Für Reisemanager:innen kann es eine Herausforderung darstellen, Gruppenunterkünfte für eine grosse Gruppe zu organisieren und dabei den Überblick über sämtliche Buchungen zu behalten. Gleichzeitig ist es für Reisende oft schwierig, Reisedetails im Blick zu haben und gleichzeitig die Reiserichtlinien einzuhalten. Dazu kommen die oft hohen Kosten, die mit Gruppen- und Vereinsreisen verbunden sind. Egal, ob Sie auf der Suche nach besseren Gruppentarifen, speziellen Ausstattungen oder den besten Angeboten und Sonderaktionen sind: Unser kurzer Leitfaden bietet Ihnen die nötigen Tipps und Tools, um Hotel-Gruppenbuchungen leichter und effizienter zu gestalten.

Egal, um welche Art von Reise es sich handelt: Eine gründliche Vorbereitung ist das A und O. Gerade bei

Gruppenbuchungen

lassen sich Stress und Kosten durch eine gute Planung erheblich senken. Aber was gilt es bei der Vorbereitung von Gruppenreisen im Speziellen zu beachten? Zu den grundlegenden Dinge, die es zu berücksichtigen gibt, bevor Sie eine feste Anzahl von Zimmern für eine grosse Gruppe buchen, zählen:Sobald diese Reisedetails geklärt sind, können Sie mit der Suche nach der besten Option für die Buchung und Verwaltung der Gruppenreise beginnen und sicherstellen, dass alle Reisenden optimal versorgt werden. Glücklicherweise gibt es Reisemanagement-Plattformen, die Ihnen dabei helfen können.

Die Abwicklung und Verwaltung von Gruppenbuchungen muss sich nicht über mehrere Websites, Anbieter und Spreadsheets erstrecken. Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Online-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, günstige Preise für Zimmer zu finden – und das ganz ohne grossen Aufwand. Reisemanagement-Unternehmen bieten massgeschneiderte Services und sind darauf spezialisiert, die Suche und Buchung von Gruppenhotels so einfach wie möglich zu gestalten.Wir decken sämtliche Schritte der Hotel-Gruppenbuchung ab – alles auf einer intuitiv bedienbaren und nahtlos zugänglichen Plattform. Wir wissen, dass Organisation und Effizienz für Sie als Reisemanager:in oberste Priorität haben. Mit TravelPerk können Sie bei Gruppenreisen Zeit und Geld sparen. Wir nutzen die gebündelte Kaufkraft unserer Kund:innen, um Preise zu verhandeln und die Einsparungen an Sie weiterzugeben. Wir kennen alle Tricks, um Ihnen grossartige Angebote für Zimmerpreise zu sichern, damit Sie Ihr Budget für die Gruppenreise nicht überschreiten. Dabei machen wir den Prozess von Gruppenreservierungen spielend einfach: Sie können mit nur einem Konto bezahlen, Ausgaben abrechnen und Berichte erstellen.Darüber hinaus stehen Ihnen unsere Expert:innen zur Seite, wenn sich Ihre Gruppengrösse ändert oder Sie nachträgliche Änderungen vornehmen möchten. 

Die Buchung von Unterkünften macht meist einen grossen Anteil der Reisekosten für Geschäftsreisen aus. Zum Glück bieten Hotels und andere Anbieter aber spezielle Rabatte und Angebote für Gruppenbuchungen an – gelegentlich sogar kostenlose Zimmer. Solche Rabatte beginnen meist bei etwa 10 Prozent, aber wir kennen einige Tricks, mit denen Sie sich noch bessere Angebote sichern können. Hier sind unsere 5 Top-Tipps für die Buchung von Unterkünften.

Die beste Möglichkeit, um bei Gruppenreservierungen zu sparen, ist die Buchung über ein

Reisemanagement-Tool

. Durch ihren Expertenstatus und zahlreiche wertvolle Kontakte in der Reisebranche nutzen Plattformen wie TravelPerk die kombinierte Kaufkraft ihrer Kund:innen für die Verhandlung von Rabatten. Darüber hinaus hilft unser Event-Team Ihnen gern bei weiteren Reservierungen für Ihre Gruppenreise, z. B. von Mobiliar, Menüs und Tagungsräumen für Konferenzen und andere Veranstaltungen.

Viele Kreditkartenanbieter bieten Karten für Geschäftsreisen an, die Ihnen Zugang zu speziellen Angeboten bei der Buchung von Gruppenhotels ermöglichen. Häufig können Sie dadurch besondere Vorteile erhalten – insbesondere für Gruppen – wie zusätzliche Mahlzeiten oder eine kostenlose Übernachtung. Einige Hotelketten haben auch Treueprogramme, die bei häufiger Buchung grossartige Vorteile wie Zimmer-Upgrades für Gruppenreservierungen bieten können.

Hotels streben nach hohen Auslastungsraten – was wahrscheinlicher ist, wenn Geschäftsgruppen in der Stadt sind. Bei bestimmten Gruppengrössen lassen sich dadurch oft Vergünstigungen oder Extras aushandeln. Bei Aufenthalten von 5 Tagen oder mehr können Sie zusätzlich Rabatte für Langzeitaufenthalte bekommen. Nicht immer finden Sie diese Optionen über die Buchungsmaschine. Anbieter von pauschalen Urlaubs- und Kulturreisen verhandeln ihre Hotelpreise daher meist individuell. Über derartige Anfragen beim Hotel können Sie sich ausserdem gute

Corporate Rates

für Ihre Geschäfts- oder Vereinsreisen sichern.

Einige Hotels können bessere Preise für grosse Reisegruppen anbieten, die im Voraus eine nicht erstattungsfähige Rate zahlen. Auf Anfrage können Hotels hier einen Rabatt von bis zu 25 % gewähren – aber Vorsicht: Wenn Sie mit Stornierungen oder Änderungen rechnen müssen, kann das eine riskante Option sein.

Abschliessend ist es bei Geschäftsreisen, die Termine mit Partnerunternehmen und Kunden am Reiseziel umfassen, sinnvoll, nachzufragen, ob diese Codes oder vorverhandelte Rabatte von Hotels haben. So können Sie nicht nur bei den Zimmern sparen, sondern ggf. auch bei der Reservierung von Tagungsräumen und Restaurants.Noch mehr detaillierte Tipps zur Vorbereitung finden Sie in unserem Beitrag zur

Hotelbuchung für Geschäftsreisen

.

Bei TravelPerk ist es unser Anliegen, Manager:innen und Reisenden eine bessere Möglichkeit für die Buchung von Geschäftsreisen zu bieten – insbesondere für Gruppenreisen. Von den wichtigen Informationen vor dem Check-in bis hin zur Reisemanagement-Software, die Ihre Prozesse optimieren kann, liefern wir Ihnen alles, was Sie für sichere, effiziente Geschäftsreisen brauchen. Unser erfahrenes Team aus Expert:innen kümmert sich bei der Buchung von Gruppenhotels um jedes Detail. Von der Ankunft bis zum Check-out – und darüber hinaus – arrangieren wir gern alles, was Ihre Gruppe benötigt. Nutzen Sie TravelPerk für Ihre Geschäftsreisen und Betriebsausflüge und überzeugen Sie sich von unserem erstklassigen Service bei Hotel-Gruppenbuchungen. Fordern Sie noch heute eine Demo an und probieren Sie es aus.