Travel Management System: Diese 17 Dinge sollten Sie beachten

Sie müssen sich ein Travel Management System als Hub (oder Motherboard) aller Reiseangelegenheiten vorstellen. Bei vielen Unternehmen sind Kosten für Geschäftsreisen, neben Gehältern, der größte Kostenpunkt. Sie sollten also sicherstellen, dass Sie die richtige Plattform für Ihre Geschäftsreisen auswählen. 

Was ist eigentlich ein Travel Management System?

Ein Travel Management System hilft Reisemanagern, Geschäftsreisen zu buchen, tracken und analysieren. In der Regel bezieht sich ein Travel Management System auf eine Plattform, die Reiseangebote, Reiserichtlinien und Reportingfunktionen anbietet. Es kann sich jedoch auch auf den Gesamtprozess des Geschäftsreisemanagements beziehen. 

Hauptmerkmale eines Travel Management Systems

Wenn Sie Travel Management Systeme vergleichen, müssen Sie wissen, welche Funktionen am effektivsten sind. Mit den folgenden Funktionen können Sie Reisen sicher, effizient und kostengünstig managen - auf diese 17 Punkte sollten Sie also besonders achten:

1. Individualisierbare Reiserichtlinien

Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist die Reiserichtlinie. Selbst wenn Büroleiter oder Reisemanager im Namen von Reisenden buchen, benötigen Sie In-App-Reiserichtlinien, um das Verwaltungspersonal auf dem aktuellen Stand zu halten.

Sie sollten in der Lage sein, Ihre In-App-Richtlinie nach verschiedenen Kriterien anzupassen:

• Spezielle Richtlinien für bestimmte Reisende (z. B. Führungskräfte oder eine Abteilung, die häufig Last-Minute-Flüge buchen muss)
• Weltweite Richtlinien für Hotelpreise pro Nacht
• Hotelpreis pro Nacht nach Stadt
• Weltweite Richtlinien für maximale nationale und internationale Flugkosten
• Maximale Flugkosten für bestimmte Strecken
• Benötigte Mindesttageszahl für Vorausbuchung
• Weltweite maximale Zugkosten
• Maximale Zugkosten für bestimmte Strecken

Ihr Travel Management System sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Reiserichtlinie so festzulegen, dass sie immer funktioniert, wenn jemand eine Reise bucht. 

Anstelle einer Reiserichtlinie in Form eines physischen Dokuments, können Sie diese direkt in der Buchungs-App zur Verfügung stellen. 

2. Individualisierbare Genehmigungsworkflows

Was passiert, wenn eine Reise außerhalb Ihrer Richtlinie gebucht werden muss? Gute Frage. 

Ihr Travel Management System sollte Genehmigungsworkflows innerhalb der Plattform enthalten, die es ermöglichen, dass eine Person eine Reise außerhalb der Richtlinien bucht und trotzdem in der App die entsprechende Genehmigung anfordern sowie Reisedetails speichern kann (anstatt unnötigen E-Mail-Verkehr und zusätzlichen Aufwand zu verursachen). Es sollte Ihnen möglich sein, diese Genehmigungsworkflows nach Ihren Wünschen einzurichten, z. B. jedem Team einen jeweiligen Verantwortlichen zuzuordnen und festzulegen, wie streng der Genehmigungsprozess sein soll. 

Ist eine Genehmigung für alle Reisen erforderlich, nur für Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen, oder nur für Reisen, die von bestimmten Reisenden gebucht wurden? Ihr Travel Management System sollte optimal auf Sie zugeschnitten sein. 

3. Umfangreiches Angebot 

Ihre Richtlinien- und Genehmigungsworkflows sind enorm wichtig, damit Sie die Einhaltung der Reisebestimmungen rund um die Uhr gewährleisten können, ebenso wie Ihr Zugriff auf das Reiseangebot. Wenn Sie ein Travel Management System verwenden, das keine günstigen Unterkünfte und Fluggesellschaften enthält, verpassen Sie großes Einsparpotenzial. Beispielsweise neigen Millennials dazu, günstige Optionen zu buchen, weshalb es Sinn macht, diese auch anzubieten. 

4. Kostenfreier Support inklusive

Gebühren für Supportanrufe sind sehr überholt und unwirtschaftlich. Ihr Travel Management System sollte kostenfreien Support enthalten. So wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen und erleben am Monatsende keine bösen Überraschungen. Zudem können Reisende den benötigten Support erhalten, wenn sie diesen benötigen, ohne sich Sorgen darüber machen zu müssen, dass sich die Finanzabteilung über Supportanrufe beschwert.

5. Keine Weiterleitungen 

Es ist ärgerlich, wenn Sie einen Urlaub buchen und an einen anderen Anbieter weitergeleitet werden. Es kann auch etwas nervenaufreibend sein, da Sie sich nicht sicher sein können, ob Sie diesem neuen Anbieter, zu dem Sie weitergeleitet werden, vertrauen können.

Bei Geschäftsreisen sind Weiterleitungen nicht nur unerträglich, sie machen auch das Tracking Ihrer Geschäftsreisen so gut wie unmöglich. Am Monatsende durchsuchen Sie dann das Internet und versuchen, all Ihre Rechnungen zusammenzutragen. Vermeiden Sie dies um jeden Preis. 

6. Reisekostenberichte

Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist die Reportingfunktion zu Geschäftsreisen. Folgendes sollten Sie tracken:

• Reisekosten nach Zeitraum
• Reisekosten nach Abteilung oder Team
• Reisekostenbeträge, die außerhalb der Richtlinie gebucht wurden
• Reisekosten nach Projekt, Kunde oder Veranstaltung
• Reisekosten für Personaleinstellungen

Neben der Berichterstellung sollte Ihr Travel Management System auch die Möglichkeit bieten, Reisen mit Labels und Tags zu versehen. 

7. Konsolidierte Rechnungsstellung

Der einfachste Weg, Ihre Geschäftsreisen zu tracken, ist alle an einem Ort zu buchen. Einige Travel Management Systeme fungieren jedoch nicht als ein einziger Anbieter, sodass Sie immer noch viele verschiedene Rechnungen erhalten. Um Zeit und Ärger bei Geschäftsreisen zu sparen, sollten Sie ein System aussuchen, das alle Ihre monatlichen Reisen in einer einzigen Lieferantenrechnung zusammenfasst. Das Finanzabteilungsteam wird Ihnen dafür danken. 

8. Überprüfen Sie den Status aller Reisen an einem Ort

Das wichtigste eines Travel Management Systems ist die Reisekonsolidierung. Lassen Sie uns mal schauen, wie ein solches Szenario aussehen würde. Nehmen wir an, 20 Reisende sollen jeweils ihre eigene Reise zu bevorstehenden Veranstaltungen buchen. 

Als Reisemanager sollten Sie in der Lage sein, sich bei Ihrer Reisemanagement-Plattform anmelden und sehen zu können,…

• Wer seine Reise erfolgreich im Rahmen der Richtlinie gebucht hat
• Wer eine Buchung außerhalb der Richtlinie gebucht hat und warum
• Wer eine offene Buchung hat (es wurde eine Reiseroute gespeichert, aber die Buchung wurde noch nicht abgeschlossen)
• Wer keine Reise gebucht hat

Wenn Sie für die Buchung von Reisen verantwortlich sind oder Reisenden bei der Buchung ihrer eigenen Reise helfen, müssen Sie wissen, was Sache ist. Sie müssen sich umgehend einen Überblick verschaffen können, um herausfinden zu können, welche Reisenden zusätzliche Unterstützung benötigen.

Sobald die Reisen gebucht wurden, benötigen Sie außerdem einen zentralen Ort für Bestätigungen, Reiseroutendetails, Stornierungsbenachrichtigungen usw. 

9. Einfaches Buchen, einschließlich Selbstbuchungsoptionen für Reisende

Auch wenn Sie Reisende nicht für sich selbst buchen lassen wollen, sollten Sie dennoch den Mitarbeitern, die für die Buchung von Reisen verantwortlich sind, reibungslose Buchungsvorgänge und eine hervorragende Bedienoberfläche zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Selbstbuchungsoptionen zulassen wollen, sollten Sie ein Travel Management System wählen, das Reisende gerne nutzen, das intuitiv zu bedienen ist, ihren Anforderungen entspricht und ihnen Support bietet, wenn sie ihn benötigen. 

10. Wichtige Transportmittel

Sie erwarten von Ihrem Travel Management System eine Auswahl an Flügen, Hotels und höchstwahrscheinlich auch Mietwagen. Aber was ist mit Zügen? Wenn Züge ein gängiges Reisemittel Ihrer Mitarbeiter sind, sollten Sie ein Travel Management System wählen, das diese mit anbietet. 

Warum sollten Sie separat nach Transportmitteln ( und sogar nach Unterkunftsarten wie Airbnb ) suchen, die Ihr Unternehmen regelmäßig nutzt? 

So können Sie Ihre Geschäftsreisen auf einer einzigen Plattform, die einfach zu managen und tracken ist, weiter konsolidieren. 

11. Mobile App für Reisende

Ich weiß. Ich weiß. Es ist quasi 2020. Muss man wirklich prüfen, ob eine mobile App vorhanden ist? Ja, sollte man. Einige Travel Management Systeme verfügen nicht über eigene mobile Apps oder bieten Apps an, deren Verwendung umständlich und schwierig ist. Bevor Sie Ihr gesamtes Team in ein neues Travel Management System einbinden, sollten Sie die App selbst herunterladen und testen. 

12. Speicherung von laufenden Buchungen und gemeinschaftliche Buchungen

Eine gemeinschaftliche Buchung bezieht sich auf einige der zuvor erwähnten Funktionen (wie Genehmigungsworkflows und die Möglichkeit, unvollständige Buchungen zu überprüfen). 

Es handelt sich jedoch um eine überaus wichtige Funktion, sodass es sich lohnt, diese separat zu untersuchen. Die Möglichkeit, gemeinsam zu buchen, kann in verschiedenen Fällen nützlich sein:

• Ihr CEO wählt einen Flug und ein Hotel aus und möchte, dass Sie die Buchung abschließen
• Reisende können die gewünschten Reisen auswählen, aber keine Buchungen abschließen (Sie schließen sie also ab, nachdem sie ihre Optionen ausgewählt haben)
• Eine Reise für mehrere Reisende muss überprüft werden, sodass Sie diese speichern und mit allen gegenprüfen können, bevor Sie die Reise abschließen
• Ein potenzieller Mitarbeiter, Kunde oder Nachwuchstalent wählt seine Reisedetails aus und das Hauptbüro bucht sie

Die Möglichkeiten sind endlos. So wie Sie einen Berichtsentwurf speichern, mit anderen zusammenarbeiten und später darauf zurückkommen können, sollten Sie dies mit einer Reisebuchung tun können. 

13. Erkennen Sie sofort, was bei der Suche der Richtlinie entspricht

Wäre es nicht schrecklich, wenn Ihre Reisenden nicht feststellen könnten, ob ein Hotel, welches ihnen zusagt und welches sie buchen wollen, nicht den Richtlinien entspricht? Ja, das wäre furchtbar. Unabhängig davon, ob es sich um ein Hotel, einen Flug oder eine Zugfahrt handelt, sollten Ihre Reisenden in der Lage sein, festzustellen, ob etwas außerhalb der Richtlinien liegt, bevor sie überhaupt darauf klicken. 

14. Integration von Kostentools

Ihr Travel Management System sollte in Ihr Kostensystem integriert sein. Punkt.

Falls keine Integration verfügbar ist, sollten Sie überprüfen, ob das Travel Management System mindestens eine der folgenden Funktionen anbietet:

• Externe API, damit Ihr Entwicklungsteam Ihr Kostentool integrieren kann
• Benutzerdefinierte Integrationsdienste 

15. Speicherung von Reiseinformationen

Die Buchung von Geschäftsreisen muss nicht 2 Stunden dauern. Wenn Sie die Informationen aller Reisenden in Ihrem Travel Management System speichern (einschließlich des Namens, Reisedokumentlandes und -nummer, Geburtstag usw.), sollte dies viel weniger Zeit in Anspruch nehmen, im besten Fall sogar nur ein paar Minuten. 

16. Speicherung von Treuepunkten

Jedes Unternehmen hat eine andere Richtlinie zu Treuepunkten. Einige Unternehmen erlauben es Reisenden nicht, Punkte auf ihren eigenen Treuekonten zu sammeln, und verlangen stattdessen, dass Geschäftsreisen dem Unternehmenskonto gutgeschrieben werden, damit das Unternehmen die Prämien erhalten kann. 

In jedem Fall sollten Sie ein Travel Management System verwenden, das diese Programmnummern speichert. Auf diese Weise müssen Reisende diese bei einer Buchung nicht jedes Mal neu eingeben. Falls Ihr Unternehmen nur die Punktegutschrift auf dem Unternehmenskonto zulässt, kann ein Büroassistent oder eine Verwaltungsfachkraft diese Programmnummern in das Profil jedes Reisenden einpflegen. 

Wenn Sie unsere Meinung hören wollen: Sie sollten den Reisenden die Punkte gönnen, da es so viele bessere Möglichkeiten gibt, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen!

17. Keine langfristigen Verträge

Wenn Ihnen Ihr Travel Management System nicht gefällt, sollten Sie nicht gezwungen sein, es zu verwenden.

Es gehört der Vergangenheit an, dass man nach Ende eines langem Verkaufszyklus die Sektkorken knallen lässt. Mittlerweile läuft es so, dass ein System erst ausprobiert wird, um zu sehen, ob es passt. Falls nicht, sucht man sich ein anderes. Stellen Sie beim Test der Reisemanagement-Plattform sicher, dass Sie nicht an langfristige Verträge gebunden sind und das sie nur dann für den Service bezahlen, wenn Sie auch wirklich reisen (Pay-per-Use).