Wie muss eine Arbeitszeiterfassung aussehen?

Die Arbeitszeiterfassung beinhaltet üblicherweise Informationen zu Arbeitsbeginn und -ende sowie zu Pausen und Überzeiten bzw. Überstunden. Um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit für einen Tag zu ermitteln, werden für gewöhnlich die Pausenzeiten von der Gesamtarbeitszeit des Tages abgezogen oder im Zeiterfassungssystem entsprechend benannt. Dies gewährleistet eine detaillierte Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden und auch Überstunden.

Wer muss keine Arbeitszeiterfassung machen?

Grundlegend sind alle Arbeitgeber und damit auch alle Arbeitnehmer:innen in der Schweiz verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Ausnahmen können bei Angestellten greifen, die eine hohe Autonomie bei der Einteilung ihrer Arbeitszeit haben und zudem über CHF 120 000 im Jahr verdienen. Wird in einem solchen Fall auf die Zeiterfassung verzichtet, gilt es dies vertraglich festzuhalten.

Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Nein, in der Schweiz sind Unternehmen zwar zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, mit welcher Methode oder welchem System diese erfolgt, bleibt aber den Unternehmen überlassen. So kann frei zwischen analogen, elektronischen und App-basierten Zeiterfassungssystemen gewählt werden.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Grundlegend muss der Arbeitgeber die erfassten Arbeitsstunden kontrollieren und prüfen, ob die Vorgaben des Arbeitsschutzes und des Arbeitszeitgesetzes bzgl. Mitarbeiterschutz, Höchstarbeitszeit und Pausenzeiten eingehalten werden.Darüber hinaus kann auch die Arbeitsaufsichtsbehörde die Arbeitszeiten und dazugehörige Unterlagen und Verzeichnisse prüfen, um die Einhaltung des Arbeitsgesetzes und der vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten zu kontrollieren.

Arbeitszeiterfassung – Alles, was Sie wissen müssen

Die Arbeitszeiterfassung ist eine wichtige Angelegenheit sowohl für Unternehmen als auch für deren Angestellte. In der Schweiz sind Arbeitgeber per Gesetz dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen korrekt zu erfassen. Dennoch kommt es hier immer wieder zu Verwirrung. Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen fragen sich, für wen die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist – und welche konkreten Vorgaben es von Gesetzes Wegen her gibt.

Wir klären diese Fragen und erläutern, was genau die Zeiterfassung ist, warum sie so wichtig ist und welche Möglichkeiten es gibt, die Arbeitsstunden zu dokumentieren.

Was ist die Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die täglich geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeiter:innen umfassend und detailliert zu dokumentieren. Diese Praxis ist zum einen entscheidend für die Lohnabrechnung. Durch die konkrete Aufzeichnung der Arbeitsstunden können Regelarbeitszeiten genauso wie Überstunden präzise dokumentiert und vergütet werden – so wird unbezahlte Mehrarbeit verhindert.

Zum anderen spielt die Arbeitszeiterfassung auch eine wichtige Rolle im Rahmen des Arbeitsschutzes. Ebenso wie den fairen Lohnausgleich soll die Zeiterfassung auch das Befolgen gesetzlich vorgeschriebener Pausen gewährleisten. Somit ist die Arbeitszeiterfassung ein wichtiges Instrument zur Einhaltung des Schweizer Arbeitsgesetzes (ArG), das folgendes vorschreibt:

Die Höchstarbeitszeit pro Tag beträgt 14 Stunden inkl. Pausen und zulässiger Überzeit bzw. Überstunden.

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden (etwa in industriellen Betrieben, Büros) bzw. 50 Stunden (etwa im Gesundheitswesen).

Arbeitnehmer:innen ist eine tägliche Ruhezeit von 11 Stunden zwischen 2 Einsätzen zu gewähren.

Ab einer Arbeitszeit von 5 ½ Stunden muss eine 15-minütige Pause gewährt werden, bei mehr als 7 Stunden eine 30-minütige Pause und bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit ist 1 Stunde Pause zu gewähren.

Die Arbeitszeiterfassung soll u. a. dabei helfen, dass diese Regelungen in Unternehmen eingehalten werden.

Überzeit vs. Überstunden

Leistet ein:e Arbeitnehmer:in mehr Arbeitszeit als vertraglich vereinbart, leistet er/sie Überstunden. Überschreitet die Arbeitszeit aber die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Stunden, die per Gesetz festgelegt ist, gilt dies als Überzeit. Überstunden können vertraglich geregelt werden, für Überzeiten jedoch gibt es feste Regelungen im Arbeitsgesetz.

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Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja, laut Art. 46 des Arbeitsgesetzes müssen Arbeitgeber aussagekräftige Unterlagen bzw. Verzeichnisse vorlegen können, aus denen die Einhaltung des Arbeitsgesetzes (und damit auch der Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten etc.) hervorgeht. Sprich: Auch Arbeitszeiten müssen erfasst werden, um diesen Anforderungen gerecht zu werden!

Arbeitgeber sind also gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, können diese jedoch an ihre Angestellten delegieren. Dann müssen Arbeitgeber allerdings dafür sorgen, dass alle Angestellten die Arbeitszeit auch lückenlos dokumentieren.

Die konkrete Umsetzung der Zeiterfassung liegt dabei im Ermessen des Unternehmens. Das Zeiterfassungssystem bzw. die Methode zur Zeiterfassung kann also frei gewählt werden, sei es mit Stempeluhr, Stundenzettel oder einer digitalen Lösung.

Welche Daten müssen erfasst werden?

Arbeitgeber bzw. delegierte Arbeitnehmer:innen sind im Rahmen der Arbeitszeiterfassung dazu verpflichtet, ihre tägliche bzw. wöchentliche Arbeitszeit sowie Pausen, Überstunden, Ausgleichszeiten und auch den Aufenthaltsort der Tätigkeit zu notieren.

Darüber hinaus müssen Unterlagen und Verzeichnisse im Bezug auf die Arbeitszeit, die Unternehmen im Falle einer behördlichen Prüfung vorlegen müssen, noch weitere wichtige Daten und Informationen beinhalten, u. a.:

Name und Anschrift des/der Arbeitnehmer:in sowie des Arbeitgebers

Ein- und Austrittsdatum des/der Beschäftigten sowie die Art der Beschäftigung

vertraglich vereinbarte tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten, Pausen etc.

die gewährten Ruhetage und Ausgleichsruhezeiten

Auch Details zu Lohnzuschlägen, Abweichungen in der Tages- oder Nachtarbeit oder zu Ausschlussgründen für schützenswerte Mitarbeitergruppen (etwa bei Mutterschaft) müssen festgehalten werden.

Eine ausführliche Liste aller nötigen Informationen findet sich in Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz.

So funktioniert die Arbeitszeiterfassung – weitere Vorgaben im Überblick

Laut Arbeitsgesetz ist die Arbeitszeiterfassung in Schweizer Unternehmen also vorgeschrieben. Doch welche konkreten Pflichten haben Unternehmen und Arbeitnehmer:innen nun und welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es aktuell?

Pflichten von Arbeitgebern & Arbeitnehmer:innen

Unternehmen müssen über ein Zeiterfassungssystem verfügen. Wird die Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert, so müssen alle Angestellten gleichermassen Zugang zu diesem Zeiterfassungssystem haben. Dies zu ermöglichen – unabhängig vom Einsatzort der Angestellten oder deren technischer Ausstattung – ist Pflicht des Unternehmens.

Um dem gerecht zu werden, müssen unter Umständen auch unterschiedliche Zeiterfassungslösungen für verschiedene Abteilungen, Mitarbeitergruppen oder Arbeitsmodelle einführen.

Weiter ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die erfassten Zeitdaten für einen bestimmten Zeitraum zu archivieren und aufzubewahren – in der Schweiz beträgt dieser Zeitraum 5 Jahre.

Neben dem Archivieren der Zeitdaten sind Unternehmen ebenfalls dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen jederzeit Einsicht in ihre Arbeitszeiten zu gewähren.

Umgekehrt haben aber auch Arbeitnehmer:innen einige Pflichten, wenn es um die Zeiterfassung geht. Stellt ein Unternehmen ein Zeiterfassungsprogramm zur Verfügung, sind die Angestellten dazu verpflichtet, dieses zu nutzen und ihre Arbeitszeiten wahrheitsgemäss zu erfassen.

Arbeitszeiterfassung: Person im Schneidersitz tippt am Laptop.

Varianten der Arbeitszeiterfassung

In der Schweiz sind 3 verschiedene Varianten der Zeiterfassung gesetzlich geregelt:

1. Arbeitszeiterfassung nach Art. 73 ArGV 1

Diese Art der Zeiterfassung ist wohl die gängigste Variante und gilt in den meisten Schweizer Unternehmen. Hier werden die Arbeitszeiten mit Beginn und Ende des Arbeitseinsatzes dokumentiert – inkl. Pausen, Überstunden und dem Aufenthaltsort der Tätigkeit.

2. Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)

Arbeitnehmer:innen, die ihre Arbeitszeiten zum Grossteil selbst festsetzen, können sich durch eine Mehrheitsentscheidung in der Belegschaft mit dem Arbeitgeber auf eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung einigen. Ist dies der Fall, so muss lediglich die tägliche Gesamtarbeitszeit erfasst werden, ohne Angaben zu Beginn und Ende der Tätigkeit oder Pausenzeiten. Einzige Ausnahme: Bei Sonntags- und Nachtarbeit müssen weiterhin Beginn und Ende der Arbeit notiert werden.

In Unternehmen mit weniger als 50 Angestellten kann die vereinfachte Zeiterfassung auch individuell zwischen Arbeitgeber und einzelnen Arbeitnehmer:innen vereinbart werden.

3. Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 73a ArGV 1)

Überall dort, wo Angestellte mehr als CHF 120 000 im Jahr verdienen und zugleich eine hohe Autonomie bei der Festsetzung ihrer Arbeitszeiten haben, kann auf eine Zeiterfassung komplett verzichtet werden. Dies ist meist bei Personen in leitenden Positionen der Fall. Der Verzicht auf die Zeiterfassung muss allerdings explizit in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden und kann von Arbeitnehmer:innen jährlich widerrufen werden.

Methoden & Zeiterfassungssysteme

Die Schweizer Gesetze schreiben zwar die Zeiterfassung vor, jedoch nicht die Methode, mit der die Arbeitszeit im Unternehmen dokumentiert werden muss. Firmen haben also die freie Wahl zwischen verschiedenen Methoden und Systemen:

Stempeluhren: Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen werden per Stempelkarte an der Stechuhr erfasst.

Stationäres Zeiterfassungssystem: An speziellen Schaltern vor Ort können sich Mitarbeitende via Mitarbeiterkarte, Fingerabdruck o. Ä. an- und abmelden.

Stundenzettel: Geleistete Stunden werden ausführlich analog oder digital (oft Excel-Tabelle) niedergeschrieben und so an die Personalabteilung weitergegeben.

Zeiterfassungsprogramme für PC: Die Zeiterfassung wird in speziellen Programmen vorgenommen, die direkt auf den Arbeitscomputern installiert werden.

Online-Zeiterfassungssysteme via Browser: Für die Zeiterfassung werden Programme verwendet, die via Internetbrowser mit spezifischen Log-in-Daten zugänglich sind. Hier ist zwar keine Installation auf dem Gerät notwendig, dafür aber eine Internetverbindung.

Mobile Lösungen: App-Anwendungen ermöglichen die Zeiterfassung via Smartphone.

Den meisten dürfte wohl die Zeiterfassung mit analoger Stempeluhr bekannt sein, da diese auch heute in vielen Unternehmen noch immer praktiziert wird. Doch in der sich wandelnden Arbeitswelt suchen viele Unternehmen nach flexibleren Lösungen – aus diesem Grund werden digitale Zeiterfassungssysteme immer beliebter. Diese können entweder bequem vom Geschäfts-PC oder -Laptop oder sogar per Handy-App genutzt werden.

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Zeiterfassung für verschiedene Arbeitszeitmodelle

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt nicht nur für die Arbeit in der Firma. Auch bei anderen Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice oder bei Auswärtstätigkeiten wie Dienstreisen muss die Arbeitszeit erfasst werden. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Arbeit vor Ort

Der wohl einfachste Fall ist die Zeiterfassung direkt vor Ort in der Firma, da alle Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeit auch an der Arbeitsstätte erfassen.

Je nach Branche sind hier verschiedene Methoden beliebt: Im Bauwesen und in der Industrie setzen bspw. viele Unternehmen vorerst weiter auf Stempeluhren. Auch in Büros sind diese beliebt oder aber man nutzt dort digitale Erfassungssysteme, die via Büro-PC zugänglich sind. Grundsätzlich sind in diesem Fall aber alle oben genannten Methoden zur Zeiterfassung möglich.

Homeoffice & Vertrauensarbeitszeit

Etwas komplizierter verhält sich das Ganze, wenn einzelne Arbeiter:innen hybrid oder gar vollständig aus dem Homeoffice arbeiten. Grundlegend ist festzuhalten, dass die Pflicht zur Zeiterfassung auch für die Heimarbeit gilt.

Je nachdem, welche Zeiterfassungsmethode in der Firma genutzt wird, kann es hier aber notwendig werden, 2 verschiedene Systeme zu etablieren. So wird die Arbeitszeit vor Ort im Unternehmen vielleicht per Stempeluhr erfasst. Dies ist aber aus dem Homeoffice nicht möglich. In diesem Fall muss für die Remote-Arbeitskräfte eine separate Zeiterfassungslösung angeboten werden. Beliebt sind hier v. a. Zeiterfassungsprogramme für den Geschäftslaptop oder aber mobile App-Lösungen. Diese können immer und von überall genutzt werden, was einen grossen Vorteil für alle Arbeitnehmer:innen bedeutet, die von unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten.

Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen & bei Auswärtstätigkeiten

Einen weiteren Sonderfall für die Zeiterfassung stellen Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten dar. Ebenso wie für die Arbeit vor Ort und die Arbeit aus dem Homeoffice gilt die Zeiterfassungspflicht auch für dienstliche Auswärtstätigkeiten jeglicher Art.

Bei dienstlich veranlassten Terminen, die ausserhalb der Arbeitsstätte stattfinden, aber innerhalb eines regulären Arbeitstages erledigt werden können, ist die Zeiterfassung oft kein Problem. Meist werden diese „Dienstgänge“ vom Unternehmen aus gestartet und enden dort auch wieder, sodass Angestellte die stationären Zeiterfassungssysteme der Firma nutzen können.

Anders verhält es sich, wenn die Arbeitsstätte vor oder nach der Auswärtstätigkeit nicht aufgesucht wird: Hier müssen ebenso wie für das Homeoffice andere Möglichkeiten geschaffen werden, mit denen die Angestellten ihre Arbeitsstunden erfassen können.

Gleiches gilt auch für die Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen. Wobei hier in puncto Zeiterfassung noch weitere Dinge zu beachten sind als nur das Zeiterfassungssystem. V. a. auf Dienstreisen kommt es oft zu Terminen, die nicht den üblichen Tätigkeiten entsprechen (etwa Geschäftsessen) sowie zu Überstunden. Um die Zeiterfassung eindeutig zu halten, gilt es vor Antritt der Reise zu klären, welche Tätigkeiten auf Dienstreisen als Arbeitszeit gelten und entsprechend erfasst werden müssen. Viele Unternehmen erstellen hierfür eine spezielle Reiserichtlinie, die alle Modalitäten der Dienstreise erklärt. Im besten Fall beinhaltet diese Richtlinie sämtliche Informationen darüber, wie Arbeitszeiten und die Zeiterfassung auf Geschäftsreise gehandhabt werden.

Die Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Die Zeiterfassung ist in der Schweiz bereits Pflicht. Doch anstatt die Umsetzung der Zeiterfassung als bürokratische und administrative Bürde zu verstehen, sollten Unternehmen wie auch Arbeitnehmende die Chancen erkennen, die ihnen dadurch eröffnet werden.

Vorteile für Arbeitgeber

Arbeitgeber können durch die erfassten Zeitdaten ausführliche Informationen über die geleistete Arbeit ihrer Angestellten erhalten. So können Unternehmen z. B. kontrollieren, ob vorgeschriebene Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten wirklich eingehalten werden. Das ist nicht nur wichtig, um das Arbeitsgesetz zu wahren, sondern auch ein Indikator für die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Die Arbeitszeiterfassung kann Arbeitgebern dabei helfen, ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Angestellten nachzukommen, und liefert wichtige Hinweise darauf, wann ein Einschreiten nötig ist (z. B. wenn Ruhepausen zwischen 2 Arbeitseinsätzen wiederholt zu kurz waren).

Ein weiterer Vorteil der Arbeitszeiterfassung: Bei entsprechend genauer Dokumentation der Arbeitsstunden, inklusive Verweis auf getätigte Aufgaben, können Unternehmen erkennen, wofür Arbeitsstunden aufgewandt werden. So lässt sich u. a. feststellen, welche Aufgaben im Unternehmen wie viel Zeit in Anspruch nehmen und wo ggf. weitere personelle Unterstützung nötig wäre (etwa, wenn zu viele Überstunden erfasst werden).

Vorteile für Arbeitnehmer:innen

Auch Arbeitnehmer:innen profitieren von der Zeiterfassung. Dank der genauen Dokumentation der Arbeitsstunden können Mitarbeitende prüfen, ob ihnen das richtige Gehalt gezahlt wurde und die Lohnabrechnung stimmt. Zudem ist eine genaue Prüfung der Überstunden möglich. Arbeitnehmer:innen können direkt erkennen, ob ihre geleisteten Überstunden korrekt erfasst und/oder korrekt ausbezahlt wurden.

Dadurch bietet die Arbeitszeiterfassung sowohl Unternehmen als auch Angestellten die Möglichkeit, die Arbeit transparenter und fairer zu gestalten.

Wie kann TravelPerk bei der Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen helfen?

TravelPerk ist eine Geschäftsreiseplattform, die es erlaubt, Reisen zu planen, zu buchen und zu verwalten. Auch das Tracking der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen kann über TravelPerk erfolgen. Durch diese Funktion können Unternehmen der Fürsorgepflicht nachkommen und die Reisen für alle Beteiligten sicherer und angenehmer gestalten – zudem bietet es auch Vorteile für die Zeiterfassung:

Dank Live-Standortdaten und Echtzeit-Einblicke zu allen getätigten Buchungen (Flug, Mietwagen etc.) kann die Reisezeit der Mitarbeiter:innen genau erfasst und eingesehen werden. Dies ermöglicht es sowohl dem Unternehmen als auch den Reisenden selbst, ihre Zeiten, die sie unterwegs verbracht haben, konkret nachzuvollziehen, was die Zeiterfassung auf Dienstreisen erleichtern kann.

Dank Integrationen mit verschiedenen Tools zur Mitarbeiterverwaltung und Spesenabrechnung wird der Geschäftsreiseprozess zusätzlich vereinfacht, da Buchungen, Reiserouten und auch getätigte Ausgaben den Mitarbeiter:innen direkt zugeordnet werden können – das erhöht nicht nur den Komfort für die Reisenden, sondern schmälert auch den administrativen Aufwand für alle Beteiligten: von Reisenden bis hin zur HR- und Finanzabteilung des Unternehmens.

Two colleagues at a table having a conversation.

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FAQ – häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Wie muss eine Arbeitszeiterfassung aussehen?
Wer muss keine Arbeitszeiterfassung machen?
Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?