Gruppenreisen mit der Bahn zu buchen, kann eine Herausforderung sein – besonders wenn es um grosse Gruppen geht. Ob über direkte Buchungen bei den Eisenbahngesellschaften, Meta-Suchmaschinen oder spezielle Reisemanagement-Plattformen: Es gibt verschiedene Optionen, die jeweils ihre Vor- und Nachteile bieten. Erfahren Sie hier, wie Sie am besten vorgehen und welche Plattformen und Anbieter für Ihre Bedürfnisse geeignet sind.

Um Gruppenreisen mit der Bahn zu organisieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder vorhandene Angebote verschiedener Eisenbahngesellschaften nutzen oder individuelle Corporate Rates für Ihr Unternehmen aushandeln. Einige Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder Trenitalia bieten darüber hinaus spezielle Business Accounts mit Vergünstigungen und Tools für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen an. Eine andere Option ist die Buchung über eine Meta-Suchmaschine, die Angebote verschiedener Zugunternehmen beinhaltet. So haben Sie die Option, Zugrouten und Deals zu vergleichen. Bei grossen Gruppen müssen Sie sich dabei aber weiterhin direkt an die jeweilige Zuggesellschaft wenden.Die beste Option, um bei

Gruppenbuchungen

mit der Bahn Zeit und Geld zu sparen, ist die Abwicklung über eine Reisemanagement-Plattform. TravelPerk bietet massgeschneiderte Lösungen für Ihre Gruppenbuchungen: von der Anreise über die Übernachtung bis hin zum Programm.

Bei Gruppenreisen mit dem Zug, insbesondere mit speziellen Rahmenprogrammen, erfolgt die Anfrage in der Regel individuell per E-Mail oder Telefon. Sie erhalten ein massgeschneidertes Angebot von der Verkehrsgesellschaft, das oft Rabatte und zusätzliche Leistungen wie Verpflegung oder die Reservierung eines gesamten Wagens für grosse Gruppen umfasst.Die Koordination kann dabei herausfordernd sein, da verschiedene Bedürfnisse berücksichtigt und begrenzte Verfügbarkeiten sowie häufig komplexe Stornierungsbedingungen beachtet werden müssen. Für

Travel Manager:innen

bedeutet das einen erheblichen Aufwand, da sie Reiseziele und Verfügbarkeiten manuell recherchieren und mit dem Budget sowie den Reiserichtlinien abgleichen müssen.Eine Reisemanagement-Plattform erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Buchungen und die gesamte Verwaltung bietet. So können Travel Manager:innen effizienter arbeiten und der Buchungsprozess wird enorm vereinfacht.

Der Kauf von Fahrkarten für Gruppenreisen mit dem Zug ist oft mit einigen Hürden verbunden, um sicherzustellen, dass alle untergebracht und dabei individuelle Bedürfnisse mitbedacht werden. Von der Koordination des Zeitplans bis hin zum Verständnis der oft verstreuten Informationen auf den Seiten der Anbieter stossen Sie u. a. auf folgende Herausforderungen.

Insbesondere bei Reisen während der Hauptsaison oder auf beliebten Routen kann es passieren, dass nicht ausreichend Fahrkarten verfügbar sind. Planen Sie die Reisedaten und -zeiten dementsprechend. Möglicherweise finden Sie unter der Woche bessere Optionen für die ganze Gruppe als an den Wochenenden.

Sitzplatzreservierungen können zu einem heiss diskutierten Thema unter den Passagier:innen werden. Es ist nicht immer einfach, die Zugfahrt so zu organisieren, dass alle Personen zusammensitzen können, v. a. wenn Reisende unterschiedliche Präferenzen haben – z. B. zur bevorzugten Reiseklasse.

Anbieter haben unterschiedliche Regelungen für Gruppenbuchungen, u. a. zu minimaler und maximaler Gruppengrösse, Stornierungsbedingungen, Sitzplatzreservierung sowie der Nutzung von Vergünstigungen wie der BahnCard und zur Kombination mit anderen Sparpreisen. 

Die Stornierung oder Änderung von Buchungen kann komplizierter sein als bei Einzelbuchungen. Häufig ist die Änderung der Gruppengrösse oder Stornierung der Reise schwierig und ggf. mit hohen Gebühren verbunden. In vielen Fällen ist nur die vollständige Stornierung der Reise mit einer hohen Stornierungsgebühr möglich.

Das Abfragen von Informationen der Passagier:innen kann ein umständlicher Prozess sein, ebenso wie die Kommunikation von wichtigen Details zu Tickets oder Reise-Updates. Um die Kommunikation mit den Reisenden zu erleichtern und die besten Angebote für Fahrkarten zu erhalten, sollten einige wichtige Details daher vor der Buchung geklärt werden, darunter:

Mit einer Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk wird die Buchung von Tickets für grosse Gruppen besonders einfach und effizient. TravelPerk bietet eine umfangreiche

Auswahl an Zugverbindungen

in Zusammenarbeit mit weltweit führenden Zugunternehmen wie Deutsche Bahn, Amtrak, Eurostar u. v. m. Darüber hinaus bietet TravelPerk nicht nur die Buchung von Zugreisen, sondern auch von Hotels, Flügen und Mietwagen – alles über eine einzige Plattform. Das erleichtert die Reiseplanung erheblich und spart Zeit. Ihr Unternehmen profitiert von bereits ausgehandelten Firmentarifen und speziellen Angeboten für grosse Gruppen sowie von flexiblen

Änderungs- und Stornierungsoptionen

. Die zentrale Plattform erleichtert die Buchung und Verwaltung aller Reisebuchungen und reduziert so den Aufwand für Reisemanager:innen.Für Gruppenreisen können Sie unseren

Concierge-Service

nutzen, der sich persönlich um die Reisebuchung kümmert. Unser

Event-Team

hilft Ihnen ausserdem gern bei der Planung und Durchführung Ihres Firmenevents – von der Anreise und Hotelreservierung über die Buchung von Veranstaltungsorten bis hin zum Catering.

Die jeweiligen Zugunternehmen verschiedener europäischer Länder bieten Gruppentickets für kleinere Gruppen auf ihren Websites an. Für grössere Gruppen können Sie meist Anfragen stellen und ein individuelles Angebot erhalten. Eine Option für die Buchung von Gruppenreisen mit der Bahn inklusive Flug sind ausserdem Rail- und Fly-Angebote. Einige Airlines bieten Rail und Fly in Kooperation mit Zugunternehmen an, meist zu einem günstigeren Preis, als wenn Sie Zug und Flug individuell buchen würden.

Die Deutsche Bahn (DB) ist eines der meistgenutzten Zugunternehmen in Europa. Auf der Website finden Sie Sparpreise inklusive Sitzplatzreservierung ab einer Gruppengrösse von 6 Personen. Je nach Tarif ist die Stornierung gegen eine Gebühr möglich. Für Fernverkehrszüge besteht eine Zugbindung, nicht aber für Nahverkehrszüge. Die Deutsche Bahn bietet auch internationale Gruppenreisen sowie Gruppenreisen mit Hotelübernachtung und Rahmenprogramm in verschiedenen Metropolen Europas an. Diese Reisen sind bis 4 Monate vor Reisebeginn stornierbar, ausgenommen bereits bezahlte Eintrittskarten für Veranstaltungen. Eine weitere Option für grosse Gruppen sind die Charterzüge von DB, die Reisen mit bis zu 900 Personen auf einer gewünschten Strecke ermöglichen, auf Anfrage auch mit Catering.Mit einem Bahn Businesskonto profitieren Unternehmen zusätzlich von zahlreichen Vorteilen:Die Bahn kooperiert ausserdem mit dem ÖBB für Fahrten mit dem Nightjet – einem komfortablen Nachtzug für Fahrten in viele europäische Städte, darunter Paris, Brüssel, Amsterdam, Rom und Venedig. U. a. gibt es für den Nightjet die Option, ein ganzes Privatabteil sowie einen Liege- oder Schlafwagen zu buchen.

Auch die ÖBB selbst bieten Gruppenkonditionen sowie Sonderkonditionen für Unternehmen an. Für Gruppen ab 7 Personen erhalten Sie auf Fahrten innerhalb Österreichs bis zu 30 % Rabatt auf den Ticketpreis, auch im Nightjet. Für internationale Reisen hängt die Höhe der Ermässigung vom Zielort ab. Ein grosser Pluspunkt für Gruppenreisen mit den ÖBB ist die Flexibilität: Die Gruppentickets sind innerhalb Österreichs nicht zuggebunden, sondern können während der Geltungsdauer flexibel in eine Richtung genutzt werden. Lediglich für die Sitzplatzreservierung besteht Zugbindung.Das ÖBB Businesskonto bietet weitere Vorteile für Unternehmen, darunter:

Auch die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) bieten attraktive Lösungen für Gruppenreisen und Geschäftskund:innen, die Ihren Reisekomfort erhöhen und die Planung erleichtern – egal, ob Firmenevent, Geschäftsreise oder andere Veranstaltung. Die Angebote umfassen:Mit dem SBB Business Travel Programm profitieren Unternehmen ausserdem von zusätzlichen Angeboten und Rabatten (abhängig vom jährlichen Reisevolumen) sowie von flexiblen Änderungs- und Stornierungsoptionen. Die SBB-Businesscard ermöglicht Mitarbeitenden das Sammeln von Punkten, die sie gegen Prämien eintauschen können. Über das Reiseportal können Sie alle Buchungen zentral verwalten und detaillierte Berichte erstellen.

Als führendes Zugunternehmen Frankreichs bietet die Societé Nationale des Chemins de Fer Français, kurz SNCF, bequeme und schnelle Verbindungen zwischen den schönsten Städten des Landes sowie verschiedenen Städten Europas. Neben vielseitigen Leistungen für individuelle Reisen bietet das Unternehmen verschiedene Gruppenrabatte an:Die SNCF bietet ausserdem Unterstützung bei der Planung und Umsetzung Ihres Corporate Events an sowie Charterzüge mit Onboard Entertainment und Catering.

Das spanische Eisenbahnunternehmen Renfe, kurz für Red Nacional de los Ferrocarriles Españoles, bietet ebenfalls attraktive Angebote für Gruppenreisen und geschäftliche Fahrten. Ab einer Gruppengrösse von 10 Personen erhalten Reisende:Änderungen nach der Buchung sind nicht möglich. Stornierungen können nur für die gesamte Gruppe vorgenommen werden und sind mit einer Gebühr verbunden. Für Gruppen ab 25 Personen ist die Buchung entweder über ein Anfrageformular oder telefonisch möglich.

Trenitalia ist eine Tochtergesellschaft der Ferrovie dello Stato Italiane (FS), der staatlichen Eisenbahngesellschaft Italiens. Trenitalia bietet eine breite Palette an Dienstleistungen an, die sowohl Nah- als auch Fernverkehrszüge abdecken. Das Unternehmen betreibt Hochgeschwindigkeitszüge sowie Intercity- und Regionalzüge, die fast alle Teile Italiens verbinden. Neben den regulären Passagierdiensten bietet Trenitalia spezielle Angebote für verschiedene Gruppen und Geschäftsreisende an, darunter folgende: Darüber hinaus bietet das Unternehmen mit Trenitalia for Business massgeschneiderte Lösungen für Geschäftsreisende, einschliesslich ermässigter und flexibler Reisetarife sowie exklusiver Services – darunter kostenlose WLAN-Verbindungen und Catering an Bord der Hochgeschwindigkeitszüge.

Der Hochgeschwindigkeitszug Eurostar verbindet die Städte London, Paris, Brüssel, Amsterdam und weitere europäische Ziele durch den Eurotunnel. Der Buchungsprozess für Gruppenreisen ist leider etwas aufwendig und ab einer Gruppengrösse von 10 Personen nur über eine individuelle Anfrage möglich. Dafür bietet Eurostar spezielle Programme für Unternehmen, um Geschäftsreisen effizient und kostengünstig zu gestalten.Eurostar for Business ermöglicht Unternehmen die Buchung und Verwaltung von Reisen über eine zentrale Plattform sowie verschiedene Vorteile:

Gegründet im Jahr 1971 betreibt die US-Eisenbahngesellschaft Amtrak ein umfangreiches Netz, das mehr als 500 Ziele in den USA und Kanada verbindet. Das Unternehmen bietet verschiedene Serviceklassen sowie Schlafwagen und Langstreckenreisen. Bekannt sind insbesondere die Langstreckenzüge wie der „California Zephyr“ und der „Empire Builder“ sowie auch der Hochgeschwindigkeitszug „Acela Express“. Amtrak bietet folgende Vorteile und Tarife für Gruppenreisen an:Darüber hinaus bietet das Amtrak Corporate Incentive Programm Unternehmen die Möglichkeit, Ermässigungen auf Fahrkarten in den Acela-Märkten zwischen Washington, DC und Boston sowie ausgewählten Northeast Regional-Märkten zu erhalten.

Für den Fall, dass Sie keine zentrale Reisemanagement-Plattform nutzen, ist es für Reisen ins Ausland sinnvoll, die individuellen Angebote der Anbieter zu recherchieren, um den besten Preis zu finden. Eine Alternative sind Meta-Suchmaschinen und Buchungsplattformen, auf denen Sie Fahrten verschiedener Zugunternehmen buchen können.

Auf Trainline finden Sie u. a. Tickets von DB, Eurostar, Trenitalia und Renfe. Gruppenbuchungen bietet Trainline allerdings nur bis zu einer Gruppengrösse von 9 Personen online an. Grössere Gruppenreisen sind wiederum nur über die Anfrage bei der jeweiligen Verkaufsstelle möglich. Für Unternehmen, in denen v. a. in kleinen Gruppen mit dem Zug gereist wird, könnte sich auch hier das Business-Portal mit Funktionen zur Berichterstattung und Reisekostenabrechnung lohnen. 

Auch Omio bietet Zugtickets zu verschiedenen europäischen Zielorten an. Darüber hinaus finden Sie hier auch Flugtickets und Fahrkarten für Reisen mit dem Fernbus oder mit der Fähre. Die Suche ist dabei so konzipiert, dass Sie die Preise und Reisezeiten für Züge, Busse und Flüge direkt auf einen Blick vergleichen können. Der Nachteil ist aber auch hier, dass die Gruppengrösse über die Omio Website oder App auf 9 Personen beschränkt ist. 

Reisemanagement-Plattformen wie

TravelPerk

bieten viele Vorteile und helfen Ihnen so, die Planung und Buchung von Gruppenreisen einfach und effizient zu gestalten. Eine solche Lösung lohnt sich v. a. für Unternehmen, die regelmässige Gruppenreisen organisieren – auch international –, da sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Reisebuchungen bietet und somit den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Hier einige der wichtigsten Vorzüge von TravelPerk:Diese und mehr Leistungen machen TravelPerk zu einer idealen Lösung für die Buchung und Verwaltung von Gruppenreisen. Unternehmen können ihre Reisekosten optimieren und gleichzeitig einen hohen Komfort und hervorragenden Service für ihre Reisen sicherstellen. Dabei bieten wir vielseitige Angebote der besten Zugunternehmen, um Ihnen die Recherche deutlich zu erleichtern.