Dienstreise – Was zahlt der Arbeitgeber?

Aufgrund der Globalisierung und der ständig wachsenden internationalen Geschäftsbeziehungen kommt es immer häufiger vor, dass Firmen ihre Mitarbeiter zu Geschäftsbesprechungen ins Ausland schicken oder an nationalen und internationalen Messen teilnehmen lassen.

Ein Business Trip, egal zu welchem Zweck, gilt im Allgemeinen als Arbeitszeit und wird dementsprechend entgolten. Trotzdem gibt es einige Besonderheiten zu beachten, welche wir hier für Sie zusammengefasst haben.

Dienstreise oder Geschäftsreise – Was ist der Unterschied?

Im öffentlichen Dienst spricht man von einer Dienstreise, wohingegen in der Privatwirtschaft vorrangig der Begriff Geschäftsreise verwendet wird. Im Prinzip handelt es sich bei beiden Begriffen um eine Reise zum Zwecke einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Gesetzestext).

Vereinfacht gesagt, besteht der einzige Unterschied in der Art der Anstellung, somit gehen Angestellte auf Dienstreise und Selbstständige auf Geschäftsreise.

Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich zählt die Arbeitstätigkeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit. Doch auch während einer beruflichen Reise müssen Angestellte eine Arbeitszeitaufzeichnung führen, das gilt insbesondere für die genaue Erfassung von eventuellen Überstunden.

Bei der Reisezeit sieht das schon anders aus, hier gibt es Unterschiede in der Art der Anreise. Fahren Arbeitnehmer aktiv zu einem auswärtigen Termin, sprich sitzen sie hinter dem Lenkrad, zählt dies als Arbeitszeit. Ist der Dienstreisende jedoch nur Beifahrer und geht während der Anreise privaten Dingen nach, wie etwa Surfen im Internet oder ein Buch lesen, wird das nicht als Dienstzeit gewertet. Im Grunde hat jede Firma eigene Regelungen, die in den jeweiligen Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen nachzulesen sind.

Wie verhält es sich nun aber, wenn ein Mitarbeiter für eine mehrtägige Messe nach Taiwan geschickt wird. Laut dem Bundesarbeitsgericht muss die Hin- und Rückreise für Arbeiten im Ausland als normale Arbeitszeit vom Arbeitgeber vergütet werden.

Reisekosten, Fahrtkosten, Diäten – Was steht dem Reisenden zu?

Generell werden sämtliche Kosten, wie Reise- und Fahrtkosten vom Unternehmen übernommen. Zusätzlich zu seinem normalen Gehalt steht dem Reisenden auch eine Verpflegungspauschale zu, mit der er sich unterwegs entsprechend versorgen kann.

Die Sätze und Pauschalen für diese Leistungen sind in den jeweiligen Tarifverträgen oder den Betriebsvereinbarungen festgesetzt.

Zu den Kosten, die während einer Dienstreise vom Unternehmen getragen werden, zählen u. a.: 

• Reisekosten
• Fahrtkosten und Kilometergeld
• Verpflegungspauschale
• Versicherungen
• Telefonkosten
• Portokosten
• Park- und Straßenbenutzungsgebühren

All diese Ausgaben müssen vom Reisenden genau erfasst und mit einer Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber eingebracht werden.

Wie lange darf eine Dienstreise dauern?

Das europäische Arbeitsrecht gibt keine Mindestdauer oder Höchstdauer für Dienst- oder Geschäftsreisen vor. Grundsätzlich gilt: solange keine Eingliederung in einen Betrieb im Ausland erfolgt, handelt es sich um eine Dienstreise. Unterliegt der Dienstreisende den Weisungen des Zielbetriebes und wird er in diesen eingegliedert, ist von einer Entsendung die Rede. Diese unterliegt anderen gesetzlichen Regelungen.

Geschäftsreisen stressfrei planen

In manchen Firmen ist es nach wie vor üblich, dass die Sekretärin bevorstehende Geschäftsreisen organisiert. Der administrative Aufwand ist oft recht hoch und wird meist unterschätzt. Daher wird für die Planung und Organisation immer öfter eine Software genutzt, die das Buchen und Verwalten von Reisen einfacher macht und in der Vorbereitung viel Zeit einspart.

Dies hat viele Vorteile. Die gesamte Reiseabwicklung, von der Buchung über die  Verwaltung bis zur Berichterstellung kann für alle Reisen mit nur einem Tool gesteuert werden. Reisekosten und -daten sind somit für Vorgesetzte und Reisende jederzeit transparent einsehbar. Je nach Anbieter ist so gut wie immer jemand erreichbar und in fast jeder Situation kann entsprechend rasch geholfen werden.

Ist man während einer Businessreise versichert?

Generell hat der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer eine Fürsorgepflicht. Diese schließt auch die ausreichende Versicherung während eines Business Trips mit ein.

In der Regel werden für Auslandseinsätze spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die grundlegende Punkte beinhalten müssen:

• Medizinische Versorgung auf westlichem Standard muss gewährleistet sein.
• Die Habseligkeiten des Reisenden, sowohl privat als auch geschäftlich müssen ausreichend geschützt sein.
• Schäden an Dritten müssen abgedeckt sein.

Gibt es Unterschiede zwischen Dienstreisen im In- und Ausland?

Der gravierendste Unterschied von In- und Auslandsreisen ist wohl die Tatsache, dass bei einer Dienstreise ins Ausland die gesamte Hin- und Rückreise als Arbeitszeit gerechnet wird, unabhängig der Tatsache, ob dies aktiv oder passiv erfolgt.

Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass Auslandsreisen ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen und dieser daher für die gesamte aufgewendete Zeit aufkommen muss. 

Meist ist eine Reise im Inland weniger aufwendig und unkompliziert zu organisieren. Bei Geschäftsreisen ins Ausland müssen viele Aspekte, wie etwa notwendige Visa, Impfungen oder spezielle Versicherungen, beachtet und im Vorfeld abgeklärt werden.

Wann beginnt eine Dienstreise?

Dieser Punkt ist relevant, um die Reisekostenabrechnung korrekt durchführen zu können.

Der Beginn einer Dienstreise hängt immer vom Ort ab, an dem Sie starten. Fahren Sie direkt von Ihrem Wohnort los, beginnt bereits hier die Dienstreise. Fahren Sie gemeinsam mit Kollegen vom Dienstort weg, startet ab diesem Zeitpunkt die Reise.

Zusätzliche Tipps

Auch wenn Sie bereits öfter dienstlich unterwegs waren, ist jede neue Reise eine Herausforderung. Angefangen bei der Organisation. Nur zu leicht verliert man sich im Detail und übersieht wichtige Punkte, die einem vor Ort leicht in Stress bringen können.

Wir haben eine kurze Checkliste für Sie zusammengestellt, um Ihnen die Organisation und den Ablauf Ihrer nächsten Reise zu erleichtern.

• Direkt vor Reiseantritt sollten auch im Büro Vorkehrungen getroffen werden. Die Einrichtung einer automatischen Abwesenheitsmeldung und die Übergabe der wichtigsten offenen Aufgaben für die Vertretung sollten bedacht werden.
• Flüge, Unterbringung und Transportmittel unbedingt bereits im Vorfeld buchen, das erspart unnötige Verzögerungen während der Reise.
• Bei Reisen in die Tropen oder andere ferne Länder sollten Sie sich zeitgerecht über notwendige Impfungen informieren. Oft müssen die Impfungen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Reise verabreicht werden. Besonders zu den Hauptreisezeiten sind die Kapazitäten der Tropeninstitute beschränkt.
• Geht die Reise in ein Land, für das eine Einreiseerlaubnis notwendig ist, muss zeitgerecht ein Visum beantragt werden.
• Noch bevor die Reise gebucht wird, sollten Sie die Gültigkeit des Personalausweises und des Reisepasses prüfen. So bleibt immer genügend Zeit noch vor Reiseantritt ein neues Dokument ausstellen zu lassen.
• Planen Sie eventuelle Verzögerungen, wie etwa Staus oder Flugausfälle ein und fahren Sie besser etwas früher als geplant los.
• Für kurze Dienstreisen empfiehlt sich das Reisen mit Handgepäck. So sparen Sie am Flughafen wertvolle Zeit beim Check-in.
• Auch das Thema Sicherheit sollte angesprochen werden. Führen Sie Bargeld und Ausweispapiere am besten direkt am Körper und hinterlegen Sie Notfallnummern und Kopien der wichtigsten Dokumente digital.
• Recherchieren Sie sich über die Gepflogenheiten im Zielland und bereiten Sie sich darauf vor. So ist es Japan etwa üblich, dass der Gastgeber das Essen bestellt und in Russland wird in der Regel immer Alkohol zum Geschäftsessen genossen. Um die Etikette zu wahren, sollten Sie sich auch über die landestypischen Begrüßungsrituale informieren.

Was mitnehmen – Packliste für eine Dienstreise

Die wichtigsten Utensilien für eine Dienstreise:

• Zahlungsmittel
  Bargeld in Landeswährung, Firmenkreditkarte und private Kreditkarte
• Notfallnummern
  Die wichtigsten Firmennummern und private Notfallnummer, Service Nummern der Kreditkartenfirma und der Hausbank, Telefonnummern der Polizei im Zielland
• Reisedokumente
  Ausweis, Reisepass, Visum, Führerschein, Buchungsbestätigungen der Hotels, Bus-, Zug- und Flugtickets, Versicherungskarte, Vignetten für das Reiseland
• Geschäftliche Unterlagen
  Telefonnummern und Anschrift des Geschäftspartners vor Ort, Terminplan
• Telefon und Laptop
  Privates und Firmenhandy inkl. Ladekabel, Laptop plus Ladegerät, eventuell Adapter für das Reiseland, eventuell Wertkarten von Mobilfunkanbietern im Reiseland, Speichermedien, Navigationsgerät oder Straßenkarten des Reiselandes
• Toiletten- und Hygieneartikel
  Neben den üblichen Utensilien eventuell Brillenputztücher, Kontaktlinsen und Pflegemittel, Damenhygieneartikel, Ohrstöpsel
• Privat- und Geschäftskleidung
  Entsprechende Kleidung für geschäftliche Termine, den landesüblichen Gegebenheiten angepasst, Kopfbedeckung und Sonnenbrille
• Erste Hilfe Artikel
  Medikamente und Grundausstattung an Verbandsutensilien

Fazit

Dienstreisen nehmen in der heutigen Zeit einen wichtigen Stellenwert in der Geschäftswelt ein. Der direkte Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ist unerlässlich.

Nutzen Sie daher für Ihre nächste Geschäftsreise die marktführende und unkomplizierte Reisemanagement-Software von TravelPerk und profitieren Sie von den besten Reiseoptionen auf dem Markt. So können Sie entspannt und perfekt vorbereitet Ihren Business Trip starten.