineficientes.

Una forma más rápida y autónoma de viajar

TravelPerk ayudó a Freepik a pasar de un sistema manual y saturado a una gestión de viajes rápida, sencilla y automatizada. Ahora, cada empleado puede reservar lo que mejor le conviene — siempre dentro de la política de la empresa y sin depender de Office Management.

«Antes de TravelPerk era un caos, pero ahora cada persona ve lo que mejor le viene, reserva, se aprueba el viaje y fin. Es muy cómodo, la verdad. El equipo está muy contento».

Marta Sisí , Responsable de RR. HH. en Freepik

Entre otras ventajas, el equipo vio que podía mantener sus acuerdos con hoteles dentro de la plataforma, aprovechar ofertas de páginas líderes de viajes y acceder a tarifas negociadas en exclusiva por TravelPerk.

En cuanto a la implementación, “fue muy fácil y siempre hemos tenido ayuda”, asegura Marta, que también destaca lo cómodo que fue dar de alta al personal en la plataforma. Tan sencillo (y automático) como conectarla con Factorial, su software de RR. HH. Así, los datos quedan sincronizados, de modo que todas las altas y bajas en Factorial quedan reflejadas en TravelPerk.

Cientos de horas recuperadas y presupuestos bajo control

Así es cómo TravelPerk ayudó a Freepik a resolver los cuellos de botella a los que se enfrentaban, sobre todo a la hora de movilizar grandes grupos a sus eventos.

Del caos a recuperar “más de un 80% de tiempo” en gestión de viajes

Así lo afirma Marta, que al fin puede decir que se acabaron las reservas dispersas y juntar facturas para enviarlas a Finanzas: ahora toda la gestión queda centralizada y automatizada en la misma plataforma. El equipo reserva al instante, con la tranquilidad de saber en todo momento qué opciones cumplen las políticas de viaje.

Gracias al servicio de reservas en grupo de TravelPerk, Freepik ya no tiene que dedicar 480 horas cada año solo a gestionar viajes para sus dos eventos internos. Todo esto sin tener que recurrir a una agencia, una opción mucho más costosa y menos flexible.

«Hay que juntar 51 personas de diferentes puntos de Colombia en el mismo vuelo de Bogotá a Madrid. TravelPerk lo está gestionando y va todo rodado. Nos han encontrado una tarifa de vuelo muy buena y tienen en cuenta cada detalle con las habitaciones de hotel».

Marta Sisí , Responsable de RR. HH. en Freepik

Visibilidad total: finanzas bajo control, viajes más seguros

Ahora sí, los gastos pueden asignarse a categorías de viaje y departamentos específicos, lo que permite distribuir mejor el presupuesto. Todo está automatizado y con límites de gasto predefinidos. Ya no recae toda la responsabilidad del gasto sobre Office Management y RR. HH. porque cada área de la empresa ve cuánto dinero se gasta y en qué.

En sostenibilidad, los informes de emisiones son automáticos: se acabaron los cálculos a mano.

¿Y en cuanto a seguridad? Todo un acierto. Con el rastreador en tiempo real, Freepik sabe la ubicación exacta de cada persona. Además, la empresa recibe una alerta cada vez que alguien viaja a EE. UU. y no ha gestionado un seguro médico, lo que permite tramitarlo cuanto antes y evitar los costes disparatados de este país en caso de emergencia médica.

Experiencia más fluida para 230 personas que viajan por trabajo

Con la integración de Slack, es más fácil aprobar los viajes. Ahora, el sistema avisa a la persona indicada y ésta confirma la reserva. “El feedback es muy bueno, nadie se queda esperando ni se pierden las solicitudes de reserva”.

Además de mayor autonomía, el equipo tiene cada vez más opciones en vuelos, hoteles, coches de alquiler y trenes. En concreto, Freepik ha visto cómo el inventario hotelero ha crecido en TravelPerk, con más variedad de precios y tipos de alojamiento.

Y si hay algún contratiempo, tanto el personal que viaja como el equipo de gestión cuentan con asistencia 24/7, un servicio que ya ha usado la empresa para solicitar algún reembolso de hotel.

«En definitiva, hemos ganado mucho tiempo y hemos automatizado procesos. Para mí, esas son las claves de TravelPerk. Y mira que teníamos dudas, porque decíamos, bueno, tampoco viajamos tanto. Pero sí que lo hemos notado».

Marta Sisí, Responsable de RR. HH. en Freepik