Case Study: Bolt

Wie Bolt sein Geschäftsreisen-Programm mit TravelPerk skalierte

Bolt ist in über 600 Städten in 50 Ländern tätig und verfolgt das Ziel, den Bedarf an privaten Autos weltweit zu reduzieren. Von Kapstadt bis Kopenhagen bietet Bolt eine bessere Alternative für jeden Zweck eines Privatwagens: Ride-Hailing (Fahrdienstbestellung), Mietwagenservices, E-Scooter- und E-Bike-Sharing sowie Essens- und Lebensmittellieferungen.

Gegründet im Jahr 2013, ist das Team von Bolt schnell gewachsen. Der Hauptsitz befindet sich in Estland, und das Unternehmen hat sich auf 51 Büros weltweit ausgeweitet – darunter wichtige Standorte in Deutschland, Rumänien und Polen. Mit der Expansion in neue Märkte wurden Geschäftsreisen ein zentraler Bestandteil der Betriebsabläufe.

„Da das Unternehmen stetig wächst, helfen uns Geschäftsreisen dabei, alles reibungslos am Laufen zu halten, neue Beziehungen aufzubauen und unsere Präsenz in all diesen neuen Märkten zu stärken.“

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands

Bolt-Mitarbeitende reisen zu Meetings zwischen den Standorten, regionalen Gipfeltreffen und jährlichen Firmenevents, um den Zusammenhalt zu fördern und die Zusammenarbeit zu inspirieren. Im Jahr 2018 befand sich Bolt in einer spannenden Phase des Hyperwachstums. Mit dem schnellen Teamwachstum wurde klar, dass ineffiziente, manuelle Prozesse abgeschafft und eine bessere Lösung für die Reisebuchung gefunden werden musste.

Hyper-Effizienz für Hyperwachstum

Die steigende Zahl an Reisenden brachte zahlreiche Herausforderungen mit sich – von der Koordination der Reisepläne bis hin zur Optimierung des Reisebudgets. Diese Jahre des Hyperwachstums und der intensiven Reisetätigkeit verlangten nach maximaler Effizienz. Bolts Führungsteam suchte nach einer Lösung zur Vereinfachung der Abläufe und entschied sich für TravelPerk, um die Organisation von Geschäftsreisen zu optimieren.

„Die Automatisierung des Buchungsprozesses mit TravelPerk war ein echter Game-Changer. Es wurde viel einfacher, zu skalieren und mit den Bedürfnissen unseres wachsenden Teams Schritt zu halten.“

Kertu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

TravelPerk vereinfachte den Buchungsprozess, indem Reisende ihre Reiserouten mit nur wenigen Klicks erstellen können. Anstatt mehrere Webseiten zu durchsuchen, erhalten Bolt-Mitarbeitende Zugriff auf eine benutzerfreundliche Plattform mit einem umfangreichen Angebot an Unterkünften, Flügen und Bodenverkehr.

„Die Benutzeroberfläche ist einfach und übersichtlich – für unser Team ist die Reisebuchung ganz unkompliziert. Das spart Zeit und macht den gesamten Ablauf angenehm.“

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experienc Manager and Travel Manager

Mit TravelPerk können Travel Manager die Unternehmensrichtlinien direkt in den Buchungsprozess integrieren. Innerhalb weniger Minuten lassen sich Parameter festlegen, sodass Mitarbeitende bei der Suche automatisch regelkonforme Optionen angezeigt bekommen. Diese Reisen können sofort genehmigt werden – das entlastet Abteilungsleiter und ermöglicht es Mitarbeitenden, zum besten Preis zu buchen. Sollte eine Reiseroute gegen die Richtlinien verstoßen, wird sie zur Genehmigung automatisch an das zuständige Team weitergeleitet.

Von mühsamer manueller Arbeit zu einfachen Integrationen

Heute beschäftigt Bolt über 4.000 Mitarbeitende auf fünf Kontinenten. In den vergangenen sieben Jahren wurden 27.000 Geschäftsreisen unternommen – im Durchschnitt etwa 7.000 pro Jahr. Im Jahr 2024 buchte Bolt rund 11.000 Leistungen für mehr als 2.000 reisende Mitarbeitende.

Doch die Vorteile von TravelPerk gehen weit über die Buchung hinaus. Unternehmen können TravelPerk mit verschiedensten Plattformen und Tools verbinden, um weitere Arbeitsabläufe im Reiseprozess zu optimieren. Bolt nutzt beispielsweise die KI-Plattform Workday für HR-Zwecke. Zunächst verband das Technikteam von Bolt Workday und TravelPerk über eine API. Durch die Integration von Workday wurde die Administration dank automatischer Mitarbeitendendaten erheblich vereinfacht. TravelPerk entwickelte diese Integration weiter und bot eine vollständige Verbindung zu Workday – was Bolts HR-Abläufe noch einfacher machte.

„Die HR-Integration mit Workday ist ein echtes Plus. Der Mitarbeitendendatenfluss funktioniert reibungslos, man muss nichts mehr manuell aktualisieren, alles bleibt synchron.“

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Automatisierte Integrationen ersetzen zeitaufwändige manuelle Aufgaben, reduzieren Eingabefehler und entlasten die Administration. Die Teams bei Bolt müssen keine Mitarbeitendaten mehr zwischen verschiedenen Systemen abgleichen – und haben Zeit für wichtigere Aufgaben.

Umfassende Berichte stärken die Reiserichtlinien

Kerttu schätzt die detaillierten Berichte von TravelPerk sehr, um die Reisedaten der Bolt-Mitarbeitenden zu analysieren. Dank Filtern lassen sich Reports gezielt nach Abteilung, Zielort oder Mitarbeitenden anpassen.

„Die neuen Filteroptionen geben uns mehr Flexibilität bei der Analyse der Reisedaten. So erhalten wir einen besseren Überblick über Trends und Ausgaben.“

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Die größere Transparenz ermöglicht Bolt ein besseres Verständnis für die Reisegewohnheiten und Präferenzen der Mitarbeitenden – und hilft dabei, die Reiserichtlinien entsprechend zu optimieren. Der umfassende Datenzugriff gibt Kerttu und Laura die Möglichkeit, das Wohlbefinden der Reisenden zu erhöhen und die Regelkonformität zu verbessern.

„Wir versuchen, wettbewerbsfähige Preise mit der Flexibilität abzustimmen, unsere Entscheidungen anhand des Feedbacks unserer Mitarbeitenden anzupassen.“

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands

Durch die Nutzung integrierter Richtlinien und automatisierter Genehmigungen über TravelPerk konnte Bolt die Reisekosten um 10 % senken. Dank der umfassenden Berichte und des Supports lassen sich auch weitere Einsparpotenziale leichter erkennen.

Maßgeschneiderter Support für Bolts Geschäftsreisen

Seit Beginn der Partnerschaft zwischen Bolt und TravelPerk begleiten dedizierte Account Manager das Team. Sie schulen die Mitarbeitenden, setzen Feedback in neue Funktionen um und sorgen dafür, dass die Plattform kontinuierlich verbessert wird. TravelPerks Teams bieten zudem jederzeit Support. Reisende erhalten 24/7, an 365 Tagen im Jahr, Hilfe per E-Mail, Telefon oder Chat.

„Ein großes Dankeschön an die Account Manager. Wir schätzen alle Verbesserungen sehr, die auf unsere Anregungen hin umgesetzt wurden.“

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager and Travel Manager

Durch die Automatisierung und Optimierung seiner Prozesse mit TravelPerk konnte Bolt sein Geschäftsreiseprogramm ohne zusätzlichen Aufwand skalieren. Während Bolt weiterhin erfolgreich wächst, ermöglichen die Lösungen von TravelPerk dem Team, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

„Da Bolt so schnell wächst, ist es wichtiger denn je, auf skalierbare Lösungen zu setzen – damit wir schnell agieren können, ohne uns in Kleinigkeiten zu verlieren. Es ist toll zu sehen, dass TravelPerk genauso denkt. Wir freuen uns auf das, was noch kommt!“

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager for Sweden and The Netherlands