« Notre suivi des frais de voyage est maintenant automatisé et notre équipe financière n’a plus à réclamer les factures ou à s’embêter avec des tâches manuelles simples. »

Matabato Kimani Head of OperationsSumUp

35%
Time saved
100+
Monthly trips
9
In'tl offices
Industry:
Fintech
Employees:
1000+
Headquarters:
Berlin

SumUp est en passe de devenir la première marque internationale d’acceptation des paiements par carte.

L’entreprise permet aux commerçants d’accepter des paiements par carte en magasin, sur l’application et en ligne de façon simple, sûre et économique. Pas de frais d’abonnement et des frais de transaction inférieurs à la moyenne: cette offre unique a permis à SumUp et sa solution de paiement innovante de conquérir 31 marchés, y compris les États-Unis, le Brésil et 28 marchés européens. Avec plus de 1000 employés répartis dans neuf établissements, la gestion des voyages est extrêmement complexe chez SumUp. Chaque semaine, il faut compter une demi-douzaine de voyages rien qu’entre les principaux établissements de l’entreprise, situés à Sofia en Bulgarie et à São Paulo au Brésil.

«Les voyageurs aiment gérer leurs propres réservations et choisir les meilleures options en fonction de leurs préférences et de leur budget.»

Matabato Kimani, Head of Operations at SumUp

L’inconvénient des sites de réservation de voyages destinés aux particuliers

Avant de découvrir TravelPerk, les responsables administratifs de SumUp faisaient les réservations pour les autres employés. Ils servaient d’intermédiaires entre les voyageurs et les gestionnaires financiers qui étaient chargés d’approuver le montant final.

Cela se passait de la manière suivante : le voyageur envoyait un e-mail à un responsable administratif concernant le voyage à venir. Celui-ci répondait par mail en proposant différentes options, attendait la réponse du voyageur, puis demandait l’approbation du département financier avant d’effectuer la réservation. Parfois, cependant, quand il fallait réserver rapidement, les responsables administratifs devaient organiser eux-même le voyage – avec le risque de choisir une escale ou un hébergement qui ne plaise pas au voyageur.

Dans une start-up, croissance rapide peut rimer avec multiplication des problèmes. Le processus de gestion des voyages mentionné plus haut est couramment utilisé dans les premiers temps. D’une part, l’entreprise perd du temps en échange d’e-mails. D’autre part, les approbations manuelles font aussi perdre de l’argent, car les prix des vols et des chambres d’hôtel augmentent entre-temps.

Il est arrivé une fois que SumUp doive réserver un voyage pour plus de 300 employés vers une même destination. Or la compagnie aérienne qu’ils avaient choisie avait annulé de nombreux vols. Tout reposait sur les épaules de l’équipe administrative, qui a vécu un véritable cauchemar et dû passer des heures à refaire chaque réservation manuellement.

Du temps gagné pour l’équipe administrative, plus de liberté pour les voyageurs

Matabato Kimani, responsable des opérations chez SumUp, a appris l’existence de TravelPerk par des amis qui travaillaient dans une autre entreprise. Il a eu envie d’essayer la plateforme. « Alors qu’avant il arrivait que les voyageurs se retrouvent dans un hôtel qu’ils n’aimaient pas, ils ont maintenant la liberté de réserver l’hébergement de leur choix, notamment lorsque les tarifs sont intéressants », explique-t-il.

En termes d’impact, ce simple changement (le fait que les réservations soient faites par les voyageurs et non plus par les administrateurs) a eu de nombreuses conséquences. « Je dirais qu’avant, notre équipe administrative consacrait 40 % de son temps à la réservation et la gestion des voyages, poursuit M. Kimani, tandis que maintenant cela ne représente plus que 5 %. »

Fortunately, the shift in ownership hasn’t caused a shift in burden. It’s so much faster for travelers to simply book what they want as well, rather than to go back and foNon seulement l’équipe administrative est libérée d’un poids, mais les voyageurs sont ravis. C’est tellement plus rapide pour eux de réserver ce qui leur convient, au lieu de devoir attendre les différentes approbations. « Les voyageurs aiment gérer leurs propres réservations et choisir les meilleures options en fonction de leurs préférences et de leur budget », commente M. Kimani. Ce qui permet notamment de gagner du temps (outre le fait que vous connaissez vos préférences mieux que quiconque !), c’est que TravelPerk peut sauvegarder les coordonnées des voyageurs, de sorte que vous n’ayez pas à les indiquer à nouveau pour chaque voyage.rth. “Travelers enjoy being responsible for what they’re booking, and they like picking the best options, according to their preferences, inside of their budget,” says Kimani. One of the big time savers (in addition to knowing your own preferences better than anyone else!) is that TravelPerk allows you to securely save traveler’s details, so you don’t have to re-enter them for every trip.

« Avant, notre équipe administrative consacrait probablement 40 % de son temps à la réservation et la gestion des voyages. Maintenant, cela ne représente plus que 5 %. »

Marco Azzusi, Office Manager

Ce qu’apprécie le plus l’équipe financière ? L’automatisation et le groupement des factures

Cela évite à l’équipe des opérations et à l’équipe administrative de devoir jouer le rôle d’intermédiaire et simplifie la transmission au service financier. « Tout est envoyé automatiquement au service financier », explique M. Kimani. « En termes de planification financière, utiliser TravelPerk a vraiment facilité les choses. »

Pour les voyages qui doivent être validés, l’équipe financière reçoit un e-mail automatique de TravelPerk. Le voyageur n’a pas besoin d’en écrire un. Cela simplifie les choses pour tout le monde.

L’équipe financière gagne également du temps en fin de mois. Avoir une seule facture pour les voyages, au même endroit, leur a fait gagner un temps précieux. « Notre suivi des frais de voyage est maintenant automatisé, car nous avons intégré TravelPerk dans Spendesk. Notre équipe financière n’a plus à réclamer les factures ou à s’embêter avec des tâches manuelles simples », ajoute M. Kimani.

Les fintech ayant de grosses missions détestent perdre du temps et de l’argent à cause d’une gestion des voyages obsolète. Aujourd’hui, avec TravelPerk, SumUp a acquis plus de visibilité et de contrôle tout en faisant le bonheur de ses collaborateurs.

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