Case Study: Bolt

Come Bolt ha scalato il proprio programma di viaggi aziendali con TravelPerk

La rapida crescita dell’azienda ha spinto Bolt a semplificare il processo di prenotazione dei viaggi.

Presente in oltre 600 città in 50 paesi, la missione di Bolt è ridurre la necessità di usare automobili private in tutto il mondo. Da Città del Capo a Copenaghen, Bolt offre un’alternativa migliore per ogni tipo di utilizzo dell’auto: ride-hailing, noleggio auto, monopattini e biciclette elettriche in sharing, consegna di cibo e spesa.

Fondata nel 2013, Bolt è cresciuta molto rapidamente. Con sede in Estonia, oggi conta 51 uffici in tutto il mondo, con hub principali in Germania, Romania e Polonia. Con l’ingresso in nuovi mercati, i viaggi di lavoro sono diventati una parte fondamentale delle operazioni aziendali.

« Man mano che l’azienda cresce, i viaggi di lavoro ci aiutano a portare avanti le attività, a costruire nuove relazioni e a rafforzare la nostra presenza in tutti questi nuovi mercati. »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager per la Svezia e i Paesi Bassi

I dipendenti di Bolt viaggiano per incontrarsi tra uffici, partecipare a summit regionali e eventi aziendali annuali, mantenendo i legami e stimolando la collaborazione. Nel 2018, Bolt stava vivendo un periodo entusiasmante di iper-crescita. La rapida espansione del team ha messo in evidenza i limiti dei processi manuali e la necessità di una soluzione più agile per gestire i viaggi aziendali.

Efficienza estrema per sostenere l’iper-crescita

Gestire un numero crescente di viaggiatori comportava sfide significative: dalla pianificazione degli itinerari al controllo dei budget. Questa fase intensa richiedeva la massima efficienza. Il team dirigenziale di Bolt era alla ricerca di uno strumento per semplificare i flussi di lavoro, e TravelPerk si è rivelato la scelta ideale per ottimizzare la gestione dei viaggi.

« Automatizzare il processo di prenotazione con TravelPerk ha fatto davvero la differenza. Ci ha permesso di scalare più facilmente e di rispondere alle esigenze di un team in crescita. »

Kertu Leetus, Regional Workplace Experience Manager e Travel Manager

TravelPerk ha semplificato la prenotazione, consentendo ai viaggiatori di organizzare i loro itinerari in pochi clic. Invece di dover consultare più siti, i dipendenti di Bolt hanno a disposizione un’unica piattaforma facile da usare, con una vasta scelta di hotel, voli e mezzi di trasporto.

« L’interfaccia è chiara e facile da usare: il processo di prenotazione è intuitivo per il nostro team. Questo ci fa risparmiare tempo e rende tutto più fluido. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experienc Manager e Travel Manager

Con TravelPerk, i travel manager possono integrare le policy di viaggio direttamente nel flusso di prenotazione. In pochi minuti, è possibile impostare parametri che mostrano solo le opzioni conformi alle regole aziendali. Questi viaggi vengono approvati automaticamente, alleggerendo il carico per i manager e permettendo ai dipendenti di prenotare le opzioni migliori. Se un viaggio esce dai parametri, viene segnalato per l’approvazione da parte del responsabile.

Da attività manuali a integrazioni intelligenti

Oggi, Bolt conta oltre 4.000 dipendenti in cinque continenti. In sette anni, il team ha effettuato 27.000 viaggi aziendali, con una media di circa 7.000 all’anno. Solo nel 2024, Bolt ha prenotato circa 11.000 servizi per oltre 2.000 viaggiatori.

Ma i benefici di TravelPerk non si fermano alla prenotazione. La piattaforma si integra facilmente con altri strumenti per ottimizzare l’intero flusso di lavoro. Ad esempio, Bolt utilizza Workday, una piattaforma HR basata sull’intelligenza artificiale. Inizialmente, il team tecnico di Bolt ha collegato Workday a TravelPerk tramite API per sincronizzare automaticamente i dati dei dipendenti. Successivamente, TravelPerk ha sviluppato un’integrazione nativa, rendendo il lavoro del team HR ancora più semplice.

« L’integrazione con Workday è stata fondamentale. Il flusso di dati è continuo, non dobbiamo più aggiornare manualmente e tutto rimane sincronizzato. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager e Travel Manager

Automatizzare i compiti ripetitivi riduce gli errori e libera tempo prezioso per attività più strategiche. I team non devono più confrontare manualmente i dati tra sistemi, possono concentrarsi su progetti a maggior valore aggiunto.

Report dettagliati per migliorare la compliance

Kerttu apprezza sopratutto le funzionalità di reporting di TravelPerk, che garantiscono una visibilità completa sui dati relativi ai viaggi dei dipendenti di Bolt. I report possono essere filtrati per team, destinazione o collaboratore.

« I nuovi filtri ci offrono una maggiore flessibilità nell’analisi dei dati, aiutandoci a comprendere meglio tendenze e costi. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager e Travel Manager

Una visibilità più ampia consente a Bolt di comprendere meglio le abitudini dei viaggiatori e di adattare le policy di conseguenza. Grazie all’accesso in tempo reale ai dati, Laura e Kerttu possono migliorare l’esperienza dei dipendenti e garantire una maggiore aderenza alle regole interne.

« Cerchiamo di bilanciare prezzi competitivi e flessibilità, per rispondere alle esigenze dei nostri collaboratori. »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager per la Svezia e i Paesi Bassi

Grazie all’integrazione delle policy e all’approvazione automatica delle prenotazioni, Bolt ha ridotto del 10% le spese di viaggio. I report dettagliati e il supporto clienti contribuiscono inoltre a individuare nuove opportunità di risparmio.

Un supporto su misura per i viaggi Bolt

Dall’inizio della collaborazione con TravelPerk, Bolt è seguito da account manager dedicati, chesi occupano della formazione, raccolgono il feedback degli utenti e implementano nuove funzionalità. Inoltre, TravelPerk offre supporto continuo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite email, telefono o chat.

« Grazie agli account manager, apprezziamo davvero tutte le funzionalità sviluppate partendo dai nostri suggerimenti. »

Kerttu Leetus, Regional Workplace Experience Manager e Travel Manager

Grazie all’automazione e alla semplificazione dei processi, Bolt è riuscita a scalare il proprio programma viaggi senza complicazioni. Mentre l’azienda continua a crescere, le soluzioni TravelPerk permettono ai team di concentrarsi su attività più strategiche.

« Con una crescita così rapida, è fondamentale avere soluzioni scalabili per rimanere agili senza perdersi nei dettagli. È fantastico vedere che TravelPerk condivide questa visione: siamo entusiasti di scoprire cosa ci riserva il futuro! »

Laura Ringbom, Workplace Experience Manager per la Svezia e i Paesi Bassi