Die 6 besten Anbieter für Geschäftsreisen

Rund 20 % aller Reisen sind geschäftlich. Allein in den USA waren das vor der Pandemie rund 1,3 Millionen Geschäftsreisende täglich – und diese Zahlen steigen nun wieder an. Angesichts dieser Statistiken ist es nicht verwunderlich, dass Geschäftsreisen in einem Unternehmen regelmäßig Kopfschmerzen bereiten, wenn sie intern verwaltet werden. Daher kommen oft Reisemanagementunternehmen oder Geschäftsreisebüros ins Spiel, um den Prozess zu optimieren.

Geschäftsreisebüros verwalten Geschäftsreisen, um dem Kunden sowohl Zeit als auch Geld zu sparen. Sie sind darauf spezialisiert, die besten Angebote für reisende Mitarbeiter zu finden, damit Sie sich nicht darum kümmern müssen. Dadurch haben sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, für die die Geschäftsreise ja eigentlich unternommen wird.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die Optionen, die Ihnen bei der Auswahl einer Reisemanagementlösung zur Verfügung stehen. Folgende Themen werden wir uns ansehen:

• Was ist der Unterschied zwischen einem Online-Buchungstool und einem Reisemanagementunternehmen?
• Die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Reisemanagementunternehmen und Aspekte, die bei der Auswahl zu beachten sind
• Top-Empfehlungen für Reisemanagementunternehmen und ein Vergleich mit TravelPerk (der umfassenden Reisebuchungsplattform), damit Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen

Was ist ein Online-Buchungstool?

Ein Online-Buchungstool (OBT) ist ein Tool, das von Unternehmen für die Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Geschäftsreisen verwendet wird. Online-Buchungstools sind nicht gleichzusetzen mit Reisemanagementunternehmen. Die meisten Reisemanagementunternehmen bieten zwar ein Online-Buchungstool an, doch nicht alle Online-Buchungstools gehören zu einem Reisemanagementunternehmen. OBT bieten zwar Reiselösungen an, aber oft nicht die Unterstützung, die ein Reisemanagementunternehmen leistet.

Einer der Hauptvorteile eines Reisemanagementunternehmens ist, dass es Ihre Reisen – egal, ob Flüge, Hotelzimmer, Mietwagen, Versicherung oder alles andere, was Sie für Ihre Geschäftsreise benötigen – über ein OBT verwaltet. 

Moderne Reisemanagementunternehmen werden daher besser als Reisemanagementplattformen bezeichnet, da sie den Kunden ihre Reisemanagementsoftware bei einer Zusammenarbeit oft zur Verfügung stellen. 

Früher haben Reisemanagementunternehmen nur die Buchung übernommen. Fortschritte in der Reisebranche, der Reisetechnologie und veränderte Anforderungen der Kunden haben den Weg für Reisemanagementplattformen bereitet, die eine Mischung aus Tradition und Technologie darstellen.

Warum mit einem Reisemanagementunternehmen zusammenarbeiten?

Reisemanagementunternehmen bieten eine Vielzahl an Vorteilen gegenüber herkömmlichen Online-Buchungstools. Sie nehmen Ihnen bei Geschäftsreisen nicht nur jede Menge Arbeit und Stress ab, sondern haben noch weitere Vorteile.

Sie sind erfahren

Reisemanagementunternehmen sind Experten für Geschäftsreisen. Sie bezahlen nicht einfach jemanden, der sich durch ein OBT klickt, sondern arbeiten mit einem erfahrenen Kundenbetreuer zusammen, der ein gutes Angebot instinktiv erkennen kann. 

Die Mitarbeiter kümmern sich auch in etwaigen Notfällen um Sie – Sie müssen also keine Panik haben, wenn Sie Ihren Flug verpassen.

Sie sind organisiert

Egal, ob Boarding-Pässe oder Hotelreservierung: Der Papierkram, den Geschäftsreisen mit sich bringen, kann überwältigend sein, insbesondere wenn man für große Gruppen bucht. Geschäftsreisebüros kümmern sich um den Papierkram und stellen die Unterlagen auf möglichst einfache Weise bereit, damit Sie sich auf das größere Ganze konzentrieren können.

Sie sind informiert

Wenn Mitarbeiter geschäftlich reisen, halten sie dabei ein Geschäftsreiseprogramm oder eine entsprechende Richtlinie ein. Diese Richtlinien unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und umfassen alle Regeln, die Mitarbeiter bei Geschäftsreisen beachten müssen. 

Reisemanagementunternehmen buchen Ihre Reisen gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie beraten Ihre Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise gehen, auch darüber, wie diese die Anforderungen der Geschäftsreise erfüllen und gleichzeitig die Reiserichtlinie einhalten können, damit es bei der Rückkehr keine unangenehmen Überraschungen gibt.

Sie sind vernetzt

Reisemanagementunternehmen verbringen Jahre damit, Partnerschaften mit Reise- und Gastgewerbeunternehmen auf der ganzen Welt aufzubauen. Ein Hotel teilt Ihnen vielleicht mit, dass es ausgebucht ist – ein Reisemanagementunternehmen dagegen erhält möglicherweise eine ganz andere Antwort. Sie erhalten auch bei vielen Gelegenheiten exklusive Preise, sodass Sie ein besseres Angebot erhalten als bei einer direkten Buchung.

Worauf müssen Sie bei der Auswahl eines Reisemanagementunternehmens achten?

Es gibt viele Reisemanagementunternehmen auf dem Markt. Daher sollten Sie sich zunächst bewusst machen, wonach Sie suchen. Berücksichtigen Sie folgende Punkte bei Ihrer Entscheidung.

Wofür steht das Reisemanagementunternehmen?

Sie sollten mit einem Geschäftsreisebüro zusammenarbeiten, das Ihre unternehmerische Herangehens- und Sichtweise teilt. Es ist wichtig, dass das von Ihnen gewählte Reisemanagementunternehmen Ihre Firmenkultur versteht und dazu passt. Sie werden bei der Organisation Ihrer Geschäftsreisen nämlich eng mit diesem Unternehmen zusammenarbeiten, also stellen Sie sicher, dass Sie beide am gleichen Strang ziehen.

Wie groß ist das Reisemanagementunternehmen?

Größere Reisemanagementunternehmen arbeiten wahrscheinlich mit mehr nützlichen Reiseanbietern zusammen – wovon auch Sie profitieren können. Aufgrund der jahrelangen Zusammenarbeit werden oft exklusive Tarife für bestimmte Reiseanbieter geboten. Berücksichtigen Sie diese Partnerschaften, da Sie bei Ihren Geschäftsreisen mit diesen Anbietern reisen bzw. in deren Unterkünften übernachten.

Bietet das Geschäftsreisebüro eine Lösung für Sie?

Es gibt, unabhängig von der Größe, für jedes Unternehmen die passende Reisemanagementlösung. Traditionelle Geschäftsreisebüros konzentrieren sich oft auf Lösungen für größere Kunden. In den letzten Jahren setzen viele jedoch auch auf Lösungen für KMUs. Für ein gutes Reisemanagement ist es unerlässlich, ein zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passendes Reisemanagementunternehmen zu finden.

Was hat das Reisemanagementunternehmen sonst noch zu bieten?

Reisemanagementunternehmen vertrauen in der Regel auf fortschrittliche Technologie wie Automatisierung und KI, um Ihrem Unternehmen den bestmöglichen Service zu bieten. Egal, ob Sie Support rund um die Uhr oder ein benutzerfreundliches OBT wünschen: Sehen Sie sich verschiedene Optionen an und wählen Sie die für Sie beste aus. Sie können aber auch weiterlesen und unseren Vergleich der führenden Reisemanagementunternehmen ansehen.

Top-Empfehlungen für Ihr Geschäftsreisemanagement

Wenn es um tolle Reisemanagementunternehmen geht, haben Sie die Qual der Wahl. Das digitale Zeitalter hat auch vor der Reisebranche nicht Halt gemacht, sodass heute wunderbare Optionen für Unternehmen aller Größe verfügbar sind. Hier sind unsere Top-Empfehlungen, wobei TravelPerk die unangefochtene Nummer 1 ist.

1. TravelPerk

TravelPerk ist ein Reisemanagementunternehmen, dass Sie bei Ihren Überlegungen auf jeden Fall in Betracht ziehen müssen. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir die beste Lösung für Geschäftsreiseprogramme sind, die derzeit verfügbar ist – doch überzeugen Sie sich selbst bei einem vollständigen Überblick über die Funktionen! 

TravelPerk ist bestrebt, die beste Reiselösung ohne die oben erwähnten Schwierigkeiten oder technischen Probleme bieten. Geschäftsreisen sind nicht in Stein gemeißelt – unsere flexiblen Lösungen zeigen, dass das auch nicht nötig ist. Durch unseren tiefen Einblick in die Branche haben wir erkannt, was notwendig ist, und bieten Ihnen daher bei Geschäftsreisen mehr Service und Unterstützung als jedes andere Reisemanagementunternehmen.

Erweiterte Buchungsmöglichkeiten

TravelPerk bietet die weltweit größte Auswahl an Reisedienstleistern, die von Fluggesellschaften bis hin zu Hotels reichen. Darunter befindet sich auch eine Vielzahl an günstigen Anbietern, damit wir sicherstellen können, dass unsere Kunden die besten verfügbaren Angebote erhalten.

Preisgekrönte Technologie

Unsere Systeme erleichtern die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen und ermöglichen das Erstellen von detaillierten Berichten, sodass nach Ihrer Reise kein lästiger Papierkram anfällt. Außerdem bieten wir eine vollständige Lösung zur Mehrwertsteuerrückforderung, die von unseren Teams und unserer Technologie unterstützt wird.

Tolle Reiseerfahrung 

Von Anfang bis Ende ist das Kundenerlebnis mit TravelPerk überwältigend positiv. Wir sind im Durchschnitt innerhalb von 15 Sekunden für unsere Kunden da, und sowohl Unternehmen als auch Geschäftsreisende sind von der einfachen Buchung und dem genialen Reiseerlebnis beeindruckt.

Einhaltung der Reiserichtlinien

Mithilfe von Automatisierungslösungen stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Geschäftsreiserichtlinien jederzeit einhalten, sodass keine Fehler vorkommen und Sie vor keinen bösen Überraschungen stehen. Ihre Mitarbeiter können nämlich nur Reisen buchen, die den Vorgaben Ihrer Unternehmensrichtlinie entsprechen. 

Wir stellen sicher, dass Sie Ihre Reisedaten und Richtlinien jederzeit in Echtzeit zur Hand haben. Wenn ein Mitarbeiter eine Reise buchen möchte, die nicht den Richtlinien entspricht, muss diese erst freigegeben werden. 

Vordenker für die Zukunft

Wir sind stets bestrebt, besser zu werden, und investieren die dazu notwendigen Ressourcen. Die Reisemanagement-Berichtsfunktionen und die Integrationsmöglichkeiten in HR- und Spesenmanagement-Tools sind wunderbare Beispiele dafür. 

2. SAP Concur

Wenn es um die besten Reisemanagementunternehmen geht, ist SAP Concur eine Lösung, auf die viele vertrauen. Das 1993 gegründete Reisemanagementunternehmen wurde 2014 von SAP übernommen. Laut eigener Angaben hat das Unternehmen folgende Stärken:

1. Zusammenarbeit mit einigen der größten Marken
2. Einfache Nachverfolgung von Spesen und Spesenabrechnung
3. Viele verbundene Apps wie Uber und Airbnb

Das Reisemanagementunternehmen ist ein Teil von SAP, wodurch es sich gut in das SAP-System integrieren lässt. Es gibt jedoch auch Bereiche, in denen SAP Concur schon veraltet ist. Folgende Höhepunkte von TravelPerk erwähnen unsere Kunden, wenn sie unsere Lösung mit SAP Concur vergleichen:

1. TravelPerk bietet ein unglaubliches, hochwertiges Benutzererlebnis
2. Umfangreicherer und besserer Zugang zu internationalen Reisemöglichkeiten
3. Mehrwertsteuerrückerstattung: 20 % Einsparung von Geschäftsreisekosten 

Die Implementierung von SAP Concur dauert sechs bis acht Wochen. Zudem ist eine Schulung nötig, bevor die Plattform genutzt werden kann. Bei TravelPerk können innerhalb von wenigen Minuten kostenlose Konten eingerichtet werden. Wenn Sie sich für einen Premium- oder Pro-Plan entscheiden, ist die Einrichtung nach nur zwei Wochen abgeschlossen. 

Dank der offenen API und der Integrationen ist die Benutzerverwaltung bei TravelPerk viel einfacher. Unsere SCIM User Provisioning API ermöglicht Benutzern, die Mitglieder des Unternehmens über einen unserer unterstützten IdPs zu verwalten (d. h. zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen). Auch eine direkte Verbindung mit der API ist möglich.

3. Egencia

Egencia war einst die Reisemanagementlösung der Expedia Group, wurde jedoch vor Kurzem von American Express Global Business Travel (AMEX) übernommen. 

Laut eigenen Angaben hilft Egencia Ihnen beim Management von Reiserisiken, unterstützt Reisende und trägt dazu bei, den ROI Ihres Geschäftsreiseprogramms zu maximieren. Egencia gibt an, folgende Vorteile zu bieten:

1. Mehrwertsteuerrückerstattung und -Rückforderung
2. Sorgfaltspflichts- und Risikomanagement
3. Reiseangebote aus den bekannten Marken von Expedia

Das Unternehmen behauptet auch, dass die Lösung innerhalb einer Woche vollständig eingerichtet ist. Bewertungen, die diese Behauptung stützen, sind jedoch rar gesät. 

TravelPerk bietet dagegen eine einfache Einrichtung und eine erstklassige mobile App, mit der Sie Geschäftsreisen auch unterwegs buchen können. Unser Angebot umfasst auch günstige Anbieter, sodass unsere Kunden weitere Kosten einsparen können. 

Hier haben wir einige Aussagen von Kunden gesammelt, die überzeugt sind, dass TravelPerk Egencia im Geschäftsreisemanagement um Längen übertrifft:

1. Freemium-Modell, einfaches Preissystem und kein Mindestvertrag
2. Keine zusätzlichen monatlichen Gebühren oder versteckten Kosten
3. FlexiPerk: Buchen Sie jede Art von Reiseoption – egal ob Flug, Hotelzimmer, Mietwagen oder Bahnticket  – und stornieren Sie jederzeit. Wir stellen keine Fragen. Erhalten Sie bis zu 80 % Ihrer Ausgaben zurück.
4. GreenPerk: Erhalten Sie umsetzbare Echtzeit-Daten zu den CO2-Emissionen Ihres Unternehmens. Kompensieren Sie 100 % des CO2-Ausstoßes, der durch Ihre Geschäftsreisen verursacht wird, durch eine kleine Spende pro Reise. 

TravelPerk bietet dieselben Vorteile wie Egencia, ohne dessen Schwachstellen zu haben. Durch das komplizierte Preismodell von Egencia entstehen für den Kunden oft unerwartete Kosten. TravelPerk ist hingegen bestrebt, die Ausgabenverwaltung so einfach wie möglich zu machen, indem Ihre Kosten niedrig, transparent und planbar bleiben.

4. AMEX GBT

American Express Global Business Travel ist ein multinationales Unternehmen für die Verwaltung von Reisen und Meetings mit Sitz in New Jersey in den USA. Das Unternehmen bedient Märkte auf der ganzen Welt und bietet seit 2013 Geschäftsreiselösungen an.

Die Reiselösungen von AMEX GBT sind in der Regel für größere Unternehmen konzipiert, weshalb das Unternehmen Egencia aufgekauft hat, um auch ein Produkt für KMUs bieten zu können. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie die beste Lösung für Ihre Geschäftsreisen suchen. Das Angebot von AMEX GBT umfasst:

1. Risikowarnungen und direkte Kommunikation bei Störfällen
2. Vorverhandelte Preise und 2 Millionen Unterkunftsmöglichkeiten
3. Zusammenarbeit, um den Wert und die Effizienz Ihres Reiseprogramms zu maximieren

Es kann verlockend sein, beim Reisemanagement mit einem großen Namen wie AMEX zusammenzuarbeiten. Ein Vergleich zeigt jedoch, dass TravelPerk dieselben Funktionen und sogar noch mehr bietet. TravelPerk versucht, Ihre Geschäftsreisen durch folgende Angebote zu vereinfachen:

1. Das größte Reiseangebot der Welt mit Flügen, Hotels, Bahnverbindungen und mehr
2. Kundendienst, der innerhalb von 15 Sekunden für Sie da ist 
3. FlexiPerk: jederzeit mögliche Stornierung mit bis zu 80 % Rückerstattung Ihrer Kosten
4. TravelCare: verifizierte, aktuelle Sicherheitsinformationen für Ihre Reiseziele

TravelPerk konzentriert sich ausschließlich auf Geschäftsreisen – bei uns dreht sich also alles darum, die besten Reiselösungen für unsere Kunden zu finden.

5. BCD Travel

BCD Travel mit Hauptsitz in den Niederlanden ist weiterer Gigant in der Welt des Geschäftsreisemanagements. Das Unternehmen hat Niederlassungen in 109 Ländern und bietet Unternehmen auf der ganzen Welt Reisemanagementlösungen an.

Es handelt sich dabei um ein traditionelles Geschäftsreisebüro, bei dem je nach Größe des Kunden über einen Kundenbetreuer oder ein Online-Buchungstool gebucht wird. BCD Travel sieht sich selbst aus folgenden Gründen als führendes Reisemanagementunternehmen:

1. Software-Suite mit drei separaten Plattformen für Unternehmen zur Verwaltung von Reisen
2. Zugriff auf APIs, die in Plattformen integriert werden, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen
3. Lösungen für KMUs

Durch seine vielen Partner kann BCD Travel eine Vielzahl an Lösungen bieten. Die Arbeitsweise des Unternehmens könnte man jedoch als ein wenig veraltet bezeichnen. 

TravelPerk ist unermüdlich bestrebt, die Reisemanagementbranche innovativ neu zu prägen und das beste Reisemanagementunternehmen zu sein. Unsere Kunden sind überzeugt davon, dass wir mehr zu bieten haben als BCD Travel:

1. Sieben-Sterne-Kundendienst: Reaktionszeit von 15 Sekunden, rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr verfügbar, keine Bots. 
2. Flexible Buchung von Geschäftsreisen mit FlexiPerk
3. Einfache Oberfläche und benutzerfreundliches Buchungstool

TravelPerk bietet grundlegendes Reisemanagement und noch vieles mehr. Vom Online-Buchungstool bis hin zum hochwertigen Kundendienst erwartet unsere Kunden immer beste Betreuung bei allen Angelegenheiten für ihre Geschäftsreisen.

6. TravelBank

TravelBank ist ein weltweit tätiges Unternehmen für Spesen- und Geschäftsreisemanagement, das eine End-to-End-Lösung anbietet, die das Reisen erleichtert. Das Unternehmen entwickelte zunächst eine mobile Lösung, da es wusste, dass die Mehrheit seiner Nutzer Geschäftsleute sind, die unterwegs sind. Zu den wichtigsten USPs gehören laut TravelBank:

• Eine All-in-One-Plattform, die Reisen und Ausgaben umfasst
• Benutzerfreundliche Plattform
• Unterstützt Tausende von Firmen- und Privatkarten

TravelPerk bietet all dies auch und senkt gleichzeitig die Gesamtkosten. Diese Vorteile geben unsere Kunden an, wenn Sie TravelPerk mit anderen Lösungen vergleichen:

1. Erstklassiger interner Support, durch den TravelPerk einen vollständigen Überblick hat 
2. Größeres Angebot und dadurch bessere Preise und Buchungsoptionen, wenn diese benötigt werden
3. Schnelleres Entwicklungstempo, bei dem Feedback stets in die Verbesserung der Funktionen einbezogen wird
4. TravelCare: zuverlässige und verifizierte Sicherheitsinformationen für die Reisen

TravelPerk bietet zudem ein transparentes, einfaches Preismodell, um am Ende nicht vor bösen Überraschungen zu stehen. Dank unserem Sieben-Sterne-Support und dem freundlichen Online-Buchungstool werden sowohl Inlandsreisen als auch internationale Reisen für große und kleine Teams zum Kinderspiel.

Traditionelle Geschäftsreisebüros

Geschäftsreisebüros gibt es schon seit einiger Zeit und die Branchenriesen haben jahrelang Netzwerke und Verbindungen auf der ganzen Welt aufgebaut. Zu diesen Geschäftsreisebüros zählen:

• CWT
• FCM Travel
• Travel CTM
• Corporate Traveler

Auch wenn sich die Reisemanagementbranche bereits enorm weiterentwickelt hat, vertrauen viele Unternehmen aus verschiedenen Gründen noch immer auf traditionelle Geschäftsreisebüros. Zu diesen Gründen gehören:

1. Treue: Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren mit ihrem Reisebüro zusammen.
2. Personalisierung: Es besteht eine Beziehung zum Kunden.
3. Administrator-Vorteile: Nach jahrelanger Zusammenarbeit erhalten sie eine Sonderbehandlung.
4. Sorgenfrei: Der Buchungsprozess wird für das Unternehmen übernommen.

Traditionelle Geschäftsreisebüros hatten nicht nur Zeit, Beziehungen zu Reise- und Unterkunftsanbietern aufzubauen, sondern auch zu ihren Kunden. Die Kunden haben jahrelang qualitativ hochwertigen Service vom Geschäftsreisebüro ihres Vertrauens erhalten und werden nicht ohne guten Grund wechseln.

Es gibt jedoch einen guten Grund: Traditionelle Geschäftsreisebüros verwenden oft eine veraltete technische Infrastruktur und veraltete Kommunikationsmittel, zum Beispiel ein ewiges Hin und Her per E-Mail oder Telefonanrufe, die einfach nicht notwendig sind. Hier haben wir für Sie weitere Gründe angeführt, warum traditionelle Geschäftsreisebüros den Bedürfnissen moderner Geschäftsreisender nicht mehr gerecht werden:

• Zeitaufwand: Das ewige Hin und Her verschwendet wertvolle Zeit.
• Begrenzte Angebote: Kunden finden oft bessere Angebote, wenn sie online buchen.
• Schlechter Service: Kunden können den Kundendienst nicht rund um die Uhr nutzen, und wenn doch, ist am anderen Ende oft nur ein Bot.
• Veraltet: alte Technologie und ein schlechtes Benutzererlebnis, die beide dringend auf den neuesten Stand gebracht werden müssen
• Teuer: Kunden sollten für den Support nicht extra bezahlen – tatsächlich ist dies jedoch häufig der Fall.

Es hängt ganz von den Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens ab.

Zusammenfassung

Reisemanagement muss keineswegs stressig sein – mit ein wenig Aufwand bei der Suche nach der richtigen Lösung sind Sie für den Erfolg in der Zukunft bestens gerüstet. Es gibt zwar viele Optionen auf dem Markt, aber wir bei TravelPerk wissen, dass wir die beste Reisemanagementlösung bieten, die es gibt.

Durch kompetente Teams, die am Benutzer orientierte Technologie und unseren erstklassigen Kundendienst heben wir uns von der Masse ab. Wir vereinen das Wissen und die Auswahlmöglichkeiten eines traditionellen Geschäftsreisebüros mit dem Design, der Flexibilität und dem tollen Service einer modernen Reisemanagementplattform. 

Wir hoffen, dass wir Ihre Fragen zu den besten Reisemanagementlösungen beantworten können. Zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen und mehr darüber zu erfahren, was TravelPerk für Sie tun kann.