Die große Checkliste für Geschäftsreisen – von Planung bis Packliste

Hinter einer Geschäftsreise steckt viel mehr, als sich auf den ersten Blick erahnen lässt – daher ist eine akribische Vorbereitung notwendig. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihre geschäftlichen Ziele auf Reisen erreichen und zugleich eine stressfreie und entspannte Reiseerfahrung machen können. Doch welche organisatorischen Schritte sollten Sie vor Ihrer nächsten Reise auf Ihre To-do-Liste setzen und erledigen? – Das klären wir jetzt Schritt für Schritt.

Als erfahrene:r Geschäftsreisende:r kennen Sie sie vermutlich schon auswendig, als Neuling für Business-Travel sollten Sie sie vor Ihrer Reise aber auf jeden Fall lesen – die

Reiserichtlinien

Ihres Unternehmens. Darin erhalten Sie alle wichtigen Informationen, die Sie für Ihre Reiseplanung benötigen – von Ansprechpartner:innen im Unternehmen über Buchungsoptionen bis hin zu den Vorgaben für Ihr Reisebudget und Vorgehensweisen bei Problemen. Je nach Unternehmen können die Reiserichtlinien sehr umfangreich sein, planen Sie also ausreichend Zeit ein, um sich mit ihnen vertraut zu machen.Einfacher wird das Ganze, wenn Ihr Unternehmen eine spezielle Geschäftsreiseplattform für die Organisation und Buchung von Reisen nutzt. Einige dieser Plattformen, so z. B. auch

TravelPerk

, ermöglichen die direkte Integration der Reiserichtlinien in den Buchungsprozess, sodass Geschäftsreisende von Beginn an nur richtlinienkonform buchen können – schnell und einfach. Über alle weiteren Modalitäten und internen Vorgehensweisen, etwa für den

Dienstreiseantrag

oder die

A1-Bescheinigung

, sollten Sie sich aber weiterhin in den Reiserichtlinien informieren. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Reise ganz im Sinne des Unternehmens organisieren und vermeiden so böse Überraschungen und Probleme.

Die Buchung von Transportmitteln und Unterkunft gehört wohl zu den wichtigsten Schritten der Reisevorbereitung. Hier gibt es für gewöhnlich zwei Vorgehensweisen: Entweder Sie können Ihre Reise selbst buchen oder aber Ihr Unternehmen hat eine:n Ansprechpartner:in für die Buchung. Im besten Fall sollten Sie Ihren Flug und/oder Ihr Hotel direkt buchen bzw. buchen lassen, sobald Sie die genauen Daten der Geschäftsreise erhalten. Eine frühzeitige Buchung nimmt den Druck von Ihnen und stellt sicher, dass Sie nicht in letzter Minute höhere Preise zahlen müssen, den gewünschten Flug verpassen oder in einem ungünstig gelegenen Hotel unterkommen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in der Hochsaison an ein beliebtes Reiseziel oder zu einer stark besuchten Konferenz reisen.Allerdings ist der Geschäftsverkehr auch fließend und Sie müssen stets flexibel sein. Manchmal lassen sich Last-Minute-Reisen einfach nicht vermeiden, aber mit einer guten Organisation und einer strukturierten Checkliste mit allen Aufgaben meistern Sie auch diese spontanen Reisen gekonnt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Büroorganisation, um die Sie sich vor Ihrer Abreise kümmern sollten. Dazu zählt vor allem, dass Sie alle nötigen Unterlagen, Dokumente und Arbeitsmittel, die Sie für Ihre Dienstreise benötigen, an Ihrem Arbeitsplatz organisieren und einpacken. Dazu zählt nicht nur ggf. der Dienstreiseantrag, sondern auch die Organisation aller Unterlagen, die Sie für Ihre geschäftlichen Aufgaben unterwegs benötigen. Sollten wichtige Unterlagen fehlen, etwa Vertragsentwürfe o. Ä., wenden Sie sich ebenfalls rechtzeitig vor Abreise an die zuständigen Abteilungen oder Vorgesetzten. Gleiches gilt, wenn Sie für die Reise noch einen Laptop, Speichermedien oder andere Arbeitsmittel benötigen. Ferner zählt zur Büroorganisation aber auch, dass Sie Ihr Team und Ihre Mitarbeiter:innen auf Ihre Abwesenheit vorbereiten. Verreisen Sie nur für 1-2 Tage, ist dies vielleicht nicht nötig, doch gerade, wenn Sie länger auf Geschäftsreise sind, sollten Sie Ihre Kolleg:innen über wichtige Kund:innen oder Termine und Aufgaben informieren, die erledigt werden müssen. Geben Sie Ihrem Team alle wichtigen Informationen und Unterlagen, die es benötigt, um sich stellvertretend um Ihre Aufgaben zu kümmern. Andererseits müssen Sie auch Ihre Kund:innen über Ihre Abwesenheit informieren. Denken Sie also auch daran, eine Abwesenheitsnotiz, etwa in Ihrem E-Mail-Konto, zu hinterlassen, und richten Sie ggf. eine Telefonumleitung für Ihr Festnetz im Büro ein.Bereits angefangene Aufgaben sollten Sie nach Möglichkeit vor Ihrer Abreise fertigstellen, und alles Weitere sollten Sie entsprechend delegieren. Auf Reisen zu gehen, wenn der Schreibtisch leer ist, ist definitiv angenehmer. Hier noch einmal die kompakte Checkliste für die unternehmens-interne Reiseorganisation im Überblick:

Nachdem Sie sich um die geschäftlichen Vorbereitungen im Unternehmen gekümmert haben, sollten Sie sich auch persönlich auf die bevorstehende Reise vorbereiten. Und auch hierfür haben wir Ihnen eine Checkliste mit den wichtigsten To-dos zusammengestellt:

Überprüfen Sie vor jeder Reise Ihre Reisedokumente – also Ihren Personalausweis, Ihren Reisepass und Ihren Führerschein. Achten Sie hier besonders auf das Gültigkeitsdatum der Dokumente. Viele Länder akzeptieren den Reisepass z. B. nur, wenn er über das Ausreisedatum hinweg noch weitere 6 Monate gültig ist. Vor allem, wenn Sie regelmäßig und oft spontan geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie Ihre Reiseunterlagen regelmäßig prüfen.Ist Ihr Pass abgelaufen, kann Ihnen im schlimmsten Fall eine Ausreise bzw. Einreise verweigert werden und so Ihr Geschäftstermin ins Wasser fallen. Kümmern Sie sich bei Bedarf also rechtzeitig um Ersatz, beantragen neue Dokumente und planen dafür ausreichend Puffer ein. Ein weiteres wichtiges Reisedokument ist das Visum, das Sie für einige Auslandsreisen, wie etwa in die USA, benötigen. Auch hier gilt es, sich rechtzeitig bei den zuständigen Behörden zu informieren und das Visum zeitnah zu beantragen. Welche Unterlagen und Dokumente Sie darüber hinaus auf Reisen immer mit sich führen sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag

„Unterlagen für die Flugreise – diese Dokumente sollten Sie immer dabeihaben“

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Telefon, Kleidung, Reisezubehör wie Kopfhörer oder ein Buch – auf einer Reise benötigt man so einiges. Legen Sie sich daher die wichtigsten persönlichen Gegenstände vor der Reise zurecht und arbeiten Sie hier am besten mit einer konkreten Packliste, auf der Sie alles, das bereits in Ihrem Gepäck verstaut ist, abhaken können. Sei es Kleidung oder Zubehör – mit einer Liste ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas vergessen, um einiges geringer!

Auf Geschäftsreise stellt sich immer wieder die Frage, wer die finanziellen Ausgaben für die Reise trägt und wie diese abgewickelt werden. Legen Reisende Ihre Ausgaben selbst aus und bekommen sie später vom Unternehmen mit der

Reisekostenabrechnung

erstattet, oder wird auf Reisen direkt mit der Firmenkreditkarte bezahlt? Letzteres ist eine beliebte Wahl, da viele Firmenkreditkarten nicht nur Boni, wie etwa integrierte Reiseversicherungen beinhalten, sondern auch den administrativen Aufwand für die Reisenden und das Unternehmen klein halten. Müssen Reisende die Kosten selbst auslegen, müssen sämtliche Belege und Quittungen aufbewahrt und später in Form einer Reisekostenabrechnung zur Prüfung im Unternehmen vorgelegt werden. Um hier keine Fehler zu machen und im schlimmsten Fall auf den Kosten sitzen zu bleiben, sollten Sie vor jeder Dienstreise klären, welche Zahlungsmittel Sie nutzen sollen. Bekommen Sie eine Firmenkreditkarte gestellt, informieren Sie sich unbedingt darüber, wofür Sie diese nutzen dürfen und wie hoch das Guthaben ist – also wie viel Reisebudget Ihnen für alles zur Verfügung steht. Müssen Sie die Kosten auslegen, prüfen Sie Ihre eigenen Zahlungsmittel und ob z. B. Ihre Kreditkarte im Ausland akzeptiert wird oder ob Sie vor Ort Möglichkeiten haben, Bargeld abzuheben. Tipp: Geschäftsreise-Veteranen empfehlen, nur eine einzige Geldkarte mitzunehmen, damit Ihr Geldbeutel nicht zu dick wird und Schäden bei möglichem Verlust oder Diebstahl so gering wie möglich ausfallen. Dennoch sollten Sie immer eine angemessene Summe Bargeld für den Notfall im Portemonnaie haben.

Erreichbarkeit auf Dienstreisen ist ein wichtiges Thema, nicht nur, da Sie immer mit geschäftsbezogenen Anrufen rechnen müssen, sondern auch für den privaten Kontakt zu Familie und Freunden. Prüfen Sie vor Ihrer Reise daher Ihren Handytarif und informieren Sie sich über Möglichkeiten und Kosten für Telefonie und mobiles Internet. Innerhalb der EU gelten einheimische Tarife oft auch im Ausland, verreisen Sie jedoch außerhalb der EU oder gar auf einen anderen Kontinent, sollten Sie sich bei Ihrem Telefonanbieter informieren. Buchen Sie bei Bedarf Upgrades oder wechseln, wenn nötig, den Tarif. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie aber zumindest mit internetbasierten Kommunikationsoptionen wie etwa Skype mit Ihrem Büro oder Ihrer Familie zu Hause in Kontakt bleiben.

Auch auf Geschäftsreisen kann, wie bei jeder anderen Reise, immer etwas schiefgehen – sei es eine Flugverspätung oder ein medizinischer Notfall. Umso wichtiger ist es, dass Sie vor der Abreise Ihren Versicherungsschutz prüfen (v. a. Auslandskrankenversicherung) und mit Ihrem Arbeitgeber klären, welche zusätzlichen Versicherungen nötig sind und wie diese abgeschlossen werden (vom Unternehmen oder vom Reisenden). Im selben Zug sollten Sie auch klären, welche Notfallnummern Ihnen zur Verfügungstehen, also wer Ihre Ansprechpartner:innen im Unternehmen oder bei den Versicherungen sind, wenn auf Reisen ein Problem auftritt. Diese Notfallnummern sollten ein fester Bestandteil Ihrer Reiseunterlagen sein.

Eine der schöneren Reisevorbereitungen ist es, sich mit seinem Reiseziel vertraut zu machen – denn dazu zählt nicht nur, dass Sie den Weg vom Hotel zu Ihrem Arbeitsplatz kennen. Nutzen Sie also Ihre Recherchefähigkeiten oder Ihre Kontakte in den sozialen Medien, um sich im Voraus über Ihr Reiseziel und Aktivitäten vor Ort zu informieren. Achten Sie auf Insider-Tipps für Sehenswürdigkeiten, Restaurants oder Geschäfte und planen Sie etwas für Ihre Freizeit. Sei es eine Runde Shopping, eine Session im Fitnessstudio oder einfach nur ein schönes Essen – mit kleinen Pausen zwischen Ihren beruflichen Verpflichtungen werden Sie auch auf Reisen zufriedener und produktiver sein. Doch sich näher mit dem Reiseziel und der dortigen Kultur auseinanderzusetzen, kann auch sehr wichtig für anstehende Geschäftstermine sein. So sind z. B. im asiatischen Raum besonders höfliche Umgangsformen mit Arbeitskolleg:innen oder Geschäftspartner:innen normal und die Etikette sollte auch von ausländischen Reisenden eingehalten werden. Auch auf solche Dinge gilt es bei der Reisevorbereitung zu achten.

Kommen wir nun zum letzten Teil der Checkliste, nämlich zur altbekannten und bewährten Packliste für den Koffer. Auch die Vorbereitung dieser sollte vor allem auf Geschäftsreisen ernst genommen werden, denn anhand dieser Liste entscheidet sich am Ende, was tatsächlich in Ihrem Koffer landet und mit auf Reisen genommen wird. Jede Reise ist dabei anders. Was oder wie viel Sie auf Ihrer Geschäftsreise mitnehmen, hängt dabei von der Dauer der Reise und dem Reiseziel ab. Folgende weitere Faktoren spielen ebenfalls eine Rolle:Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren und der Dauer der Reise sollten Sie sich dann eine detaillierte Packliste mit allen Kleidungsstücken und weiteren Dingen machen, die Sie benötigen. Denken Sie dabei sowohl an Ihre beruflichen Verpflichtungen als auch an Ihre Freizeit, die Sie vor Ort verbringen werden. Packen Sie also Klamotten für entsprechende Anlässe ein und decken Sie sich mit genug Lesestoff, Filmen etc. für Ihre Unterhaltung ein. Bei der Organisation Ihrer Packliste werden Sie auch schnell feststellen, dass es zwei Arten von „Essentials“ gibt:Es kann hilfreich sein, die Packliste auch in diese beiden Kategorien zu unterteilen, das kann das Packen zusätzlich erleichtern. Tipp: Bei kurzen Reisen nutzen viele Geschäftsreisende bevorzugt das Handgepäck, vor allem wenn Sie mit dem Flugzeug fliegen. So vermeiden Sie nicht nur lange Wartezeiten bei der Gepäckaufgabe am Flughafen, sondern können auch sicher sein, dass Ihr Gepäck nicht auf dem Weg verloren geht oder sich verspätet. Da das Handgepäck in der Regel aber eher klein ist, müssen Sie Ihre Packliste entsprechend anpassen und die Anzahl der mitgenommenen Gegenstände reduzieren. Doch durch cleveres Packen, etwa durch Rollen der Kleidung oder mithilfe von Packwürfeln, bekommen Sie auch in kleine Koffer sehr viel hinein.

Damit Sie sich einen ersten Überblick verschaffen und eine Inspiration für Ihre eigene Checkliste erhalten, haben wir Ihnen eine ausführliche Beispiel-Packliste für Ihren Koffer zusammengestellt. Diese können Sie bequem als Vorlage nutzen und individuell ergänzen:

Doch halt! Bevor Sie sich jetzt an die Erstellung Ihrer eigenen Checkliste für Geschäftsreisen machen, möchten wir Ihnen abschließend noch einige weitere nützliche Tipps mit auf den Weg geben.  

Handgepäck

wird von langjährigen Geschäftsreisenden bevorzugt, weil es vor und nach dem Flug Zeit spart, nicht verloren geht und man nicht zu viel einpacken muss. Die kleinen Koffer gibt es dabei in vielen verschiedenen Ausführungen, so auch in speziellen Business-Varianten, die mit zahlreichen Funktionen speziell für bequeme und effiziente Geschäftsreisen aufwarten. Investieren Sie hier in gute Qualität, haben Sie einen langjährigen und zuverlässigen Begleiter auf Reisen, der nicht bei jeder kleinen Erschütterung kaputt geht. Achten Sie zudem auf praktische Komponenten, wie etwa Rollen unter dem Koffer – vier sind hier besser als zwei – so ersparen Sie sich beim Transport des Gepäcks einiges an Mühe. Tipp: Auch wenn Sie hochwertige Qualität kaufen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Gepäck nicht zu extravagant bzw. „offensichtlich teuer“ aussieht. Dies könnte Sie zu einem Ziel für potenzielle Gepäck-Diebstähle machen.

Viele Reisende bevorzugen es, auf Reisen eher Rucksäcke mitzunehmen als klassische Handtaschen oder Aktentaschen. Rucksäcke bieten schlicht den Vorteil, dass sie ein größeres Volumen haben und leichter zu transportieren sind.Ebenso wie Koffer gibt es auch Rucksäcke mittlerweile in vielen geschäftsfreundlichen Designs, die sowohl während des Flugs als auch am Zielort für Ordnung sorgen. Für technikbegeisterte Reisende gibt es intelligente Rucksäcke mit allerlei Gadgets und Spielereien, wie etwa: Handy-Apps, Fingerabdruck-ID zum Ver- und Entriegeln, integrierter Waage, GPS, integrierten Ladegeräten oder mit einem Warnsystem, das Reisende benachrichtigt, wenn sie sich zu weit vom Gepäckstück entfernen. Möchten Sie Ihre Tasche nicht permanent auf dem Rücken tragen, so empfiehlt es sich, einen Rucksack zu wählen, der sich bequem über den Griff Ihres Koffers schieben und so befestigen lässt. 

Die Art und Weise des „richtigen Packens“ entscheidet darüber, wie viel Sie in Ihrem Koffer unterbringen. Hier kann es sich lohnen, einige Pack-Tipps und -Tricks zu recherchieren, wie etwa das Aufrollen der Klamotten statt dem klassischen Zusammenlegen. Auch Kofferzubehör, wie Packwürfel oder kleine Aufbewahrungstaschen, machen Ihnen die Organisation des Koffers einfacher.

Sie können Ihr Gepäck für Geschäftsreisen so effizient wie möglich gestalten, indem Sie gewisse Dinge so zusammenstellen, dass sie sofort einsatzbereit sind.Anstatt Ihren Kulturbeutel jedes Mal neu aufzufüllen, wenn Sie verreisen, lassen Sie Ihre üblichen Artikel zu Hause und stellen für die Reise eine separate Sammlung zusammen. Mit einem vollständigen Kulturbeutel inkl. Reiseapotheke, der bereits in Ihrem Handgepäck verstaut ist, sparen Sie Zeit und müssen sich keine Gedanken mehr über vergessene Gegenstände machen.Das Gleiche gilt auch für Ihre technischen Geräte. Sie können sich schnell in unzähligen Kabeln, Ersatzbatterien, Netzteilen und tragbaren Wi-Fi-Anschlüssen verheddern, ganz zu schweigen von den Geräten selbst. Daher investieren viele Geschäftsreisende gern in Geräte mit kompatiblen Anschlüssen und Ladegeräten. Genau wie bei Ihren Hygieneartikeln sollten Sie eine Tasche mit dem immer benötigten technischen Zubehör zusammenstellen und diese ebenfalls in Ihrem Handgepäck oder Ihrer persönlichen Reisetasche verstauen. So sparen Sie Zeit und müssen sich keine Sorgen mehr machen, etwas Wichtiges zu Hause zu lassen. Oder ein wichtiges Kabel zu verlieren.

Einer der besten Tipps für Geschäftsreisen ist die Anschaffung eines speziellen Reiseportemonnaies. Dieses ersetzt Ihr normales Portemonnaie, und bietet dabei nicht nur Platz für die wichtigsten Ausweise, Geldkarten und Bargeld, sondern dient gleichzeitig auch als Mappe für wichtige Reisedokumente (etwa Reisepass, bei geeigneter Größe). So können Sie alle wichtigen Reiseunterlagen an einem Ort verstauen. Die meisten Reisebrieftaschen sind dabei kompakt und schlank, aber dennoch sicherheitsbewusst konstruiert, mit schnittfester Außenseite und RFID-abweisendem Innenfutter, das die Karten vor unerlaubtem Scannen schützt.

Auf Ihrer Packliste sollten nicht nur notwendige Dinge stehen, sondern auch solche, die Ihrem körperlichen Wohlbefinden zugutekommen. Vor allem Geschäftsreisen können einem körperlich und mental viel abverlangen, umso wichtiger ist es, auf den Reisekomfort und die Gesundheit zu achten. Packen Sie sich für die Reise ausreichend zu trinken und gesunde Snacks ein, die Sie mit Vitaminen versorgen – so bleiben Sie fit.Weitere Tipps und Tricks, wie Sie lange Reisen am besten überstehen, finden Sie auch in unserem Beitrag

„Tipps für den Langstreckenflug – so überstehen Sie lange Flugreisen“

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Geschäftsreisende müssen unterwegs sowohl an die persönliche Sicherheit als auch an die Datensicherheit Ihrer geschäftlichen Unterlagen denken. Daher sollten Sie je nach Reiseziel zusätzliche Gepäckschlösser oder auch ein tragbares Türschloss auf Ihre Packliste setzen.

Viele Reisende meinen es bei der Reiseapotheke zu gut und packen zu viele Medikamente ein, andere wiederum haben noch nicht einmal Pflaster dabei. Doch tatsächlich kann es sehr hilfreich sein, zumindest eine gewisse medizinische Grundausstattung, wie etwa Kopfschmerztabletten, einzupacken. Es gibt auch Verbandkästen und Erste-Hilfe-Sets speziell für Reisen, die mit ihrem kleinen Format auch ins Handgepäck passen. Okay, nun ist es an der Zeit, dass Sie Ihre eigene Checkliste erstellen. Mit der Zeit werden Sie Ihre Listen immer effizienter gestalten können und werden so zu einem echten Profi in Sachen Reise- und Gepäck-Organisation.

Wenn Sie sich nicht ausreichend auf Ihre Geschäftsreise vorbereiten und im Vorfeld nicht alle wichtigen To-dos erledigen, kann das zu Stress auf der Reise führen und im schlimmsten Fall sogar Ihre geschäftlichen Ziele beeinträchtigen. Wenn Sie z. B. wichtige Unterlagen oder Verträge vergessen, so kann das die geplanten Geschäftstermine negativ beeinflussen. Aus diesem Grund sollten Sie sich vor Ihrer nächsten Dienstreise eine Checkliste für Ihr Reisemanagement und Ihre Reiseorganisation machen.

Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise fallen verschiedene Tätigkeiten an, von der Erstellung einer Packliste bis hin zur Büroorganisation und der Abwicklung geschäftlicher Aufgaben vor der Abreise. Bei Dienstreisen ist es also wichtig, nicht nur die persönlichen Vorbereitungen im Blick zu behalten, sondern auch die geschäftlichen – so müssen Sie z. B. auch Ihr Team oder Ihre Kolleg:innen auf Ihre Abwesenheit vorbereiten.

Generell empfiehlt es sich, die Dienstreise direkt zu planen, sobald die Daten für diese feststehen und die Teilnehmer:innen Ihre Zusagen erteilt haben. Eine frühzeitige Buchung etwa kann Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei nicht nur Geld, sondern auch kurzfristigen Planungsstress ersparen. Ähnlich verhält es sich bei längeren oder vor allem aufwendigeren Auslandsreisen (etwa mit mehreren Zwischenstopps oder Reisezielen). Hier kann eine rechtzeitige Buchung verhindern, dass Sie Kompromisse bei Transportmitteln oder Unterkünften eingehen müssen. Doch auch mit Ihrem persönlichen Reisemanagement sollten Sie nicht zu lange warten. Eine wiederverwendbare Checkliste für Ihre wichtigsten To-dos und eine Packliste können Ihnen Ihre Planung dabei um einiges erleichtern.