So meistern Sie unerwartete Reiseunterbrechungen
Egal, ob aus persönlichen oder beruflichen Gründen – manchmal müssen Pläne geändert werden. Das kann stressig sein, wenn Sie wissen, dass die Planänderung hohe Kosten für Ihr Unternehmen verursacht. Flexible Reisevereinbarungen helfen Ihnen, mit überhöhten Gebühren oder verlorenen Kosten aufgrund unvorhergesehener Umstände Schluss zu machen. Statt den Großteil – oder sogar den gesamten Betrag – zu verlieren, den das Unternehmen für Transport oder Unterkunft bezahlt hat, ermöglichen die richtigen Tools es Ihnen, einen Teil des Geldes ohne zusätzliche Gebühren zurückzuerhalten.
Ihr Langstreckenflug verspätet sich kurz vor dem Abflug? Oder Ihr:e Kund:in hat den Ort für das Meeting kurzfristig weiter weg vom Hotel verlegt? Mithilfe von flexiblen Tarifen und dem richtigen Reisemanagement-Tool lassen sich Pläne schnell anpassen – ganz ohne den Stress langer Warteschleifen.
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Die Nutzung der neuesten Online-Tools bringt Geschäftsreisenden weitere Vorteile. Anstatt Zeit mit der mühsamen Abwicklung von Rückerstattungen oder dem Warten auf den Kundenservice zu verschwenden, können Sie Ihren Geschäftsreiseplan mit nur wenigen Klicks anpassen. Das spart wertvolle Zeit, die besser genutzt werden kann – z. B. um sich optimal auf den wichtigen Produkt-Launch oder die nächste Präsentation vorzubereiten!
Wir alle wissen, dass sich Pläne ändern. Ein:e Kund:in muss einen Termin verschieben oder Sie erhalten kurzfristig einen vielversprechenden Hinweis auf eine potenzielle neue Partnerschaft. Die Flexibilität, Reisen anzupassen und umzubuchen, um neue Chancen zu nutzen, ermöglicht es Ihnen, den ROI Ihrer Geschäftsreise mühelos zu optimieren.
Viele Geschäftsreisende haben schon erlebt, dass das Leben unerwartete Änderungen in ihre bevorstehende Dienstreise bringt. Sei es, dass die Kinderbetreuung ausfällt oder ein Trauerfall in der Familie eintritt – manchmal müssen Pläne angepasst werden, damit Sie sich um Ihre Liebsten kümmern können.Wie bereits angesprochen, können feste Tarife hohe Kosten verursachen und Änderungsprozesse unnötig kompliziert machen. In emotional belastenden Momenten ist das oft das Letzte, womit Sie sich befassen möchten.Eine gute Work-Life-Balance ist für alle wichtig, kann aber besonders herausfordernd sein für diejenigen, die ständig unterwegs sind. Durch die Wahl flexibler Tarife spart das Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern unterstützt auch Ihr Wohlbefinden.
Manchmal scheint es einfacher, eine günstigere, nicht erstattungsfähige Option zu buchen und darauf zu hoffen, dass alles wie geplant verläuft. Doch wie wir gesehen haben, kann das in mehrfacher Hinsicht ein teurer Fehler sein.Flexibilität in Ihre Geschäftsreiseplanung einzubauen, muss Ihr Unternehmen kein Vermögen kosten. Es gibt kosteneffiziente Lösungen, die Ihnen mehr Flexibilität ermöglichen und Ihre Manager:innen dabei mit verbesserter Compliance der Reiserichtlinien erfreuen.
Wenn Sie regelmäßig für die Arbeit verreist, sollten Sie Reiseoptionen wählen, die kostenlose oder kostengünstige Änderungen und Stornierungen bis zu einem bestimmten Zeitraum vor der Abreise ermöglichen.Auch wenn das Investment zu Beginn etwas höher sein kann, ist dies in der Regel günstiger, als eine Reise vollständig zu stornieren und neu zu buchen. Ein proaktiver Ansatz minimiert das Risiko, hohe Kosten zu verursachen, wenn sich Ihre Planung ändert.Reisemanagement-Unternehmen (TMCs) erleichtern es, Anbieter mit flexiblen Bedingungen zu finden und zu buchen, sodass die Reiseplanung nicht zum Ratespiel wird. Für maximale Sicherheit bietet TravelPerks FlexiPerk die branchenweit großzügigsten Stornierungsrichtlinien.Mit FlexiPerk können Sie Ihre Pläne bis zu 2 Stunden vor Abreise flexibel stornieren. Egal, ob Flug, Zug, Mietwagen oder Hotel: Sie erhalten 80 % des Betrags zurück, ohne komplizierte Bedingungen.Mit durchschnittlich 40 % Einsparungen im Vergleich zu traditionellen flexiblen Tarifen, macht FlexiPerk Stornierungen und Umbuchungen so einfach wie nie. Kein mühsames Hinterherlaufen nach Rückerstattungen mehr! Ihr Guthaben wird innerhalb von nur 7 Tagen direkt auf der TravelPerk-Plattform gutgeschrieben.
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Bei einem vollen Arbeitspensum ist das Letzte, was Sie brauchen, stundenlang in der Kundenservice-Warteschleife oder im Online-Chat zu hängen, nur um eine Geschäftsreise umzubuchen. Nutzen Sie die neuesten Technologien für Geschäftsreisen und setzen Sie auf Online-Buchungstools, mit denen Sie Änderungen schnell vornehmen können. Mit TravelPerk können Sie Transport- oder Unterkunftsoptionen innerhalb weniger Minuten anpassen – ganz einfach per App auf dem Smartphone oder Desktop.
Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien kann selbst unter idealen Bedingungen eine Herausforderung sein. Aber wenn Sie kurzfristig zwischen Reisezielen hin und her reisen und Reisepläne spontan ändern müssen, erscheint es nahezu unmöglich, Ihre:n Manager:in und das Finanzteam mit den neuen Plänen zufriedenzustellen.Eine Lösung wie TravelPerk ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren und so Genehmigungsengpässe zu minimieren. Wenn Last-Minute-Änderungen nötig sind, können Sie stattdessen aus einer Liste bereits genehmigter Optionen wählen.Und für den seltenen Fall, dass Ihre neuen Pläne Elemente außerhalb der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens enthalten, erhalten die entsprechenden Manager:innen eine Benachrichtigung, um Ihnen schnell grünes Licht zu geben. So können Sie Ihren Plan zügig wieder auf Kurs bringen.
Viele Faktoren können den Zeitplan einer Geschäftsreise beeinflussen – von Transportverzügen und Stornierungen bis hin zu Sicherheits- und Risikofragen. Wissen ist Macht: Mit den neuesten Updates direkt über eine Mobile- oder Desktop-App können Sie schnell reagieren und flexibel handeln.Ein Reisemanagement-Tool, das Echtzeit-Benachrichtigungen sendet, sobald sich Änderungen in Ihrer Reisebuchung ergeben oder es relevante Updates am Zielort gibt, hilft Ihnen dabei, das Unerwartete bestmöglich zu navigieren.
Wir alle brauchen hin und wieder Unterstützung. Bei einem vollen Arbeitspensum kann es notwendig sein, Ihre Buchung schnell anzupassen oder eine alternative Route zu finden, damit Sie pünktlich ans Ziel kommen. Darum ist ein schneller und verlässlicher Kundenservice ein entscheidender Bestandteil einer flexiblen Reisestrategie.Mit einer Lösung wie TravelPerk haben Geschäftsreisende rund um die Uhr Zugriff auf den Kundenservice. Mit einer angestrebten Reaktionszeit von nur 1 Minute – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr – gehören stundenlange Warteschleifen der Vergangenheit an. Alternative Reisepläne lassen sich so schnell und stressfrei organisieren.
Eine umfassende Reiseversicherung ist ein essenzieller Bestandteil einer stressfreien Geschäftsreiseplanung. Je nach Versicherungsumfang kann Ihre Police u. a. Kostenerstattung beinhalten, wenn Sie Ihre Reise aus medizinischen oder anderen Notfällen stornieren müssen.
Zusätzlich zur Anwendung der genannten Tools und Strategien ist es sinnvoll, Ihre Reisepläne so flexibel wie möglich zu gestalten. Wenn Sie z. B. ein wichtiges Meeting am Dienstagnachmittag hast, ist es sinnvoll, bereits am Montag zu reisen. So haben Sie genügend Zeit, um entspannt anzukommen und einen guten Eindruck bei Ihrem Termin zu machen. Berücksichtigen Sie ebenso bei der Planung der Rückreise, dass sich Meetings oder Veranstaltungen verlängern können. Indem Sie Ihre An- und Abreise jeweils einen Tag vor bzw. nach den wichtigsten Terminen der Geschäftsreise planen, können Sie enge Zeitfenster vermeiden. Gleichzeitig kann Ihnen diese Flexibilität Raum schaffen, unerwartete Chancen spontan wahrzunehmen.
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