1. Beginnen Sie die Problemlösung im Hier & Jetzt
1.1 Ruhe bewahren & Lage erfassen
- Beginnen Sie damit, genaue Informationen einzuholen. Bevor Sie das Problem lösen oder Unterstützung für Mitarbeitende leisten können, müssen Sie genau wissen, was passiert ist. Sammeln Sie so schnell wie möglich alle relevanten Informationen – sei es direkt von der betroffenen Person, der Fluggesellschaft bzw. dem Reiseanbieter oder über Ihre Travel-Management-Plattform.
- Als Nächstes: Kommunizieren Sie offen. Nehmen Sie Kontakt mit der betroffenen Person auf, um sie zu beruhigen und ihr Optionen aufzuzeigen. Versichern Sie ihr, dass Sie alles daransetzen werden, sie schnellstmöglich an ihr Ziel zu bringen. Erklären Sie die nächsten konkreten Schritte und teilen Sie mit, wann Sie sich erneut melden werden, um den weiteren Verlauf zu klären – so vermitteln Sie Sicherheit und Kontrolle.
- Schließlich: (V)Ermitteln Sie die korrekte Reaktion. Wenden Sie sich an den Reiseanbieter, um herauszufinden, welche Optionen bestehen. Finden Sie die beste Lösung, informieren Sie die reisende Person darüber und setzen Sie den neuen Plan schnellstmöglich um.
1.2 Die passende Lösung für das Problem finden
- Bei weniger gravierenden Verzögerungen bieten Sie, falls erforderlich, Unterstützung bei der Umbuchung an und informieren proaktiv andere Teams, damit anfallende Aufgaben entsprechend umverteilt werden können.
- Bei erheblichen Verspätungen oder wenn wichtige Geschäftsaufgaben betroffen sind, nehmen Sie Kontakt mit der Fluggesellschaft oder dem Reiseanbieter auf, um zu prüfen, ob eine alternative Reiseroute möglich ist, um die Auswirkungen der Verzögerung zu minimieren.
?)
2. Machen Sie die Sicherheit der Reisenden zur obersten Priorität
- Echtzeit-Benachrichtigungen zu Wetterereignissen, Sicherheitsrisiken oder Reiseunterbrechungen, z. B. Flugverspätungen oder Bahnstreiks
- Transparenz über den Aufenthaltsort der Reisenden sowie eine schnelle Übersicht über ihre Reiserouten
- 24/7-Kundensupport oder Live-Chat, um bei Problemen sofortige Unterstützung zu bieten
„[Der größte Nutzen der TravelPerk-Plattform] liegt darin, unsere Kosten besser zu verstehen und unserer Fürsorgepflicht für unsere Mitarbeitenden gerecht zu werden – also zu wissen, wo sie sich befinden, falls es zu einem Notfall kommt. Dieses Wissen gibt uns die Möglichkeit, die nächsten Schritte gezielt zu planen, sei es zur Kosteneinsparung oder zur Verbesserung der Reiseerfahrung. [...] Gleichzeitig haben die Mitarbeitenden die Freiheit, ihre Reisen selbst zu verwalten, was den Buchungsprozess für sie einfacher macht.“
Nancy McArtney Smith,, Service excellence manager, Ampa
3. Wann immer möglich, planen Sie vorausschauend
Sarah
Simon
Sarahs Unternehmen nutzt eine Reisemanagement-Plattform (wie TravelPerk), die in Echtzeit über Reiseunterbrechungen und potenzielle Probleme informiert.
Am Morgen ihres Fluges erhält Sarahs Reisemanagerin eine Benachrichtigung über vorhergesagte Gewitter am Nachmittag, die ihren Abendflug beeinträchtigen könnten.
Zwar gibt es noch keine akuten Probleme, doch die Reisemanagerin entscheidet sich, über die TravelPerk-Plattform direkt eine frühere Verbindung für Sarah zu buchen, um den Stürmen auszuweichen.
Sarah fliegt planmäßig um 12 Uhr und erreicht ihr Ziel ohne Komplikationen. Am nächsten Morgen kann sie ihren Geschäftstermin ausgeruht und gut vorbereitet wahrnehmen.
Simons Unternehmen hat seinen Flug direkt über die Fluggesellschaft gebucht. Da zunächst keine Probleme ersichtlich sind, macht er sich wie geplant auf den Weg zum Flughafen.
Doch durch die aufziehenden Gewitter verzögern sich viele ankommende Flüge und um 17 Uhr wird auch sein Flug um 2 Stunden verschoben. Frustriert ruft Simon seine Reisemanagerin an – schließlich hat er am nächsten Morgen um 8 Uhr ein wichtiges Meeting!
Die Reisemanagerin muss nun außerhalb ihrer Arbeitszeit die Fluggesellschaft kontaktieren und versuchen, eine Umbuchung zu erwirken. Inzwischen sind jedoch viele Alternativflüge ausgebucht.
Simons Flug wird weiter verzögert, und erst nach einer frustrierenden Wartezeit hebt er schließlich um 21 Uhr ab. Kurz vor Mitternacht kommt er in Paris an.
4. Agieren Sie mit den richtigen Tools, statt nur zu reagieren
- Die unternehmensweite Reiserichtlinie
- Kommunikationsrichtlinien und Dokumente, die festlegen, wen Reisende im Notfall kontaktieren sollten, sowie die jeweiligen Zuständigkeiten usw.
- Einstufung von Notfällen und standardisierte Abläufe für verschiedene Szenarien
- Eine Strategie zur Risikominderung, um potenzielle Reiseprobleme frühzeitig zu entschärfen
- Eine Checkliste für Reisende vor der Abreise, inkl. wichtiger Dokumente und Notfallkontakte
„TravelPerk hat einen großen Mehrwert gebracht, da ich deutlich weniger Beschwerden erhalte – und das ist großartig, denn so kann ich meine Zeit in andere strategische Aufgaben investieren.“
Lydia de Kousemaeker, Strategic Buyer and Travel Manager, Fujifilm Europe B.V.
?)
5. Bleiben Sie flexibel
- Sie erhalten mehr Handlungsspielraum bei Umbuchungen oder Stornierungen. Passen Sie Ihre Reise flexibel an – egal, ob wegen Wetter, Krankheit oder geschäftlicher Änderungen. Stornieren oder verschieben Sie Flüge problemlos und erhalten Sie Ihr Geld zurück – ohne komplizierte Rückfragen.
- Wetterbedingte Verspätungen und Streiks lassen sich frühzeitig umgehen. Wenn der Flug verspätet ist, können Sie ihn stornieren und stattdessen auf den Zug umsteigen. Zugstreik? Ändern Sie die Reisedaten oder mieten ein Auto. So lassen sich Unterbrechungen proaktiv vermeiden – ohne hohe Zusatzkosten.
- Eingebaute Flexibilität sorgt für Sicherheit – für Sie und Ihre Reisenden. Buchen Sie mit der Gewissheit, dass sich Pläne jederzeit anpassen lassen, ohne das Unternehmensbudget zu sprengen.
- Flexibilität steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Weniger Stress bei Geschäftsreisen führt zu höherer Loyalität und reduziert die Fluktuation im Unternehmen.
- Flexibilität zahlt sich aus. Unternehmen sparen jährlich Zehntausende Euro durch flexible Reiseoptionen – sowohl bei stornierten Reisen als auch durch frühzeitige Buchungen mit späteren Anpassungsmöglichkeiten.
- Stornierung bis zu 2 Stunden vor Abreise
- Erstattung von 80 % der Reisekosten – ohne komplizierte Rückfragen
- 100 % aller mit FlexiPerk gebuchten Reisen sind erstattungsfähig – egal, ob Flug, Zug, Hotel oder Mietwagen.
- Durchschnittlich 40 % Ersparnis auf flexible Tarife im Vergleich zu herkömmlichen flexiblen Buchungsoptionen
„Ich muss nicht mehr [mit der Buchung] warten, weil ich Reisen weit im Voraus planen und dabei Geld sparen kann. Falls ich doch nicht reisen kann, storniere ich einfach und bekomme mein Geld zurück.“
Carles Ibars, , Sales Manager, EU Business School
?)
Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihre Dienstreiseplanung und stornieren Sie Ihre Buchungen, wann und warum Sie wollen. Mit FlexiPerk von TravelPerk.
6. Geben Sie einen Teil der Kontrolle ab
- Reisende können Änderungen selbst vornehmen. Bei Änderungen können sie eigenständig umbuchen oder ihre Pläne anpassen. Das optimiert Abläufe und gibt ihnen die Flexibilität, die beste Option für ihre Situation zu wählen.
- Reisende können ihre bevorzugten Anbieter buchen. Die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, mit welchem Anbieter sie reisen, ermöglicht es, Treuepunkte zu sammeln und steigert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.
- Buchungen und Änderungen erfolgen innerhalb der Richtlinien. Durch integrierte Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse sehen Reisende nur Optionen, die den Unternehmensvorgaben entsprechen. Sollte eine Buchung außerhalb der Richtlinien liegen, kann der/die Travel Manager:in sie mit einem Klick freigeben oder ablehnen. Dadurch werden unnötige Abstimmungen minimiert, die Auswahlmöglichkeiten erweitert und der Aufwand reduziert, Reisende zur Einhaltung der Richtlinien zu bewegen.
7. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
„Ohne TravelPerk wäre meine Rolle wahrscheinlich extrem zeitaufwendig. Die Reiseorganisation für so viele Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen ist eine echte Herausforderung. Ohne TravelPerk wüsste ich ehrlich gesagt nicht, wie wir das bewältigen würden.“
Daniela Merizalde Usuga, Travel Manager, Storyblok
8. Nutzen Sie Probleme als Chance durch gezielte Datenauswertung
- Gibt es eine häufige Ursache für Reiseunterbrechungen? Bspw. sind deutsche Geschäftsreisende besonders von Transportstreiks betroffen (89 % der deutschen Reisenden), während in den USA lange Verspätungen (38 %) und wetterbedingte Störungen (30 %) die größten Probleme darstellen.
- Treten Unterbrechungen besonders häufig bei einer bestimmten Reiseart auf? Sind etwa Zugreisen oder Flüge stärker betroffen?
- Wann dauern Unterbrechungen am längsten? Vielleicht gibt es mehr Zugausfälle, aber ihre Auswirkungen sind geringer als die von Flugverspätungen.
- Gab es Möglichkeiten, diese Unterbrechungen zu vermeiden? Könnten frühere Buchungen, flexiblere Optionen oder alternative Transportmittel geholfen haben?
?)
?)
?)
?)