5 einfache Schritte zur Verbesserung des Reisemanagements

Wenn das Management von Geschäftsreisen zu Ihrem Alltag gehört, dann erhalten Sie wahrscheinlich Dutzende von E-Mails pro Woche mit Reiseanfragen, Fragen zu Reiserouten, Problemen bei der Flugbuchung, Änderungen in letzter Minute, Stornierungen und einer ganzen Reihe von Planungskomplikationen, insbesondere bei Gruppenbuchungen.

Anstatt diese zahlreichen E-Mails zu beantworten (und dabei zu riskieren, dass Sie nicht rechtzeitig auf alle Anfragen reagieren können, weil Sie die Mails zu spät gesehen haben), sollten Sie das Reisemanagement lieber ganz aus Ihrem E-Mail-Postfach verbannen.

Ein gutes Reisemanagement umfasst die Übersicht und Nachverfolgung des gesamten Reiseprozesses auf einen Blick. So sehen Sie sofort, welche Reisen noch gebucht oder bestätigt werden müssen, welche gerade laufen, welche bereits vorbei sind und wann welche Teammitglieder unterwegs sind. Spoiler-Alarm: Das passiert nicht in Ihrem Posteingang.

Wie sich zeigen wird, gibt es bessere Möglichkeiten, Geschäftsreisen zu verwalten als per E-Mail. Wir zeigen Ihnen in 5 einfachen Schritten, wie Sie Ihren Reisemanagementprozess verbessern können.

Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.

1. Legen Sie die Prioritäten für alle Beteiligten am Reiseprozess fest

Geschäftsreisen gehören zu den komplexesten Ausgaben eines jeden Unternehmens. Jede Reise hat unterschiedliche Ziele und Zwecke, und jede an der Reise beteiligte Person hat eigene Prioritäten. Wenn Sie diese Prioritäten von Anfang an festlegen, können Sie einen klar strukturierten Prozess entwickeln, der die Ziele und Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt.

Ein Beispiel:

Der/die Geschäftsreisende möchte eine Reiseroute, die keinen unnötigen Schlafmangel verursacht, ein komfortables Zimmer mit Wi-Fi und vielleicht einen zusätzlichen Tag, um die neue Stadt zu erkunden und die Geschäftsreise mit einer privaten Reise zu kombinieren – auch bekannt als „Bleisure“-Reise.

Der/die Büroleiter:in braucht eine funktionierende Reiserichtlinie und eine Reisemanagementlösung, die nicht zu viel Zeit von anderen Aufgaben abzieht. Der Reisebuchungsprozess sollte nahtlos sein: Verantwortliche sollten nicht Hunderte von Tabs öffnen oder eine Vielzahl von Reisebüros oder -vermittler:innen kontaktieren müssen, nur um Flüge zu buchen.

Und schliesslich braucht der/die Finanzmanager:in sofortigen Zugriff auf alle Reiseausgaben, damit er/sie in Echtzeit Budgetentscheidungen treffen und Kosteneinsparungen optimieren kann.

Je nachdem, wie Ihr Unternehmen reist, müssen Sie möglicherweise weitere Faktoren oder Personen berücksichtigen. Bevor Sie Ihr Geschäftsreisemanagement umgestalten, sollten Sie zunächst all diese Faktoren detailliert auflisten und sicherstellen, dass Sie genau wissen, was jede:r Einzelne benötigt.

2. Nutzen Sie eine Buchungsplattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Reisen selbst zu buchen

Die Betreuung Ihrer Geschäftsreisenden ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Reisemanagementprogramm. Wenn Ihr Team nicht zufrieden ist, funktioniert auch der Reisebuchungsprozess nicht.

Eine Sache, die Geschäftsreisende sehr zu schätzen wissen, ist die Möglichkeit, ihre eigenen Reisearrangements zu buchen, besonders wenn sie ihre Reisepläne nicht ständig mit den Unternehmensrichtlinien abgleichen müssen.

Das bietet Geschäftsreisenden viele Vorteile, wie z. B.:

Sie müssen Vorgesetzte oder Travel Manager:innen nicht mit einer einfachen Buchung belästigen.

Sie müssen keine komplizierten E-Mails schreiben oder Formulare mit mehreren Optionen für die Reiseroute ausfüllen.

Sie können die gewünschte Reiseroute sowie das bevorzugte Transportmittel (Mietwagen, Buchung bei verschiedenen Fluggesellschaften, Zugfahrt usw.) selbst bestimmen.

Sie können ihre bevorzugten Fluggesellschaften und Unterkünfte auswählen.

Sie können ihre Vielfliegerprogramme nutzen.

Eine auf Geschäftsreisen zugeschnittene Online-Buchungsplattform kann dazu beitragen, die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen.

Unterm Strich ermöglicht die Selbstbuchung Reisenden, Zeit zu sparen, die Zeit der Administrator:innen nicht unnötig zu beanspruchen und zudem genau die Reiseoptionen zu wählen, die ihnen zusagen und gleichzeitig im vorgeschriebenen Reisebudget liegen.

Fujifilm z. B. hat seinen Reisemanagementprozess umgestellt, indem es Reisenden die Möglichkeit gab, ihre Reisen selbst zu buchen – lies die ganze Geschichte, um zu erfahren, wie sie es geschafft haben.

„Die Reisenden können ihre eigenen Reisen buchen und alles selbständig erledigen. Früher hatten wir immer einen Reiseantrag, der ausgefüllt werden musste, bevor man über die Plattform die eigentliche Buchung vornehmen konnte. TravelPerk spart uns eine Menge Zeit, weil jetzt alles in einem Schritt erledigt wird. Das ist ein grosser Vorteil für die Buchenden und die Reisenden. Ausserdem sind die Genehmigungen wirklich benutzerfreundlich und schnell.“

Lydia de Kousemaeker,, Strategic Buyer and Travel Manager , Fujifilm Europe B.V..

Verwenden Sie eine Buchungsplattform, die es Reisenden ermöglicht, ihre Reisen entweder automatisch innerhalb der Richtlinien direkt selbst zu buchen oder geplante Reisen zu speichern, die anschliessend für mehr Kontrolle von einem/einer Administrator:in final genehmigt werden müssen. Auf diese Weise können Büroleiter:innen oder Travel Manager:innen innerhalb der Plattform überprüfen, welche angeforderten Buchungen noch unvollständig sind. Kein Hin und Her von E-Mails mehr!

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier erfahren Sie, wie Sie den besten Geschäftsreiseanbieter für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen auswählen.

3. Optimieren Sie die Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren

Ein grosser Vorteil einer Buchungsplattform für Geschäftsreisen ist die Möglichkeit, die Reiserichtlinien und Genehmigungen Ihres Unternehmens so einzurichten, dass Reisen für Mitarbeiter:innen automatisch nach den Richtlinien gefiltert werden.

Achten Sie bei der Einrichtung der Plattform und des Buchungsprozesses darauf, dass Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

Budgetrichtlinien oder -beschränkungen auf der Grundlage des Zielortes

Anforderungen an die Reiseversicherung

Richtlinien basierend auf der Gruppe der Reisenden (z. B. Abteilung, Rolle, Büro oder Land)

Erforderliches Mass an Kontrolle (Vorabgenehmigung aller Reisen, keiner Reisen oder nur von Reisen mit einem bestimmten Preis/Länge)

Die Person, die für die Genehmigung aller Reisen und Teams zuständig ist (Teamleiter:in, Projektleiter:in oder Reisemanager:in?)

Erfahren Sie, wie Fieldin nach dem Wechsel zu TravelPerk eine fast 100%ige Einhaltung der Reiserichtlinien erreicht hat.

Einige Unternehmen sind weniger streng und erlauben es Mitarbeitenden, Reisen ausserhalb der Richtlinien zu buchen, wenn dies erforderlich ist – dann muss der/die Administrator:in nur kurz benachrichtigt werden.

Dann gibt es wiederum Unternehmen, vor allem in traditionellen Branchen, die Buchungen ausserhalb der Richtlinien verbieten. In diesen Fällen übernimmt dann ein:e Administrator:in die Buchung für den/die Reisenden, ähnlich wie im Reisebüro.

Die Differenziertheit der Reiserichtlinie und die Flexibilität des Genehmigungsworkflows sind für ein funktionierendes Reiseprogramm äusserst wichtig. Sie müssen die beste Balance für Ihr Unternehmen finden, über die nötigen Daten verfügen, um den Prozess zu verbessern, und sicherstellen, dass die Plattform dies reibungslos ermöglicht.

Sie möchten, dass Ihre Buchungsplattform das gesamte Spektrum abdeckt, sodass Sie den Reiseprozess realisieren können, der für die Unternehmenskultur und die individuellen Reisebedürfnisse am besten geeignet ist.

4. Ermöglichen Sie Reisenden Zugang zu umfassendem Support

Als Reisemanager:in oder Büroleiter:in haben Sie zweifellos schon einmal ausserhalb der normalen Geschäftszeiten Anrufe und E-Mails von Reisenden erhalten, die während ihrer Reise auf Probleme gestossen sind. Dabei kann es sich um verlorene Bestätigungsnummern, den falschen Zimmertyp etc. handeln.

Wenn Ihr Büro alle Geschäftsreisen manuell verwaltet, ist Ihr Team am Ende für all diese eingehenden Probleme verantwortlich. Das macht das Reisemanagement weder für Sie noch für die Reisenden einfacher. Die Reisenden zögern vielleicht, sich an Sie zu wenden, und bekommen nicht die Hilfe, die sie brauchen. Auf der anderen Seite könnten sie frustriert sein, wenn Sie an einem Sonntagnachmittag nicht antworten.

Wenn Sie Ihren Geschäftsreisenden einen direkten Zugang zu einem Reise-Support-Team bieten, können Sie dieses Problem umgehen. Eine Möglichkeit, die Unternehmen oft nutzen, ist die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro, aber diese Lösung ermöglicht nicht den Selbstbuchungsprozess und die Benutzerfreundlichkeit, die Geschäftsreisende so schätzen. Stattdessen müssen sie mit einer anderen Person sprechen, um zu buchen, was den Ablauf im Reisebüro ziemlich umständlich macht.

Es ist jedoch möglich, den Kundenservice auszulagern, ohne auf die Selbstbuchung verzichten zu müssen. Nutzen Sie eine Buchungsplattform, die für jede Reise einen hochwertigen 24/7-Support bietet, und Sie (und die Reisenden) werden aufatmen. Leider bietet die überwiegende Mehrheit der Buchungsplattformen für Unternehmen, der Reisebüros und auch der Reisemanagementunternehmen nur einen sehr mangelhaften externen Kundensupport.

„TravelPerk ist eine glatte 10/10. Ich würde es auf jeden Fall empfehlen, besonders um mehrere Flüge oder mehrere Hotelzimmer für ein Unternehmen zu buchen. Die Gebühren sind minimal, Hilfe ist immer verfügbar und sie tun alles, was sie können, um sicherzustellen, dass die Reisen von Anfang bis Ende erfolgreich sind.“

Kelly Sprow, Business & People Operations Manager , Intelletec

Die Reiseunterstützung Ihres Reisemanagementsystem umfasst oft auch Risikomanagement und Unterstützung für die Sicherheit der Reisenden, was allen Beteiligten – von der Rechtsabteilung des Unternehmens bis zu den Reisenden selbst – eine gewisse Sicherheit bietet.

Mit TravelPerk erhalten Sie z. B. Zugang zu unserer End-to-End-Lösung für die Fürsorgepflicht. Sie erleichtert Ihrem Unternehmen globale Geschäftsreisen, indem sie die Reisenden automatisch über Reiserisiken, Unterbrechungen oder andere Änderungen oder Benachrichtigungen zu ihrer Reise informiert.

Dies macht die Reiseerfahrung auch für die Mitarbeiter:innen viel einfacher – und gibt ihnen die Reiseoptionen, die sie brauchen, um sich im Ausland sicher zu fühlen.

Verwenden Sie ein Tool, das in die Ausbildung interner Support-Mitarbeiter:innen investiert, die rund um die Uhr verfügbar sind. Bewertungen auf Websites wie G2 und Capterra können Ihnen Aufschluss darüber geben, ob der Kundenservice seinen Preis wert ist. Vergewissern Sie sich zudem, dass die Kontaktinformationen des Kundenservices für alle Ihre Reisenden jederzeit leicht zugänglich sind.

Mand At The Office With Haeadphones 720x480 1

5. Optimieren Sie die Reisekosten

Da es sich bei Geschäftsreisen um sehr komplexe Ausgaben handelt, ist es leider weit verbreitet, dass Verantwortliche und Manager:innen nur begrenzte Kenntnisse über die aktuellen Reisekosten haben.

Während ein:e CFO oder Finanzmanager:in möglicherweise die geplanten Reisekosten für die nächsten drei Monate im Blick hat, ist es eine echte Herausforderung, die tagesaktuellen Ausgaben genau nachzuvollziehen.

Den aktuellen Stand der Reisekosten nicht zu kennen, ist jedoch unvorteilhaft. Denn es bedeutet, dass das Finanzteam keine unmittelbaren Budgetentscheidungen treffen kann und ständig versucht, die Kosten erst im Nachhinein zu senken.

Ein Reisebüro oder eine TMC (Travel-Management-Company) sind da schon etwas praktischer, denn diese senden in der Regel monatliche Berichte über die Reisedaten. Aber ohne die Möglichkeit, sich sofort anzumelden und die Ausgaben zu überprüfen, tappt das Finanzteam Ihres Unternehmens immer noch im Dunkeln.

Eine gute Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk bietet Ihrem Teams einen sofortigen Echtzeit-Einblick in Reisebuchungen und -ausgaben. Das bedeutet, dass Ihr Finanzteam die Ausgaben verfolgen und bei Erstattungsverfahren helfen kann. Echtzeitdaten können auch dabei helfen, genaue und umsetzbare Reisekostenabrechnungen zu erstellen, die dann als Grundlage für das zukünftige Reisebudget dienen können.

Finden Sie heraus, wie das Buchhaltungsteam von GMG EnviroSafe die Kontrolle über seine Arbeitsauslastung zurückgewonnen hat:

„Jetzt kann ich den Abstimmungsprozess in drei Stunden erledigen, was enorm wichtig ist, da ein Grossteil unserer Ausgaben reisebezogen ist. TravelPerk hat es so viel einfacher gemacht.“

Ryan Sumblin, Head of Accounting, GMG EnviroSafe

Natürlich sind monatliche und vierteljährliche Überprüfungen der Reisen nach wie vor wichtig. Die Finanz- und Betriebsabteilung wird die Auswirkungen und den Wert der verschiedenen Reisen und des gesamten Geschäftsreiseprogramms überprüfen wollen. Gute Reisemanagementplattformen liefern hierfür auch historische Daten zu Reisemustern, Nachhaltigkeit und Kosten.

Die unmittelbare Sichtbarkeit ist nicht der einzige Faktor, der fundierte Finanzentscheidungen ermöglicht. Auch differenzierte Daten sind wichtig. Ohne die Möglichkeit, die Ausgaben nach Projekt, Team, Büro usw. aufzuschlüsseln, lassen sich keine Reisekosten-KPIs verwalten.

Suchen Sie also nach einer Reisemanagementplattform, die sowohl Echtzeitdaten, historische Analysen als auch detaillierte Berichte unterstützt, mit denen Sie die Ausgaben nach Kategorien analysieren können, um Ihre KPIs zu verfolgen und zu bewerten.

Optimieren Sie Ihren Reisemanagementprozess

Die Quintessenz von all dem?

Die Reisenden wünschen sich einfache Buchungsabläufe – vorzugsweise mit Online-Buchungstools, die sie selbst nutzen können. Büroadministrator:innen oder Travel Manager:innen möchten Zeit sparen und die Reiserichtlinien des Unternehmens mühelos durchsetzen können. Und Ihr Finanzteam benötigt Echtzeitdaten zu Reiseausgaben und -kosten.

TravelPerk ist eine Software für das Reisemanagement, die all diese Funktionen enthält und es Ihnen leicht macht, Ihren Reisekostenmanagementprozess zu verbessern, Verwaltungszeit zu sparen, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und die Reisenden zufriedenzustellen.

Die Verwaltung von Geschäftsreisen für Mitarbeiter:innen muss keine Kopfschmerzen bereiten. Hotjar ist das beste Beispiel: Früher wurden die Reisen der Mitarbeitenden manuell verwaltet, was mehrere Tage Arbeit für jeden Firmenstandort und Hunderte von E-Mails mit sich brachte.

Und jetzt? Die Mitarbeitenden können ihre eigenen Flüge, Unterkünfte und vieles mehr buchen, je nach den eigenen Vorlieben und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien. Manager:innen können sehen, wer gebucht hat und wer nicht, was die Nachverfolgung und Verwaltung von Reisen zu einem Kinderspiel macht.