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¿POR QUÉ TRANSFERWISE COMENZÓ CON TRAVELPERK?

Generando la confianza y sencillez en los viajes

Industria

Financiera

Empleados

900+

Sede

Londres

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53% de tiempo ahorrado

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500 viajeros

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Presentes en 37 países

TransferWise ha cambiado completamente la industria financiera.

‘Hace seis años, dos amigos buscaban un modo más asequible de transferir dinero a cuentas bancarias en el extranjero. Al no encontrarlo, decidieron crearlo ellos mismos. Hoy, Transferwise es un negocio de un billón de dólares, y una de las pocas empresas que merece el título de “unicornio”.

Con más de 900 empleados y numerosas oficinas, la gestión de los viajes de negocios en Transferwise tiene que ser muy fluida y eficiente.

En TransferWise tenemos una filosofía de evitar cargos ocultos, hacer todo transparente. TravelPerk encaja con eso.
Marta Kutt
Marta Kutt
Responsable de Instalaciones en TransferWise

Buscando la herramienta de gestión de viajes adecuada

Marta Kutt, Responsable de Instalaciones en TransferWise, buscaba una nueva forma de gestionar los viajes de empresa al dejar de existir la herramienta que estaban usando.

“Al buscar sustitutas, pronto descubrí que la mayoría de la soluciones tienen interfaces anticuadas. Las herramientas están estructuradas de una forma obsoleta”, dice Kutt.

No se parecía en nada al modo en el que las startups diseñan las cosas para que sean fáciles de usar. Kutt buscaba algo que no solo fuera funcional sino que les gustara a sus compañeros. “Sabía lo que estábamos buscando” comenta. Las principales necesidades eran la facilidad para reservar, el cumplimiento simplificado de políticas de viaje y un excelente servicio de atención al cliente.

Facilidad de uso y encaje con la cultura de la empresa

No solo era difícil encontrar una herramienta atractiva y fácil de usar, sino que también era una lucha encontrar una solución rentable. “Existen un montón de agencias de viaje de empresa tradicionales y herramientas anticuadas que ofrecen asistencia al cliente, pero siempre tienes que pagar un extra por ello”, dice Kutt.

Tras hablar con sus contactos de otras empresas, Kutt descubrió TravelPerk. “En TransferWise tenemos una filosofía de evitar cargos ocultos, hacer todo transparente. TravelPerk encaja con eso”, dice. No solo encontró una herramienta que cumplía con sus necesidades de reservar con facilidad y asistencia al cliente, sino que también encontró una herramienta que encajaba con la cultura y misión de TransferWise.

“Implementamos TravelPerk para toda nuestra empresa y todo fue más fluido de lo que podía esperar”, dice Kutt. “Nos gusta que el equipo de TravelPerk esté abierto a recibir opiniones sobre los puntos de mejora”. Con un enfoque similar centrado en el cliente, el equipo de TravelPerk recibió nuestros comentarios sobre las funcionalidades del producto y escuchó las necesidades de TransferWise.”

Dificultades para reservar, asistencia de viaje en tiempo real y la falta de datos

Kutt recuerda un incidente de viaje antes de implementar TravelPerk. “Recuerdo una ocasión cuando un viajero llegó al aeropuerto de Gatwick demasiado tarde y el vuelo ya había salido. Un compañero y yo tuvimos que encontrar una alternativa porque era absolutamente prioritario que regresase ese mismo día. Finalmente encontramos un billete muy caro desde Heathrow, así que tuvo que hacer el viaje hasta Heathrow para poder volar de vuelta a Estonia. Fue algo de última hora y muy estresante”.

Los problemas de última hora no solo eran un reto para los administradores, sino también frustrantes para los viajeros, que no sabían a quién acudir fuera de los horarios de oficina, y no contaban con asistencia por parte de su gestor de viajes anterior.

Mientras que Kutt y su equipo estaban demasiado encima de la gestión de los viajes de empresa, el departamento de contabilidad tenía el problema opuesto. Experimentaban una total falta de visibilidad, sin un acceso fácil a los informes que les permitiesen analizar el gasto.

A los administradores les gusta la forma de dar soluciones de TravelPerk y el tiempo que ahorran.

Implementar TravelPerk ha hecho los viajes más fáciles a los administradores, que ya no tienen que ocuparse de los viajes de todos y gestionar cualquier incidente que suceda antes, durante o después del viaje. A medida que el equipo crece, esto es cada vez más importante.

El número de viajeros es a veces mayor de lo que puede gestionar el equipo administrativo. TransferWise organiza una actividad de verano al que viajarán simultáneamente más de 500 empleados. El poder contar con la asistencia de viajes de TravelPerk proporciona una gran tranquilidad a Kutt y a su equipo.

TravelPerk es un gran ahorro de tiempo para nosotros. Tenemos que solucionar tantas cosas distintas a la vez, que si alguien aparece con una cambio urgente de vuelo, ahora, en vez de preocuparos por ello, podemos dedicar ese tiempo a otros asuntos de la oficina. Es genial.

Los viajeros de negocios adoran poder hacer sus propias reservas y los puntos de fidelización

TransferWise da flexibilidad y autonomía a los viajeros de negocios que disfrutan reservando sus propios viajes. Un bonus extra para los viajeros es la posibilidad de guardar la información de su programa de fidelización y conseguir puntos cuando vuelan, algo que no podían hacer antes.

Kutt dice que el feedback de los empleados ha sido positivo. “Nuestro equipo dice que con TravelPerk, realizar reservas es fácil”, dice Kutt. “Y que el equipo de asistencia es muy resolutivo y amable”.

Los empleados de TransferWise también han dejado su opinión en páginas de valoración online de software como G2Crowd y Capterra, con comentarios como “las opciones de vuelos se ajustan totalmente a las necesidades”, y la herramienta “es fácil de usar”, que reciben asesoramiento si “algunos precios se salen del rango de la política de empresa”, y que las opciones de viaje son “excelentes”.

Kutt ha implementado una política de viajes muy clara dentro de la plataforma de modo que el proceso de búsqueda es más rápido para los viajeros, que pueden filtrar vuelos y hoteles según esa política. De acuerdo con la cultura corporativa de confianza de TransferWise, a los empleados se les permite realizar reservas y los administradores confían en que los empleados reserven la opción que necesitan.

El equipo financiero adora los informes rápidos, a medida y con conclusiones valuosas.

Los administradores ahorran tiempo, los viajeros tienen una herramienta fácil de usar y todo el mundo tiene una razón para estar encantado con la asistencia de viajes. Pero además hay otro beneficio adicional que TransfereWise no había previsto.

“El departamento financiero recibe sus informes de gasto de viajes de una manera útil para ellos y para los sistemas que usan a diario”, dice Kutt. “Las facturas les muestran todo lo que necesitan y el equipo financiero puede analizar ahora esos datos”. Además, un único proveedor significa un único pago, un emisor único de la factura y un solo centro de gestión de facturación. Los informes en tiempo real permiten al equipo financiero de TransferWise tener todos los datos de viaje a su alcance en cualquier momento para poder optimizar su programa de viajes de manera continua.

Para los distintos departamentos y sus distintas necesidades del creciente equipo de TransferWise, TravelPerk ha convertido los viajes de empresa en algo muy fácil y más disfrutable. Y lo mejor de todo, TransferWise cuenta con una solución integrada preparada para el futuro y que puede escalar junto a TransferWise a medida que la empresa domina nuevos mercados.

Nuestra gente dice que con TravelPerk, la experiencia de reservar es fácil y que el equipo de asistencia al cliente es muy resolutivo y amable.

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