Als Arbeitgeber haben Sie gegenüber Ihren Arbeitnehmer:innen eine gesetzliche Fürsorgepflicht. Sie dient dem Schutz des Wohlbefindens aller Mitarbeitenden und umfasst sowohl die physische als auch die psychische Gesundheit. Zu einer besonderen Herausforderung wird die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Dienstreise antritt – denn dann müssen Sicherheitsmassnahmen ergriffen werden, die weit über das gewohnte Arbeitsumfeld hinausreichen. Wir zeigen, worauf es bei der Sorgfaltspflicht im Dienstreise-Kontext ankommt, welche Massnahmen Sie als Arbeitgeber ergreifen sollten und wie Sie in 4 Schritten eine unternehmenseigene Richtlinie für die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen erstellen. 

In Deutschland ist jeder Arbeitgeber per Gesetz zur Fürsorge gegenüber seinen Arbeitnehmer:innen verpflichtet. Die sogenannte Fürsorgepflicht ist als Nebenpflicht Teil eines jeden Arbeitsvertrags – auch wenn sie darin nicht explizit genannt oder weiter ausgeführt wird. Einfach gesagt, stellt die Fürsorgepflicht sicher, dass sich Unternehmen um die Sicherheit, die Gesundheit und das allgemeine Wohlergehen ihrer Mitarbeiter:innen kümmern und Massnahmen ergreifen, um diese zu gewährleisten. Die konkreten Schutz-, Sorgfalts- und Risikopräventionsmassnahmen können dabei ganz verschieden aussehen und ein breites Spektrum abbilden, z. B.: Eine nähere Definition der

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

samt Geltungsbereichen, Beispielen, Gesetzesgrundlagen und Praxis-Knowhow lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema. 

In grossen Teilen beläuft sich die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers darauf, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Kolleg:innen wohlfühlen und frei (von Risiken) entfalten können. Aber: Die rechtlichen und moralischen Pflichten eines Unternehmens zur Fürsorge enden nicht an der Türschwelle des Büros oder der Grundstücksgrenze des Betriebsgeländes. Ganz im Gegenteil: Sie gelten, wann und wo immer ein:e Mitarbeiter:in eine Arbeitsleistung erbringt – z. B. auch auf Dienstreisen. Denn gerade beim Verlassen des gewohnten, sicheren Arbeitsumfeldes ist der proaktive Schutz der Arbeitnehmer:innen von besonderer Bedeutung und erfordert unter Umständen zusätzliche Pläne, Richtlinien und Massnahmen seitens des Arbeitgebers. Im Kontext von Geschäftsreisen bedeutet die Fürsorgepflicht vereinfacht gesprochen, dass die Reisenden sich jederzeit und überall auf der Welt darauf verlassen können, dass das Unternehmen ihnen den Rücken freihält, sie mit relevanten Informationen versorgt und im Fall der Fälle eine Ansprechperson sowie einen Plan B und C bereithält. Eine umfassende Richtlinie zur Erhaltung der Fürsorgepflicht auf Dienstreisen hilft dabei, potenzielle Risiken entweder rechtzeitig aufzuzeigen, zu vermeiden und beseitigen oder in letzter Instanz schnell und angemessen darauf zu reagieren. 

Wenn Mitarbeiter:innen zu beruflichen Zwecken verreisen, verlassen sie ihr gewohntes Umfeld und damit auch ein Stück weit den direkten Einfluss- und Wirkungsbereich des Arbeitgebers. Das macht die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen zu einer komplexen Angelegenheit – insbesondere bei Auslandsaufenthalten. Eine gute Vorbereitung und die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Partner:innen sind deshalb unerlässlich. Grundsätzlich sind die Probleme, die im Kontext einer Geschäftsreise auftreten können, sehr vielseitig. Denkbar sind z. B.: Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitgeber auf sämtliche Risikoszenarien vorbereitet ist und sich mit passgenauen Notfallplänen für den Ernstfall wappnet. Hierfür ist es unabdinglich, die Verantwortung auf mehrere Personen und/oder Abteilungen aufzuteilen. Von Reisemanager:innen über die Finanz- und HR-Abteilung bis hin zu Sicherheitsexpert:innen und Risikomanager:innen braucht es ein Team aus Spezialist:innen, die sich der Sache annehmen und Hand in Hand arbeiten, um die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers in der Theorie zu perfektionieren und die festgelegten Workflows jederzeit in der Praxis umsetzen zu können – zuverlässig, routiniert, flexibel und v. a. sofort.

Im Zusammenhang mit der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bei Dienstreisen fällt häufig auch der Begriff des

Travel Risk Managements

, zu Deutsch Reiserisikomanagement. Beide Konzepte sind eng miteinander verwoben, aber nicht identisch. Kurzum: Ein qualitatives Reiserisikomanagement ist einer der zentralen Prozesse, um eine Dienstreise sicher zu gestalten und den Schutz der Reisenden zu gewährleisten – und damit fester Bestandteil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bei Geschäftsreisen. Die Kooperation mit einem professionellen

Reiserisikomanagement-Unternehmen

kann hierbei eine enorme Erleichterung darstellen. 

Machen Sie sich zuerst mit Ihren gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber vertraut. Die Sorgfaltspflicht an sich ist kein eigenständiges Gesetz, sondern geht auf verschiedene arbeitsrechtliche Gesetze und Normen zurück – darunter z. B. das Arbeitsschutzgesetz, das Arbeitszeitgesetz und die Datenschutzgrundverordnung. Wie verhält es sich mit der maximal zulässigen

Arbeitszeit auf Dienstreisen

? Wann brauchen Reisende eine

A1-Bescheinigung

für die Entsendung? Wann ist eine

Dienstreisegenehmigung

erforderlich? Wie steht es überhaupt um das Arbeitsrecht im Ausland? All diese Fragen sind per Gesetz geregelt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Pflichten nachkommen und dass Ihre Mitarbeiter:innen diese sowie ihre eigenen Rechte und Pflichten kennen. Tipp: Eine gute Anlaufstelle für weiterführende Informationen zur Rechtsgrundlage sind auch die Berufsgenossenschaften. Das Berufsgenossenschaftliche Regelwerk liefert z. B. auch Hilfestellungen für die praktische Umsetzung. Näheres zur Gesetzesgrundlage finden Sie ausserdem in unserem Blogbeitrag zum Thema

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

. 

Wie heisst es so schön? Vorsorge ist besser als Nachsorge. Für Dienstreisen gilt das in besonderem Masse: Hier ist eine gute Vorbereitung mehr als nur die halbe Miete. Je besser eine Reise geplant und vorbereitet wird, desto höher sind die Chancen eines reibungslosen Ablaufes. Beziehen Sie die Reisenden bei der Planung und Buchung der Dienstreise möglichst von Beginn an mit ein: Schenken Sie Ihnen das nötige Vertrauen, beherzigen Sie Ihre Wünsche und Präferenzen und lassen Sie ihnen gewisse Freiheiten bei der Auswahl und Buchung von Flügen, Zügen oder Mietwagen sowie Unterkünften. Tipp: Haben Sie ausserdem ein Auge darauf, dass sich die Umstände während der Reise und vor Ort nicht negativ auf die Arbeitsleistung der Mitarbeiter:innen auswirken – bspw. durch zu lange Reisezeiten bei Auslandseinsätzen, Lärmbelästigung im Hotel, eine schlechte Internetverbindung oder Platzmangel am Remote Arbeitsplatz oder ähnliches. Überführen Sie sämtliche Buchungen in einen detaillierten Reiseplan und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen alle notwendigen Dokumente für die Einreise zur Hand haben und wichtige Materialien und Informationen zur Reise jederzeit abrufen können – idealerweise gesammelt an einem Ort und mobil verfügbar. Als Arbeitgeber müssen Sie jederzeit wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen befinden. Die Anschrift der Unterkunft und des Einsatzortes am Reiseziel sowie die Kontaktdaten von Ansprechpersonen vor Ort gehören ebenso in den Reiseplan wie die persönlichen Daten der Reisenden. 

Ein qualitatives Risikomanagement nimmt einen grossen Teil der Reisevorbereitung ein. Untersuchen Sie das Zielland bzw. den Zielort auf potenzielle Reiserisiken. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen über jede Besonderheit, die Auswirkungen auf die Reise und das Wohlbefinden der Reisenden haben könnte: Auch persönliche Merkmale Ihrer Reisenden können unter Umständen zu Risikofaktoren werden – bspw. geschlechtliche, ethnische, religiöse und gesundheitliche Merkmale oder gar die sexuelle Orientierung. Nicht immer sind Sie als Arbeitgeber über diese Aspekte im Bilde. Sofern sie für die Reise bzw. das Reiserisiko relevant sind, liegt es im Sinne der Fürsorgepflicht aber in Ihrer Verantwortung, die Reisenden im Voraus darüber zu informieren. Entsteht durch die persönlichen Merkmale eines/einer Mitarbeiter:in ein Risiko, empfiehlt es sich womöglich, die Dienstreise abzusagen – diese Entscheidung liegt im Ermessen des Arbeitgebers und fällt unter dessen Weisungsrecht. Sie sollte aber idealerweise mit dem/der Reisenden gemeinsam getroffen werden.  Sobald die Risikobewertung abgeschlossen ist, stehen präventive Massnahmen auf dem Plan, darunter bspw.: 

Kommunizieren Sie jederzeit offen mit Ihren Mitarbeiter:innen. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer wissen, an wen Sie sich wenden und wo sie Hilfe in Anspruch nehmen können. Idealerweise nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle und stellen sicher, dass die Kontaktaufnahme rund um die Uhr möglich ist – und nie ins Leere läuft. Das heisst auch, dass eine Betreuung durch den/die zuständige Reisemanager:in allein im Normalfall nicht ausreicht. Während Ihre eigenen Mitarbeiter:innen nur zu gewissen Zeiten erreichbar sind, eröffnet Ihnen die Zusammenarbeit mit einem

professionellen Reisemanagementunternehmen

die Möglichkeit, Ihre Reisenden permanent betreut zu wissen: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Im Sinne der Fürsorgepflicht ist dieser lückenlose Support unerlässlich. 

Egal, wie eine Dienstreise verlaufen ist – reibungslos oder mit Zwischenfällen: Sie sollte im Nachgang ausgewertet und mit einem umfassenden

Dienstreisebericht

abgeschlossen werden. Nichts ist wertvoller für die Weiterentwicklung Ihres

Reisemanagements

als die realen Erfahrungswerte der Reisenden, gepaart mit Zahlen und Daten. Mit einem guten

Reisemanagement-Tool

läuft das faktengetriebene Reporting weitestgehend automatisiert. Zusammen mit den Berichten der Reisenden bildet es die Grundlage für die Planung und Abwicklung zukünftiger Reisen und trägt so dazu bei, die Reisesicherheit weiter zu optimieren: eine klassische Win-Win-Situation. 

Am besten lässt sich die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen einhalten, wenn eine unternehmenseigene Richtlinie alle relevanten Fragen klärt, Workflows skizziert und Informationen bereitstellt. Dies kann in einem separaten Fürsorgeleitfaden oder im Rahmen der

Reiserichtlinie

geschehen. So gehen Sie bei der Erstellung der Richtlinie vor: 

Gesetzliche Fürsorgepflicht hin oder her – als Arbeitgeber hat die Sicherheit Ihrer Reisenden für Sie oberste Priorität. Wir von TravelPerk helfen Ihnen dabei, sie auch als solche zu behandeln. Mit unserer

Komplettlösung für die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen

wickeln wir den gesamten Reisemanagementprozess mit Ihnen gemeinsam ab und legen dabei besonderen Fokus auf die Sicherheit Ihrer Reisenden.Unsere Leistungen für die Fürsorgepflicht im Überblick: