Betriebsveranstaltung: Freibetrag & Wissenswertes
Bei Betriebsveranstaltungen können Arbeitgeber:innen pro Veranstaltung und teilnehmender Person bis zu 110 € steuerfrei gewähren und die eigene Steuerlast reduzieren. Ob Betriebsausflug, Sommerfest oder Jubiläumsfeier – bei einer gelungenen Betriebsveranstaltung zählen nicht nur gute Stimmung und leckere Häppchen. Die erfolgreiche Organisation einer Veranstaltung im betrieblichen Rahmen beginnt bereits mit der finanziellen Planung. Ein wichtiger Begriff dabei: der steuerliche Freibetrag. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Vorgaben für Arbeitgeber:innen, die Kalkulation von steuerpflichtigen Zuwendungen, die Berechnung des Freibetrags bei Betriebsveranstaltungen sowie die Regelung zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung.
Was zählt als Betriebsveranstaltung?
Eine Betriebsveranstaltung ist ein gesellschaftliches Event in beruflichem Rahmen. Dazu zählen z. B. betriebliche Weihnachts- und Jubiläumsfeiern, das gemeinsame Abendessen im Restaurant oder Betriebsausflüge. Betriebsveranstaltungen sind nicht immer verpflichtend, allerdings muss für die Geltendmachung des Freibetrags mindestens die Hälfte des Teilnehmerkreises aus Mitarbeiter:innen des Unternehmens und deren Begleitpersonen bestehen. Das schließt auch Praktikumsstellen oder Leiharbeitskräfte mit ein – entscheidend ist die aktuelle Betriebszugehörigkeit.Betriebsveranstaltungen können auch auf einen ausgewählten Teilnehmerkreis wie eine einzelne Abteilung beschränkt sein. Handelt es sich jedoch um die unbegründete Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer:innen, kann der steuerliche Freibetrag für die betriebliche Veranstaltung abgelehnt werden. In unserem Blogartikel „Betriebsveranstaltungen buchen & erfolgreich organisieren“ erfahren Sie mehr über wichtige Regelungen und hilfreiche Steuer-Tipps, um Ihnen die Planung der nächsten Betriebsfeier zu erleichtern.
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Was ist der Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen?
Der Betrag von 110 € pro Arbeitnehmenden als Zuwendung für Betriebsveranstaltungen ist in zweierlei Hinsicht relevant:- Ertragsteuerlich als Freibetrag für die Befreiung von Lohnsteuer- und Sozialabgaben.
- Umsatzsteuerlich als Freigrenze für den Vorsteuerabzug.
1. Befreiung von der Lohnsteuer und Sozialabgaben
Bis zu einem Freibetrag von 110 € pro Person sind die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung von der Lohnsteuer und Sozialabgaben befreit. Zu den möglichen Betriebsausgaben im Rahmen dieses Freibetrags zählen u. a. Zuwendungen für Essen, Getränke, Location und Entertainment, Anfahrt sowie die Unterbringung von Mitarbeiter:innen, die nicht am ausgewählten Standort des Unternehmens tätig sind, an dem die Veranstaltung stattfindet. Doch Vorsicht: Die von der Steuer befreite Summe von 110 € versteht sich einschließlich der Umsatzsteuer von 19 %. Nicht in den Lohnsteuer-Freibetrag eingerechnet werden dürfen außerdem Posten wie Strom- und Wasserkosten im Veranstaltungsgebäude sowie der Arbeitslohn Ihres Finanzteams für die Erfassung des geldwerten Vorteils einer betrieblichen Veranstaltung.
2. Mehrwertsteuer-Rückerstattung im Rahmen des Vorsteuerabzugs
Bis zu einer Freigrenze von 110 € brutto pro Person können Arbeitgeber die gezahlte Mehrwertsteuer für Dienstleistungen und andere Ausgaben im Rahmen des Vorsteuerabzugs beim Finanzamt geltend machen. Wichtig dabei: Die Betriebsveranstaltung muss dem geschäftlichen Interesse dienen, also darf keine reine interne Feier sein. Gemäß einem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) wird bspw. bei Zuwendungen über die Freigrenze hinaus grundsätzlich davon ausgegangen, dass dieser geschäftliche Zweck nicht mehr eindeutig gegeben ist, und es sich primär um eine private Feier handelt. In diesem Fall ist für den gesamten Betrag kein Vorsteuerabzug möglich.Tipp: Erfahren Sie alles über weitere Voraussetzungen und Szenarien für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung sowie weitere Tipps zur Reduzierung der Steuerlast für Ihr Unternehmen in den weiteren Beiträgen unseres Mehrwertsteuer-Guides.
Wie viele Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei?
Pro Kalenderjahr dürfen Arbeitgeber:innen den steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer:in für 2 verschiedene Betriebsveranstaltungen geltend machen. Aufwendungen für weitere betriebliche Events sind in vollem Umfang steuerpflichtig. Ein vorausschauendes Eventmanagement für Ihre Arbeitnehmer:innen hat also auch steuerliche Vorteile für Unternehmen.
Was passiert, wenn Unternehmen den Freibetrag überschreiten?
Wird der Freibetrag von 110 € für die Befreiung von Lohnsteuer und Sozialabgaben bei Betriebsveranstaltungen überschritten, muss der über den Freibetrag liegende Restbetrag vom Unternehmen versteuert werden. Das bedeutet, der Anteil bis 110 € bleibt steuerfrei – für den darüber liegende Betrag müssen Steuern entrichtet werden. Der übersteigende Betrag kann dabei pauschal mit 25 % als geldwerter Vorteil versteuert werden.Fazit – mit dem Freibetrag für Betriebsveranstaltungen Steuern sparen
Zweimal jährlich können Arbeitgeber:innen einen steuerlichen Freibetrag von bis zu 110 € pro Person bei der Finanzierung einer Betriebsveranstaltung geltend machen. Betriebsausgaben für die Veranstaltung, die jenseits dieses Freibetrags liegen, werden als geldwerter Vorteil versteuert. Zudem gelten bestimmte Voraussetzungen, um eine Betriebsveranstaltung als solche ausweisen zu können – z. B. muss der Teilnehmerkreis überwiegend aus Arbeitnehmer:innen mit Betriebsangehörigkeit und deren Begleitpersonen bestehen. Bei Betriebsveranstaltungen, die eindeutig dem geschäftlichen Interesse eines Unternehmens zugeordnet werden können, haben Arbeitgeber außerdem die Möglichkeit, sich die gezahlte Mehrwertsteuer bis zu einer Freigrenze von 110 € pro Person vom Finanzamt erstatten zu lassen.Damit der steuerliche Freibetrag nicht zu schnell überschritten wird, lohnt sich eine clevere Organisation von Transfer und Unterbringung Ihrer Arbeitnehmer:innen. Flexible Buchungsplattformen wie TravelPerk helfen Ihnen dabei, günstige Reisemöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert in die Veranstaltungsplanung einzubeziehen.Das erfahrene Team von TravelPerk Events unterstützt Sie zudem gerne bei der Anmietung von Locations, der Organisation von Verpflegung, dem Versand von Einladungen und mehr, um Ihr Firmenevent stressfrei und ganz nach Ihren Vorstellungen umzusetzen.
FAQ – häufige Fragen und Antworten zum Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen
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