Repräsentationskosten: Definition & steuerliche Behandlung
Repräsentationskosten bewegen sich häufig in einer Grauzone zwischen privaten und betrieblichen Aufwendungen. Die steuerliche Einordnung kann deshalb eine Herausforderung für Unternehmen sein. Was zählt eigentlich zur Repräsentation? Welche Ausgaben sind abziehbar? Und wie verbuche ich die Aufwendungen richtig, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden?Wir klären alle Fragen und Themen rund um Repräsentationskosten – Definition, Steuerpflicht, Abgrenzung und mehr.Was sind Repräsentationskosten? – Einfach erklärt
Repräsentationskosten umfassen alle Aufwendungen, die in die Pflege des öffentlichen Erscheinungsbilds und die gesellschaftliche Vernetzung eines Unternehmens einfließen. Dabei geht es nicht um Wirtschaftsgüter, sondern in erster Linie um professionelles Auftreten und das Aufrechterhalten eines guten Images.Obwohl es keine konkrete gesetzliche Definition gibt, gelten bei der steuerlichen Behandlung von Repräsentationskosten strenge Vorgaben bezüglich angemessener Höhe und Abzugsfähigkeit bestimmter Kosten, die wir uns in diesem Beitrag näher ansehen.Typische Beispiele für Repräsentationskosten
Unter die typischen Repräsentationskosten eines Unternehmens fallen u. a.:- Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen oder Fachseminaren und damit verbundene Kosten für Anreise und Unterbringung
- Geschäftsessen, Empfänge oder ein „Tag der offenen Tür“
- Blumen oder Geschenke für Geschäftspartner:innen
- Werbegeschenke auf Messen oder gesellschaftlichen Events
- Werbungskosten für Plakate, TV-Spots, Radio, Zeitungsartikel etc.
- Sponsoring zur Image-Verbesserung
Abgrenzung Repräsentationskosten zu anderen Kostenarten
Geschäftsbezogene Aufwendungen zur Kontaktpflege fallen meist unter Repräsentationskosten. Dennoch kann es schwierig sein, Repräsentationskosten immer klar gegenüber anderen Ausgaben abzugrenzen. Im Folgenden widmen wir uns ein paar wichtigen Unterscheidungen:- Abgrenzung zu Kosten der privaten Lebensführung
- Abgrenzung zu Betriebsausgaben
- Abgrenzung zu Bewirtungskosten
- Abgrenzung zu Reisekosten
Abgrenzung zu Kosten der privaten Lebensführung
Ausgaben, die rein privaten Zwecken dienen und keinen unmittelbaren Nutzen für das Unternehmen haben, fallen nicht unter Repräsentationskosten. Man spricht in diesem Fall von Kosten der privaten Lebensführung, die in keinem Fall von der Steuer abgezogen werden können. Zu den typischen Beispielen gehören:- Luxuspartys
- Erholungsurlaube
- Anschaffungen für die private Bequemlichkeit
- Teure Geschäftswagen, die hauptsächlich privat genutzt werden
- Abendgarderobe für ein Geschäftsessen
Abgrenzung zu Betriebsausgaben
Bei Ausgaben, die klar dem Zweck dienen, betriebliche Gewinne zu erzielen, handelt es sich um Betriebsausgaben. Dazu zählen auch Werbungskosten. Entscheidend ist die präzise Nachweisbarkeit des betrieblichen Zwecks, die beim Finanzamt einer strengen Kontrolle unterliegt – denn der betriebliche Anteil Ihrer Ausgaben ist von der Steuer absetzbar.Tipp: In vielen Fällen können Sie sich bei anerkannten Betriebsausgaben die Mehrwertsteuer über den Vorsteuerabzug zurückholen.Abgrenzung zu Bewirtungskosten
Obwohl Repräsentationskosten auch die Bewirtung von Gästen einschließen können, entsprechen sie nicht immer den Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass im steuerrechtlichen Sinne. Auch hier gilt: ein genauer Nachweis über die (angemessenen) Kosten und den betrieblichen Rahmen der Bewirtung sind das A und O.Ausgaben für ein gesellschaftliches Essen, das lediglich die guten Beziehungen zu Kund:innen aufrechterhalten soll, zählen meist als nicht abzugsfähige Repräsentationskosten. Ein Geschäftsessen, bei dem z. B. ein Vertragsabschluss verhandelt wird, kann hingegen als betriebliche Bewirtungskosten abgesetzt werden – und diese Bewirtungskosten sind bis zu einer Höhe von 70 % als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar. Die entrichtete Mehrwertsteuer kann im Rahmen des Vorsteuerabzugs hingegen zu 100 % geltend gemacht werden.Aber Vorsicht: Handelt es sich ausschließlich um die Bewirtung von Mitarbeiter:innen und deren Begleitpersonen, z. B. im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, greift stattdessen der steuerliche Freibetrag von 110 € pro Person.Abgrenzung zu Reisekosten
Reisekosten entstehen bei Geschäftsreisen mit klar definiertem, betrieblichem Nutzen und ermöglichen es Unternehmen meist, steuerliche Anteile vom Finanzamt zurückzufordern. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zu Reisekosten und Umsatzsteuer.Im Gegensatz dazu werden Aufwendungen für Reisen zum Zweck der Imagepflege, wie beispielsweise der Besuch einer Galaveranstaltung, meist als nicht abzugsfähige Repräsentationskosten eingestuft.Sind Repräsentationskosten steuerlich abzugsfähig?
Repräsentationskosten mit betrieblichem Nutzen sind in vielen Fällen vollständig oder teilweise steuerlich abzugsfähig. Dies unterliegt jedoch immer strengen Prüfungen. Nur solange ein Unternehmen die Kosten der Kontaktpflege einem eindeutigen Geschäftszweck zuordnen kann, werden diese vom Finanzamt als steuerlich abzugsfähig anerkannt. Das gilt sowohl für die Einkommensteuer als auch für die Mehrwertsteuer. Die sogenannte Aufzeichnungspflicht für Unternehmen gilt insbesondere bei Geschenken, Bewirtung, Arbeitsräumen und Unterbringungsstätten.Ein weiteres Kriterium ist die angemessene Höhe der Aufwendungen, die ebenfalls genau geprüft wird. Bei manchen Ausgaben gibt es eine bestimmte Obergrenze – für Geschenke liegt diese beispielsweise bei 35 € netto pro Jahr und pro Geschäftspartner:in. In anderen Fällen entscheidet das Finanzamt über unangemessene Höhen in Bezug zu Unternehmensgröße und Kostenhintergrund.So werden Repräsentationskosten richtig gebucht – SKR 03 / SKR 04
Repräsentationskosten von Unternehmen werden in den beiden Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 verbucht. Neue Unterkonten können je nach Zweck der Ausgaben hinzugefügt werden, um die Aufwendungen sinnvoll aufgeteilt zu verbuchen. Abgezogene Vorsteuern werden auf den Konten 1576 (bei 19 % Mehrwertsteuer) oder 1571 (bei 7 % Mehrwertsteuer) aufgeführt.Im SKR 03 werden typischerweise Repräsentationskosten von Dienstleistungs- und Einzelhandelsunternehmen oder Selbstständigen verbucht. Größere Unternehmen, Produktions- und Industriebetriebe nutzen meist den SKR 04.Hilfe und weitere Tipps finden Sie z. B. bei Steuerexperten wie Haufe. Im Zweifel kann es sich auch lohnen, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen.Was passiert, wenn Unternehmen Repräsentationskosten falsch angeben?
Fälschlich als Betriebsausgaben, Werbungskosten oder Reisekosten verbuchte Ausgaben können hohe Steuer-Nachzahlungen und Bußgelder nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall geht das Finanzamt von vorsätzlicher Steuerhinterziehung aus, bei der strafrechtliche Konsequenzen drohen. Daher sollten Repräsentationskosten immer mit den entsprechenden Belegen korrekt an das Finanzamt gemeldet werden.Auch unklare Angaben des betrieblichen Nutzens oder eine unangemessene Höhe der Kosten können vom Finanzamt als Grund angegeben werden, um den Abzug steuerlicher Anteile zurückzuweisen. Je höher die verbuchten Repräsentationskosten sind, desto strenger werden sie i. d. R. geprüft. Das gilt es bei Repräsentationskosten zu beachten
Folgende Tipps helfen beim richtigen Umgang mit Repräsentationskosten im Unternehmen:- Heben Sie Rechnungen und sonstige Belege immer gut auf.
- Belege für Repräsentationskosten sollten immer folgende Informationen enthalten: Anlass der Aufwendung, Teilnehmer:innen und betrieblicher Nutzen.
- Setzen Sie nur die Aufwendungen von der Steuer ab, die wirklich zum Geschäft gehören.
- Trennen Sie bei repräsentativen Ausgaben klar Aufwendungen mit betrieblichem Nutzen von Kosten der privaten Lebensführung. Abziehbar sind bei der Steuer lediglich nachweisbare Betriebsausgaben sowie Reisekosten, Bewirtungskosten und Werbungskosten.
- Denken Sie daran, dass die Vorsteuer bei nicht betrieblich veranlassten Aufwendungen nicht abziehbar ist.
- Wenden Sie sich im Zweifel für weitere Hilfe an eine:n Steuerberater:in.
Fazit – Steuern sparen durch richtig verbuchte Repräsentationskosten
Repräsentationskosten decken ein breites Spektrum an Ausgaben ab, die das professionelle Image und die Kontaktpflege eines Unternehmens unterstützen. Manche Kosten sind nicht immer klar von Betriebsausgaben abzugrenzen – doch genauer hinzusehen lohnt sich: Die korrekte Zuweisung betrieblicher Zwecke macht viele Repräsentationskosten steuerlich abzugsfähig.Aufgrund der strengen Kontrolle durch das Finanzamt sollten Rechnungen und Belege immer sorgfältig aufbewahrt werden, um die Aufzeichnungspflicht für bestimmte Aufwendungen zu erfüllen. Auch eine angemessene Höhe der Repräsentationskosten ist entscheidend. Mit einer sinnvollen Verbuchung können Sie sich jedes Jahr steuerliche Vorteile sichern und bei vielen Ausgaben auch die Mehrwertsteuer zurückholen.FAQ – häufige Fragen und Antworten zu Repräsentationskosten
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