Arbeitszeiterfassung auf Dienstreise – so geht’s richtig

Die Zeiterfassung bei der Arbeit spielt eine wichtige Rolle in nahezu allen Unternehmen. Primär dient sie der Einhaltung des

Arbeitszeitgesetzes (ArbZG),

das die zulässigen Arbeitszeiten und Ruhepause für Beschäftigte regelt. Eine genaue Zeiterfassung soll Arbeitnehmer:innen vor zu langen Arbeitszeiten und zu vielen Überstunden schützen. Aus diesem Grund hat das Bundesarbeitsgericht die Zeiterfassung 2022 auch zur Pflicht erklärt. Dabei muss die Arbeitszeit nicht nur am primären Arbeitsplatz dokumentiert werden, sondern auch während einer Dienstreise oder eines Dienstgang – also bei allen beruflichen Tätigkeiten, die ausserhalb der regulären Arbeitsstätte stattfinden. Das bedeutet: Auch bei geschäftlichen Terminen, Meetings oder Vorbereitungen, die während einer Reisetätigkeit stattfinden, handelt es sich um Arbeitszeit, die erfasst und entsprechend vergütet werden muss. Gerade auf Reisen kann die Zeiterfassung zu einer Herausforderung für das Unternehmen sowie insbesondere für die Reisenden werden. Was also gilt es zu beachten?Tipp: Genauere Informationen zur

Definition der Dienstreise

und dazu, was auf

Dienstreisen als Arbeitszeit

zählt, erhalten Sie in unseren weiterführenden Blogbeiträgen.

Arbeitgeber sollten grundsätzlich darauf achten, dass sie ihren Arbeitnehmer:innen klare Regelungen für Dienstreisen an die Hand geben, z. B. in Form einer

Reiserichtlinie

. Dabei handelt es sich um ein Regelwerk, das nähere Informationen zur Reisebuchung und Reisekostenabrechnung sowie zu vielen anderen Themen enthält, die im Dienstreise-Kontext relevant sind. Auch über die Regularien zur Zeiterfassung während einer Dienstreise sollte die Reiserichtlinie im Idealfall genauestens aufklären. Achten Sie als Arbeitgeber also darauf, dass Sie Ihren Reisenden klare Vorschriften für die Erfassung der Arbeitszeit geben. Dazu gehören:Je eindeutiger und transparenter diese Regelungen gestaltet sind, desto geringer fällt das Risiko für Missverständnisse aus. Das kommt sowohl den Reisenden als auch dem Unternehmen zugute. Fehlerhafte Dokumentationen der Arbeitszeit können nämlich weitreichende Probleme mit sich bringen, z. B. wenn Regelarbeitszeiten aus Unwissenheit überschritten oder Ruhepausen auf Dienstreisen nicht eingehalten werden. So kommt es womöglich zu Verstössen gegen das Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), die mit empfindlichen Strafen geahndet werden können.

Doch nicht nur Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass ihre Reisenden über die Zeiterfassung auf Dienstreisen aufgeklärt sind. Auch Arbeitnehmer:innen selbst sind dazu angehalten, sich mit den vorherrschenden Vorschriften vertraut zu machen. Bevor es auf Geschäftsreise geht, gilt es zu klären, wie die Erfassung der Arbeitszeit auf Dienstreise abläuft. Was ist z. B. zu tun, wenn die reguläre Zeiterfassung per Stempeluhr erfolgt, diese Methode unterwegs aber nicht zur Verfügung steht? Im besten Fall klärt bereits die Reiserichtlinie über solche Sachverhalte auf. Sollte für den individuellen Fall keine Lösung in den Richtlinien enthalten sein, liegt es bei dem/der Reisenden, Rücksprache mit einer verantwortlichen Person zu halten. So können Einzellösungen gefunden werden, die Probleme bei der Zeiterfassung auf Dienstreisen verhindern, bevor sie entstehen.Grundlegend können sich Reisende aber einige Grundregeln für der Zeiterfassung auf Dienstreisen merken:

Ähnlich wie für die

Reiseplanung und -buchung

gibt es auch für die Zeiterfassung auf Geschäftsreisen mobile Lösungen. Zahlreiche Anbieter von Zeiterfassungssystemen führen mittlerweile auch eine App-Variante ihres Produktes. So können Reisende ihre geleisteten Arbeitszeiten einfach vom Handy aus eintragen, Notizen zu verschiedenen geschäftlichen Tätigkeiten hinterlegen und Ruhezeiten sowie Überstunden notieren. Da die Apps im Regelfall mit dem System im Unternehmen verbunden sind, werden die eingetragenen Informationen automatisch an den Arbeitgeber übermittelt.Ein grosser Vorteil der Zeiterfassung per App ist, dass Arbeitnehmer:innen ihre Zeiten immer und überall eintragen können – und das einfach per Knopfdruck.

Eine Alternative zur Zeiterfassung mit mobiler App ist die Online-Dokumentation der Stunden via Browser. Hier müssen sich Reisende über das Internet auf einer speziellen Website für die Zeiterfassung anmelden. Einmal eingeloggt können Arbeitnehmer:innen dann ihre getätigten Stunden, Überstunden und Ruhezeiten hinterlegen und mit Anmerkungen versehen. Auch hier verläuft die Informationsübertragung an den Arbeitgeber in der Regel automatisch. Ein Vorteil der Online-Zeiterfassung ist, dass sie sowohl über das Handy als auch über den Laptop genutzt werden kann. Allerdings braucht man dafür Zugang zum Internet.

Eine weitere Option ist die Zeiterfassung per Zeiterfassungsprogramm auf dem Geschäftslaptop. Vor allem Remote-Kräfte sind mit dieser Art der Zeiterfassung vertraut, bei der ein festes Programm auf dem Gerät installiert ist. Die Reisenden müssen sich zunächst mit ihren individuellen Benutzerdaten anmelden und identifizieren – dann können sie ihre Arbeitszeiten und Ruhezeiten inkl. aller Anmerkungen eintragen. Diese Methode funktioniert auch auf Dienstreisen einwandfrei, kann aber – anders als die mobile und die digitale Lösung – nur von einem festen Endgerät aus genutzt werden. Voraussetzung für die Anwendbarkeit ist also, dass die Reisenden das entsprechende Gerät bei sich haben.

Steht Arbeitnehmer:innen während der Reisezeit weder eine App noch ein spezielles Tool für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung, so bleibt immer noch der gute alte Stundenzettel. In analoger Form wird er vielerorts nicht mehr gern gesehen, doch das Ganze lässt sich leicht digital gestalten. Eine der wohl gängigsten Varianten für die Erstellung eines digitalen Stundenzettels ist die Excel-Tabelle. Hier tragen Arbeitnehmer:innen – neben ihren persönlichen Informationen – die erbrachten Arbeitszeiten ganz einfach chronologisch ein und versehen sie bei Bedarf mit Anmerkungen für den Arbeitgeber bzw. die HR-Abteilung oder auch für sich selbst. Am Ende der Reise wird die Tabelle dann an die verantwortliche Person im Unternehmen weitergeleitet. Diese Methode der Zeiterfassung ist zwar etwas veraltet, kommt aber immer noch häufig zum Einsatz – nämlich überall dort, wo Unternehmen selbst keine digitale Lösung für die Zeiterfassung, wie eine App oder ein spezielles Programm, bereitstellen können. Grundlegend dient ein Stundenzettel aber auch gut als Nachweis für die eigenen Unterlagen und kann parallel zu einer der anderen Zeiterfassungsmethoden geführt werden. 

Auch wenn alle 4 Methoden genutzt werden können, sollten Reisende bei der Dokumentation ihrer Arbeitszeit unbedingt auf die Vorgaben des Unternehmens achten. Steht ein spezielles Tool zur Zeiterfassung ausserhalb der Arbeitsstätte zur Verfügung, ist dieses grundsätzlich auch zu nutzen. Gibt es keine Regelung, wie die Stunden erfasst werden müssen, oder steht keine digitale Lösung zur Verfügung, können Reisende selbst nach der passenden Zeiterfassungsmethode für sich suchen.

Der Arbeitsalltag ist oft stressig genug – v. a. auf Dienstreisen. Da bleibt zwischen Terminen meist keine Zeit für eine ausführliche Zeiterfassung. Meist reicht die knapp bemessene Zeit aber durchaus, um sich kleine Notizen zu den einzelnen Kundenterminen und Aktivitäten zu machen. Gerade auf Dienstreisen schreiben manche Arbeitgeber eine sehr detaillierte Zeiterfassung vor. Notieren Sie sich also, wann immer möglich, die wichtigsten Details zu Ihren Terminen, wie z. B. die Dauer oder die von Ihnen erledigten Aufgaben. So können Sie bei der konkreten Zeiterfassung am Ende des Arbeitstages auf Ihre Notizen zurückgreifen und vergessen nichts. Am einfachsten gestalten Sie dies, indem Sie entweder eine App auf Ihrem Handy nutzen oder ein kleines Notizbuch mit sich führen. Tipp: Notizen sind besonders wichtig, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei der erbrachten Leistung wirklich um Arbeitszeit handelt. Ein Beispiel hierfür sind Fahrzeiten, etwa bei der An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Im Zweifelsfall können Sie mithilfe Ihrer Notizen im Nachgang noch einmal prüfen (ggf. in Rücksprache mit den Verantwortlichen), ob es sich um Arbeitszeit handelt oder nicht. Haben Sie während der Zugfahrt bspw. gearbeitet oder waren geschäftlich erreichbar, können Sie diese vermutlich auch als Arbeitszeit verbuchen.

Dieser Punkt zielt ähnlich wie das Schreiben von Notizen darauf ab, die Zeiterfassung so genau wie möglich zu gestalten. Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten auf Dienstreise möglichst noch am selben Tag. So sinkt das Risiko, dass sie die genauen Zeitfenster für einige Termine vergessen. Durch eine unregelmässige Erfassung der Arbeitszeit kann es passieren, dass Zeitlücken entstehen, in denen Reisende zwar gearbeitet haben, aber keine genauen Angaben mehr dazu machen können, was erledigt wurde. Dies lässt sich mithilfe von Notizen und einer zeitnahen Dokumentation ganz einfach verhindern.

Auch bei Geschäftsreisen zählen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) bezüglich der Höchstarbeitsdauer und Ruhezeiten zwischen 2 Arbeitseinsätzen. Gleichzeitig häufen sich gerade auf Dienstreisen gern mal Überstunden an – sei es durch Vorbereitungen für wichtige Kundentermine, den Besuch langer Messen und Konferenzen oder durch ein Geschäftsessen ausserhalb der regulären Arbeitszeit. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Arbeitnehmer:innen die reguläre Arbeitszeit und erbrachte Überstunden bei der Zeiterfassung klar voneinander trennen. Das kann u. a. bei der Vergütung bzw. Lohnauszahlung eine Rolle spielen, da Überstunden oft anders gehandhabt werden als Regelarbeitszeiten. Tipp: Bevor Sie auf Dienstreise gehen, sollten Sie sich darüber informieren, wie Ihr Unternehmen Überstunden bei Auswärtstätigkeiten handhabt. Auf diese Weise vermeiden Sie Unsicherheiten während der Reise und können Ihre freie Zeit vor Ort in schöne Erlebnisse investieren, statt ewig über die Stundenerfassung zu grübeln.